Wat is door leverancier beheerde voorraad (VMI)?

VMI-betekenis in de toeleveringsketen

VMI, ook wel leveranciersbeheerde voorraad genoemd vanuit het oogpunt van een klant, is een datagedreven initiatief waarbij leveranciers de voorraadniveaus van hun eigen producten, componenten of materialen beheren op de locatie van de distributeur. Dit helpt zowel tekorten als overschotten te verminderen. Door verantwoordelijkheden op het gebied van voorraadbeheer op deze manier te verschuiven, kunnen supply chains slanker en efficiënter draaien, waardoor overheadkosten worden verminderd en de responsiviteit en flexibiliteit van de supply chain worden verbeterd.

Met behulp van geautomatiseerde datastromen en geavanceerde analyses verbetert het VMI-model de ordernauwkeurigheid, vermindert nabewerking en verhoogt het de omloopsnelheid. Leveranciers gebruiken realtime verkoop- en vraagschattingsgegevens om zendingen te optimaliseren en hoge voorraadtarieven te handhaven, zodat ze snel kunnen reageren op veranderingen in de markt en zich kunnen beschermen tegen het zweepslageffect van de supply chain.

Voordat je een VMI-relatie start, moeten jij en je leveranciers het eens worden over KPI's (Key Performance Indicators), zoals de omloopsnelheid van de voorraad, de verhouding tussen voorraad en verkoop en het verkooppercentage om ervoor te zorgen dat de wederzijdse doelen worden gehaald. Dit samenwerkingsmodel leidt uiteindelijk tot een efficiëntere en responsievere supply chain, die zowel leveranciers als klanten ten goede komt.

Hoe werkt door leverancier beheerde voorraad?

VMI is een samenwerkingsstrategie die indrukwekkende resultaten kan opleveren, met name wanneer het wordt uitgevoerd met inzet, buy-in en met de juiste tools en systemen. Het is afhankelijk van de synchronisatie van gegevens en communicatie om ervoor te zorgen dat voorraadniveaus altijd zijn afgestemd op de huidige marktbehoeften. Hieronder vind je enkele kritieke componenten van dit proces:

• Formele afspraken vanaf het begin: Voordat je begint, schets je ieders rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Beide partijen moeten operationele details overeenkomen, zoals leveringsplannen, voorraadniveaus, retourbeleid en min/max aanvullingsniveaus.
• Gedeelde technologie: de overeenkomsten moeten ook een formele toezegging bevatten om gebruik te maken van gedeelde en geïntegreerde technologieplatforms om hun volledige capaciteit te benutten. De bereidwillige uitwisseling van realtime informatie, zoals verkoopgegevens, voorraadniveaus en andere relevante details, is absoluut essentieel voor het succes van deze strategie.
• Voorraadbeheer en aanvullingsproces: van de levering van de beginvoorraad tot de continue bewaking en vraagprognose, de leverancier is verantwoordelijk voor het beheer van je voorraad. Dit is een datagedreven proces en werkt het beste wanneer de leverancier gebruik kan maken van het geavanceerde datamanagement en AI-gestuurde analytics binnen je bedrijf en geïntegreerde supplychainsystemen. Met gecontroleerde toegang tot een breed scala aan datasets voor verkoop en supply chain kan je leverancier meer precisie en nauwkeurigheid bereiken.
• Communicatielink: De meest efficiënte VMI-strategieën worden tot leven gebracht op een zakelijk samenwerkingsnetwerk dat het voor alle belanghebbenden gemakkelijker maakt om samen te werken, essentiële documenten veilig uit te wisselen en actie te ondernemen op basis van gedeelde inzichten.
• Leverancierscontrole: leveranciers doen het voorraadbeheer en bestelproces, zodat jouw taken afnemen. Zoals het bepalen van ordertijden, grootte en frequentie. Dit gegevenszware proces wordt soepeler en transparanter wanneer je leverancier gebruik kan maken van robuuste informatiebronnen over verwachte doorlooptijden, productieniveaus, geschatte verzendvertragingen en andere details die van invloed kunnen zijn op voorraadniveaus en vraag en aanbod.
• Voorraadbezit: “We hebben geweldige leveranciers maar is het niet een beetje riskant om er zoveel vertrouwen in te stellen?” Dit is een veelvoorkomende vraag voor mensen die nieuw over dit onderwerp leren. Met de VMI-aanpak is de leverancier echter nog steeds eigenaar van de inventaris. Ze plaatsen het op je locatie om de afhandeling te vergemakkelijken en tijd en kosten te minimaliseren. Met andere woorden, het is een geweldig voorbeeld van een win/win-businessstrategie.

Voordelen van door leverancier beheerde voorraad

Elke stap in de richting van een efficiëntere supply chain kan een positief effect hebben in je hele bedrijf. Wanneer je VMI gebruikt, kun je niet alleen de efficiëntie in je supply chain verhogen, maar kun je ook de volgende resultaten bereiken:

• Gestroomlijnd voorraadbeheer: door voorraadbeheer over te dragen aan je leveranciers, kun je processen vereenvoudigen en minder tijd besteden aan voorraadbeheer.
• Lagere voorraadkosten: VMI optimaliseert voorraadniveaus om aan de vraag te voldoen, de opslagkosten te minimaliseren en de cashflow vrij te maken.
• Nauwkeurige productieplanning: leveranciers krijgen beter datagedreven inzicht in vraagtrends (of potentiële verstoringen), waardoor nauwkeurigere productieplanning en minder afval mogelijk zijn.
• Tijdige aanvulling: automatische aanvulling zorgt voor just-in-time herbevoorrading, waardoor tekorten en overschotten worden voorkomen.
• Betere, meer samenwerkende werkrelaties: Het samenwerkings- en communicatieve karakter van VMI kan je helpen sterkere, vertrouwenwekkende partnerschappen tussen jou en je leveranciers te bevorderen.
• Geoptimaliseerde voorraadniveaus: wanneer leveranciers toegang hebben tot realtime verkoopgegevens, kunnen ze ideale voorraadniveaus behouden en strategischer en nauwkeuriger bestellingen ontwikkelen.
• Veerkracht en risicovermindering: als dit kerngebied van je bedrijf strategischer wordt beheerd, heb je meer tijd en middelen om te besteden aan het opbouwen van een veerkrachtigere supply chain die beter kan voorspellen en reageren op verstoringen of risico's.
• Voordelen voor leveranciers: wanneer leveranciers vroegtijdige inzichten krijgen, kunnen ze deze gebruiken om nieuwe verkoopkansen te creëren, wat leidt tot betere planning, grotere marktaandelen en uiteindelijk gelukkigere partners.

Potentiële risico's van een door een leverancier beheerde strategie

Hieronder vind je enkele voorbeelden van de meest voorkomende uitdagingen in verband met een VMI-strategie – en enkele tips om deze te beperken:

• Gebrek aan controle/afhankelijkheid van leverancier: je verliest mogelijk controle over voorraadniveaus en wordt te afhankelijk van leveranciers. Compensatie: creëer duidelijke contracten en SLA's met prestatiemetrieken en realtime voorraadbeheersystemen om zichtbaarheid en controle te behouden.
• Weinig geschikte systemen en rommelige data: de effectiviteit van VMI is afhankelijk van nauwkeurige gegevens die tussen partners worden gedeeld. Compensatie: investeer in systemen voor het bouwen voor doeleinden die partijen in staat stellen om documenten op een veilige manier te verzenden en eraan te werken.
• Communicatiefouten: verkeerde communicatie kan leiden tot voorraadverschillen en inefficiënties. Beperking: Hoewel een zakelijk samenwerkingsnetwerk essentieel is, is het ook belangrijk om een silo-smashing en samenwerkingscultuur met al je teams en stakeholders voortdurend aan te moedigen en te ondersteunen.
• Gegevensbeveiliging: het delen van gevoelige gegevens verhoogt het risico op inbreuken. Beperking: implementeer geavanceerde cyberbeveiligingsmaatregelen en encryptieprotocollen om de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te beschermen. Onderga regelmatige teamtraining om bij te blijven met het steeds veranderende landschap van cyberrisico's.
• Geen flexibiliteit bij marktveranderingen: Vooraf gedefinieerde algoritmen kunnen een snelle reactie op marktverschuivingen belemmeren. Beperking: gebruik flexibele AI-gestuurde analysetools om prognoses en voorraadstrategieën aan te passen op basis van realtime data van zowel binnen als buiten de supply chain.
• Veranderingen in de vraag: onverwachte pieken of verlagingen van de vraag kunnen de prognoses en de herbevoorrading verstoren. Compensatie: goede gegevensanalyses helpen je om veel mogelijke scenario's te voorspellen. Maar het is essentieel om alternatieve noodplannen en workflows te hebben met je teams en leveranciers, zodat je snel kunt draaien als de markt dat vraagt. En door gebruik te maken van een oplossing die de integratie van je VMI-processen met een consignatieprogramma ondersteunt, kun je voorraadniveaus binnen je ideale boven- en ondergrens houden.

VMI vs. andere typen voorraadbeheer

Toegang tot verbonden technologieën en AI-aangedreven tools heeft het potentieel ontsloten om tal van voorraadbeheermodellen te moderniseren en te optimaliseren. Hieronder vind je enkele van de meest voorkomende:

• Traditioneel voorraadbeheer: Het bedrijf is als enige verantwoordelijk voor het bestellen en beheren van hun eigen voorraad, wat vaak leidt tot grotere veiligheidsvoorraden en hogere houdkosten.
• Just-in-time (JIT) voorraad: JIT verlaagt voorraadkosten door goederen alleen naar behoefte te ontvangen, maar mist de flexibiliteit en continue aanvulling van VMI, waardoor het kwetsbaarder is voor verstoringen.
• Consignatievoorraad: de leverancier is eigenaar van de voorraad bij de detailhandelaar, waardoor het aandelenkapitaal van de detailhandelaar afneemt, maar zonder actief beheer door de leverancier.
• Drop verzending: Het bedrijf houdt de producten die het verkoopt niet op voorraad, maar verplaatst klantorders en verzendgegevens naar een derde partij, meestal een groothandel of fabrikant, die de goederen vervolgens rechtstreeks naar de klant verzendt.
• Crossdocking: dit model minimaliseert voorraadopslag door de directe overdracht van artikelen tussen inkomend en uitgaand transport, terwijl VMI gegevens gebruikt om opgeslagen voorraadbeheer te optimaliseren.
• Voorraad met consignatiebeheer (CMI): met CMI is de leverancier eigenaar van de voorraad totdat deze wordt verkocht, wat het financiële risico van detailhandelaren vermindert, maar niet hetzelfde niveau van actief voorraadbeheer biedt als VMI.

Voorbeelden van door leverancier beheerde voorraad

VMI wordt effectief ingezet in een enorm scala aan industrieën – elk met hun eigen uitdagingen en potentieel. Hieronder zijn slechts een paar sectoren en scenario's waar VMI helpt om het spel op te schalen:

• Productie voor de automobielindustrie: Hier wordt VMI gebruikt om de levering van kritische componenten zoals elektronica en bevestigingsmiddelen direct op assemblagelocaties effectief te beheren. Leveranciers zijn verantwoordelijk voor het onderhouden van voorraadniveaus in overeenstemming met de productieschema's van de producent, zorgen voor tijdige beschikbaarheid van onderdelen en voorkomen van productievertragingen.
• Distributie van farmaceutische geneesmiddelen: Om geneesmiddelenvoorraden in zorginstellingen en apotheken nauwkeurig te coördineren, zorgt VMI ervoor dat essentiële medicijnen beschikbaar zijn voor distributie, met name die strenge wettelijke naleving en opslagvoorwaarden vereisen.
• Componentenlevering in de consumentenelektronica-industrie: Voor fabrikanten van consumentenelektronica, zoals smartphones en laptops, is VMI ideaal voor het beheren van componentinventarissen zoals microchips en displays. Leveranciers bewaken productieprognoses en werkelijke verkoopgegevens om voorraden dienovereenkomstig aan te passen, waardoor de risico's van fluctuerende vraag en technologische upgrades worden beperkt.
• Luchtvaartassemblage en -onderhoud in de lucht- en ruimtevaartsector: VMI-systemen worden gebruikt om de inventaris van hoogwaardige componenten en onderhoudsbenodigdheden te reguleren. Ze stellen leveranciers in staat om direct voorraden van kritieke materialen te controleren en aan te vullen, zoals aluminiumplaten en motoronderdelen, die cruciaal zijn voor zowel de productie van nieuwe vliegtuigen als het onderhouden van operationele vloten.
• Retail/Consumer Packgoods (CPG): Voor grote retailers en CPG-bedrijven zoals Walmart of Amazon worden VMI's gebruikt om voorraadbeheer te optimaliseren. Met SKU's letterlijk in de miljoenen, stelt leverancierbeheerde voorraad hen in staat om schappen met minimale overvoorraad te houden, de voorraadkosten te verlagen en de beschikbaarheid voor hun klanten te behouden.

Best practices voor een succesvolle VMI-strategie

We hebben vastgesteld dat de technologische capaciteit voor realtime data-uitwisseling en samenwerking van cruciaal belang is voor VMI om succesvol te zijn. Maar voor veel van je beste teamleiders en medewerkers is het een nieuwe (zij het efficiëntere) manier van werken. Digitale transformatie is een onderdeel van dit proces, maar onderschat nooit het belang van goede veranderingsmanagementstrategieën en het stellen van duidelijke verwachtingen en doelen. De volgende werkwijzen kunnen de weg vrijmaken:

• Open en transparante communicatie: Naast het implementeren van een bedrijfsnetwerkplatform moet je je ook inzetten voor duidelijke en consistente communicatiekanalen met elk belangrijk teamlid en elke belanghebbende die betrokken is bij het VMI-proces.
• Overeengekomen KPI's (KPI's): van de werkvloer tot de bovenste verdieping zijn er vakspecialisten in je hele bedrijf. Zorg ervoor dat je communiceert met alle relevante teamleiders om duidelijke KPI's te definiëren en overeen te komen. Op deze manier kun je zeker zijn om alle essentiële bewegende stukken in je VMI-omgeving te meten en te volgen.
• Duidelijke rollen, verantwoordelijkheden, grenzen en vergoedingen: definieer deze parameters voor elke partij die betrokken is bij het VMI-proces om misverstanden te voorkomen en verantwoording af te leggen. En zoals hierboven vermeld, vraag de juiste experts binnen je team om ervoor te zorgen dat deze regelgeving voldoende breed en robuust is.
• Training en ondersteuning: tot 70% van de projecten voor digitale transformatie mislukken. Niet vanwege de technologieën, maar vanwege slechte planning, geïsoleerde culturen en onvoldoende opleiding en communicatie. VMI kan een win/win zijn voor iedereen in je netwerk. Maar het is aan jou om ervoor te zorgen dat goed onderwijs en top-down ondersteuning er vanaf het begin zijn.
• Data-eekhoorns uitroeien: informatie is macht en zelfs met de beste bedoelingen kunnen er mensen in je teams zijn die terughoudend zijn om bepaalde datasets te integreren in een gecentraliseerd platform. Stel een consistente en gestandaardiseerde set richtlijnen voor datamanagement op om je eerlijke en billijke toepassing van de noodzakelijke regelgeving aan te tonen.

Waar moet ik naar zoeken in een door een leverancier beheerd voorraadsysteem?

Waar je je ook bevindt in je digitale supply chain, het is belangrijk om het beheer van je onmiddellijke brandbestrijdingsbehoeften in evenwicht te brengen met je langetermijninzet voor strategische verbetering en schaalbare groei. Hier zijn de functies van het VMI-systeem die de grootste impact op beide fronten leveren:

• Voorraadzichtbaarheid en samenwerking: kies software die een realtime weergave biedt van bevoorradingsorders, leveringsplannen en voorraadniveaus.
• Naadloze integratie: de oplossing zou goed moeten kunnen spelen met je ERP-systeem en met je andere supplychain- en e-commerceplatforms. Deze connectiviteit maakt het mogelijk om accurate transactiegegevens in realtime te delen en ondersteunt ook pushgebaseerde aanvulling op basis van min/max voorraadbeleid.
• Gedeelde prognoses: selecteer een oplossing die alle handelspartners inzicht geeft in prognoses, inclusief vraag- en productielijncapaciteit. De beste systemen geven waarschuwingen over toezeggingen en aanpassingen voor een snellere reactie op potentiële verstoringen.
• Realtime gegevensupdates: zorg ervoor dat het systeem realtime updates over voorraad- en verkoopgegevens biedt voor snelle reacties.
• Cloudplatforms voor realtime toegang tot voorraadgegevens: cloudoplossingen bieden flexibiliteit, schaalbaarheid en externe toegang tot voorraadgegevens.
• Geïntegreerde analytics voor beslissingsondersteuning: zoek naar systemen met geïntegreerde analytics voor diepgaand inzicht in voorraadprestaties.
• Machine learning voor uitgebreide analyses: kies systemen waarin machine learning is geïntegreerd voor nauwkeurige voorraadoptimalisatie.
• Schaalbaarheid: zorg ervoor dat het systeem kan meegroeien met bedrijfsgroei en toenemende voorraadvraag.
• Gebruiksvriendelijke interface: selecteer een systeem met een intuïtieve interface voor eenvoudige acceptatie en efficiënt gebruik door je team.

Volg de volgende stappen

Maak kennis met door leveranciers beheerde voorraadsoftware die is ontwikkeld om de samenwerking, zichtbaarheid en automatisering in je netwerk te verbeteren. Door plannings-, voorraad- en kwaliteitsbeheerprocessen te integreren, kunnen ze handmatige silo's elimineren en de efficiëntie verhogen, zodat je kansen kunt grijpen en risico's kunt beperken. Wanneer je snel kunt inspelen op schommelingen in de vraag en vertrouwen hebt in je voorraadbeheerstrategie, worden je processen veerkrachtiger en concurrerender.

Lees meer