Wat is procurement? Een uitgebreide handleiding

De inkoopfunctie wordt vaak als vanzelfsprekend beschouwd, totdat iets dit belemmert. Verantwoordelijk voor het in beweging houden van de wielen van een bedrijf, zorgt de inkoop ervoor dat de juiste materialen en benodigdheden bij de hand zijn wanneer dat nodig is. Inkoop wordt tot nu toe meestal niet beschouwd als een strategische discipline.

Kostenbeheersing blijft een prioriteit, met name gezien de inflatie en de stijgende kosten van de voorziening. Kostenbeheersing is echter slechts één van de druk die momenteel op de inkoop drukt. Inkoop moet op de een of andere manier de veerkracht van de supply chain ondersteunen, zelfs wanneer klimaatgebeurtenissen of andere verstoringen de levering belemmeren. De noodzaak om duurzame goederen in te kopen en te voldoen aan toenemende wettelijke vereisten betekent dat bedrijven een extra laag van dataverzameling en controle moeten toevoegen aan hun sourcingprocessen. Voeg geopolitieke druk en risico's toe aan de vergelijking - met als gevolg materiële schaarste - en inkoop is plotseling in het oog van de storm.

Tegenwoordig is de rol van Chief Procurement Officer (CPO) niet langer een backofficefunctie die zich voornamelijk bezighoudt met kostenreductie en naleving.

Verwervingsdefinitie

Procurement is een essentiële bedrijfsfunctie, die verantwoordelijk is voor het beveiligen van alle goederen en services die een organisatie nodig heeft. Voor productiebedrijven is de beschikbaarheid van leveringen van cruciaal belang, omdat het onmogelijk is om eindproducten te creëren zonder de benodigde materialen. Inkoopafdelingen moeten contact opnemen met interne belanghebbenden om hun prognoses en behoeften te verzamelen en vervolgens de beste leveranciers tegen de beste kosten te werven.

Dankzij papyrusrollen die aanvoer- en transportdetails vastleggen, is de inkoopfunctie terug te voeren op de bouw van de piramiden. In de loop der tijd heeft inkoop tal van transformaties ondergaan, die evolueren van een eenvoudige taak voor het bijhouden van gegevens naar een discipline die strategisch denken en onderhandelen vereist.

Tijdens de industriële revolutie kreeg inkoop een steeds belangrijker belang omdat steeds meer productieactiviteiten nodig waren om materialen aan te kopen en te transporteren. In het midden van de 20ste eeuw, toen de economie bloeide, hielpen kansen en concurrerende biedingen de praktijk opnieuw te herdefiniëren. Individuen werden getraind in verschillende aspecten van supply chain management, waardoor ze een professionele status kregen. Inkoop werd eerder beschouwd als een managementfunctie dan als een administratieve functie.

Vandaag de dag maakt inkoop opnieuw een dramatische transformatie door – misschien net zo belangrijk als een van de verschuivingen in het verleden.

Waarom is procurement tegenwoordig zo belangrijk in het bedrijfsleven?

Wat een backofficemanagementfunctie is geweest, is nu het middelpunt: een strategische partner bij complexe C-suite strategiebeslissingen.

Inkoop controleert ook een groot deel van de kosten van een bedrijf - 40% tot 80% volgens sommige schattingen - dus het is essentieel voor budgettaire overwegingen. Maar effectieve inkooppraktijken verbeteren ook risicobeoordeling, leverancierstoezicht en het potentieel voor het creëren van waarde binnen de toeleveringsketen.

Hier volgen enkele belangrijke manieren waarop inkoop belangrijk is in het bedrijfsleven:

• Kostenbesparingen: Inkoop is de eerste defensielijn voor het verlagen van kosten en het stabiliseren van de cashflow in een bedrijf, wat van invloed is op de winstmarges en de bedrijfsresultaten. Concurrerende productinkoop en contractonderhandelingen kunnen aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Bovendien kan de stroomlijning van inkoopprocessen een reële impact hebben op de financiële resultaten.
• Kwaliteit: Het verwerven van de juiste grondstoffen op het juiste moment is cruciaal voor de productie van hoogwaardige producten. Kwaliteit omvat elk aspect van het inkoopproces, aangezien de keuze van materialen en leveranciers direct van invloed is op de product- en servicekwaliteit. Het prioriteren van kwaliteit is essentieel om risico's in verband met reputatie, productie en juridische zorgen te beperken.
• Doelafstemming: strategische sourcing stemt inkoopaankopen af op de doelen van een bedrijf. Als bijvoorbeeld het vergroten van de flexibiliteit en veerkracht een kernwaarde van je bedrijf is, moeten tools om deze doelen te halen worden geïntegreerd in je inkoopproces. Een gedetailleerde analyse van de markt en je interne behoeften kan helpen om leveranciers te identificeren die het best aan je behoeften voldoen.
• Risicobeperking: risico's kunnen optreden in elke stap van het inkoopproces, van onnauwkeurige behoeftenanalyse tot leveranciersleveringsproblemen. Bijkomend risico's zijn ineffectieve reacties op nalevingsverplichtingen, onduidelijke ethische normen, weersgerelateerde incidenten, wereldwijde verstoringen en soortgelijke uitdagingen. De technologiegestuurde inkoopprocessen van vandaag kunnen de zichtbaarheid bieden die nodig is om risico's proactief te identificeren, te evalueren en te beperken.
• Duurzaamheid en ethiek: het inkoopteam moet zich afstemmen op de waarden van hun bedrijf op het gebied van milieu-impact, ethische sourcing, milieu-, sociale en governanceverplichtingen (ESG), en meer om compliance te waarborgen en te beschermen tegen risico's, reputatieschade en onnodige kosten. Het beheren van duurzame sourcing en compliance is een belangrijke verantwoordelijkheid van de inkoopfunctie.

Inkooprisicobeheer staat voorop

Bekijk de resultaten van een nieuw onderzoek over risicobeheer en veerkracht in procurementfuncties.

Meer informatie

Soorten procurement management

Er zijn vier belangrijke soorten aanbestedingen:

1. Directe inkoop: dit omvat het inkopen van alles wat de productie van de goederen die een bedrijf verkoopt rechtstreeks ondersteunt, inclusief grondstoffen, componenten, onderdelen, services en groothandelsartikelen. Deze hebben allemaal invloed op omzet, groei en reputatie, dus leveranciersrelaties zijn cruciaal bij directe inkoop.
2. Indirecte inkoop: alles wat niet direct verband houdt met productie, inclusief materialen, goederen en services voor intern gebruik en dagelijkse bedrijfsactiviteiten, valt onder indirecte inkoop. Dit omvat items zoals kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen en reiskosten.
3. Goedereninkoop: zowel directe als indirecte inkoop kan vallen onder de inkoop van goederen, waaronder het inkopen van elk tastbaar object, of het nu gaat om afgewerkte of onafgewerkte artikelen, van apparatuur tot grondstoffen tot kantoorstoelen.
4. Inkoop van diensten: professionele, op mensen gebaseerde diensten zoals adviesbureaus, agentschappen, advocatenkantoren, uitbestede IT, beveiligingsdiensten, SaaS-levering (Software as a Service) en fabrieksreparatie vallen allemaal onder de inkoop van diensten. Deze zijn nodig voor een efficiënte workflow en het dichten van eventuele personeelshiaten.

12 stappen in het aanbestedingsproces

Hoewel het verwervingsproces per bedrijf kan verschillen, omvat het over het algemeen de volgende 12 stappen:

1. Behoeften identificeren: de eerste stap van een inkoopproces is het identificeren van de specifieke materialen, producten, software of services die nodig zijn vanwege tekorten, nieuwe projecten of reguliere operationele vereisten. Deze fase omvat vraagplanning en prognoses.

2. Bronleveranciers: het onderzoeken en beoordelen van de beste potentiële leveranciers voor je bedrijfsbehoeften vindt vroeg in het inkoopproces plaats. Het ontwikkelen van alternatieve leveranciers kan helpen bij risicobeheer door je opties te geven in geval van tekorten of verstoringen.

3. Een aanvraag tot bestellen indienen: wanneer je een inkoopaanvraag indient met specificaties zoals prijs, tijdvak en hoeveelheid voor interne controle en goedkeuring, wordt het inkoopproces gestart.

4. Leveranciers evalueren en selecteren: het kiezen van de beste leverancier via een concurrerend biedingsproces, zoals het indienen van een offerteaanvraag (RFP), offerteaanvraag (RFQ), e-veilingen of "drie biedingen en een aankoop" omvat het beoordelen van leveranciers op kosten, kwaliteit, reputatie, betrouwbaarheid, snelheid en duurzaamheid.

5. Onderhandelen over prijs en voorwaarden: nadat een leverancier is geselecteerd, onderhandelt het inkoopteam over verschillende inkoopvoorwaarden, waaronder prijs, hoeveelheid, leveringstijdlijnen en betalingscondities.

6. Een inkooporder (IO) maken: zodra een leverancier is gekozen en de voorwaarden zijn voltooid, geeft het bedrijf een formele inkooporder af aan die leverancier met de exacte goederen, services en voorwaarden die in de order zijn opgenomen.

7. Goederen ontvangen en kwaliteit controleren: wanneer de goederen zijn ontvangen, is de volgende stap om ervoor te zorgen dat hun kwaliteit en hoeveelheid overeenkomen met wat is besteld door ze zorgvuldig te controleren op schade of fouten.

8. Factuur verwerken en voldoen aan betalingsvoorwaarden: na bevestiging van een levering van goederen is de hoeveelheids- en kwaliteitscontrole geslaagd, kan de factuur van de leverancier worden verwerkt via crediteuren (AP) om tijdige betaling te garanderen. Afhankelijk van de voorwaarden van het contract kunnen kortingen op vroegtijdige betaling van toepassing zijn en kunnen verschillende betalingsmethoden worden gebruikt.

9. Goede leveranciersrelaties tot stand brengen en beheren: het is van strategisch belang voor het inkoopteam om positieve, doorlopende relaties met leveranciers op te bouwen. De voordelen zijn onder meer betere leveranciersprestaties, voorwaarden, kortingen, samenwerking en betrouwbaarheid.

10. Contracten beheren: het beheer van inkoopcontracten omvat het bewaken van contracten, het waarborgen van naleving en het opnieuw onderhandelen over voorwaarden indien nodig. Het is belangrijk om potentiële problemen te identificeren en aan te pakken, om ervoor te zorgen dat overeengekomen besparingen worden gerealiseerd en je bedrijfsresultaat te bereiken.

11. Risicobeheer: een onderdeel van wat het inkoopteam zo integraal maakt in een organisatie is hun rol in risicobeheer. Het is van essentieel belang om te anticiperen op potentiële problemen zoals tekorten, verstoringen in de toeleveringsketen en maatregelen te nemen om deze te beperken. Het op de hoogte blijven van regelgeving en vereisten, en elke dreiging van niet-naleving opsporen, is ook een essentieel onderdeel van risicobeheer.

12. Controleren en analyseren: deze laatste stap in het verwervingsproces is aan de gang. Het beoordelen en analyseren van inkoop-KPI's om hiaten te identificeren en nieuwe kansen voor besparingen en risicovermindering te ontdekken, speelt een belangrijke rol bij zakelijk succes.

Deze 12 stappen worden vaak gezien als de inkooplevenscyclus, aangezien de taken elkaar overlappen en het proces continu is. Een succesvolle inkooplevenscyclus vereist integratie met andere belangrijke bedrijfsgebieden, zoals budgettering, prognoses en supply chain management.

Verwerving versus inkoop en andere gerelateerde workflows

Veel organisaties gebruiken de termen "inkoop", "inkoop" en "supply chain management" door elkaar, maar dat is niet hetzelfde. Zo verschillen ze:

Verwerving vs. inkoop: Inkoop maakt deel uit van het verwervingsproces dat zich richt op transacties. Het omvat onderhandelen, producten bestellen, goederen en diensten ontvangen en betalingen indienen. Hoewel inkoop een cruciaal onderdeel is van inkoop, is het algehele inkoopproces veel breder.

Inkoop versus sourcing: sourcing is een essentieel beginonderdeel van het algehele inkoopproces. Het omvat het identificeren van behoeften, het vinden van leveranciers, het uitgeven van inkoopaanvragen, het evalueren en selecteren van leveranciers en het onderhandelen over prijzen en voorwaarden. In de sourcingfase kunnen sterke leveranciersrelaties worden opgebouwd.

Procurement vs. supply chain management: Procurement is het onderdeel van het algehele proces voor supply chain management dat zich richt op het verwerven van de goederen en services die nodig zijn om producten te produceren en interne activiteiten te onderhouden. Inkoop werkt dynamisch samen met andere segmenten van de logistieke keten, zoals logistiek, voorraadbeheer en vraagplanning.

Duurzaam inkoopbeheer (sustainable procurement management)

Duurzame inkoop, die ESG-criteria integreert in inkooppraktijken en besluitvorming, is niet alleen een inkooptrend; het is een kritische overweging.

Duurzame inkoopuitdagingen omvatten complexiteit en transparantie van de supply chain, het meten van prestaties, het waarborgen van naleving van normen en het opbouwen van capaciteit. Het is al moeilijk om materialen met een lage emissie-intensiteit, zoals groen staal en gerecycled aluminium en plastic, te sourcen, en het zal alleen maar moeilijker worden. Bovendien willen klanten steeds vaker aankopen van merken die hun duurzame bona fides kunnen bewijzen, waardoor duurzame inkoop integraal is voor bedrijven.

Neem slechts één aspect van duurzame inkoop: de uitstoot van de supply chain verminderen. Het proces kan jaren duren, dus het starten van de transitie zal bedrijven oprichten om in de toekomst concurrerender en veerkrachtiger te zijn.

Hier volgen enkele voorbeelden van duurzame inkoop:

• Groene sourcing of groene inkoop: bij groene sourcing gaat het om strategische inkoop van producten en diensten met een kleinere impact op het milieu. Groene inkoop omvat het elimineren van kunststoffen voor eenmalig gebruik en andere wegwerpartikelen, waarbij gerecycleerde of upcycled grondstoffen zijn verwerkt en schone technologie of brandstof wordt toegepast. Groene inkoop kan de productiekosten verlagen, bijdragen aan de initiatieven van je bedrijf op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen en zelfs de verkoop stimuleren door milieubewuste consumenten aan te spreken.
• Ethisch geproduceerde materialen: duurzame inkoop is afhankelijk van ethische sourcing. Dit betekent dat je producten koopt van bedrijven die een leefbaar loon garanderen, goede arbeidsomstandigheden bieden, geen kinderarbeid verrichten, positieve bijdragen leveren aan de gemeenschappen waar ze deel van uitmaken en voldoen aan andere ethische normen.
• Verminderde CO2-voetafdruk en energieverbruik: het verlagen van de CO2-uitstoot en het energieverbruik van je bedrijf gaat niet alleen over het verminderen van de uitstoot die rechtstreeks wordt veroorzaakt door je dagelijkse activiteiten in fabrieken en transport; het gaat ook om het verminderen van emissies in je hele supply chain.

AI in inkoop: slimmere automatisering en inzichten

AI in inkoop kan complexe taken zoals uitgavenanalyse, contractbeheer, strategische sourcing en compliancebeheer automatiseren en stroomlijnen. Het kan ook slimmere analyses en besluitvorming ondersteunen, je helpen kansen, potentiële kostenbesparingen en afwijkingen te herkennen en het gemakkelijker te maken om nieuwe leveranciers te identificeren, terwijl je tegelijkertijd fraude met inkoop elimineert en fouten vermindert.

AI kan ook worden gebruikt om bedrijfswaarde te creëren door te deconstrueren wat het bedrijf echt nodig heeft, gevestigde processen uit te dagen, kennis van nieuwe referentiepunten te benutten en de supply chain op nieuwe en verschillende manieren te ontwerpen.

Generative AI heeft ook een enorm potentieel voor inkoop. Het vermogen om taken te automatiseren, inzichten te bieden en transparantie te verbeteren, ondersteunt efficiëntie, productiviteit en betere selectie en beheer van leveranciers. Generative AI kan ook helpen risico's te beperken en uitgaven te verminderen.

Het gebruik van AI om inkoop te ondersteunen bij het nemen van betere beslissingen, het identificeren van nieuwe kansen, het automatiseren van taken en het verbeteren van operationele efficiëntie betekent dat jouw inkoopteam zich kan richten op waar hun menselijke expertise het waardevolst is.

AI in inkoop: een uitgebreide handleiding

AI brengt spannende nieuwe kansen met zich mee en transformeert gevestigde processen en praktijken in procurement.

Lees de gids

Waar moet je op letten bij procurement software?

Bij het selecteren van inkoopsoftware geef je prioriteit aan tools die niet alleen je inkoopprocessen digitaliseren en stroomlijnen, maar ook je strategische besluitvorming verbeteren. Ideale software moet beschikken over een robuuste cloudgebaseerde infrastructuur en kunstmatige intelligentie, waardoor complexe inkooptaken worden vereenvoudigd. Essentiële functies zijn onder meer naadloze integratie met bestaande financiële en supply chain-systemen, gebruiksvriendelijke interfaces en uitgebreide analyses voor diepgaande uitgavenanalyse.

Kies voor oplossingen die realtime inzichten en rapportage bieden, waardoor proactief beheer van verwervingsactiviteiten wordt vergemakkelijkt. Zorg ervoor dat de software schaalbaar is, in staat is om te evolueren met je bedrijf en draagt actief bij aan het groeitraject van jouw bedrijf.

Veelgestelde vragen