Overzicht HR-informatiesysteem

HRIS-systemen – of HR-informatiesystemen – waren een van de eerste commerciële softwareoplossingen die in de jaren tachtig werden ontwikkeld. Waarom? HR was toen – en blijft vandaag – een van de meest arbeidsintensieve afdelingen in elke organisatie. HR-personeel wordt niet alleen belast met enorme hoeveelheden papierwerk en administratie, maar het zijn ook de beheerders van de meest gevoelige en vertrouwde informatie over hun medewerkers en sollicitanten.

Sindsdien is de technologie geëvolueerd. Moderne HRIS-systemen automatiseren workflows, integreren feedback, passen rapportagestructuren in real time aan en worden steeds vaker ondersteund door AI om intelligente aanbevelingen te doen, onregelmatigheden te detecteren en gebruikerservaringen te personaliseren. En door gebruikerservaringen van consumentenniveau en flexibele functionaliteit te bieden, zijn moderne HRIS-systemen even efficiënt en gebruiksvriendelijk als ze krachtig en flexibel zijn.

De beste HRIS-software wordt geleverd in de cloud, wat een nog breder scala aan voordelen biedt, waaronder meer dataopslag, betere beveiliging en soepelere integratie met aanvullende applicaties zoals salarisadministratie, sollicitantentracering en andere HR-systemen.

Tegenwoordig transformeert AI in HR de HRIS-mogelijkheden door voorspellende inzichten, intelligente automatisering mogelijk te maken en interfaces te gebruiken die taken zoals onboarding, prestatie-evaluaties en werknemersservice stroomlijnen.

HRIS-definitie

HRIS staat voor human resources information system, een softwareoplossing die bedrijven helpt bij het beheren en automatiseren van HR-kernprocessen en het ondersteunen van de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, tijd- en aanwezigheidsregistratie, salarisadministratie en andere workflows, evenals de opslag van werknemersgegevens, zoals persoonlijke, demografische en beloningsgegevens.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM is een brede term die de werkwijzen, het beleid, de processen en de software omvat die een organisatie gebruikt om haar personeel te beheren, van indienstname tot pensionering. Een HCM-suite wordt vaak een human resources management system (HRMS) genoemd en bevat HRIS-software.

Een HRIS-systeem gebruikt een werknemersdatabase om HR-kernprocessen te ondersteunen die meer lineair en kwantitatief van aard zijn, zoals salarisverwerking of het beheren van tijd en aanwezigheid. In vergelijking hiermee verwijst HRMS naar een meer overkoepelende softwareoplossing die een HRIS bevat, maar ook meer kwalitatieve en complexe functionaliteit integreert die betrokken is bij talentmanagement.

Een HRIS kan bijvoorbeeld helpen om processen zoals tijdregistratie van werknemers te automatiseren en te stroomlijnen, en wanneer deze gegevens in een HRMS-systeem worden geïntegreerd, kunnen de tijdregistratiegegevens worden geanalyseerd om de productiviteit en planning te verbeteren, en op hun beurt zelfs om taken binnen het HRIS efficiënter te automatiseren.

Weten welke van deze softwareoplossingen het beste voor je is, is eigenlijk niet zo verwarrend als het klinkt. Het is gewoon een kwestie van onverbiddelijk kijken naar waar jouw bedrijf zich nu bevindt en waar je op langere termijn wilt zijn. En vervolgens kiezen voor HR-oplossingen die je vandaag van dienst kunnen zijn en morgen met je meegroeien.

Wat doen HR-informatiesystemen?

De beste cloudgebaseerde HRIS-oplossingen ondersteunen een verscheidenheid aan HR-processen en -interacties. De technologie biedt slimme automatisering van workflows in het hele bedrijf, waaronder:

Benefitbeheer

• Geautomatiseerde administratie van uitkeringen
• Selfservicefuncties waarmee werknemers voordelen kunnen bekijken, bewerken en leren kennen

Tijd en aanwezigheid

• Nauwkeurig beheer van afwezigheid van werknemers
• Vergroot de administratieve efficiëntie met tijdprofielen om feestdagen, werkroosters en toeslagen van werknemers te bepalen.
• Automatische berekening van tijd en betaling per werknemersprofiel

Geïntegreerde lokalisatie

• Aanpassen aan landspecifieke bedrijfspraktijken en -wetten met automatische wijzigingen in wet- en regelgeving
• Uitgebreide inventaris van globaliserings- en lokalisatievereisten voor afzonderlijke landen

Self-services voor werknemers

• Selfservicefuncties die de productiviteit van het personeel verhogen
• Geïntegreerde HR-data op één platform
• Traceerbare belangrijke HR-informatie op basis van landspecifieke vereisten
• Bied werknemers een gepersonaliseerde profielpagina waar ze benefits kunnen beheren en bekijken, vrije tijd kunnen aanvragen en meer

Organisatiestructuren

• Analytics voor realtime inzicht in het gehele personeelsbestand
• Identificeer kritieke posities en breng snel personeelsaanpassingen aan om hiaten aan te pakken
• Organisatiestructuren visualiseren

Voordelen van een cloud-HRIS-systeem

Naast de basisfunctionaliteit van een modern HRIS worden cloudgebaseerde systemen eenvoudiger geïntegreerd met je bestaande systemen. Ze zijn schaalbaar en kunnen gemakkelijker worden aangevuld met nieuwe innovaties en beveiligingsfuncties.

Hieronder volgen enkele algemene voordelen van een geïntegreerd HRIS-cloudsysteem:

• Maakt HR-administratie sneller en nauwkeuriger: wanneer mensen te maken hebben met bestaansmiddelen van mensen, is er geen foutmarge. Met de mogelijkheid om beheertaken te automatiseren en te stroomlijnen, kan HRIS-software HR-teams bevrijden van de vertragingen en onnauwkeurigheden als gevolg van handmatige en papieren systemen.
• Verbetert de werknemerservaring: Werkgevers vergeten soms hoe belangrijk het is voor hun teams om de status van hun uitkeringen, betalingen en vrije tijd te kunnen zien. Met HRIS-tools hebben werknemers direct toegang tot hun persoonlijke informatie, kunnen ze rapporten opstellen en verzoeken indienen, zonder het ongemak en de tijd die het kost om door de HR-afdeling te gaan.
• Verbetert de efficiëntie: HRIS-oplossingen bieden een breed scala aan selfservicetools die de behoefte aan e-mail- en papieren formulieren en goedkeuringsprocessen aanzienlijk minimaliseren. Planningen, workflows, vrijetijdsaanvragen en meer, kunnen in realtime en direct worden geautomatiseerd en beheerd.
• Ondersteunt compliance-inspanningen: met een toename van werk op afstand en een culturele verschuiving in de richting van meer gevoeligheid en procesvoering, moeten bedrijven er zeker van zijn dat ze zich aan de goede kant van de wereldwijde arbeids- en arbeidsregelgeving bevinden. Cloud HRIS helpt ervoor te zorgen dat alle HR-activiteiten binnen de grenzen van compliance vallen en ondersteunt organisaties bij het begeleiden van hun medewerkers.
• Houdt dingen veilig: HR-dossiers zijn enkele van de meest gevoelige en kostbare gegevens in jouw bedrijf, waaronder de medische en financiële gegevens en details van werknemers. In het verleden, toen deze data werd opgeslagen op laptops of onbeveiligde databases, was er een altijd aanwezig risico op inbreuk. De huidige geïntegreerde HRIS-systemen hebben geavanceerde beveiligingsprotocollen ingebouwd om cybersecurityrisico's te minimaliseren.

Hoe HRIS-integratie in de cloud kern-HR-processen ondersteunt

Hoewel HRIS-systemen helpen HR-processen en -beheer te centraliseren en te stroomlijnen, zijn er veel andere kernfuncties die tegelijkertijd worden uitgevoerd, zoals werving, training en planning. En je hoeft geen HR-specialist te zijn om te zien hoe nuttig het kan zijn om al deze essentiële functies te verenigen en te centraliseren. Wanneer organisaties echter werken met verouderde systemen en losgekoppelde HR-softwareapplicaties, worden ze gedwongen om handmatige processen te gebruiken om te zoeken naar tools en informatie in organisatiesilo's.

De beste HRIS-cloudsystemen bieden niet alleen integratie met jouw kern-ERP, maar zijn er ook voor gebouwd. Een cloud-ERP-systeem beheert bijvoorbeeld een breed scala aan dagelijkse bedrijfsactiviteiten en is gebouwd om een groot aantal uiteenlopende bedrijfsprocessen te integreren. Door bedrijfsoverkoepelende gegevens te verenigen, bieden ERP's één versie van de waarheid en garanderen ze betrouwbare gegevensintegriteit. Dus wanneer jouw kern-HR-processen en HRIS zijn geïntegreerd met de snelheid en analytische capaciteit van een moderne AI-aangedreven ERP, krijg je het beste van beide werelden.

HRIS-voorbeelden in actie

Nog maar een paar jaar geleden waren het vooral de grootste organisaties die gebruik maakten van HRIS-oplossingen. Maar naarmate geïntegreerde cloudgebaseerde systemen steeds populairder worden, wordt het steeds meer haalbaar voor kleinere en groeiende organisaties om de voordelen en efficiëntie van een HRIS te benutten.

Hier volgen enkele voorbeelden van bedrijven die HR-processen hebben gestroomlijnd met behulp van een HRIS:

• Sun Community, een van de grootste vastgoedinvesteringstrusts ter wereld, transformeerde haar HR-activiteiten met SAP SuccessFactors om meer dan 3800 werknemers in meer dan 670 woningen te ondersteunen. Het bedrijf stroomlijnde de onboarding, verbeterde compliance en creëerde een meer verbonden en gemotiveerd personeelsbestand.
• Volkswagen, een wereldleider in de automobielindustrie, harmoniseerde zijn HR-processen in een gefragmenteerd landschap op een uniform platform. Meer dan 40 landen worden nu ondersteund met gelokaliseerde kern-HR en compliance.

Ontdek HRIS-software vandaag nog

Moderne bedrijven zijn op zoek naar een uniforme, wereldwijde, kern-HR-oplossingdie een consumentgerichte gebruikerservaring biedt en realtime data-analyse en automatisering ondersteunt. Naarmate werknemersbestanden steeds meer verspreid raken, moet HRIS-software meeglobaliseren door uitgebreide lokalisatie en compliance in meerdere landen te bieden. En naarmate bedrijfsmodellen veranderen en evolueren, eisen bedrijven de flexibiliteit en eenvoud van een breed scala aan echt relevante en krachtige prebuilds, die hen helpen om betrouwbare en snelle nieuwe processen en applicaties te implementeren.

Veelgestelde vragen over HRIS