Wat is EDI (elektronische gegevensuitwisseling)?

De oorsprong van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) is terug te voeren op de ontwikkeling van elektronische berichtensystemen aan het eind van de jaren zestig. Een van de eerste implementaties verscheen in de automobielindustrie, waar het fabrikanten en leveranciers hielp het inkoopproces te automatiseren. In de jaren tachtig ontstonden gestandaardiseerde EDI-formaten, en in de jaren negentig maakte de opkomst van het internet EDI toegankelijker en algemeen ingang. EDI heeft in eerste instantie een revolutie teweeggebracht in de communicatie tussen bedrijven door het verminderen van fouten, het versnellen van transacties en het verhogen van de productiviteit. EDI-technologie is sinds die beginjaren echter weinig veranderd. Wat ooit revolutionair was, is rigide en verouderd geworden: beperkt in schaalbaarheid, aanpassingsvermogen en het vermogen om te voldoen aan de datagedreven eisen van de huidige supply chains.

Tegenwoordig merken veel bedrijven dat EDI niet langer gelijke tred houdt met de complexiteit en snelheid van moderne supply chain- en inkoopprocessen. Bij point-to-point EDI-verbindingen ontbreekt de schaalbaarheid, flexibiliteit en realtime zichtbaarheid die internationale organisaties nodig hebben. Het ontbreekt bedrijven al lang aan gecentraliseerde, efficiënte manieren om in contact te komen, samen te werken en zaken te doen met hun leveranciers. Handmatige en één-op-één methoden, zoals e-mail, telefoon en EDI, blijven duur en tijdrovend om te beheren voor elke deelnemer. Zakelijke netwerken met meerdere ondernemingen stellen organisaties en hun partners daarentegen in staat om een grote verscheidenheid aan communicatie en transacties uit te wisselen via één gedeeld, intelligent platform. Leveranciers profiteren ook van de deelname van hun klanten aan deze netwerken, waardoor ze processen kunnen optimaliseren en stroomlijnen met behulp van AI-gestuurde automatisering en veel-op-veel samenwerking.

Ondanks de tekortkomingen wordt EDI nog steeds gebruikt door sommige organisaties, met name grote ondernemingen die er jaren geleden flink in hebben geïnvesteerd. Moderne oplossingen voor samenwerking in de supply chain, zoals SAP Business Network, gaan veel verder dan EDI - met schaalbare, verbonden en inclusieve mogelijkheden - maar ze blijven EDI-transacties ondersteunen voor partners die nog niet zijn overgestapt op nieuwere technologieën.

EDI-betekenis

Wat is electronic data interchange?

EDI is de elektronische uitwisseling van transactiedocumenten tussen handelspartners. In plaats van traditionele methoden zoals papier, fax en e-mail te gebruiken, zorgt EDI voor een veilige, geautomatiseerde uitwisseling van essentiële informatie, zoals inkooporders en facturen, tussen bedrijven. In een EDI-systeem worden gegevens opgemaakt volgens vooraf gedefinieerde normen die door handelspartners zijn overeengekomen, waardoor interoperabiliteit tussen verschillende systemen mogelijk wordt en handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.

Hoe werkt het basisproces van EDI?

Om machines in staat te stellen informatie uit te wisselen, moeten gegevens worden gestructureerd in een formaat dat zowel de verzendende machine als de ontvangende kan begrijpen. Gestandaardiseerde formaten en communicatieprotocollen zijn essentieel.

Er zijn verschillende stappen in het EDI-proces:

1. Document maken. De afzender maakt een document dat moet worden gedeeld: een inkooporder, factuur, verzendbericht of een ander document.
2. Vertaling. Voordat het elektronisch kan worden verzonden, moet het document worden vertaald in een gestandaardiseerd EDI-formaat. Deze vertaling wordt meestal afgehandeld door EDI-software.
3. Transmissie. Het vertaalde document kan nu worden verzonden naar de handelspartner. Er kunnen verschillende communicatiemethoden worden gebruikt voor transmissie, waaronder EDI file transfer protocol (FTP) en webgebaseerde methoden.
4. Data-ontvangst. In deze stap ontvangt het EDI-systeem van de ontvangende organisatie het document en is het de verantwoordelijkheid van de ontvanger om te controleren op volledigheid en naleving van de overeengekomen EDI-normen.
5. Vertaling - ontvangerzijde. Het EDI-document is nu klaar om te worden vertaald naar een formaat dat de ontvanger kan lezen, zodat het kan worden verwerkt door de interne systemen van de organisatie.
6. Bezig met verwerken. Nu kunnen de gegevens uit het vertaalde document automatisch worden verwerkt, dankzij integratie in de ERP en andere systemen van de ontvanger. Deze integratie vermindert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer en verbetert de nauwkeurigheid.
7. Bevestiging. In veel gevallen worden EDI-berichten teruggestuurd naar de afzender om aan te geven dat het document is ontvangen en verwerkt. EDI-systemen bevatten ook vaak archiveringsfuncties om eerdere transacties op te slaan, wat belangrijk is voor het bijhouden van gegevens en compliancedoeleinden.

Beperkingen van EDI

EDI transformeerde de bedrijfscommunicatie in de vroege decennia, maar laat nu duidelijke beperkingen zien in vergelijking met de huidige multi-enterprise bedrijfsnetwerken. EDI-verbindingen zijn meestal punt-tot-punt, wat betekent dat elke verbinding afzonderlijk moet worden beheerd en onderhouden, wat de kosten en complexiteit verhoogt. Deze installatie mist de schaal- en netwerkeffecten die veel-op-veel platforms bieden.

EDI heeft ook toegankelijkheidsproblemen: de hoge IT-investeringen die nodig zijn om EDI-systemen in te zetten en te onderhouden, beperken vaak deelname aan alleen de grootste partners. Hierdoor zijn veel kleinere leveranciers uitgesloten, waardoor ze gedwongen worden te vertrouwen op handmatige uitwisselingen zoals e-mail of spreadsheets. Moderne netwerken verwijderen deze barrière door meerdere verbindingsmethoden te ondersteunen, van geavanceerde EDI of XML-gebaseerde B2B-links tot eenvoudige webportals of spreadsheetuploads, terwijl ze nog steeds bestaande EDI-partners ondersteunen.

Bovendien biedt EDI geen mogelijkheid tot dynamische zichtbaarheid of realtime samenwerking, omdat EDI gegevens levert zonder deze te interpreteren of te valideren. Zodra een document is verzonden, moet de ontvanger nog steeds controleren op volledigheid en naleving van overeengekomen normen - een handmatig proces dat transacties kan vertragen en fouten kan veroorzaken. Als er een probleem optreedt, zoals een ontbrekend veld of niet-overeenkomende prijzen, is het de verantwoordelijkheid van de afzender of ontvanger om het na ontvangst te identificeren en te corrigeren. Moderne bedrijfsnetwerken daarentegen maken gebruik van configureerbare bedrijfsregels om ervoor te zorgen dat gegevens en documenten voldoen vóór verzending. Niet-conforme items worden automatisch gemarkeerd en geretourneerd naar de afzender voor correctie, waardoor fouten de ontvanger niet kunnen bereiken en de algehele procesnauwkeurigheid wordt verbeterd.

Moderne, cloudgebaseerde bedrijfsnetwerken zoals SAP Business Network pakken deze beperkingen aan door gecentraliseerde samenwerking met AI mogelijk te maken. Ze digitaliseren niet alleen documentuitwisseling, ze digitaliseren het. In plaats van alleen een digitale versie van een document te verzenden, wisselen ze de onderliggende gegevens uit waaruit dat document bestaat. Dit stelt organisaties en leveranciers in staat om die gegevens in alle processen te gebruiken en opnieuw te gebruiken, zoals het automatisch omzetten van een inkooporder in een factuur of het uitvoeren van analyses in realtime. Dit model bevordert inclusiviteit, procesefficiëntie en een grotere betrokkenheid van partners in de hele supply chain.

EDI-software versus moderne platforms en bedrijfsnetwerken voor B2B-handelspartners

Om de beperkingen van EDI te overwinnen, maken toonaangevende bedrijven tegenwoordig gebruik van moderne B2B-handelspartnerplatforms die samenwerking mogelijk maken op meerdere domeinen, waaronder supply chain, inkoop, services en logistiek. Deze platforms breiden interne systemen en workflows uit naar een ecosysteem van handelspartners. Dit ecosysteem kan bestaan uit directe en indirecte leveranciers van materialen, dienstverleners, contractproducenten, co-packers, verladers, expediteurs en externe logistieke dienstverleners. Bedrijven kunnen samenwerken aan processen zoals het verzenden van inkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, goederenontvangstmeldingen en facturen, evenals aan schattingen, voorraad en kwaliteitsprocessen - gebieden waarop EDI niet volledig is gericht.

Een B2B-handelspartnerplatform biedt drie belangrijke voordelen ten opzichte van EDI:

1. Meer handelspartners kunnen deelnemen. Vanwege kosten- en resourcebeperkingen lopen EDI-implementaties meestal vast nadat slechts enkele handelspartners zijn geonboard. Dit betekent dat kleinere leveranciers ofwel achterblijven of worden gedegradeerd tot handmatige middelen om documenten met hun klanten uit te wisselen. Een B2B-handelspartnerplatform biedt daarentegen meerdere integratiemethoden voor handelspartners: B2B-integratie met back-endsystemen van leveranciers, gebruik van tools zoals Microsoft Excel, als prognosetoezeggingen en gerelateerde informatie kan worden gemaakt in Excel-sjablonen en kan worden geüpload; en webgebaseerde portals die toegankelijk zijn voor alle leveranciers via mobiele of webinterfaces.
2. Bedrijfsregels “open de envelop” en verbeter processen. EDI-processen zijn vaak vergeleken met die van een postkantoor. Een EDI VAN ontvangt de “brief”, zoals een businessdocument, maar opent deze niet om naar de inhoud te kijken. Als de inhoud problematisch is, bijvoorbeeld een inkooporder die niet kan worden uitgevoerd, of een prognose die niet kan worden bevestigd, wordt de brief toch doorgegeven. Deze gemiste stap kan handmatige interventie vereisen, grote vertragingen in de supply chain veroorzaken en resulteren in omzetverlies.
   
   Samenwerkingstechnologieën voor de supply chain kunnen daarentegen documenten analyseren die naar en van leveranciers worden verzonden en bedrijfsproces- en gegevenscompliance bepalen. Als een factuur bijvoorbeeld niet voldoet aan de ingestelde bedrijfsregels en parameters (zoals wanneer de kosten per item op de factuur hoger zijn dan wat is overeengekomen op de IO), kan deze worden teruggezet naar de leverancier voor foutcorrectie. Een B2B-handelspartnernetwerk kan deze problemen identificeren en in-network intelligence bieden die de inkoper en leverancier waarschuwt om deze op te lossen. Bovendien kan kunstmatige intelligentie worden toegepast op facturen om belangrijke ontbrekende gegevens toe te voegen, zoals grootboekgegevens.
3. Multitiered en veel-op-veel samenwerking is haalbaar. EDI werd ontwikkeld in een tijd waarin de meeste bedrijven verticaal geïntegreerd waren en gewoon nodig waren om belangrijke componenten te kopen bij een paar kritische leveranciers. Sindsdien zijn bedrijven en hun toeleveringsketens aanzienlijk veranderd met de introductie van contractfabrikanten, contractverpakkers, tollers en anderen, die aanzienlijke productieflexibiliteit bieden, maar die invloed hebben op de zichtbaarheid en controle over de supply chain. Zo kan de zichtbaarheid van de beschikbaarheid en kwaliteit van upstreamcomponenten zoals halfgeleiders, werkzame farmaceutische ingrediënten en andere belangrijke voorraden die “eenmaal verwijderd” zijn, in het gedrang komen door de toevoeging van deze ondernemingen. Bedrijfsnetwerken bieden samenwerking in deze multitiered supply chains en reiken verder dan supplychainactiviteiten om inkoop, services en interacties met andere partners te ondersteunen, die oudere EDI-technologieën niet kunnen modelleren of adressen.
   
   Daarnaast maken bedrijfsnetwerken echte veel-op-veel samenwerking mogelijk die verbindingen en relaties tussen meerdere inkopers en leveranciers biedt, waardoor een dynamisch ecosysteem wordt bevorderd waarin deelnemers nieuwe kansen kunnen ontdekken, inkoop- en serviceactiviteiten kunnen stroomlijnen en kunnen samenwerken tussen categorieën, van direct en indirect materiaal tot professionele services en logistiek. Dit onderling verbonden model biedt meer zichtbaarheid, snellere onboarding van partners en continue innovatie in alle gebieden van de waardeketen.

De voordelen van moderne B2B-handelspartnerplatforms gaan verder dan EDI

B2B-handelspartnerplatforms bieden aanzienlijke voordelen die veel verder reiken dan traditionele EDI. Samenwerking en orkestratie in de supply chain zijn belangrijke mogelijkheden binnen deze platforms, naast inkoop, logistiek en services, waardoor een uniform netwerk wordt gecreëerd voor alle handelspartners.

De voordelen van een B2B-partnerhandelsplatform zijn aanzienlijk. Ze omvatten alle voordelen van EDI en meer, zoals:

• Meer zekerheid van levering, wat leidt tot hogere klanttevredenheid, meer opwaartse inkomsten en minder boetes op voorraadtekorten
• Minder overtollige buffervoorraad en hogere omloopsnelheid
• Snellere en meer conforme bevestiging van de kwaliteit van grondstoffen, geproduceerde componenten, eindproducten en meer
• Minder factuuruitzonderingen en geschillen

Handelspartners, waaronder organisaties voor contractproductie, leveranciers, n-tier leveranciers, co-packers, tollers en anderen, profiteren ook van:

• Beter inzicht in klantvraag
• Verhoogde klanttevredenheid voor een groter deel van de portemonnee
• Lagere IT-kosten door één geharmoniseerd verbindingspunt met klanten te creëren

Met dit type samenwerking in de supply chain en multitiered orkestratie zijn er voordelen voor zowel inkopers als leveranciers. Zelfs kleinere organisaties die goederen leveren winnen, omdat ze deel gaan uitmaken van het netwerk van grote, invloedrijke bedrijven. EDI staat deze kleinere bedrijven doorgaans niet toe om deel te nemen.

Hoe EDI en SAP Business Network kunnen samenwerken

Van het ontstaan als een baanbrekende technologie die documentuitwisseling op papier vervangt, tot de huidige positie te midden van een snel evoluerend digitaal landschap, is de erfenis van EDI een van efficiëntie en betrouwbaarheid. Maar naarmate het wereldwijde bedrijf zich ontwikkelt, kan het point-to-point-model van EDI niet langer de zichtbaarheid, schaalbaarheid en inclusiviteit bieden van de moderne vraag naar supply chains. Dankzij veelvuldige samenwerkingsplatforms kunnen organisaties nu één keer verbinding maken en naadloos zaken doen met duizenden partners, wat de onboardingtijd en -kosten vermindert.

Vooruitziende bedrijven breiden hun EDI-basis uit naar intelligente bedrijfsnetwerken, zoals SAP Business Network, die EDI-compatibiliteit behouden en tegelijkertijd verbeterde automatisering, AI-gestuurde inzichten en bredere partnerparticipatie bieden. Deze hybride aanpak helpt bedrijven om hun investeringen in het verleden te beschermen en tegelijkertijd over te stappen op een meer verbonden, op samenwerking gebaseerd en veerkrachtiger digitaal ecosysteem.

Veelgestelde vragen