Meer dan alleen transactionele inkoopmethoden

Inkoop is geëvolueerd van transactionele inkoop en administratie naar een veelzijdige managementdiscipline. Tegenwoordig vereist het tactische, analytische en interpersoonlijke vaardigheden. Inkoop blijft het proces van onderzoek, sourcing, inkoop, ontvangst, inspectie en goedkeuring van betalingen voor alle goederen en diensten die een bedrijf moet uitvoeren. Van grondstoffen en machines tot adviesgeld en conferentietafels, deze belangrijke groep is erbij betrokken.

Naast prioriteiten voor kostenbeheersing speelt procurement steeds meer een grotere rol in de opbrengststrategie van een organisatie. Tegelijkertijd moet dit drukke team navigeren tussen de extra kansen en de druk van een wereldwijde supply chain, terwijl de klanten snelheid en transparantie verwachten. Dit zet bedrijven ertoe op zoek te gaan naar nieuwe manieren om processen te stroomlijnen en bedrijfsgegevens te beschermen.

Definitie en voordelen van gezamenlijke inkoop

Gezamenlijke inkoop verwijst naar de strategische afstemming en integratie van verwervingsactiviteiten tussen interne afdelingen, leveranciers en externe partners. De aanpak kan gebruikmaken van collectieve koopkracht en helpt bedrijven kosten te verlagen, efficiëntie te verbeteren, zichtbaarheid uit te breiden en compliance te verbeteren.

In plaats van in silo's te werken, delen deelnemers informatie om sourcing, contracten, inkoop, leveranciersbeheer en betalingen te vereenvoudigen. In de context van ERP-softwaresystemen (Enterprise Resource Planning) kan gezamenlijke inkoop worden geïntegreerd via digitale platforms zoals SAP Business Network. Deze cloud-native oplossingen fungeren als hub om inkopers en leveranciers in realtime met elkaar te verbinden, transacties te automatiseren en samenwerking te bevorderen. Dit leidt tot minder wrijving, ook al werken kopers, partners en leveranciers mogelijk op verschillende software- en hardwareoplossingen.

Waarom gezamenlijke inkoop niet langer optioneel is

Verwervingsprofessionals zitten klem tussen de onzekere beschikbaarheid van materialen en de kosten van het opslaan van extra voorraad als gevolg van stijgende kosten. Toch moeten procurementteams ervoor zorgen dat alles werkt terwijl ze compliant en binnen het budget blijven. Plotseling heeft een historisch operationele rol nu direct invloed op de bedrijfsresultaten. Om succesvol te zijn, zijn ze op zoek naar nieuwe tools en processen om interne teams te helpen elke dag meer te doen zonder te hoge uitgaven.

Traditionele inkoopmodellen hebben moeite om gelijke tred te houden met wereldwijde verstoringen, veranderingen in regelgeving en stijgende verwachtingen van klanten. Ze worden gekenmerkt door handmatige processen, verouderde tools en gefragmenteerde communicatiemethoden.

Zelfs organisaties met moderne ERP-systemen in de cloud kunnen worden uitgedaagd door een gebrek aan transparantie in de processen en tijdlijnen van hun leveranciers. Het resultaat is een beperkte mogelijkheid om onder andere de voorraad en de status van orders of betalingen efficiënt te bekijken.

Om de kloof te dichten, breiden inkoopteams over de hele wereld hun ERP-oplossingen uit om veilig met leveranciers te delen en data te automatiseren op cloudplatforms voor gezamenlijke inkoop en andere supplychainfuncties. Dit pakt veelvoorkomende uitdagingen aan en biedt voordelen, zoals:

• De zichtbaarheid vergroten door alle partijen de status van elke transactie te laten zien.
• Cyclustijden verkorten door IO's, facturen en betalingen te automatiseren.
• Verbetering van leveranciersrelaties via gedeelde doelen en prestatietracering.
• Risico's beperken door proactieve samenwerking en noodplanning.

Deze nieuwe mogelijkheden stellen teams in staat om over te stappen van transactionele naar strategische activiteiten, waardoor gezamenlijke inkoop niet alleen voordelig, maar ook essentieel is.

Belangrijkste rollen, processen en stakeholders in inkoopsamenwerking

Voordat u budget toezegt voor een samenwerkingsoplossing voor inkoop, workflows wijzigt of ondersteuning van IT inschakelt, is het belangrijk om te beoordelen wie er betrokken zou moeten zijn en wat de voorgestelde timing is.

Het bouwen van een business case voor inkoopsamenwerking wordt gedreven door verschillende factoren: het bedrijf erkent dat het nodig is om te moderniseren, een impuls te geven aan e-facturering voor operationele efficiëntie, belastingvoorschriften die e-facturering vereisen en besparingen op lange termijn die opnieuw kunnen worden geïnvesteerd in een ander onderdeel van het bedrijf.

Discussie en introductie vinden meestal plaats nadat een primair cloudmigratieproject gedurende een bepaalde periode soepel is verlopen. Het is nuttig om positieve KPI's te onderzoeken en te presenteren tijdens ontmoetingen met belanghebbenden om de waarde van recente moderniseringsupgrades te illustreren.

Naast de afdeling Inkoop kan dit het volgende omvatten:

• Finance : houdt inkoopuitgaven bij, voorspelt budgettering, zorgt voor financiële compliance en ondersteunt kosten-batenanalyses.
• Juridisch en compliance waarmee contracten worden beoordeeld op eventuele problemen met betrekking tot het voldoen aan wettelijke vereisten en interne beleidsnormen.
• Operations and Supply Chain Management, dat logistiek, voorraad, leveringsdetails en verwervingsmethoden coördineert.
• IT-analisten en systeemanalisten wegen in op de oplossing die het meest geschikt is voor de behoeften van het bedrijf en houden toezicht op data-integratie met een provider van inkoopplatforms.

Inkoopsamenwerkingstools: functies en ecosysteem

De nieuwste tools voor inkoopsamenwerking zijn cloudgebaseerde architecturen met API-ondersteuning die schaalbaarheid, interoperabiliteit en realtime gegevensuitwisseling ondersteunen. Bedrijven met een on-premise of hybride omgeving kunnen echter ook profiteren van deze moderne tools via middleware en connectors.

Hoewel inkoopplatforms relatief nieuw zijn, trekken de mogelijkheden die ze scheppen de aandacht van professionals op het gebied van finance en supply management. SAP Business Network ondersteunt bijvoorbeeld meer dan drie miljoen bedrijven om zaken te doen en met elkaar samen te werken. Gebruikers genieten van tijdbesparende procesautomatisering en waarderen dat het platform compatibiliteits- en integratieproblemen oplost. Deelnemers stellen hun zakelijke omgeving in om gegevens te verzenden en te ontvangen met iedereen in het netwerk, ongeacht het ERP-systeem dat ze gebruiken. Als de leveranciers of leveranciers van een bedrijf nog niet in het netwerk staan, kunnen uitnodigingen worden verzonden om eenvoudig deel te nemen, vaak gratis.

Dit is een duidelijke verbetering ten opzichte van oudere processen zoals elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en het heen en weer sturen van spreadsheets via e-mail. Hoewel EDI leveranciers en inkopers in staat stelt om IO's en facturen elektronisch uit te wisselen, maakt de starre architectuur het niet mogelijk om nauwkeurigheidsautomatisering of compliancecontroles uit te voeren. Deze moeten handmatig worden uitgevoerd door zowel de afzender als de ontvanger, wat tijd kost en de kans op fouten vergroot. EDI-systemen kunnen ook geen analyse uitvoeren van de gegevens in de documenten en geen inzichtelijke rapportage produceren. Gezamenlijke inkoopmogelijkheden lossen veel van deze pijnpunten op.

Functies die toegevoegde waarde bieden in een inkoopsamenwerkingsoplossing zijn onder meer:

• Documenten delen: geautomatiseerde elektronische inkooporders, facturen, betalingen en bevestigingen inschakelen.
• Network Discovery: zoek naar nieuwe leveranciers die voldoen aan bepaalde criteria of waarderingen, behoeften voor sourcing posten, biedingen ontvangen en meer.
• Selfserviceportals voor leveranciers: leveranciers toestaan om profielen te beheren, te reageren op RFQ's, IO's om te zetten in facturen en deze in te dienen, en orders te traceren.
• Analysedashboards: biedt inzicht in uitgaven, leveranciersprestaties en procesefficiëntie.
• Workfloworkestratie: automatiseer goedkeuringen, escalaties en afhandeling van uitzonderingen.
• Conformiteitscontroles: match IO's en facturen, zorg ervoor dat orders en facturen voldoen aan inkopersparameters en -contracten, gebruik goedgekeurde leveranciers per land en voldoe aan wettelijke vereisten.
• Integratie met ERP-systemen: zorg voor consistentie van data en elimineer de meeste handmatige invoer in ERP-omgevingen.

Gezamenlijke inkoopplatforms maken beveiligde, contactloze transacties en realtime coördinatie mogelijk. Ze maken deel uit van een breder ecosysteem dat sourcing-, logistieke en asset intelligence-netwerken omvat, waardoor een uniforme digitale supply chain ontstaat.

Gemeenschappelijke valkuilen voor gezamenlijke inkoop om te voorkomen

Ondanks de vele voordelen van inkoopsamenwerkingsplatforms kan buy-in nog steeds een uitdaging zijn. Dit is meestal om verschillende redenen: vermoeidheid bij transformatie, timing, leveranciersweerstand of een gebrek aan ROI-gegevens. Dit is begrijpelijk gezien het aantal betrokken teams, de technische planning en de initiële investering.

Desalniettemin kunnen bekwame inkoopmanagers deze zorgen wegnemen door belanghebbenden op te leiden met behulp van tastbare pijnpunten en positieve resultaten. Voorbeelden hiervan zijn:

Gebrek aan integratie: niet-verbonden systemen belemmeren datastroom en zichtbaarheid.
Oplossing: gebruik een ERP-native platform voor naadloze integratie.

Beperkte deelname van leveranciers: leveranciers kunnen traag zijn in het omarmen van digitale platforms.
Oplossing: bied onboardingondersteuning en breng wederzijdse voordelen onder de aandacht, zoals snellere betalingen en minder fouten. Ze kunnen ontdekken dat veel van hun leveranciers en klanten zich al in het netwerk bevinden.

Beveiligings- en compliancerisico's: het delen van data tussen organisaties brengt kwetsbaarheden met zich mee.
Oplossing: kies een platform met sterke beveiligings-, audittrails en compliancecertificeringen.

Gebrek aan zichtbaarheid: discrete systemen vereisen processen voor handmatige verwerving in meerdere stappen.
Oplossing: maak het mogelijk om contracten, e-facturering en prestatietracering op een gedeeld systeem samen te stellen.

Extra kosten: Leiderschap mag niet geneigd zijn om extra budget toe te wijzen.
Oplossing: voer een proefprogramma uit en lever gevalideerde ROI-statistieken om verdere investeringen te verkopen.

Als het leiderschap nog niet overtuigd is, kunnen rapporten van derden hun aarzelingen wegnemen. Volgens de whitepaper van IDC Business Value "The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations"kunnen¹ klanten positieve ROI-rendementen verwachten in de vorm van:

• Snellere go-to-market snelheid.
• Snellere product en order levering.
• Snellere onboarding van nieuwe partners.
• Snellere levering van documenten.
• Toegenomen gebruik van elektronische bestellingen.
• Kortere goedkeuringscycli voor facturen.
• Meer facturen verwerkt zonder uitzondering.

Andere resources van derden die nuttig kunnen zijn, zijn de IDC-bedrijfswaardecalculator2 en de IDC Business Value White Paper "The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations."³ Zodra de buy-in is bevestigd, is het tijd om een roadmap op te stellen om van gevestigde processen naar tijdbesparende workflows te gaan.

Een roadmap voor samenwerking voor procurementleiders ontwikkelen

Hoewel de integratie van een inkoopsamenwerkingsoplossing een kleine klus is in vergelijking met een bedrijfsbrede cloudmigratie, wordt het opstellen van een strategische roadmap aanbevolen voor optimale resultaten. Deze oefening stelt alle partijen in staat om na te denken over hun behoeften, eisen en verwachtingen. Het is ook het juiste moment om eventuele stappen of trainingen voor wijzigingsbeheer te plannen. Werknemers zijn vervolgens klaar om de nieuwe tools voor inkoopsamenwerking te gebruiken zodra ze beschikbaar zijn. Mogelijke stappen om rekening mee te houden zijn:

1. Evalueer de huidige volwassenheid: evalueer bestaande inkoopprocessen, -systemen en de betrokkenheid van belanghebbenden. Waar worstelt uw team het meest mee? Welke stappen zijn het meest vatbaar voor fouten of miscommunicatie? Wat wil het team niet veranderen?
2. Definieer samenwerkingsdoelen: stem af op bedrijfsprioriteiten zoals kostenbesparingen, flexibiliteit of duurzaamheid. Wat zijn uw prioriteiten? Hoe definieert u succes? Snellere facturatie? Minder fouten? Een veerkrachtigere supply chain?
3. Selecteer het juiste platform: kies tools die integreren met uw ERP-systeem en uw samenwerkingsbehoeften ondersteunen. Gebruiken leveranciers of leveranciers al een inkoopplatform? Zo niet, zorg er dan voor dat ze zich gemakkelijk kunnen aansluiten, zodat de kans op adoptie groter wordt.
4. Betrek stakeholders: betrek inkoop, finance, IT en leveranciers in een vroeg stadium van het proces om hun input te krijgen, vragen te beantwoorden en inkopen veilig te stellen. Selecteer het inkoopplatform dat het beste aan ieders behoeften voldoet.
5. Pilot en iterate: begin met een kleine groep leveranciers of categorieën, meet de resultaten en verfijn. Als een sleutelleverancier zich bijvoorbeeld al in het door u geselecteerde netwerk bevindt, moet u deze eerst integreren. Stel workflows in, train het team en beoordeel verbeteringen over een bepaalde periode, zoals drie maanden.
6. Schaal en optimaliseer: als de voordelen en het rendement overtuigend zijn, rolt u het uit naar de rest van uw partners, leveranciers en inkopers. Breid de samenwerking uit om processen te verfijnen, met behulp van analytics om continue verbetering te stimuleren.

Begin vandaag nog met het verkennen van inkoopsamenwerking

De dagen van handmatige en geïsoleerde transactionele inkoopprocessen worden uitgefaseerd met behulp van cloudgebaseerde netwerken die bedrijven in staat stellen om met minder wrijving handel te drijven. Procurementteams die deze nieuwe tools gebruiken, kunnen eenvoudiger:

• Ontdek nieuwe leveranciers en kom snel tot contractvoorwaarden
• Reageer sneller op veranderende supplychainomstandigheden
• Krijg beter inzicht in alle stappen van het inkoop- en verkoopproces
• Voldoen aan alle interne en externe voorschriften en beleidsregels

Met behulp van een gezamenlijk inkoopplatform wordt inzicht, efficiëntie en compliance toegevoegd aan uw supply chain. De juiste oplossing is klaar wanneer u dat bent en er zijn veel opties beschikbaar om de transformatie van uw bedrijf te ondersteunen.