Wat is een salarisadministratiesysteem?

Een salarisadministratiesysteem wordt gebruikt voor de berekening van het loon van werknemers, gewerkte uren, inhoudingen en belastinginhoudingen per uitkeringsperiode. Het is vaak nauw geïntegreerd met tijd- en aanwezigheidssystemen om ervoor te zorgen dat gewerkte uren accuraat worden betaald.

Een organisatie kan de salarisadministratie handmatig beheren, gespecialiseerde software gebruiken of deze functie uitbesteden aan een externe provider. Een salarisadministratiesysteem is een kerncomponent van Human Capital Management (HCM).

Waarom is salarisadministratie belangrijk?

Een salarisadministratiesysteem kan bedrijven helpen complexiteit te verminderen, risico's te beheren en effectief te schalen. Daarnaast biedt geavanceerde salarisadministratiesoftware mensen de mogelijkheid om belangrijke rapporten te genereren, inzichten te verzamelen over trends en gegevens te integreren met afdelingsoverkoepelende systemen.

Nauwkeurig salarisbeheer is cruciaal voor afdelingen als human resources (HR). HR en salarisadministratie hebben toegang nodig tot informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en werknemersstatus om bedrijfsrecords nauwkeurig bij te houden en naleving van belastingwetgeving en arbeidswetgeving te waarborgen.

En compliance verkeerd maken kan duur zijn. In 2023 beoordeelde de IRS Amerikaanse werkgevers ongeveer 8,5 miljard dollar aan civielrechtelijke boetes voor onjuiste berekeningen of ontbrekende betalingen, en in 2021 leidde een “name and shame”-campagne en rechtszaak tot miljoenen ponden aan boetes en herstelkosten voor honderden Britse werkgevers. Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot publieke verlegenheid, een verlies aan geloofwaardigheid en een laag moreel. Daarom is het belangrijk voor bedrijven om salarisadministratie goed te krijgen.

Wat zijn enkele methoden van salarisadministratie?

Bedrijven van elke omvang moeten de juiste salarisadministratie beheren en onderhouden om werknemers op tijd te betalen en conform te blijven. Er zijn verschillende opties, evenals voordelen en nadelen voor elk van hen. Dit zijn de drie belangrijkste methoden voor salarisadministratiebeheer:

1.     Handmatig afrekeningsbeheer

Dit type salarisadministratie omvat het handmatig invoeren van lonen, inhoudingen en loonheffingen in een spreadsheet of eenvoudige boekhoudsoftware. Kleine bedrijven en startups kunnen geneigd zijn om handmatig salarisadministratiebeheer te gebruiken om kosten te besparen. Deze methode is echter tijdrovend en potentieel kwetsbaar voor veiligheidsbedreigingen, gegevensverlies en menselijke fouten.

2.     Software voor salarisadministratie

Dit type gespecialiseerde software bevindt zich op een computer of in de cloud en kan een bedrijf helpen bij het organiseren en stroomlijnen van de automatisering van salarisadministratie. Software voor salarisadministratiebeheer wordt steeds meer beheerd in de cloud, brengt over het algemeen kosten in rekening en is gebaseerd op abonnementen. Het kan organisaties helpen kostbare salarisadministratiefouten te voorkomen, op de hoogte te blijven van compliance-updates, verschillende regio's op te schalen naarmate activiteiten worden uitgebreid naar nieuwe regio's en werknemersgegevens georganiseerd en veilig te houden.

3.     Salarisadministratie outsourcing

Bedrijven die niet de wens of resources hebben om salarisadministratiebeheer intern uit te voeren, kunnen een externe dienstverlener inhuren om dit proces te beheren. Hoewel een derde bedrijf een deel van de administratieve lasten kan wegnemen, kan dit duur zijn en moet een directe controle van het proces worden opgegeven.

Wat zijn de fasen van het salarisadministratieproces?

De salarisadministratie heeft stappen gedefinieerd die organisaties moeten volgen om ervoor te zorgen dat het systeem naar behoren en efficiënt werkt zoals bedoeld. Een enkele misstap kan immers resulteren in een vertraagde uitbetaling of boete. Hier volgen de drie hoofdfasen van salarisadministratie:

1. De fase voorafgaand aan de afrekening

Het omvat het verzamelen van essentiële werknemersgegevens, zoals arbeidsstatus, uur- en overwerktarieven, salaris, tijdregistratiegegevens, eventuele bonussen, overuren of commissies, betaald verlof of verlof, en inhoudingen. Organisaties moeten er ook voor zorgen dat hun salarisadministratiesysteem is ingesteld met de nieuwste gegevens, werkbeleid en complianceregels.

2. De berekeningsfase

Het gaat om het berekenen van het brutoloon en vervolgens het toepassen van inhoudingen om het netto, of take-home, salaris van de werknemer te krijgen. Het is van cruciaal belang om de benodigde interne goedkeuringen te krijgen om de middelen op tijd te verdelen en de salarisadministratie op schema te houden.

3. De fase na afrekening

Het gaat om het verdelen van loon aan werknemers, het maken van sociale verzekeringen en pensioenbijdragen, het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens en het indienen van vereiste formulieren en rapporten bij overheidsinstanties. Afhankelijk van de vestigingsplaats van het bedrijf moeten werkgevers een bepaald aantal jaren een werknemersdossier bijhouden. Zo stelt de IRS dat Amerikaanse bedrijven gedurende ten minste vier jaar een register van de loonbelasting moeten bijhouden. Interne teams moeten ook regelmatig interne processen controleren om de nauwkeurigheid te waarborgen en gebieden aan te pakken die verbetering behoeven.

Wat zijn de functies van een salarisadministratiesysteem?

Door dieper in de details van salarisadministratie te duiken, kan een modern salarisadministratiesysteem bedrijven helpen met het volgende:

• Werknemersloon berekenen: automatiseer en bereken brutoloon, inhoudingen en nettoloon, en zorg voor naleving van belastingverplichtingen en arbeidswetgeving. Belastingen en inhoudingen omvatten belastingen op lokale, staats-, provinciale, regionale, federale of landspecifieke belastingen, pensioen- of ziektekostenverzekeringsuitkeringen en andere inhoudingen op brutoloon.
• Loonheffingen verwerken: inhoudingen berekenen en overmaken aan overheidsinstanties.
• Voldoen aan vereisten voor het bijhouden van salarisadministratie: onderhoud driemaandelijkse en jaarlijkse belastingrapporten en eindejaarsformulieren voor werknemers en contractanten.
• Werknemers voorzien van salarisoverzichten: geef werknemers een uitsplitsing van hun inkomsten en inhoudingen per uitkeringsperiode en jaar tot heden via papieren of elektronische overzichten. Sommige salarisadministratiesystemen staan werknemers ook toe om zich in te schrijven voor e-mail- of sms-berichten over hun salarisoverzichten.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van salarisadministratiesoftware?

Salarisadministratiesystemen ondersteunen de efficiëntie en helpen bedrijven tijdrovende HR-taken te besparen. En met cloudgebaseerde salarisadministratiesoftware en de interface waar dan ook, hebben salarisadministratieteams responsieve en krachtige tools binnen handbereik. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Nauwkeurige berekeningen: door berekeningen te automatiseren kunnen bedrijven fouten bij het verwerken van salarisadministratie voorkomen, waardoor tijdige en nauwkeurige betalingen worden gegarandeerd.
• Nalevingsondersteuning: wanneer nieuwe wetten worden aangenomen of bestaande wetten worden gewijzigd, is de software voor salarisadministratie veel beter gepositioneerd om deze wijzigingen in regelgeving op te nemen, ervoor te zorgen dat bedrijven kritieke deadlines voor blijven en boetes vermijden. Voor bedrijven die in meerdere regio's en landen actief zijn, omvat geavanceerde cloudgebaseerde salarisadministratie wereldwijde lokalisatiemogelijkheden om ze conform te houden.
• Toegang tot belastingformulieren: werknemers hebben zelf eenvoudig toegang tot hun belastingformulieren, waardoor de HR-lasten afnemen.
• Flexibele betalingsopties: werknemers kunnen kiezen of ze willen worden betaald via directe storting of cheque, of via een andere optie van het bedrijf.
• Gedetailleerde registratie: teams kunnen salarisadministratiegegevens consolideren op basis van realtime gegevens en aangepaste rapporten genereren met één druk op de knop. Als salarisadministratiegegevens worden geanalyseerd om trends en patronen te herkennen, kunnen HR- en bedrijfsleiders betere beslissingen nemen.
• Employee Self-Service: werknemers hebben toegang tot hun salarisoverzichten, met een uitsplitsing van betalingen en inhoudingen, waardoor de transparantie toeneemt.
• Minder salarisadministratiefouten: software-gebaseerde salarisadministratie elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer en berekeningen en de bijbehorende kans op fouten.
• Automatische waarschuwingen: salarisadministrateurs kunnen waarschuwingen in de software activeren om aandacht te vragen voor potentiële problemen en herinneringen op te stellen voor belangrijke datums, deadlines en compliance-updates.

Een salarisadministratiesysteem kiezen

Als het gaat om het kiezen van het juiste salarisadministratiesysteem, is het essentieel dat zakelijke besluitvormers hun behoeften en wensen evalueren voordat ze een systeem selecteren. Zodra ze hebben bepaald wat ze kunnen uitgeven en hun must-have functies, kunnen ze de volgende vragen beantwoorden:

1. Wat is het reputatie en ervaringsniveau van de aanbieder?

Bekijk de websites, lees klantervaringen en casestudy's en bekijk de voor- en nadelen van een provider. Meld u ook aan voor een live demo of gratis proefversie om de software te testen voordat u een toezegging doet.

2. Hoe veilig is het systeem?

Ontdek of de provider encryptie gebruikt, voldoet aan de voorschriften voor gegevensbescherming en aanpasbare gebruikerstoegang biedt. Meer informatie over processen voor gegevensback-up en -herstel.

3. Ondersteunt de aanbieder landen en gebieden waar zaken worden gedaan?

Ontdek het lokalisatieniveau voor locaties waar het bedrijf actief is of van plan is uit te breiden. Dit omvat ondersteuning voor taal, valuta, datum en tijdzone en gaat veel verder in specifieke velden, berekeningen en rapporten die in elk land kunnen verschillen.

4. Helpt de provider bedrijven om te blijven voldoen aan veranderende regelgeving?

Bepaal of de leverancier wettelijke voorschriften opvolgt die van invloed zijn op de salarisadministratie en tijdige updates biedt om te helpen met compliance. Ontdek ook of een provider de vereiste rapporten ondersteunt die nodig zijn om bestanden bij verschillende bureaus in te dienen en voor welke landen en gebieden.

5. Integreert de software met andere systemen?

Zoek naar een provider die integratie biedt met bestaande systemen zoals HCM-software om belangrijke informatie consistent te houden, dubbele gegevensinvoer te voorkomen en potentiële fouten te voorkomen. Een salarisadministratiesysteem dat API-toegang biedt, kan organisaties in staat stellen hun platform aan te passen en verbinding te maken met andere tools, maar dit komt ook met de noodzaak om ervoor te zorgen dat deze integraties up-to-date blijven met alle wijzigingen die in alle verbonden systemen worden aangebracht.

6. Wat zijn de rapportagemogelijkheden?

Leer welke soorten rapporten een aanbieder kan genereren, zoals een analyse van pensioenbijdragen of afdracht van loonbelasting. Kijk ook of er analytische functies zijn om te helpen bij prognoses en besluitvorming.

7. Komen de kosten overeen met budgetten of verwachte groei?

Bepaal het aantal benodigde licentiesleutels en de totale kosten van initiële tot terugkerende kosten. Ontdek of het platform kan worden opgeschaald naarmate het bedrijf groeit in omvang en complexiteit. Breng deze kosten in evenwicht met de mogelijke kosten van onjuiste salarisadministratie of niet-naleving van wettelijke voorschriften.

Use cases voor salarisadministratiebeheer per branche

Hier volgen voorbeelden van bedrijven in drie branches die cloudgebaseerde systemen hebben geïmplementeerd en hun HR- en salarisadministratieprocessen succesvol hebben verbeterd.

Onroerend goed

Na een uitbreiding van 450 naar 670 medewerkers over twee jaar, had een van de grootste vastgoedgroepen van Australië betere teamondersteuning en operationele efficiëntie nodig. Ontdek hoe een geconsolideerd HR-platform met salarisadministratie in de kern deze organisatie met nauwkeurigheid, snelheid en compliance heeft geholpen. Lees het verhaal van de GPT Group.

Sport en entertainment

Een groot sport- en entertainmentbedrijf wilde de werknemerservaring en de besluitvorming op de werkplek verbeteren. Ontdek hoe deze organisatie dankzij één gegevensbron HR-processen heeft geautomatiseerd, de verwerkingstijd voor onboarding heeft verkort, salarisadministratieprocessen heeft gestroomlijnd en beter onderbouwde personeelsbeslissingen heeft kunnen nemen. Lees het verhaal van Sharks Sports & Entertainment.

Consumentenproducten

Een van 's werelds grootste voedingsmiddelenbedrijven moest zijn processen upgraden om de werknemerservaring en -cultuur te verbeteren. Ontdek hoe een salarisadministratiesysteem in de cloud deze organisatie heeft geholpen werknemers in het Midden-Oosten toegang te geven tot selfservicetools en andere data. Lees het scenario van BRF.

Ontdek systemen voor salarisadministratiebeheer

Groeigerichte bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van verfijnde processen en verbeterd salarisbeheer. Hier volgt een handige checklist voor HR en salarisadministratie voor bedrijven om ervoor te zorgen dat hun organisatie in staat is om hun bedrijfsdoelen te ondersteunen, toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden en aan de behoeften van werknemers te voldoen.

Ontdek hoe SAP SuccessFactors Employee Central Payroll bedrijven kan helpen salarisadministratieprocessen voor hun wereldwijde personeel te vereenvoudigen. Vertrouw op salarisadministratie die voldoet aan landspecifieke en regionale regelgeving op een tijdige, veilige en efficiënte manier.