Definitie voorraadoptimalisatie

Bij voorraadoptimalisatie draait het erom om genoeg voorraad te hebben om aan de vraag te voldoen en een buffer op te bouwen, terwijl tegelijkertijd verspilling wordt voorkomen. Idealiter is voorraadoptimalisatie een proces waarbij niet alleen snel wordt ingespeeld op risico's en kansen, maar deze ook kunnen worden voorspeld en er voorbereidingen kunnen worden getroffen.

Voorraadoptimalisatie is belangrijker dan ooit tevoren

Voorraadoptimalisatie blijft een van de meest uitdagende aspecten van supply chain management, kwetsbaar voor talloze externe krachten - van sociale trends en economische verschuivingen tot weersomstandigheden, geopolitieke dynamiek en concurrentiedruk. De afgelopen jaren werd duidelijk hoe snel deze verstoringen in de supply chain de traditionele planningsbenaderingen kunnen verbeteren, wat de behoefte aan flexibelere, datagedreven en veerkrachtigere voorraadstrategieën onderstreept.

Bovendien heeft de toename van 'same day' en 'next day' bezorging een fundamentele verandering teweeggebracht in de manier waarop bedrijven hun voorraad beheren. In plaats van te vertrouwen op een paar gecentraliseerde magazijnen, exploiteren bedrijven nu distributienetwerken met meerdere locaties die meer snelheid, nauwkeurigheid en realtime zichtbaarheid vereisen. Door de toegenomen online concurrentie en veranderende loyaliteit van klanten moeten organisaties een evenwicht vinden tussen serviceniveaus en strakkere marges en grotere onzekerheid.

Bedrijven die gebruikmaken van moderne voorraadbenaderingen, met behulp van AI-gestuurde prognoses, scenarioplanning en intelligente automatisering om voorraad dichter bij klanten te plaatsen, kunnen de kosten verlagen, serviceniveaus beschermen en snel reageren op marktvolatiliteit.

Het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie

Voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie maken deel uit van de brede praktijk en categorie van voorraadcontrole.

Voorraadbeheer verwijst naar het doel om hoge productiviteits- en efficiëntiedoelen vast te stellen voor alle voorraadoperaties. Moderne technologieën voor bedrijfs- en supplychainplanning ondersteunen deze processen door supplychainmanagers meer inzicht te geven in alle schakels in de keten. Het Internet of Things (IoT) en cloudverbonden apparaten en assets kunnen worden geautomatiseerd voor een grotere efficiëntie in de productie. Productie-, magazijn- en logistieke processen bereiken ook meer efficiëntie door de toepassing van intelligente technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning, robotica en robotic process automation.

Voorraadoptimalisatie is een subset van voorraadbeheer die meer specifiek verwijst naar winstmarges en het minimaliseren van verlies. Overtollige inventaris veroorzaken verlies en afval. Het neemt ruimte in, raakt verouderd en verkoopt vaak niet of moet tegen gereduceerde prijzen worden verkocht. Anderzijds zijn tekorten en onverwachte vraag, zoals we tijdens de pandemie hebben gezien, de keerzijde van de voorraadmunt, waar de kosten ontstaan in de vorm van verlies van potentiële winst en schade aan het merk. Daarom is het doel van voorraadoptimalisatie om de vraag het best te voorspellen en de financiële output van de voorraad voor het bedrijf te maximaliseren.

De verschillende soorten voorraad

Vanuit het oogpunt van de consument bestaat de voorraad voornamelijk uit eindproducten. Maar voor een bedrijf is voorraad alles wat ze moeten opslaan, onderhouden en aanvullen. Als een bedrijf soep maakt, dan zou “voorraad” iets kunnen zijn van de zaden die worden gebruikt om de tomaten te kweken, tot de brandstof in de bedrijfswagens die het naar de supermarkt brengen. Op deze meer holistische manier kijken naar voorraadbeheer geeft een grotere waardering voor de complexiteit ervan.

Er zijn over het algemeen vier soorten voorraad:

1. Grondstoffen: alle voorraad die uiteindelijk in het eindproduct terechtkomt.
2. Goederen in bewerking: zoals de naam al aangeeft, is dit alle voorraad die momenteel wordt voorbereid en verpakt. Dit is een duur en riskant stadium, dus voorraadoptimalisatieoplossingen kunnen worden toegepast om de meest kosten- en tijdeffectieve processen te vinden.
3. Gerede producten: de meest voorkomende betekenis van wat voorraad is, in de verpakte kant-en-klare staat.
4. Onderhouds-, reparatie- en bedrijfsbenodigdheden (MRO): alle benodigde voorraad voor het maken, de productie en levering van de artikelen. Voorraadoptimalisatie wordt toegepast om overschotten en tekorten aan deze artikelen die niet bestemd zijn voor consumptie zo goed mogelijk in balans te brengen.

De uitdagingen van traditionele voorraadoptimalisatie

Al sinds er supply chains en magazijnen zijn, vormt de evenwichtsoefening tussen 'net genoeg' en 'te weinig' een van de grootste uitdagingen voor de voorraadoptimalisatie. Bij het voorspellen van de vraag wordt er van oudsher naar het verleden gekeken. Hoewel experts op het gebied van voorraadoptimalisatie en vraagprognose erg kundig zijn, zit er een limiet aan menselijke analyse en voorspellingen. Lineaire supply chains die gebaseerd zijn op verouderde systemen zijn altijd kwetsbaar, ongeacht de omvang van de expertise. Een aantal van de meest veelvoorkomende uitdagingen:

• Verouderde systemen die big data niet kunnen verzamelen of beheren: handmatige en niet-verbonden technologieën kunnen geen volumes ongelijksoortige en ongestructureerde data verwerken. Op basis van deze data, via de toepassing van slimme technologieën zoals AI, machine learning en geavanceerde analytics, wordt een aantal van de grootste nauwkeurigheid bereikt, van risicovoorspelling tot vraagprognose.
• Versnelde vraag van de klant: Elk jaar groeit de vraag van de consument naar snelle levering en maatwerk. Ook zijn de productlevenscycli korter dan ooit. Het is duur voor bedrijven om hun logistieke en supply chain-netwerken op te schalen om aan deze eisen te voldoen, dus er wordt om meer precisie gevraagd vanuit voorraadoptimalisatie.
• Meer concurrentie: een implicatie van Industry 4.0 en intelligente, verbonden supplychaintechnologieën is dat bedrijven sneller dan ooit kunnen oprichten en groeien, allemaal beheerd vanuit een centrale hub. Dit heeft geleid tot een ongekende mate van concurrentie en keuzevrijheid voor de consument. Oplossingen voor voorraadoptimalisatie worden steeds vaker gezocht om de concurrentie voor te blijven.
• Weergebeurtenissen en natuurrampen: Elk jaar zien we meer slopende stormen en destructieve bosbranden. Uiteraard is het onmogelijk om zulke gebeurtenissen exact te voorspellen, maar met geavanceerde analytics en cloud-connected oplossingen kunnen inventory managers zichzelf een sterke uitgangspositie geven tijdens de daaropvolgende periodes van schommelende vraag.

Prognoseprocessen voor voorraadoptimalisatie

Er is een breed scala aan uitdagingen op het gebied van voorraadoptimalisatie, van bedrijf tot bedrijf. Voor bepaalde seizoensgebonden of B2B-producten kan het proces vrij eenvoudig zijn, terwijl grote detailhandelaren bijvoorbeeld honderden of duizenden SKU's en een zeer mercuriale markt en klantenbestand hebben.

De fundamentele praktijken die ten grondslag liggen aan voorraadoptimalisatie zijn decennialang niet veranderd, zelfs niet eeuwenlang. Maar wat veranderd is, zijn softwareoplossingen die deze processen uitbreiden en de specialisten die ze uitvoeren. Maar zelfs de meest geavanceerde digitale systemen zijn nog steeds gebaseerd op veel van de bekende en traditionele protocollen en formules voor voorraadoptimalisatie:

• Met ABC-analyse kun je de meest en minst populaire producten identificeren, evenals de producten die het meest en het minst winstgevend zijn. Dit wordt van oudsher bereikt door de analyse van verkoopgegevens uit het verleden. Maar met geavanceerde analytics en slimme technologieën is het nu mogelijk om trends beter te voorspellen en te anticiperen op stijgende en dalende voorraadbehoeften voordat ze zich voordoen.
• Vraagprognose met predictive analytics helpt te anticiperen op de vraag van klanten. Het wordt ook gebruikt om trends of risico's te voorspellen. Waar dit traditioneel een meer achteraf kijkend proces was, stelt inventory management software supply chain managers nu in staat om het risico op tekorten en verspilling te minimaliseren en de vraag nauwkeuriger te forecasten.
• Materiaalbehoefteplanning is een systeem dat de planning, indeling en voorraadcontrole voor productie afhandelt. Oude MRP-systemen worden steeds vaker vervangen door geïntegreerde bedrijfsplanningssystemen en behoeftegestuurde MRP-systemen (DDMRP) die meer nauwkeurigheid en veerkracht bieden.
• Bestelpuntformule geeft de minimumhoeveelheid voorraad weer voordat je de bestelling opnieuw moet uitvoeren. Dit is van oudsher een ingewikkeld proces omdat het verschilt van product tot product, zelfs binnen zeer vergelijkbare producten. Witte sokken en zwarte sokken kunnen bijvoorbeeld een ander bestelpunt hebben. Voorraadoptimalisatietechnologieën kunnen zelfs de meest complexe multi-locationele voorraadniveaus accuraat en zichtbaar houden, overal en in realtime.
• Continu voorraadbeheer is met name relevant voor snel bewegende consumptiegoederen (FMCG) waar producten razendsnel bewegen. Met slimme technologieën kunnen processen voor continu voorraadbeheer volledig worden geautomatiseerd via omnichannel inkoopcontactpunten. En met machine learning kunnen deze tools in de loop van de tijd slimmer en nauwkeuriger worden, en zelfs nieuws, trends en weerrapporten in de gaten houden om live inzichten en voorraadstatusrapportage te leveren.
• Veiligheidsvoorraad- en voorraadbuffers zorgen ervoor dat er realistische voorraadbuffers zijn in het geval van onverwachte gebeurtenissen. Sinds het begin van de toeleveringsketens is dit een fundamentele uitdaging, omdat tekorten en verspilling beide leiden tot inkomensverlies. Moderne oplossingen voor supplychainsoftware bieden functies voor snelheid, connectiviteit en geavanceerde data-analyse in het voorraadbeheerproces. Dit stelt bedrijven in staat om hun buffermarges met indrukwekkende nauwkeurigheid te optimaliseren.

Voorraadoptimalisatiesystemen: voordelen en resultaten

Historisch gezien kunnen de voordelen van zelfs kleine verbeteringen aan strategische voorraadoptimalisatie worden gerealiseerd in lagere kosten en betere winstmarges. Door de toepassing van geïntegreerde bedrijfsprocessen en inventory management software worden deze voordelen robuuster en beter meetbaar — en ze worden alleen maar beter naarmate de software leert en zich aanpast.

• Meer inzicht in het hele bedrijf: de verbeterde transparantie van voorraadoptimalisatiesoftware strekt zich uit van verkoop, marketing en accounting tot leveranciers van grondstoffen en zelfs wereldwijde partners, activa en onkosten. Met cloudconnectiviteit kunnen alle teams die betrokken zijn bij de supply chain in realtime samenwerken.
• Verbeterde vraagprognoses en voorspellende mogelijkheden: slimme technologieën kunnen complexe data verwerken vanuit bronnen binnen en buiten het bedrijf, en accurate voorspellingen en inzichten leveren. Wanneer technologieën voor de supply chain worden aangedreven door AI en machine learning, worden predictive analytics en vraagprognoses nauwkeuriger en inzichtelijker.
• Meer geavanceerde optimalisatieresultaten: met slimme systemen die complexe en diverse datasets kunnen analyseren, kunnen voorraadmanagers niet alleen zien welke producten het meest winstgevend zijn, maar ook zaken als welke locaties het beste zijn voor welke SKU en welke combinaties van producten het beste verkopen op verschillende tijdstippen van het jaar.
• Schaalbaarheid: bedrijven moeten snel opschalen om tal van redenen, waaronder succes en algemene groei, onverwachte gebeurtenissen of seizoensgebondenheid. Slimme software en moderne databases zijn oneindig schaalbaar en kunnen processen wereldwijd opschalen en optimaliseren.

Ga nog een stap verder met voorraadoptimalisatie op meer niveaus (MEIO)

Complexe (vooral wereldwijde) supply chains profiteren van MEIO-oplossingen, die voortbouwen op de basisprincipes van traditionele voorraadoptimalisatie, maar die gebruikmaken van moderne supply chain- en cloudtechnologieën om een meer gecentraliseerd, realtime beeld te krijgen van wereldwijde processen. Een effectieve MEIO-oplossing adviseert de optimale voorraadniveaus bij elke koppeling - of echelon - in de supply chain door tegelijkertijd de voorraadbalans op meerdere locaties te optimaliseren.

Met een MEIO-aanpak kunnen producenten vraagprognoses analyseren met een end-to-end beeld van de supply chain. En omdat bedrijven worstelen met de verwachtingen van de consument voor snelle, eenvoudige levering en handige retourzendingen, helpen MEIO-oplossingen hen om te gaan met de geografisch meer verspreide, kleinere voorraden van vandaag.

Aan de slag met de best practices voor voorraadplanning

Moderne technologieën en slimme oplossingen kunnen enorme voordelen opleveren voor elk gebied van supply chain management, maar uiteindelijk zijn het praktijken en mensen die een bedrijf runnen. Cloudconnectiviteit helpt je verbinding te maken met je teams en supplychainpartners over de hele wereld, dus zet die zichtbaarheid om in het delen en belonen van goede plannen en efficiënte voorraadplanningsstrategieën.

1. Gebruik robuuste vraagprognosetechnieken. Vraagprognose is een belangrijke factor in het informeren over hoe bedrijven voorraadbeheer en andere processen strategiseren, zoals inkoop van resources, inkomende logistiek, productie, financiële planning en risicobeoordeling.

2. Maak van je voorraadbudget een Q1-prioriteit. Elk bedrijf heeft cycli en verschuivingen gedurende het hele jaar. Door een voorraadbudget van kwartaal tot kwartaal op te stellen, kunnen supplychainplanners realistischere en realistischere doelstellingen en KPI's vaststellen.

3. Implementeer standaardsystemen voor voorraadcontrole. Beoordelingssystemen kunnen worden aangepast voor verschillende soorten voorraad en helpen de efficiëntie te verbeteren en workflows te stroomlijnen. Het is niet ongebruikelijk dat complexe organisaties verschillende systemen gebruiken binnen hun bedrijf. Het belangrijkste punt is het hebben van consistentie en het opstellen van een plan. Er zijn twee belangrijke soorten systemen voor voorraadcontrole:

   • Continu controlesysteem: in dit model worden in elke cyclus dezelfde hoeveelheden artikelen besteld en moeten voorraadbeheerders continu voorraadniveaus bewaken en voorraden aanvullen wanneer de hoeveelheid van een artikel onder een bepaald niveau daalt.
   • Periodieke beoordeling: in dit model bestellen voorraadbeheerders producten op hetzelfde moment binnen elke bedrijfscyclus. Aan het einde van de cyclus wordt de benodigde voorraad besteld op basis van kwaliteitsniveaus op dat moment. Dit systeem gebruikt geen vaste bestelniveaus en is efficiënter voor langzamere producten.

4. Luister naar je klanten. Veel bedrijven luisteren alleen naar de klanten die het hardst roepen en nemen uiteindelijk beslissingen op basis van de luidste feedback. De beste software voor voorraadbeheer zal in staat zijn om regelmatig data van al je klanten en inkopers te verzamelen en te analyseren en inzichten en aanbevelingen te bieden – in realtime – over die input. Dit helpt voorraadoptimalisatie-inspanningen door ervoor te zorgen dat beslissingen over voorraadbeheer geïnformeerd en datagedreven zijn.

5. Gebruik just-in-time (JIT) en on-demand principes. Dankzij de kortere levenscyclus van producten en de groeiende vraag van de consument naar snelheid en personalisering moet voorraadoptimalisatie snel en flexibel verlopen. Technologieën zoals 3D-printen en robotautomatisering stellen bedrijven in staat virtuele inventarissen over te dragen. Supply chain manufacturing en logistiek werken steeds vaker met behulp van netwerken van on-demand leveranciers en leveranciers. Met intelligente software kunnen voorraadmanagers realtime beslissingen nemen over voorraadoptimalisatie en erop vertrouwen dat de data een back-up van hen maken.

Vervolgstappen voor betere voorraadplanning en -optimalisatie

Net als bij elke bedrijfsomzetting is een goede communicatie tussen de voorraadoptimalisatie- en supplychainteams van belang. Begin met het afbreken van silo's, het optuigen van een sterk veranderingsmanagement en goede communicatiestrategieën, en praat met de teamleiders. Binnen het personeelsbestand ligt een goudmijn aan informatie verstopt over huidige risico's en mogelijkheden. Deze kunnen worden ingezet om bruikbare strategieën voor voorraadplanning en -optimalisatie op te stellen. Softwareleveranciers kunnen je ook helpen een routekaart op te zetten om de voorraadoptimalisatie op gang te krijgen.