Definitie voorraadbeheer

Voorraadbeheer is het proces dat bedrijven gebruiken om toezicht te houden op elke fase van de productlevenscyclus, van grondstoffen in de fabriek tot gerede producten in het magazijn tot producten die op het verkooppunt worden verpakt. Het doel is om de variabiliteit van de supply chain te overwinnen, de gewenste klantenserviceniveaus te bereiken tegen de laagste redelijke kosten en de juiste hoeveelheid voorraad bij de hand te houden.

Wat is voorraad?

De eerste stap naar inzicht in voorraadbeheer is het realiseren van wat voorraad is. Consumenten beschouwen voorraad meestal als eindproducten. Maar voor een bedrijf is voorraad alles wat het moet herbevoorraden. Als een bedrijf soep maakt, kan zijn inventaris alles bevatten, van tomaten tot verpakkingsblikjes tot de brandstof in de bestelwagens die de soep naar de supermarkt brengen.

Over het algemeen zijn er vier soorten voorraad:

1. Grondstoffen en componenten: alle artikelen die in het eindproduct terechtkomen. In het soepvoorbeeld zou dit elk ingrediënt zijn voor elk deel van het recept, inclusief de bloem die in de noedels gaat en de specerijen die de bouillon afvullen.

2. Goederen in bewerking: zoals de naam al aangeeft, is dit alle voorraad die momenteel wordt voorbereid en verpakt. Het toepassen van voorraadoptimalisatie in deze fase helpt om de meest kosten- en tijdeffectieve processen uit te stippelen.

3. Gerede producten: de eindproducten van het productieproces die gereed zijn om te worden gedistribueerd naar wederverkopers of aan klanten worden geleverd. Deze items zijn volledig geassembleerd, verpakt, gelabeld en gecontroleerd op kwaliteitsnormen, waardoor ze klaar zijn voor gebruik.

4. Onderhoud, reparatie en bedrijfsbenodigdheden (MRO): alle ondersteunende materialen die nodig zijn bij de productie en levering van artikelen, maar niet zijn opgenomen als onderdeel van het eindproduct zelf. In een fabriek zou dit bijvoorbeeld betrekking hebben op smeermiddelen, gereedschap, vervangingsonderdelen of schoonmaakbenodigdheden die worden gebruikt om machines te bedienen.

Hoewel dit de meest voorkomende voorraadsoorten zijn, hebben sommige bedrijven mogelijk nog veel meer subcategorieën, afhankelijk van hun specifieke soort activiteiten.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Eenvoudig gezegd is het doel van voorraadbeheer om een evenwicht te vinden tussen het aanbod van een bedrijf aan voorraad en de vraag van de koper ernaar. Hoewel voorraad een van de grootste activa van een bedrijf kan zijn, kan het ook een grote verplichting zijn. Dat komt omdat voorraad geld kost, en zonder goed beheer, kan het onevenwichtig worden, waardoor de kasmiddelen van een bedrijf in overvoorraad worden gekoppeld of de opbrengst door verloren verkopen als gevolg van voorraadtekorten verloren gaat.

Effectief voorraadbeheer helpt de vele kosten en potentiële risico's te voorkomen die gepaard gaan met overtollige voorraad, zoals:

• Opslag

• Bederf of diefstal

• Afval- en duurzaamheidskwesties

• Afnemende behoefte/waarde

• Belastingvertakkingen

Efficiënt voorraadbeheer helpt bedrijven ook om de gevolgen van het tegenovergestelde probleem weg te nemen, omdat ze niet genoeg voorraad hebben:

• Vastgelopen productielijnen

• Gemiste productie- en leveringsvensters

• Verlies van loyaliteit, reputatie en marktaandeel van klanten

• Lagere winst

Maar beslissen wat en wanneer te bestellen is niet eenvoudig, ongeacht de grootte van een bedrijf. Dat komt omdat voorraadbeheer een complex proces is: het weven in elementen van financiën, operaties, budgettering en planning, supply chain en logistiek.

Stappen in voorraadbeheer

De complexiteit van voorraadbeheer varieert sterk, afhankelijk van de omvang en aard van het bedrijf. Bijvoorbeeld, een kleine operatie die slechts een paar producten maakt of producten maakt die niet veel componenten of ingrediënten nodig hebben, zal meer gestroomlijnde processen en een minder ingewikkelde supply chain te beheren hebben. Aan de andere kant zal een groot bedrijf dat veel verschillende of zeer complexe producten produceert, meerdere processen hebben die elkaar voeden, evenals een meerlagige supply chain.

Alle voorraadbeheerprocessen delen echter enkele basisstappen:

1. Planning en bestelling: het op het juiste moment bestellen van de juiste producten, grondstoffen of componenten kost veel data. Het begint met het begrijpen van de productvraag via marketing- en verkoopprognoses, rekening houdend met seizoensveranderingen en het evalueren van economische factoren.

2. Levering: De goederen worden geleverd aan de faciliteit van het bedrijf. Voor producenten betekent dit het ontvangen van grondstoffen en subcomponenten. Voor groothandelaren en detailhandelaren betekent het het ontvangen van eindproducten die klaar zijn om aan klanten te verkopen.

3. Controle en opslag: voorraad wordt meestal gecatalogeerd in een magazijnbeheersysteem voor eenvoudige tracering met behulp van voorraadbewaareenheden (SKU's) en universele productcodes (UPC's). Logisch organiseren van het opslaggebied, zoals het rangschikken van productlocaties in een patroon en het labelen van elke zone en plank, maakt het gemakkelijk om producten te sorteren, te lokaliseren en te beheren. Een georganiseerd systeem zorgt ervoor dat oudere inventaris eerst wordt gebruikt om te voorkomen dat deze op de plank wordt gedragen of bedorven. Geavanceerde magazijnbeheeroplossingen kunnen ook de beschikbare ruimte identificeren en het beste gebruik ervan maken.

4. Verkoop: wanneer een distributeur of eindklant een order plaatst, gaat het afhandelingsproces van start, wordt de voorraad gecontroleerd, worden producten met SKU's getrokken en worden artikelen voorbereid voor levering. Verpakkings- en verzendingsworkflows zijn essentieel voor tijdige levering. Door het verzendproces te volgen, kunnen orderstatusupdates worden uitgevoerd die de klanttevredenheid verbeteren.

5. Rapportage en auditing: nauwkeurige administratie houdt voorraad bij bij elke stap, van aankomst tot opslag, afhandeling en levering. Regelmatige controle, handmatig of via geautomatiseerde systemen zoals barcodescanners, zorgt ervoor dat fysieke tellingen overeenstemmen met records, waardoor discrepanties kunnen worden vastgesteld.

6. Opnieuw ordenen: bedrijven kunnen bestelpunten instellen om aanvulling te starten wanneer de voorraad bepaalde meetwaarden bereikt, zoals voorraadniveaus, omloopsnelheid of cyclustijden. Op basis van behoefte of positiesoort kunnen ze periodieke aanvullingsschema's of top-offaanvullingstactieken gebruiken om voorraadniveaus aan te passen op basis van behoefte.

Soorten voorraadbeheer

Verschillende bedrijven hebben verschillende producttypen, vraagniveaus en complexiteit van de supply chain. Er is geen enkele voorraadbeheertechniek die het beste werkt voor elk bedrijf of zelfs elk artikel in de voorraad van een bedrijf - in feite zijn er meer dan een dozijn manieren om het te benaderen, en vaak worden meerdere methoden gecombineerd.

Dit zijn echter de zes meest gangbare methoden voor voorraadbeheer:

• Segmentatie: geeft prioriteit aan voorraadbeheerinspanningen op basis van de waarde en kriticiteit van artikelen.
  
  Een veelgebruikt type segmentatie is ABC-analyse, waarbij:

  • "A"-items vertegenwoordigen meestal hoogwaardige artikelen met een lage hoeveelheid die het meest bijdragen aan de omzet, maar die strenge controle en frequente bewaking vereisen.
  • "B"-items hebben een matige waarde en matige controlebehoeften.
  • “C”-artikelen zijn producten met een lage waarde en hoge hoeveelheden die minimale controle vereisen.

• Just-in-time (JIT) voorraadbeheer: bestelt goederen alleen wanneer ze nodig zijn. Deze methode vereist nauwkeurige vraagprognoses en betrouwbare leveranciersrelaties om tijdige levering te waarborgen.

• Veiligheidsvoorraad: houdt back-uphoeveelheden van items bij de hand voor noodgevallen, verstoringen in de supply chain of onverwachte stijgingen van de vraag. Als JIT de just-in-time-benadering is, is veiligheidsvoorraad de just-in-case-benadering, hoewel dit wel leidt tot hogere transportkosten.

• Economische orderhoeveelheid (EOG): berekent de meest efficiënte orderhoeveelheid met behulp van factoren zoals vraagvariabiliteit, orderdoorlooptijd en transportkosten.

• First in, first-out (FIFO): verkoopt oudere voorraad eerst omdat de kostprijs van verkochte goederen (CoGS) de huidige marktprijzen nauwkeurig weergeeft.

• Last-in, first-out (LIFO): verkoopt de artikelen die het meest recent zijn geproduceerd, ervan uitgaande dat ze in tijden van stijgende prijzen hogere productiekosten/CoGS zullen hebben en het belastbare inkomen helpen verlagen.

8 zakelijke voordelen van voorraadbeheer

Om in te spelen op de snel veranderende vraag van klanten, moeten bedrijven een nauwkeurig beeld hebben van hun voorraad. Hoewel het implementeren van voorraadbeheer tijd, moeite en financiële investeringen in processen en infrastructuur vergt, is het essentieel voor zakelijk succes.

Dit zijn acht zakelijke voordelen van het prioriteren van voorraadbeheer:

1. Meer omzet: ervoor zorgen dat de juiste producten op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar zijn om snel aan de vraag van de klant te voldoen, kan de omzet verhogen.

2. Lagere kosten: het minimaliseren van overtollige voorraad door nauwkeurige tracking en vraagprognoses verlaagt de transportkosten in verband met opslag, handling en veroudering.

3. Verbeterde klantenservice: het beschikbaar hebben van de juiste producten wanneer klanten ze nodig hebben, versterkt de tevredenheid, loyaliteit en merkreputatie.

4. Verhoogde efficiëntie en productiviteit: het gebruik van geautomatiseerde tools voor tracering en beheer verbetert de efficiëntie aanzienlijk, vermindert handmatige fouten en verhoogt de algehele productiviteit binnen de organisatie.

5. Freer cashflow: het analyseren van voorraadniveaus verbetert cashflowbeheer door ervoor te zorgen dat operationeel kapitaal niet vastzit in een stagnerende voorraad.

6. Nauwkeurigheid van prognoses: effectieve technieken voor voorraadbeheer zijn belangrijk voor nauwkeurige prognoses, zodat bedrijven effectiever kunnen anticiperen op markttrends en voorraadniveaus kunnen plannen.

7. Risicobeperking: uitdagingen zoals seizoensgebonden variaties, verstoringen van de supply chain en marktschommelingen beperken risico's en handhaven de operationele stabiliteit.

8. Minder afval: het verminderen van het aantal producten dat verouderd, vervallen of beschadigd wordt, vermindert afval, verbetert de duurzaamheidsinspanningen en verhoogt de algehele winstgevendheid. Het implementeren van strategieën zoals FIFO helpt bij het optimaliseren van voorraadrotatie.

Wat is een voorraadbeheersysteem?

Met zoveel factoren kan voorraadbeheer een overweldigende onderneming zijn zonder de hulp van technologie. Gelukkig zijn voorraadbeheersystemen ver verwijderd van hun bescheiden begin als spreadsheets die goederen in magazijnen handmatig traceren.

De huidige oplossingen voor voorraadbeheer kunnen variëren van vrijstaande puntproducten voor kleine en middelgrote organisaties tot complexe software-as-a-serviceplatforms (SaaS) voor ondernemingen die integreren met systemen uit het hele bedrijf:

• Boekhouding

• Verkoop

• Verzending

• Enterprise resource planning (ERP)

• Tools voor digitale supply chain (DSC)

De meeste technologieën voor voorraadbeheer kunnen leverings- en voorraadniveaus, locaties en bewegingen binnen magazijnen bewaken, evenals productontvangst, -picking, -verpakking en -verzending volgen. Premium voorraadbeheersystemen kunnen automatisering, kostenberekeningen en realtime scenarioplanning bieden.

Sommige leveranciers bieden zelfs maatwerk aan om aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen. Een levensmiddelenbedrijf kan bijvoorbeeld tracering van de vervaldatum en waarschuwingen opnemen om de rotatie van bederfelijke artikelen te waarborgen en voedselverspilling tot een minimum te beperken. Een detailhandelaar kan realtime vraagprognoses en geautomatiseerde bestelpunten integreren om seizoensproducten tijdens piek- en dalseizoenen te beheren.

Voorbeelden van voorraadbeheer in verschillende branches

Voorraadbeheer is geen one-size-fits-all oefening. Afhankelijk van de nuances van hun branche en activiteiten zullen bedrijven hun eigen pijnpunten en best practices hebben om deze aan te pakken.

Hier volgen enkele use cases voor voorraadbeheer in verschillende branches:

• Retail: Zowel online retailers als fysieke winkels moeten een breed scala aan producten beheren en omgaan met seizoensgebonden vraagschommelingen. Veel grote retailers hebben geavanceerd e-commercevoorraadbeheer geïmplementeerd dat gebruikmaakt van realtime data-analytics om de vraag nauwkeurig te voorspellen. Technologieën zoals RFID-tagging en geautomatiseerde aanvullingssystemen helpen voorraadniveaus te beheren, voorraadtekorten te verminderen en klanttevredenheid te verbeteren.

• Productie: Fabrieken moeten voldoende grondstoffen in balans hebben om aan de productiebehoeften te voldoen en overtollige voorraad vermijden die werkkapitaal met zich meebrengt. Daarom maken veel fabrikanten gebruik van JIT-voorraadbeheer.

• Eten en drinken: Restaurants, cafés en levensmiddelenwinkels worden geconfronteerd met unieke uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer vanwege het bederfelijke karakter van hun producten. Veel bedrijven gebruiken software voor voorraadbeheer die ingrediëntniveaus, vervaldatums en receptkosten in realtime traceert om voorraadniveaus te optimaliseren en voedselbederf te verminderen.

• Gezondheidszorg: Ziekenhuizen, klinieken en apotheken vertrouwen op voorraadbeheer om de beschikbaarheid van kritieke medicijnen en medische benodigdheden te waarborgen. Geautomatiseerde voorraadsystemen helpen zorginstellingen om gebruikspercentages bij te houden, vervaldatums te bewaken en bestellingen te stroomlijnen om tekorten te voorkomen.

Een voorraadbeheersysteem kiezen

Niet alle voorraadbeheersystemen hebben dezelfde mogelijkheden en ook niet alle bedrijven worstelen met dezelfde voorraaduitdagingen. Daarom is het belangrijk voor bedrijven om hun belangrijkste voorraadpijnpunten te identificeren voordat ze een oplossing zoeken.

Hier volgen enkele dingen die bedrijven leveranciers moeten vragen als ze kandidaten overwegen voor hun voorraadbeheersysteem:

• Integratie: integreert de oplossing naadloos met bestaande infrastructuur zoals kassasystemen, e-commerceplatforms, ERP-software en andere relevante applicaties? Of zijn dure aangepaste interfaces vereist?

• Functies en functionaliteit: biedt de oplossing belangrijke functies zoals voorraadtracering, barcodescanning, geautomatiseerde bestelpunten, vraagprognose, partij- en serienummertracering en rapportage?

• Schaalbaarheid: kan de oplossing omgaan met de huidige omvang en complexiteit van de voorraad en schaalbaar zijn voor toekomstige groei?

• Kosten: Zijn er extra kosten naast de stickerprijs, zoals abonnementen of kosten voor implementatie, integratie of aanpassing?

• Reviews en reputatie: Heeft de oplossing beoordelingen en getuigenissen van bestaande klanten om een track record van succesvolle implementaties en betrouwbare klantenondersteuning te bewijzen?

• Support en training: wordt de oplossing ondersteund door een responsief ondersteuningsteam en trainings-/supportdocumentatie om de implementatie en gebruikersacceptatie soepel te laten verlopen?

Trends in voorraadbeheer

Voorraadbeheer is ver geëvolueerd van de dagen dat winkeliers handgetelde voorraadtotalen schreven in stoffige grootboeken. Niet alleen beheren bedrijven vandaag de dag de voorraad digitaal, vaak over meerdere geo-gedistribueerde locaties, maar voorraadbeheer zal naar verwachting in de toekomst nog sterker leunen in transformatieve technologie.

Hier volgen enkele trends in voorraadbeheer:

• Magazijnautomatisering en robotica: de invoering van Industry 4.0-technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie (AI), machine learning-algoritmen en IoT, is wijdverbreid geworden. Deze technologieën maken geavanceerde voorraadsoftware mogelijk met verhoogde automatisering, waardoor de afhankelijkheid van foutgevoelige handmatige gegevensinvoer wordt verminderd. Magazijnen omarmen robotica om voorraadbeheer en orderafhandelingsprocessen te stroomlijnen met geautomatiseerde sorteerders, drones en robotische procesautomatisering.

• Geavanceerde AI-mogelijkheden: Naarmate de concurrentie in de retail- en productiesector blijft toenemen, komen AI-gestuurde mogelijkheden zoals vraagdetectie steeds vaker voor. AI-gestuurde voorraadbeheerplatforms analyseren historische inkoopgegevens en economische indicatoren om proactief vraagtrends te identificeren en voorraadstrategieën te verfijnen.

• IoT- en cloudconnectiviteit: de integratie van IoT-apparaten en apparaten in de cloud, samen met de overgang naar voorraadsystemen in de cloud, verhoogt de efficiëntie in productie-, productie-, magazijn- en logistieke processen. Deze technologieën bieden live updates en naadloze toegang tot voorraadgegevens van elk draadloos apparaat, zodat iedereen in de organisatie de meest actuele informatie binnen handbereik heeft.

• Predictive analytics en blockchain: de kracht van predictive analytics is het hervormen van voorraadbeheer, het voorspellen van potentiële onderbrekingen in de supply chain en het voorspellen van toekomstige vraag. Bovendien verbetert de invoering van blockchaintechnologie de transparantie van de supply chain door een onveranderlijke registratie van alle transacties te creëren, vertrouwen te bevorderen en risico's te verminderen.

• Omni-channel voorraadbeheer: de opkomst van voorraadbeheer via meerdere kanalen stelt bedrijven in staat om voorraad efficiënt te beheren via meerdere kanalen, waarbij magazijnen op afstand worden gecombineerd met lokale fysieke winkels om handige klantervaringen te creëren. Klanten kunnen zelfs online kopen en ophalen in de winkel (BOPIS) of snellere leveringen ontvangen van lokale magazijnen.

• 3D-printen op aanvraag: het gebruik van 3D-printtechnologie voor de benodigde, interne productie van onderdelen en producten binnen het magazijn is een haalbare optie geworden, waardoor de verzendkosten en doorlooptijden worden verlaagd en tegelijkertijd productpersonalisering mogelijk is.

• Door leveranciers beheerde voorraad (VMI)/door leverancier beheerde voorraad (SMI): VMI/SMI werkt samen met leveranciers/leveranciers aan het bewaken en aanvullen van producten, vermindert de belasting voor bedrijven en verbetert de efficiëntie van voorraadbeheer door gedeelde data en inzichten.

• Omgekeerde logistiek: het proactief optimaliseren van het retourproces heeft aanzienlijke gevolgen voor het voorraadbeheer door de kosten te verlagen, de klanttevredenheid te verbeteren en de impact op het milieu te minimaliseren met minder productretouren.

• Duurzaamheidsintegratie: moderne voorraadbeheerplatforms ondersteunen duurzaamheidsinspanningen, brengen operationele verbeteringen met zich mee die recycling bevorderen en afval verminderen.

Meer informatie over voorraadbeheer

Beheer niet alleen jouw voorraad, maar optimaliseer deze

Ontdek hoe geïntegreerde bedrijfsplanning van SAP je helpt voorraaddoelen te beheren in de hele supply chain. Bereik de optimale balans tussen voorraadinvesteringen, risicobeheer en klantenserviceniveaus.

Meer informatie

Digitale productie in de slimme fabrieken van de toekomst

Productie- en technologie-innovatie gaan hand in hand, maar het kan voor middelgrote producenten met beperktere resources een uitdaging zijn om die groei te realiseren. Lees dit rapport van Oxford voor op onderzoek gebaseerde inzichten over hoe technologie en data-integratie hen helpen concurreren met grotere rivalen.

Meer informatie

Veelgestelde vragen

Wat is voorraad?

Consumenten beschouwen voorraad meestal als eindproducten. Maar voor een bedrijf is voorraad alles wat het moet herbevoorraden.

Wat is het verschil tussen inventaris en voorraad?

Hoewel de termen inventaris en voorraad vaak door elkaar worden gebruikt, hebben de twee woorden een subtiel verschillende betekenis in voorraadbeheer. Terwijl voorraad alleen eindproducten zijn gereed voor verkoop, verwijst inventaris naar het gehele assortiment artikelen van een bedrijf, waaronder grondstoffen, goederen in bewerking en gerede producten. Een voorraad is inventaris, maar omgekeerd is niet per se waar.

Wat zijn vendor-managed inventory (VMI) en supplier-managed inventory (SMI)?

Ze zijn hetzelfde. In plaats van dat de klant orders plaatst, bewaakt de leverancier de voorraadniveaus en neemt hij op basis van overeengekomen criteria beslissingen over herbevoorrading op de locatie van de klant. Deze samenwerkingsaanpak helpt de nauwkeurigheid van de voorraad te verbeteren, voorraadtekorten te verminderen en de efficiëntie van de logistieke keten te verbeteren.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie?

Voorraadbeheer gaat over het vaststellen van hoge productiviteits- en efficiëntiedoelen voor alle voorraadoperaties. Voorraadoptimalisatie is een subset van voorraadbeheer die meer specifiek verwijst naar winstmarges en het minimaliseren van verlies. Het omvat strategisch beheer en controle van positieniveaus om de efficiëntie te maximaliseren, de kosten te verlagen en aan de vraag van de klant te voldoen.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadcontrole?

Voorraadbeheer is het bredere strategische overzicht en optimalisatie van voorraad om aan de vraag van de klant te voldoen, kosten te minimaliseren en voorraadtekorten te voorkomen. Voorraadcontrole houdt zich bezig met het nauwkeurig volgen en nauwkeurig bijhouden van voorraadniveaus om discrepanties, verlies en diefstal te voorkomen.

Wat is het verschil tussen een SKU en een UPC?

Een voorraadhoudingseenheid (SKU) is een alfanumerieke code die intern door bedrijven wordt gebruikt om voorraad te traceren. Ze zijn exclusief voor elk bedrijf en helpen bij het beheren en identificeren van specifieke producten binnen hun voorraadsysteem. SKU's kunnen informatie bevatten zoals grootte, kleur en andere productvariaties.

Een universele productcode (UPC) is een gestandaardiseerde, 12-cijferige barcode die wereldwijd wordt gebruikt om verkoop en voorraad te volgen en producten op het verkooppunt te identificeren. Ze zijn gemaakt door de fabrikant om ervoor te zorgen dat een product overal ter wereld kan worden geïdentificeerd door zijn unieke barcode.

Lees meer