Financiële afsluiting is een proces dat al lang gepaard gaat met vervelende, foutgevoelige taken, ondersteund door intense druk om de boeken zo snel mogelijk te sluiten. En hoewel cruciale zakelijke beslissingen vaak in balans blijven, zijn de financiële overzichten en rapporten waar ze op gericht zijn slechts zo goed als hun nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.

Vandaag de dag hebben middelgrote bedrijven te maken met hevige concurrentie en moeten zij in staat zijn hun bedrijfsmodellen in een snel tempo te transformeren en aan te passen. Efficiënte en betrouwbare processen voor financiële afsluiting zorgen voor vertrouwen en snelheid in bedrijfsplanning en besluitvorming, en helpen investeerders en aandeelhouders om een goede zaak te erkennen wanneer ze dat zien.

Wat is financiële afsluiting?

Financiële afsluiting verwijst naar een terugkerend proces van controle en afstemming, wat leidt tot de levering van de financiële verslagen en rapporten die nodig zijn voor een gedetailleerde weergave van de fiscale situatie van het bedrijf. Met andere woorden, de financiële afsluiting is de som van alle activiteiten op het gebied van financieel beheer die boekhoudteams ondernemen om "de boeken te sluiten" in een specifieke periode, zoals een maand, een kwartaal of een boekjaar. Het einddoel van een boekhoudingsafsluiting is het leveren van gedetailleerde en uitgebreide rapporten, waaronder:

• de balans
• Verlies- en winstrekening
• het cashflowoverzicht

Wat is het verschil tussen 'financiële afsluiting' en 'de boeken afsluiten'?

Zelfs mensen die het verschil tussen deze twee termen kennen, gebruiken ze vaak enigszins door elkaar. Vanuit operationeel oogpunt is er echter een onderscheid tussen financiële afsluiting en afsluiting van de boeken, en een onderscheid dat steeds belangrijker wordt naarmate middelgrote bedrijven hun boekhoudprocessen beter willen integreren in één cloudsysteem, zoals ERP-software (Enterprise Resource Planning).

We definiëren deze belangrijke begrippen als volgt:

• Financiële afsluiting is een overkoepelende term die verwijst naar alle boekhoudprocessen die gaan naar het sluiten van de boeken, inclusief de handeling om de boeken daadwerkelijk te sluiten. Het resultaat zijn de financiële verslagen en verklaringen die belanghebbenden en leidinggevenden een nauwkeurig overzicht geven van de fiscale situatie van het bedrijf. Dit gebeurt op een regelmatige basis, die maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks of anders kan zijn.
• Het sluiten van de boeken is de stap in het proces voor financiële afsluiting als het grootboek of de boeken zijn afgestemd en gesloten voor de periode. Na deze stap worden de financiële rapporten geproduceerd om de fiscale situatie van het bedrijf gedurende die specifieke tijd weer te geven.

Belangrijke stappen in het financiële afsluitingsproces

Het financiële afsluitingsproces bestaat in wezen uit vijf stappen: registreren, analyseren, afsluiten, consolideren en rapporteren. Wanneer de deadline voor de afsluiting is bepaald, moet de balans van alle financiële overzichten worden opgemaakt zodat de boeken kunnen worden afgesloten. Daarna begint het proces weer opnieuw voor de volgende periode.

Registreren, analyseren, consolideren

• Het creëren van financiële transacties omvat het vastleggen van activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten en onkosten uit het hele bedrijf voor die specifieke boekingsperiode.
• Het uitvoeren van financiële boekhouding omvat aanvullende taken zoals rekeninganalyse en afstemming, opbrengstrealisering, afschrijvingsberekening en periodetoerekeningsboekhouding.

Afsluiten

• Entiteitsafsluiting is het punt waarop je de opname en afstemming van transacties hebt gestopt en klaar bent om de boeken af te stemmen en te sluiten.
• Bedrijfsafsluiting vindt plaats nadat de boeken zijn gesloten en bevat aanvullende stappen die nodig zijn voor financiële consolidatie tussen divisies en rechtspersonen, inclusief toewijzing aan een gemeenschappelijk rekeningschema, voor sommige omrekening naar een gemeenschappelijke valuta, intercompany-eliminaties en berekening van investeringen. Naarmate middelgrote bedrijven groeien, moeten ze sommige van deze activiteiten automatiseren en integreren en sneller toegang krijgen tot controle- en validatiecontroles.

Rapport

• Financiële rapportage is de laatste stap in het proces voor financiële afsluiting. Nu rapportage complexer en veeleisender wordt, voelen financiële teams de druk om snellere, flexibelere rapporten te leveren. Mobiele apparaatinterfaces en krachtige systemen voor financieel beheer zijn een ideaal antwoord om altijd en overal gepersonaliseerde, realtime rapporten uit te voeren.

ERP-software voor financiële afsluiting kan je een momentopname laten zien van de taken die nog moeten worden uitgevoerd om de boeken te sluiten.

De vijf grootste uitdagingen bij financiële afsluiting

Veel middelgrote bedrijven worden geconfronteerd met steeds complexere internationale boekhoudkundige uitdagingen, maar zijn hiervoor afhankelijk van relatief kleine teams. Zij moeten hun boekhoudingsprocessen wel stroomlijnen en automatiseren om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

Dit zijn de grootste uitdagingen voor financiële teams:

1. Gebrek aan structuur en boekhoudkundige SOP's: het proces voor financiële afsluiting is “accounting 101” voor leiders van financiële teams. In middelgrote bedrijven betekent dit vaak dat een paar senior mensen, die het proces van financiële afsluiting in detail kennen, niet de noodzaak voelen om meer formele, gedetailleerde standaardoperationele procedures (SOP's) in te voeren. Naarmate bedrijven complexer worden, hebben ze sterke SOP's nodig, maar het kan een uitdaging zijn om zich in te zetten voor strengere operationele procedures, zodat alle voorgestelde nieuwe financiële systemen of oplossingen snel voordeel en gebruiksgemak kunnen aantonen.
2. Tijdsdruk in de maandafsluiting: van de C-suite tot de aandeelhouders, belangrijke strategische beslissingen zijn afhankelijk van het verhaal dat de rapporten over financiële afsluiting moeten vertellen. Dus, snelheid wordt de motivator. Soms is dat goed als het resulteert in meer efficiëntie en tijdmanagement. Maar al te vaak leidt het tot twijfelachtige snelkoppelingen of silo's, waarbij de snelste mensen worden belast met het sluiten van de boeken in plaats van de tijd te nemen om die taken over het hele team te verspreiden en te automatiseren en te zorgen voor een beter begrip van standaardprocessen voor financiële afsluiting in het hele bedrijf.
3. Onjuiste en late financiële gegevens: alles wat nodig is, is onjuiste of onvolledige gegevens van één onderdeel van het bedrijf om de gehele financiële afsluiting te verstoren. Elke afdeling produceert facturen, onkosten en inkooporders, maar in veel bedrijven - vooral middelgrote bedrijven die snel zijn gegroeid - is er een gebrek aan procedurele consistentie bij financiële rapportage. Paniekerige verzoeken om dingen aan het einde van de maand leiden tot frustratie en fouten. Veel bedrijven worden de hele maand door geconfronteerd met een gebrek aan tools en oplossingen om consistente en continue accounting- en afdelingsrapportage te ondersteunen.
4. Silo's en slechte integratie van financiële data: naast onjuiste en vertraagde afdelingsdata worstelen financiële teams ook met geïsoleerde en ongelijksoortige rapportagesystemen in het hele bedrijf, vaak met verschillende metadata of datastructuren voor de namen en nummers van accounts, namen en aantal producten, klanten, divisies, enzovoort. Dit betekent dat accountants niet alleen ongelijksoortige informatie moeten afstemmen en begrijpen, maar ook vaak een beroep moeten doen op handmatige, foutgevoelige processen om ervoor te zorgen dat de data in een consistente structuur zitten.
5. Gebrek aan geautomatiseerde boekhouding: naarmate middelgrote bedrijven groeien, ook de complexiteit van hun boeken, om nog maar te zwijgen van de noodzaak om de bedrijfsbeveiliging en de minutiae van governanceregels steeds uitdagender te maken. Veel bedrijven die zich vastklampen aan processen die al zijn geïnstalleerd, proberen deze extra items als handmatig uitgevoerde taken aan te sluiten. Dit verhoogt niet alleen het risico op fouten, maar beperkt ook de schaalbaarheid en gegevensintegratie. Zonder de kracht van op kunstmatige intelligentie (AI) gebaseerde ERP-bedrijfsmanagementsystemen zullen middelgrote bedrijven een kritische accountancymassa bereiken, waarna ze niet langer kunnen groeien met handmatige processen.

Best practices voor een soepele financiële rapportage en boekhoudkundige afsluiting

De rapporten en inzichten die worden geleverd door het proces voor financiële afsluiting zijn enkele van de meest cruciale voor de groei en werking van jouw bedrijf, maar vanwege hun complexiteit en detail behoren ze vaak tot de meest gevreesde bedrijfsactiviteiten. Maar door procedures te standaardiseren, goede communicatiestrategieën te ontwikkelen en krachtige boekhoudsoftwareoplossingen te gebruiken, kunnen bedrijven het proces een heel stuk eenvoudiger en efficiënter maken.

• Identificeer inefficiënties en foutgevoelige boekhoudprocessen. Veel van de beste middelgrote bedrijven bouwen een taskforce van vertegenwoordigers uit alle afdelingen op, terwijl ze hun boekhoudprocedures digitaliseren en moderniseren. Het financiële team geeft hen een reeks risico's en problemen om op zoek te gaan en deze bevindingen worden vervolgens gegroepeerd en beoordeeld om een goed gevoel te krijgen van waar er mogelijkheden zijn voor verbetering.
  
  Dit proces onthult meestal knelpunten en vertragingen, maar vestigt ook de aandacht op de talloze activiteiten die nog steeds worden uitgevoerd op zelfstandige, handmatige spreadsheets. Dit proces zet de fase in voor de ontwikkeling van SOP's en de uitrol van meer verbonden en geautomatiseerde boekhoudinstrumenten.
• Ontwikkel goede praktijken op het gebied van veranderingsbeheer om SOP's te creëren en uit te rollen. Hoewel het boekhoudteam uiteindelijk verantwoordelijk wordt gehouden voor een vlotte financiële afsluiting, zijn ze afhankelijk van elke afdeling om dit te doen - van de kosten van de C-suite acquisitie tot de lunchkosten van het verkoopteam. Als van afdelingen wordt verwacht dat ze snel en nauwkeurig leveren, dan is het aan het bedrijf om ervoor te zorgen dat iedereen in het hele bedrijf vanuit hetzelfde liedjesblad zingt.
  
  In de beste middelgrote bedrijven begint dit vaak met een goede veranderingsbeheerstrategie om te communiceren over het belang van het standaardiseren van taken en het cementeren van protocollen voor wie eigenaar is van wat, en wanneer en hoe ze hun financiële taken moeten voltooien en indienen. En aangezien SOP's worden gecreëerd en uitgerold, is dit het ideale moment om het gebruik van slimme financiële managementtools, zoals een ERP-oplossing, in te voeren en te ondersteunen.
• Implementeer en ondersteun een continu boekhoudproces. "Continue boekhouding" betekent gewoon dat in plaats van alle afdelingen die op de ^29-ste van elke maand in paniek rondlopen, workflows worden opgezet om de taken voor financiële afsluiting gelijkmatiger te spreiden over de rapportageperiode.
  
  Het gebruik van geautomatiseerde financiële tools kan dit proces aanzienlijk stroomlijnen met zaken als mobiele apps en sjablonen, allemaal via de cloud om dagelijkse afdelingsoverkoepelende data in realtime te verzamelen en te integreren. Dit helpt om paniek aan het einde van de maand te voorkomen en stelt teams ook in staat om fouten vroegtijdig te detecteren (en op te lossen). Ten slotte, wanneer boeken actueel worden gehouden, kunnen bedrijven in elke periode van de maand een "soft close" uitvoeren om schokken te voorkomen of kansen te spotten.
• Automatiseer en digitaliseer de financiële afsluiting. Met een AI-aangedreven ERP die financiële cloudoplossingen biedt, kunnen middelgrote bedrijven waardevolle tijd opnieuw toewijzen. In plaats van uren te besteden aan het uitvoeren van handmatige taken en het begrijpen van rommelige data, kunnen financiële teams meer tijd besteden aan strategische en vakkundige activiteiten die hun bedrijven helpen om snel te groeien en te draaien in de snel veranderende markt.
  
  Cloudsystemen bieden realtime dashboards waarmee leidinggevenden rapporten kunnen aanpassen en op elk moment van de maand diepgaande inzichten kunnen krijgen, vanaf hun apparaat, bureau of waar dan ook. Het biedt het boekhoudteam ook open toegang tot informatie in het hele bedrijf, met behulp van tools die automatisch ongelijksoortige datasets integreren en standaardiseren en ze een opdrachtbasis geven van waar data uit het hele bedrijf worden geaggregeerd en geanalyseerd.
• Kom samen na elke financiële afsluiting. Dit is met name belangrijk voor middelgrote bedrijven die groeien en hun bedrijfsmodellensnel veranderen, vooral wanneer ze nieuwe digitale tools en standaardwerkwijzen proberen te implementeren en te consolideren. Alle procedurele uitdagingen en openbaringen die tijdens de laatste afsluiting zijn doorgegaan, zullen nooit frisser zijn in de geest van het team dan een dag of twee nadat het klaar was.
  
  Veel bedrijven maken gebruik van deze kortstondige pauze om regelmatig debriefingbijeenkomsten voor financiële afsluiting op te zetten waar teams buiten de site kunnen gaan, misschien een maaltijd kunnen nemen en even de tijd nemen om hun ideeën voor verbetering en stroomlijning van het proces te analyseren en te delen.

Automatisering en takenlijsten komen het financiële afsluitingsproces ten goede, zoals je kunt zien aan deze lijst goedkeuringen.

Aan de slag met software voor financiële afsluiting

Volgens de legende kwam president Kennedy tijdens een bezoek aan NASA een conciërge tegen die in de avond werkte. Toen Kennedy hem vroeg waarom hij er zo laat was, antwoordde de man: “Omdat ik help om een man op de maan te zetten.” Hoewel dat oude verhaal vandaag misschien een beetje corny lijkt, blijft de boodschap toch extreem krachtig.

Om flexibel en veerkrachtig te zijn in de huidige snelle en concurrerende internationale markten, moeten middelgrote bedrijven ernaar streven om – in al hun teams – een gevoel van gemeenschappelijk doel en inzicht in de doelstellingen van het bedrijf te creëren. En dat kan niet gemakkelijk gebeuren te midden van interne silo's, inefficiënte processen en foutgevoelige handmatige workflows. Financiële digitale transformatie hoeft niet van de ene op de andere dag plaats te vinden. Aan de slag gaan met de beste tools voor financiële afsluiting in de cloud is misschien eenvoudiger dan je denkt. Neem contact op met jouw softwareleverancier voor meer informatie over opties en oplossingen die zijn aangepast aan jouw unieke bedrijfsbehoeften.