Overzicht

Hoe werkt uw ERP-systeem voor u? Is het tijd voor een ERP-upgrade? Waarschijnlijk ben je die vragen niet direct gesteld (tenzij je met verkoopmedewerkers hebt gepraat), maar misschien heb je jezelf die vraag gesteld, zo niet expliciet. Is er een kleine mate van twijfel dat uw systeem op een of andere manier beter is? Mogelijk heb je wat moderne ERP-succesverhalen gehoord. Of misschien is het duidelijker dan dat - misschien zijn er nieuwe dingen die u voor uw klanten moet doen of om de concurrentie bij te houden die uw oude systeem niet kan verwerken zonder veel tijd en geld voor upgrades of aanpassingen. Hoe dan ook, het is een goede beheerpraktijk om de systeemprestaties voortdurend te beoordelen en gebieden voor verbetering of opkomende problemen te identificeren die in de nabije toekomst problemen kunnen worden.

Is er een perfect ERP-systeem?

Het korte antwoord is “nee”. En zelfs als het perfecte systeem bestond voor uw specifieke behoeften op een bepaald moment, veranderen die behoeften voortdurend. Het is dus goed om op de hoogte te blijven, te weten hoe goed uw ERP uw huidige behoeften ondersteunt en trends te identificeren die tot problemen kunnen leiden.

Het is modieus om naar geïnstalleerde systemen te verwijzen als "legacy ERP", wat oude technologie en verouderde systemen impliceert. Dat is oneerlijk omdat veel geïnstalleerde systemen regelmatig worden onderhouden, voortdurend worden geüpgraded en volledig in staat zijn om te groeien en zich aan te passen aan veranderende behoeften en eisen. ERP-upgrades zijn optioneel, hoewel sterk aangemoedigd door softwareleveranciers. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van correcties en verbeteringen die door jouw oplossingsaanbieder worden geleverd. Als je problemen of ongunstige trends ziet, moet je er eerst voor zorgen dat jouw systeem alle updates en releases heeft, en vervolgens nagaan of jouw leverancier aanvullende add-ons of verbeteringen beschikbaar heeft die eventuele tekortkomingen die je hebt gevonden kunnen verhelpen.

Laat uw huidige ERP-software u in de steek?

Kortom, houd jouw bestaande ERP-systeem up-to-date. Maar houd ook de systeemprestaties nauwlettend in de gaten. De behoeften en vereisten zullen veranderen en je moet er zeker van zijn dat jouw systeem echt jouw bedrijfs- en klantbehoeften ondersteunt.

De hierboven genoemde zelfbeoordeling kan helpen bij het identificeren van tekortkomingen en aandachtsgebieden, waaronder:

• Jouw systeem kan niet aan nieuwe vereisten voldoen of stelt grenzen aan nieuwe initiatieven.
• Het ondersteunt geen nieuwe technologieën of eisen, of alleen met moeite, hoge kosten en vertragingen. De leverancier is traag in staat om nieuwe kenmerken en functies te integreren.
• De functies zijn moeilijk te leren en te gebruiken en remmen de efficiëntie in plaats van ze te ondersteunen.
• De reactietijd is irriterend traag. De opslag en opvraging van informatie is ontoereikend, omslachtig, of gewoon niet in overeenstemming met de steeds groeiende behoeften van vandaag.
• Het systeem is duur en moeilijk te onderhouden en te ondersteunen en wordt onvoldoende ondersteund door uw leverancier.
• Als jouw systeem echt een oud ERP is met afnemende ondersteuning van de leverancier, of een krimpende pool van technische ondersteuning, zullen deskundige programmeurs en analisten ongetwijfeld duurder en moeilijker te vinden worden naarmate het systeem verouderd en onbetrouwbaar wordt.

Dit zijn de soorten problemen die langzaam kunnen evolueren en lange tijd niet herkend kunnen worden. Dan wordt plotseling duidelijk dat de tekortkomingen van het systeem ernstige bedrijfsproblemen veroorzaken – en er moet iets gebeuren.

Hoeveel spendeert u aan ERP?

Veel bedrijven zijn verrast als ze de analyse uitvoeren en ontdekken wat het echt kost om hun bestaande ERP-systeem operationeel te houden. Dat klinkt misschien vreemd als middelgrote bedrijven uitgaven meestal zeer nauwlettend in de gaten houden als onderdeel van hun reguliere managementverantwoordelijkheden. Maar het is niet altijd gemakkelijk om de directe en indirecte kosten van ERP te scheiden.

Naast de maandelijkse en jaarlijkse vergoedingen voor de softwareleverancier(s) en hardwareleverancier(s) zijn er doorlopende kosten voor service en support van uw diverse dienstverleners (bijvoorbeeld hardwareservice, consulting of netwerken). Zorg ervoor dat u de kosten voor het bijwerken opneemt als u hebt ontdekt (of verdacht) dat updates of uitbreidingen nodig kunnen zijn om bestaande of verwachte problemen op te lossen, zoals hierboven vermeld.

Houd ook rekening met de directe kosten van de interne IT-afdeling, inclusief salarissen en voordelen, ruimte, voorzieningen en benodigdheden. Probeer de onderdelen die uw ERP direct ondersteunen, uit elkaar te houden. Houd er rekening mee dat ten minste een deel van deze kosten blijft bestaan nadat u een upgrade uitvoert en een nieuw systeem implementeert, vooral als u een traditioneel On-Premise systeem vervangt door een ander On-Premise systeem. De kostenstructuur voor software-as-a-service (SaaS) in de cloud is anders, maar u hebt nog steeds een vergelijkingspunt nodig om een verdedigbare beslissing te nemen of u bij uw bestaande systeem wilt blijven, een ERP-upgrade wilt starten of een vervanging van een bestaand systeem wilt nastreven.

Hoeveel zou een nieuw systeem kosten?

Bent u bezorgd over de mogelijke kosten van de overstap naar een nieuw ERP-systeem? Dat is begrijpelijk. Een nieuw ERP-systeem is waarschijnlijk een van de grotere uitgaven aan niet-productieapparatuur die een bedrijf in een bepaald jaar zal maken. In de context van de beschikbare voordelen en in vergelijking met het bedrag dat momenteel wordt uitgegeven om het huidige systeem te handhaven, vinden de meeste ondernemingen echter dat de kosten volledig redelijk en gerechtvaardigd zijn. Denk eraan te denken in termen van levenscycluskosten – de totale kosten over een periode van tijd, zoals vijf tot zeven jaar.

Als je kijkt naar de kosten voor het aanschaffen en implementeren van een vervangend systeem, wees je ervan bewust dat de hardware- en softwarelicentiekosten slechts een deel van de vergelijking vormen. Je dient ook het volgende op te nemen in jouw beoordeling:

• Netwerk- en randapparaten zoals barcodescanners, externe ingangstations, mobiele apparaten en clientsoftware plus ondersteuning.
• Gegevensconversie en gegevensinvoer in het nieuwe systeem en beschikbaarstelling voor archivering en toegang tot historische records.
• Rampenparaatheid, inclusief back-up- of failoversystemen, resources voor gegevensherstel, overbodige connectiviteit en communicatie.
• Opleiding en training voor het ERP-implementatieteam en alle toekomstige gebruikers. (Dit is van cruciaal belang. Hier niet skimpen.)
• Nieuwe workflow-ontwikkeling en -documentatie.
• Hulp bij de implementatie. Waarschijnlijk wordt een bepaald niveau van ondersteuning door de primaire systeemleverancier in het pakket opgenomen, maar mogelijk wilt u aanvullende hulp vragen van de leverancier(s), externe consultants, uw accountantskantoor of andere voor sommige of alle hierboven vermelde artikelen.
• Extra lasten voor uw werknemers tijdens de implementatie in de vorm van overwerk, indienstneming van temps om hen te helpen met reguliere taken, zodat ze tijd hebben om aan de implementatie te werken, of bonussen en andere prikkels om werknemers gemotiveerd te houden.

Houd er rekening mee dat de kostenstructuur voor cloudgebaseerde SaaS-systemen heel anders is dan de traditionele on-premise buy-and-implementatie-aanpak. Met SaaS zijn er weinig of geen kosten vooraf voor hardware, omdat het in wezen een abonnementssituatie is. Maar een SaaS contract omvat meestal ook een groot deel van de onderhouds- en ondersteuningskosten, zodat uw doorlopende, interne IT-kosten sterk zullen worden verlaagd. De meeste bedrijven vinden dat de totale kosten over vijf tot zeven jaar met SaaS waarschijnlijk lager zullen zijn dan de totale kosten om intern te kopen en te ondersteunen.

Wanneer u de beslissing afweegt om uw bestaande systeem te behouden of naar een vervanging te kijken, houdt u rekening met de afwegingen. Met een nieuwe ERP-oplossing krijgt u een moderne gebruikersinterface, aanvullende functies en vergroot u uw concurrentievoordeel. Als u echter uw oude systeem behoudt, beperkt u uw vermogen om flexibel, productief en concurrerend te blijven. Hoewel u niet primair op zoek bent naar kostenbesparingen, laten moderne ERP-succesverhalen zien dat de voordelen van het overstappen op een nieuw systeem vaak minder kosten en opwegen tegen de kosten van het implementeren van een upgrade.

Hoe rechtvaardigt u financieel een nieuw ERP-systeem?

Bij het nemen van een beslissing over deze omvang hebben de meeste bedrijven een kosten-batenanalyse nodig in de vorm van een ROI-verklaring (return on investment). De kostenkant is eenvoudig – vul de verwachte kosten op zoals hierboven beschreven. Aan de batenzijde kunnen er directe besparingen in IT-kosten zijn, maar het opsommen van de belangrijkste ERP-voordelen vereist dat het bedrijf inziet hoe het systeem de werkplek zal veranderen en betere prestaties, verbeterde productiviteit en betere klantenservice mogelijk zal maken.

Verbeterde prestaties

Veel ERP-systeemprojecten zijn voor een groot deel gerechtvaardigd op het gebied van verwachte verbeteringen in efficiëntie (directe arbeidsverlagingen) en kostenbesparingen (inclusief, maar niet beperkt tot voorraadvermindering), en terecht, omdat dit enorme terugverdienvoordelen zijn bij veel succesvolle ERP-implementaties. Houd er echter rekening mee dat het systeem deze voordelen niet creëert door zijn louter bestaan in uw bedrijf. Het systeem organiseert, analyseert en presenteert gegevens zodanig dat managers mensen beter kunnen gebruiken en betere beslissingen kunnen nemen, wat de grote voordelen zal genereren. Houd daar rekening mee als u budgetteert voor gebruikerstraining en implementatie van verbeterde procedures.

Betere klantenservice

Deze voordelen zijn minder direct, maar nog waardevoller. Door klanten beter van dienst te zijn, kunt u theoretisch de verkoop en winst verhogen, het marktaandeel vergroten en misschien zelfs de marges verhogen omdat een goede klantenservice waarde toevoegt voor de klant zonder kosten toe te voegen aan het product zelf. In sommige gevallen worden verbeteringen van de klantenservice overlevingsvereisten omdat wanneer een nieuwe of goede klant functies verwacht zoals elektronisch bestellen of verbeterde elektronische rapportage, uw ERP-systeem moet leveren.

Werkplekwijzigingen

De systemen van vandaag zijn ontworpen voor bruikbaarheid (UX of gebruikerservaring is het huidige buzzword) voor snelle en gemakkelijke toegang tot informatie. Omdat het werk en de workflow van elke gebruiker uniek zijn, zijn de huidige systemen sterk op maat gemaakt om elke gebruiker de meest efficiënte en comfortabele werkschermen en -processen te geven. Denk aan kostenvermijding in plaats van kostenreductie voor dit voordeel. Deze verhoogde efficiëntie zal huidige werknemers helpen meer te doen en een groter bedrijfsvolume aan te gaan zonder nieuwe werknemers in dienst te nemen. Het is niet raadzaam om het systeem te rechtvaardigen op basis van verminderde personeelsbezetting - het zal waarschijnlijk niet gebeuren, en het vooruitzicht op banenverlies zal werknemers niet motiveren om het systeem te omarmen en het te helpen slagen.

ERP-selectie is nog maar het begin

Houd er rekening mee dat vervanging van bestaande systemen geen eenvoudig of snel proces is, maar het is zeker de moeite waard om te investeren, omdat het aanzienlijke voordelen kan opleveren wanneer het op de juiste manier wordt geselecteerd en geïmplementeerd.

Een vraag die de meeste bedrijven bovenaan hun lijst hebben staan op dit punt in het proces is "Hoe lang duurt het om een vervanging van een bestaand systeem te selecteren en te implementeren?" Er is geen enkel antwoord op die vraag – het hangt af van de omvang en complexiteit van de organisatie, of beide systemen (oud en nieuw) cloudgebaseerd zijn, de dynamiek van het bedrijf en het implementatieteam, het niveau van managementbetrokkenheid bij het project, en de hoeveelheid samenwerking of weerstand tussen de gebruikersgemeenschap … om slechts een paar variabelen te noemen. Sommige implementaties kunnen in een paar maanden worden voltooid; andere duren een jaar of langer. Een ervaren implementatiepartner kan u helpen een haalbare tijdlijn te ontwikkelen wanneer u uw projectplan in de vroege fasen van de implementatieplanning opstelt.

We hoeven je niet te vertellen dat de vervanging van de strategische informatiemanagementruggengraat van jouw bedrijf onvermijdelijk verstorend is. Dat kan niet helemaal worden vermeden, maar verstoring kan worden geminimaliseerd met een goed geplande en beheerde implementatie-inspanning.

Lees meer in deze serie