Bij de implementatie van nieuwe ERP-software besteden bedrijven vaak veel tijd aan het identificeren van hun behoeften, maar relatief weinig aan het samenstellen van het team dat de implementatie zal sturen. Toch is het ERP-projectteam zonder twijfel de grootste succesfactor, die het verschil kan maken tussen on-target implementatie en een project dat zijwaarts gaat.

Ogenschijnlijk eenvoudig, hier is de formule voor een succesvolle implementatie: de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, het volgen van de juiste stappen. Zorg ervoor dat je jouw ERP-planning samen met het teamselectieproces start. Deze acht stappen helpen je jouw projectteam te structureren, je plan op te stellen en de juiste maatregelen te treffen.

De formule voor een succesvolle implementatie: de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, die de juiste stappen volgen.

1. Erken dat het geen IT-project is

Omdat ERP-systemen zijn gebaseerd op informatietechnologie, gaan mensen er vaak vanuit dat ERP-implementaties IT-projecten zijn. Dat is niet zo. Een ERP-systeem is de ruggengraat van de gehele bedrijfsvoering, dus je hebt betrokkenheid en commitment van elke afdeling nodig. Zonder voldoende organisatorische ondersteuning zal een IT-gestuurde implementatie waarschijnlijk leiden tot dure vertragingen, gebruikersweerstand, ontevredenheid of zelfs regelrechte mislukking.

Je IT-afdeling zorgt voor de installatie van hardware en software (indien het nieuwe systeem on-premise is geïnstalleerd). IT zal ook verantwoordelijk zijn voor compatibiliteit en integratie met andere data-afhankelijke systemen en apparatuur, zowel binnen als verbonden met de onderneming. De verantwoordelijkheid voor het definiëren van de nieuwe bedrijfsprocessen voor de systeemconfiguratie ligt echter vierkant bij de systeemgebruikers.

2. Beveilig de betrokkenheid van leidinggevenden

Hoewel je CIO of CTO het implementatieproject ongetwijfeld heeft onderschreven, eindigt hun betrokkenheid daar niet; het aftekenen van de ERP-investering is nog maar het begin. Leidinggevenden moeten de impact van een groot ERP-implementatieproject begrijpen, bereid zijn om de nodige afwegingen te maken zodat mensen tijd en energie aan het project kunnen besteden en zichtbaar bewijs kunnen leveren van hun steun.

Leidinggevenden moeten hun betrokkenheid kenbaar maken vanaf de eerste kick-off meetings. Zij moeten betrokken blijven, de voortgang van het team volgen en waar en wanneer nodig aanmoediging bieden. Zij moeten ook als laatste autoriteit fungeren wanneer er conflicten of problemen ontstaan die zonder betrokkenheid van de uitvoerende macht niet kunnen worden opgelost.

In elk project zullen er momenten zijn waarop andere prioriteiten interfereren met projectverplichtingen. Klanteisen, trainingssessies of concurrerende projecten kunnen teamleden eenvoudig wegtrekken. Werknemers zullen het moeilijk hebben om die afleidingen te weerstaan zonder zichtbare betrokkenheid van het management en "toestemming" om gefocust te blijven.

3. Kies de juiste projectteamleider

Een effectief projectteam, geleid door een slimme en toegewijde projectleider, is nodig om een ERP-project op tijd en binnen het budget tot een succesvolle voltooiing te brengen. De teamleider moet van de operationele kant van het bedrijf komen en de persoon zijn waar de meeste mensen zich tot wenden als ze een vraag of een probleem hebben, iemand die weet hoe de bedrijfsvoering, interne politiek en dingen in je organisatie werken. De projectleider kan afdelingshoofd zijn maar zal dat in veel gevallen niet zijn. Identificeer deze persoon indien mogelijk zo vroeg mogelijk om deelname aan het selectieproces mogelijk te maken.

De teamleider moet bekwaam zijn – of worden – in het gebruik van projectmanagementsoftware voor het volgen van taken, planning en kosten. Eerdere ervaring met projectmanagement is nuttig, maar niet vereist; er zijn voldoende middelen beschikbaar om de aangewezen persoon te trainen in projectmanagementtechnieken en -tools.

4. Haal de juiste mensen binnen je ERP-implementatieteam

Je implementatieteamstructuur moet je organisatie weerspiegelen. De leden van het projectteam moeten alle belangrijke functionele afdelingen vertegenwoordigen, met name die welke primaire gebruikers en begunstigden van het systeem zijn. Afdelingen kunnen engineering, sales en customer field service, inkoop, financiën en boekhouding, IT, fysieke vestiging en onderhoud, human resources of anderen omvatten, afhankelijk van hoe je bedrijf is georganiseerd en de reikwijdte van je systeem.

Het team is verantwoordelijk voor de planning en organisatie van het project en moet regelmatig bijeenkomen om de voortgang te bekijken en eventuele problemen aan te pakken. Elk teamlid neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het coördineren van activiteiten binnen zijn functionele gebied, vaak het opzetten en leiden van individuele taakteams om verschillende taken uit te voeren. Leden rapporteren aan het projectteam wanneer deze taken worden uitgevoerd en voltooid.

In de meeste gevallen komt het projectteam wekelijks bijeen, of vaker tijdens kritieke of hoogactieve periodes. Hoewel van directieleden niet wordt verwacht dat ze teamvergaderingen bijwonen, moeten ze wel op de hoogte worden gehouden van alle implementatieactiviteiten en -beslissingen door middel van regelmatige rapportage door de teamleider. Bedrijfsbrede statusrapportage wordt ook ten zeerste aanbevolen om enthousiasme en interesse hoog te houden.

5. Volg een gestructureerd en inclusief planningsproces voor implementatie

De planning moet vroeg beginnen, wanneer het project voor het eerst wordt voorgesteld of geïdentificeerd. Het projectplan wordt voortdurend bijgewerkt zodra er nieuwe informatie beschikbaar komt, maar het moet aan het begin van elke fase worden “vergrendeld”. Hoewel na dat punt aanvullende wijzigingen nodig kunnen zijn, moeten wijzigingen in het middenproces zo mogelijk worden vermeden. “Scope creep”, de neiging om de doelstellingen van het project te blijven verhogen of te veranderen, is waarschijnlijk de grootste bedreiging voor een succesvolle voltooiing van het project. Er zullen waarschijnlijk goede ideeën ontstaan tijdens het proces, maar zelfs ogenschijnlijk kleine veranderingen kunnen je project vertragen of ontsporen. Zet deze ideeën opzij voor fase twee.

De (toekomstige) gebruikerscommunity betrekken bij het vroege planningsproces. Waarom is dit zo belangrijk? Zij zijn de belangrijkste bron van informatie voor de “as-is” beschrijving van het bedrijf en haar processen. Je hebt dit nodig in het vereistendefinitiegedeelte van je ERP-aanvraag voor voorstellen (RFP). Je wilt dat ze betrokken zijn bij het selectieproces, zodat ze je kunnen vertellen of het systeem echt voldoet aan hun behoeften in de context van hun dagelijkse processen. Het belangrijkste is dat vroegtijdige en voortdurende betrokkenheid bij het specificatie- en selectieproces zal helpen om elke weerstand tegen verandering te overwinnen die vaak aanwezig is onder de gebruikersgemeenschap wanneer er iets nieuws bij hen wordt afgedwongen.

Deze en andere best practices voor ERP-implementatie en -planning kunnen je helpen het maximale uit je investering te halen.

De (toekomstige) gebruikerscommunity betrekken bij het vroege planningsproces.

6. Volg je projectplan

Gebruik projectmanagementtools om het project en de voortgang ervan te plannen en te volgen. Er zijn veel relatief goedkope softwarepakketten voor projectmanagement om uit te kiezen. De software helpt bij het opstellen van de planning, het identificeren van resourcebehoeften en het opsporen van potentiële conflicten. Zodra het volledige projectplan is geladen, helpt het je om elke taak en de algehele voortgang ten opzichte van het plan te volgen, evenals de impact van een slippage - vertragingen veroorzaakt door de late voltooiing van taken die andere tijdlijnen kunnen beïnvloeden. De instrumenten zullen ook de uitgaven bijhouden in vergelijking met de begroting en het hoger management op de hoogte houden van de financierings- en hulpbronnenbehoeften.

Als er afwijkingen van het projectplan worden vastgesteld, moet het projectteam deze snel aanpakken. Kleine slips worden grote problemen als ze niet worden opgelost terwijl ze nog klein zijn. Elke leider van het taakteam moet tijdens de wekelijkse vergadering de actuele status van actieve projecten rapporteren aan de rest van het projectteam. Het projectteam kan vervolgens uitzoeken hoe een vertraagde of onderbroken taak weer volgens planning kan worden uitgevoerd. Het schema is van het grootste belang. Laat geen geplande activiteiten afglijden, want er zijn ook andere gevolgen die zich verderop in het proces zullen voordoen. (Het is oké om een beetje kussen te bouwen in kritieke taken en fasen van het plan. Je zou kunnen overwegen om enkele van de projectmanagementprincipes van Eli Goldratt’s Critical Chain over te nemen, inclusief manieren om deze buffers effectiever te maken.)

7. Zorg ervoor dat gebruikers het systeem “ownen”

Dit punt herhaalt zich: het succes van je implementatie berust op het gevoel van eigenaarschap van het systeem bij de gebruikersgemeenschap. Als gebruikers vanaf het begin deel uitmaken van het proces, zullen ze een groter gevoel van verantwoordelijkheid voelen voor het succes ervan, omdat het hun idee was, althans gedeeltelijk, om dit specifieke systeem te kiezen en het te configureren zoals je hebt gedaan.

In elke implementatie zullen er momenten zijn waarop er moeilijke of onverwachte obstakels ontstaan. Als gebruikers niet het gevoel hebben dat het hun systeem is, is het gemakkelijk om iemand anders - leidinggevenden, managers, IT of het systeem zelf - de schuld te geven in plaats van het probleem op te graven en op te lossen. De sleutel tot het verkrijgen van betrokkenheid bij eigen verantwoordelijkheid is vroegtijdige betrokkenheid bij projectplanning en het vaststellen van doelstellingen.

De “Wat zit er in voor mij?” De factor is ook belangrijk bij het verdienen van dat gevoel van eigenaarschap. Elke gebruiker moet voordelen zien van het nieuwe systeem, of het nu gaat om gebruiksgemak, gemak, meer vertrouwen in de nauwkeurigheid van informatie, het vermogen om meer te bereiken en een grotere impact op de organisatie te hebben, of vermindering van stress, overwerk en frustratie. Sommige van deze "zachte" voordelen zijn belangrijk om gebruikers te motiveren om het systeem over te nemen en het tot een succes te maken. Opleiding en training zijn essentieel om gebruikers te helpen begrijpen hoe het systeem hun werkleven en werkprestaties zal verbeteren.

Het succes van je implementatie berust op het gevoel van eigenaarschap van het systeem bij de gebruikersgemeenschap.

8. Meet het succes van je ERP-projectteam

De ultieme meting van de effectiviteit van het projectteam is natuurlijk een succesvolle implementatie, op tijd en binnen budget voltooid. Tussenliggende maatregelen zijn echter net zo belangrijk. Het projectplan bestaat uit een aantal onderling afhankelijke taken op een tijdlijn, met resources toegewezen voor elke taak. Nadat het plan is goedgekeurd, is het de verantwoordelijkheid van het team om de voltooiing van alle taken zoals gepland te beheren.

Afzonderlijke taken dienen, indien voltooid, als mijlpalen. Elke week moeten individuele taakmanagers rapporteren over de voortgang van taken, inclusief tijd en resourcegebruik en eventuele uitdagingen, conflicten of problemen die moeten worden opgelost, zodat het projectteam als geheel kan beslissen over corrigerende maatregelen of het opnieuw toewijzen van resources die nodig zijn om taken op schema te houden. De succesvolle voltooiing van alle taken langs de weg fungeert als een meting voor zowel de prestaties van taakleiders als het grotere projectteam.

Het behalen van ERP-ROI (return on investment)-verwachtingen is ook een maat voor de prestaties van het team, vooral als die ROI-verwachtingen realistisch in de tijd zijn gefaseerd om vooruitgang of continue verbetering te laten zien.

En tot slot is de communicatie van het projectteam, hoewel een minder directe maat, een andere indicator van prestatie. Hoe goed communiceerde het team de projectstatus aan het bedrijf in zijn geheel en in de keten aan afdelingsmanagers en bedrijfsleiders? Sterke communicatie is een essentieel onderdeel van een succesvol project.

Overzicht

ERP-implementatie vereist bedrijfsbrede deelname en ondersteuning. Het projectteam staat centraal in de implementatie, ook al “doen” ze zelf niet echt de implementatie. De primaire taak van het team is het plannen en beheren van het project, het inschakelen van ondersteuning, en het gemotiveerd houden van de onderneming en het vooruit sturen naar de realisatie van alle geplande taken en activiteiten, totdat het project met succes is voltooid.