Een gids voor ordermanagement

Wat is een ordermanagementsysteem?

Ordermanagement omvat elke fase van de orderlevenscyclus, van orderplaatsing en voorraadcontroles tot verzending, levering en retouren. Een ordermanagementsysteem (OMS) is de technologie en reeks procedures die dit proces faciliteren.

Een modern OMS integreert met verschillende afdelingen en systemen, zoals verkoop, voorraad, handel, winkelactiviteiten, distributiecentra, marktplaatsen, externe logistieke (3PL) bedrijven, boekhouding, marketing en klantenservice, om ervoor te zorgen dat orders nauwkeurig en efficiënt worden verwerkt. Voor grote bedrijven staat effectief ordermanagement hoog in het vaandel. Dit is waarom:

1. Verwachtingen van klanten: de huidige klanten vragen om snelle, nauwkeurige en transparante productbeschikbaarheid en -afhandeling. Vertragingen of fouten kunnen leiden tot ontevredenheid en verloren loyaliteit.
2. Operationele efficiëntie: het automatiseren en optimaliseren van orderworkflows vermindert de arbeids-, voorraad- en verzendkosten, minimaliseert menselijke fouten en verbetert de cyclustijden.
3. Schaalbaarheid: naarmate bedrijven groeien, wordt hun vermogen om hogere ordervolumes en complexere afhandelingsnetwerken aan te kunnen, een concurrentievoordeel.
4. Omnichannel complexiteit:  bedrijven die via meerdere kanalen verkopen, waaronder marktplaatsen, hebben centrale zichtbaarheid en coördinatie nodig.
5. Naleving van regelgeving:  nauwkeurige registratie en traceerbaarheid ondersteunen de naleving van branchenormen en -voorschriften.

Hoe werkt een ordermanagementsysteem?

Inzicht in ordermanagement vereist een nadere blik op de orderlevenscyclus. Hoewel de specifieke stappen per branche en bedrijfsmodel kunnen verschillen, zijn dit de kernfasen:

1. Orderplaatsing:  klanten plaatsen bestellingen via online platforms, in-store systemen, mobiele apps of telefoongesprekken. Het OMS legt de orderdetails vast en valideert deze.
2. Orderverwerking:  het systeem controleert voorraadniveaus, past prijsbepalings- en kortingsregels toe en bevestigt de betaling. Als artikelen niet op voorraad zijn, kan het systeem een backorderbewerking initiëren of alternatieven voorstellen.
3. Uitvoering:  orders worden gerouteerd naar de juiste magazijnen, distributiecentra, filialen, marktplaatsen of 3PL-bedrijven. Picken, verpakken en verzenden worden uitgevoerd op basis van vooraf gedefinieerde logistieke workflows.
4. Verzending en levering:  de bestelling wordt verzonden, in realtime gevolgd en aan de klant geleverd. Er worden vaak meldingen verzonden om klanten op de hoogte te houden.
5. Retouren en after-sale-ondersteuning:  een goede OMS beheert ook retouren, terugbetalingen en klantenservicevragen, waardoor langdurige klantrelaties worden verbeterd.

Soorten ordermanagementsystemen

Ordermanagementsystemen zijn er in verschillende typen, elk ontworpen om te voldoen aan verschillende bedrijfsbehoeften, operationele complexiteit en niveaus van technologische verfijning. Hier volgt een overzicht van voorbeelden van ordermanagementsystemen:

• Handmatig: deze systemen zijn traditioneel en op papier gebaseerd, zoals spreadsheets, telefoonbestellingen, e-mailketens en handmatige gegevensinvoer.
• Standalone:  dit zijn speciale OMS-applicaties die orderopname, -verwerking en -afhandeling afhandelen, maar afzonderlijk van andere bedrijfssystemen werken.
• ERP-gebaseerd: veel enterpriseplatforms bieden mogelijkheden voor orderbeheer als onderdeel van een grotere suite.
• E-commerceplatform: populaire e-commerceplatforms bieden ingebouwde of add-on orderbeheerfuncties.
• Gedistribueerd:  deze geavanceerde systemen zijn gebouwd om omnichannel en verspreide verwerking over complexe netwerken te verwerken.
• Cloudgebaseerd:  cloud-native of cloudgehoste orderbeheersystemen zijn toegankelijk via het web en bieden een hoge schaalbaarheid en flexibiliteit.
• Op maat gemaakt: sommige grote ondernemingen ontwikkelen eigen OMS-platforms die zijn toegesneden op hun specifieke processen en bestaande systemen.

Het juiste ordermanagementsysteem voor een organisatie zal variëren, gezien de omvang, complexiteit, kanaalstrategie en groeidoelen.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Ontdek hoe SAP Order Management Services, verbonden met SAP ERP data, een basis kan bieden voor duurzame groei en concurrentievoordeel.

Voordelen van een ordermanagementsysteem

Een solide OMS stroomlijnt en automatiseert de gehele orderlevenscyclus tussen verkoopkanalen en afhandelingslocaties. Investeren in OMS levert zowel onmiddellijke als langetermijnvoordelen op, zoals:

• Verbeterde klanttevredenheid: transparante voorraadbeschikbaarheid en snellere, betrouwbaardere leveringen leiden tot betere klantervaringen.
• Lagere operationele kosten: automatisering en procesoptimalisatie helpen afval, transportkosten en arbeidskosten te verlagen.
• Betere besluitvorming: realtime data en analytics ondersteunen strategische planning.
• Meer omzet: betere zichtbaarheid van de voorraad en omnichannel coördinatie maken snellere, nauwkeurigere orderafhandeling mogelijk en maximaliseren de verkoopkansen.
• Flexibiliteit en veerkracht: een flexibel OMS kan zich snel aanpassen aan veranderingen in de markt en verstoringen in de supply chain.

Over het algemeen helpt een OMS bedrijven operationele kosten te verlagen, voorraadproblemen te voorkomen en snellere, betrouwbaardere klantervaringen te bieden.

Uitdagingen met orderbeheer

Ordermanagement is niet zonder hindernissen. Het kan een ingewikkeld proces zijn, vooral met ongeorganiseerde en verouderde systemen. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Systeemsilo's: niet-verbonden systemen kunnen leiden tot dubbele inspanningen en gegevensinconsistenties.
• Voorraadverschillen: slechte voorraadnauwkeurigheid tussen fysieke en digitale kanalen kan leiden tot afhandelingsfouten en verloren verkoop.
• Retourenbeheer:  het efficiënt afhandelen van retourzendingen zonder marges uit te hollen is een complexe taak.
• Vraagprognose: onnauwkeurige prognoses kunnen leiden tot onevenwichtigheden in het aanbod.
• Aanpassingsbehoeften:  bedrijven hebben vaak workflows op maat nodig die kant-en-klare oplossingen mogelijk niet ondersteunen.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn functieoverschrijdende samenwerking, procesafstemming en de juiste technologie nodig.

Hoe kies je het juiste ordermanagementsysteem

Ordermanagement is niet zonder hindernissen. Het kan een ingewikkeld proces zijn, vooral met ongeorganiseerde en verouderde systemen. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Systeemsilo's: niet-verbonden systemen kunnen leiden tot dubbele inspanningen en gegevensinconsistenties.
• Voorraadverschillen: slechte voorraadnauwkeurigheid tussen fysieke en digitale kanalen kan leiden tot afhandelingsfouten en verloren verkoop.
• Retourenbeheer:  het efficiënt afhandelen van retourzendingen zonder marges uit te hollen is een complexe taak.
• Vraagprognose: onnauwkeurige prognoses kunnen leiden tot onevenwichtigheden in het aanbod.
• Aanpassingsbehoeften:  bedrijven hebben vaak workflows op maat nodig die kant-en-klare oplossingen mogelijk niet ondersteunen.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn functieoverschrijdende samenwerking, procesafstemming en de juiste technologie nodig.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Ontdek hoe SAP Order Management Services bedrijven kan helpen processen en sales te optimaliseren.

Hoe kies je het juiste ordermanagementsysteem

Het kiezen van een OMS is een cruciale beslissing, vooral voor grote bedrijven waar complexe processen, omnichannel-behoeften en wereldwijde supply chains moeten worden gesynchroniseerd voor efficiëntie en groei. Het juiste OMS kan workflows verbeteren, kosten verlagen en klanttevredenheid verbeteren. De verkeerde kan operationele knelpunten creëren, schaalbaarheid beperken en klantwantrouwen stimuleren.

Zakelijke besluitvormers moeten het volgende doen bij het kopen van een OMS:

1. Bedrijfsdoelen definiëren

Krijg inzicht in bedrijfsdoelstellingen, zoals groeidoelen en klantervaringsdoelen.

2. Orderlevenscyclus toewijzen

Documenteer hoe orders door het bedrijf stromen, van vastlegging tot uitvoering tot service na verkoop, om hiaten te identificeren.

3. Prioriteit geven aan kernfuncties

Evalueer een OMS op basis van belangrijke mogelijkheden, waaronder:

• Zichtbaarheid van de voorraad
• Orderroutering
• Klantcommunicatie
• Criteria voor orderbeslissingen definiëren
• Nauwkeurigheid van sourcing en reserveringen

4. Zorgen voor integratiemogelijkheden

Een goed OMS moet eenvoudig integreren met ERP, magazijnbeheersysteem, software voor klantrelatiebeheer, kassasysteem en andere essentiële platforms van een organisatie.

5. Kies het juiste implementatiemodel

Bepaal welk type OMS het beste werkt op basis van de behoeften, regelgeving en flexibiliteit van het bedrijf.

6. Evalueer beveiliging, compliance en betrouwbaarheid

Zorg ervoor dat het OMS voldoet aan de normen van ondernemingsniveau, omdat het gaat om klantgegevens en betalingsinformatie.

7. Evalueer de leverancier

Overweeg zowel de technologie als de partner (Hebben ze goede beoordelingen en bieden ze ondersteuning?) om te zorgen voor een soepele uitrol van OMS.

8. De totale exploitatiekosten berekenen

Houd rekening met kosten, implementatiekosten, doorlopende upgrades en meer.

9. Test het systeem

Test het systeem vóór een volledige implementatie in een gecontroleerde omgeving om risico's te verminderen.

10. Betrek de juiste belanghebbenden

Betrek belangrijke spelers van verschillende afdelingen bij het kiezen van een OMS om te zien dat het voldoet aan functieoverkoepelende behoeften.

Use cases voor ordermanagement

Hier volgen voorbeelden van bedrijven die hun ordermanagement met SAP oplossingen hebben verbeterd.

• Bied een consistente koopervaring
  Ontdek hoe SAP Order Management Services retailer HORNBACH helpt een naadloze ervaring te bieden via meerdere kanalen, van online tot in de winkel. Bekijk een video over het verhaal van HORNBACH.
• Voldoe aan veranderende klantbehoeften
  Ontdek hoe retailer Canac Corporation geavanceerde analytics gebruikt voor flexibele besluitvorming met SAP oplossingen. Bekijk een video over het verhaal van Canac Corporation.

Ontdek de oplossingen voor ordermanagement

Investeren in moderne, geïntegreerde oplossingen voor ordermanagement is essentieel om gelijke tred te houden en voorop te lopen in de huidige concurrerende markt. Door de orderlevenscyclus te centraliseren en te automatiseren, kunnen bedrijven de efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en naadloze klantervaringen op schaal leveren.

Het juiste OMS kan een basis leggen voor duurzame groei en concurrentievoordeel. Ontdek hoe SAP Order Management Services, verbonden met SAP ERP data, organisaties in staat stelt om deze oplossingen betrouwbaarder, efficiënter en tegen lagere exploitatiekosten te gebruiken.

Veelgestelde vragen