Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering wordt gedefinieerd als het gebruik van software en technologieën om bedrijfsprocessen en -functies te automatiseren om gedefinieerde organisatiedoelen te bereiken.
Overzicht procesautomatisering
Wat houdt de huidige bedrijfsleiders 's nachts wakker? Enerzijds is het zo dat de concurrentie feller is dan ooit. Een andere zorg is de bliksemsnelheid waarmee klant- en marktbehoeften verschuiven en zich ontwikkelen. Om te kunnen concurreren en succesvol te zijn, moeten bedrijven alle mogelijke voordelen aangrijpen om niet alleen concurrerender en winstgevender te worden, maar ook om hun veerkracht en flexibiliteit te vergroten. Dat is waar procesautomatisering binnenkomt.
Bedrijven richten zich steeds meer op procesautomatisering als krachtige tool in hun strijd om hun concurrentievermogen en winstgevendheid te stimuleren. Volgens een recent onderzoek van Gartner onder wereldwijde marktleiders noemde 80% van de respondenten automatisering zelfs als een van hun belangrijkste bedrijfsprioriteiten en tactieken voor succes.
Definitie procesautomatisering
Procesautomatisering wordt gedefinieerd als het gebruik van software en technologieën om bedrijfsprocessen en functies te automatiseren om gedefinieerde organisatiedoelen te bereiken, zoals het produceren van een product, het aannemen en onboarden van een werknemer of het leveren van klantenservice.
Bedrijfsprocesautomatisering (BPA) en digitale transformatie
Business Process Automation was aanvankelijk één aspect van het grotere overkoepelende gebied van Business Process Management (BPM). BPA was gericht op het verbeteren van de back-end productiviteit door het overnemen van tijdrovende en repetitieve taken. Tegenwoordig is BPA echter niet langer gewoon een component van BPM, het is de drijvende kracht erachter geworden en een centrale hoeksteen van elke digitale transformatietraject geworden. Digitale transformatie, aangedreven door technologieën als AI en machine learning, betekent dat de scope en schaalbaarheid van moderne automatisering van bedrijfsprocessen bijna grenzeloos is. Moderne BPA-oplossingen kunnen nu worden geïntegreerd in zowel backend- als front-endapplicaties en stroomlijnen processen van supply chains tot HR, finance, klantenservice en daarbuiten.
De fasen van bedrijfsprocesautomatisering
Voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen
Ad-hoc of eenmalige activiteiten of taken zijn niet de ideale kandidaten voor procesautomatisering. Deze technologie is geschikter voor repetitieve taken met geformaliseerde stappen, reeksen en regels. Automatisering zorgt ervoor dat het bedrijfsproces altijd correct verloopt, waarbij de juiste mensen worden betrokken, in de juiste volgorde, rekening houdend met de juiste informatie en binnen een bepaald tijdsbestek. Een gepland en gemodelleerd bedrijfsproces is de eerste stap om de efficiëntie te verbeteren door overbodige taken en activiteiten te verminderen. De prioriteiten voor procesautomatisering variëren van bedrijf tot bedrijf, maar hieronder volgen enkele gebieden die vaak profiteren van procesautomatisering.
Werving. Met procesautomatiseringstools kunnen verschillende wervingsactiviteiten worden gestroomlijnd, waaronder de mogelijkheid om cv's en referenties snel en efficiënt te uploaden en snel beoordelingen, afwijzingen of vervolgacties te verwerken, zodat je het beste talent kunt vinden en oppikken.
Onboarding en training van werknemers. Van recordverwerking tot compliance en training: procesautomatisering kan wervings- en onboardingtaken vereenvoudigen. Dit leidt tot een snellere ontwikkeling van een betrokken en productieve medewerker.
Betalings- en salarisadministratieprocessen. De afgelopen jaren is het aantal gigwerkers en werknemers in afgelegen gebieden in meerdere regio's sterk toegenomen. Geautomatiseerde processen kunnen bedrijven helpen om zowel reguliere salarisadministratieactiviteiten als betalingen van contractanten en externe leveranciers te stroomlijnen.
Personeelsplanning. Het is moeilijk om werknemersplanning te beheren, vooral op meerdere locaties en afdelingen. De mogelijkheid om verlofaanvragen en zakenreizen te synchroniseren tussen afdelingen betekent dat afwezigheden worden gedekt en HR- en salarisadministratieteams beheertaken beter kunnen automatiseren.
Eenvoudigere en consistentere facturering. Hoewel het genereren van facturen idealiter de taak van de boekhoudkundige afdeling zou moeten zijn, is dit niet altijd het geval. Geautomatiseerde factureringsprocessen kunnen fouten, boekhoudkundige vergissingen en zelfs juridische risico's helpen verminderen.
Klantervaring. In een competitief klimaat is het voor je klanten gemakkelijker dan ooit om weg te springen als ze last hebben van gedoe en vertragingen. Met procesautomatisering kun je een persoonlijkere klantervaring creëren en klanten snel en accuraat door processtromen loodsen.
Nalevings- en reguleringstaken. Het is van essentieel belang dat verschillende bedrijfsprocessen voldoen aan de conformiteits- en wettelijke vereisten. Oplossingen voor procesautomatisering registreren bestanden en laten een zichtbaar datapad achter, waardoor het eenvoudiger wordt om deze activiteiten in realtime te bewaken en te bekijken. Voordat onderhoudspersoneel bijvoorbeeld toegang krijgt tot de werking van de energiecentrale, kunnen managers bevestigen dat alle potentieel gevaarlijke systemen met succes zijn voltooid en kunnen ze de noodzakelijke veiligheidsprotocollen voor het afsluiten van de installatie vastleggen.
Technologieën voor automatisering van core business processen
Oplossingen voor robotische procesautomatisering en workflowautomatisering staan centraal bij elke digitale automatiseringstransformatie.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA verwijst niet naar fysieke robots zoals je op een assemblagelijn zou kunnen zien. In plaats daarvan worden RPA-tools en -bots geïntegreerd in bedrijfssystemen met het doel verschillende taken en interacties te automatiseren en te vereenvoudigen. RPA is een primaire component van BPA. Het beschrijft software en bots die zijn geprogrammeerd om menselijke acties te emuleren en te kopiëren om repetitieve bedrijfstaken uit te voeren. RPA-softwarerobots kunnen door systemen navigeren, gegevens lezen en invoeren en een breed scala aan op regels gebaseerde taken uitvoeren.
Workflowautomatisering
Workflowautomatisering wordt vaak door RPA onderling verwisseld, maar dat is niet nauwkeurig. Workflowautomatisering kan zo worden gedefinieerd dat de stroom van taken, documenten en informatie tussen werkgerelateerde activiteiten onafhankelijk wordt uitgevoerd in overeenstemming met gedefinieerde bedrijfsregels en verwijst naar specifieke taken binnen een hele workflow.
Sommige technieken en termen die in procesautomatisering worden gebruikt
Procesautomatisering kan eenvoudig zijn en slechts enkele kerntaken omvatten, of het kan deel uitmaken van een groter IPA- en hyperautomatiseringstraject. Hieronder vind je enkele van de technieken en technologieën die in de beste resultaten voor procesautomatisering worden gebruikt:
Hyperautomatisering Hyperautomatisering is geen technologie op zich, maar een strategisch initiatief dat de organisatie onderneemt om zoveel mogelijk bedrijfsprocessen en IT-processen zo snel mogelijk te identificeren, te controleren en te automatiseren. Hiertoe is hyperautomatisering gebaseerd op de integratie en orkestratie van meerdere technologieën, tools en platforms, waaronder AI/machine learning, RPA, moderne ERP-systemen en low-code/no-code ontwikkelingstools.
Intelligente procesautomatisering (IPA) McKinsey definieert IPA als “een nieuwe set nieuwe technologieën die fundamenteel procesontwerp combineert met robotic process automation en machine learning”. Het breidt bedrijfsprocessen uit met AI en tools van de volgende generatie die helpen repetitieve, repliceerbare en routinetaken te automatiseren en te vereenvoudigen. Dit betekent dat IPA niet alleen menselijke activiteiten en taken kan nabootsen, maar ook kan leren om ze te doen. AI en cognitieve technologieën maken het mogelijk om besluitvormingsmogelijkheden te integreren in op regels gebaseerde automatisering, wat leidt tot betere prestaties van menselijke werknemers, hogere snelheid, minder risico's en verbeterde customer journeys.
Low-code/no-code automatisering Low-code/no-code (LCNC) verwijst naar applicatie- en integratietools die zijn uitgerust met drag-and-drop functionaliteit, visuele tools en veel kant-en-klare content. LCNC-tools maken het voor iemand met weinig of geen programmeer- of coderingsvaardigheden mogelijk om processen te automatiseren op basis van hun uitgebreide relevante inhoudelijke expertise. LCNC-automatiseringstechnologieën zijn echter ook uitgerust met stevige afschermingen om ervoor te zorgen dat IT-teams overkoepelend beheer kunnen hebben en ervoor te zorgen dat nieuwe geautomatiseerde processen of applicaties goed in het systeem integreren – en voldoen aan de strengste beveiligings- en compliancenormen.
Big data Data wordt niet gecategoriseerd als "groot" alleen vanwege het volume. Big Data wordt gedefinieerd aan de hand van een reeks criteria die verband houden met het volume, maar ook met de complexiteit en snelheid ervan. Gestructureerde gegevens zijn lineair in indeling, zoals je op een spreadsheet zou zien. Alles past in een kolom of rij. Ongestructureerde gegevens kunnen daarentegen bestaan uit minder kwantificeerbare informatie zoals feedback van klanten, e-mails, video's of afbeeldingen. Big data kunnen worden geïntegreerd en direct worden gebruikt in bedrijfsprocesautomatisering, op basis van gedefinieerde bedrijfsregels, of door gebruik te maken van mogelijkheden voor kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Deze geïntegreerde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om de besluitvorming te sturen, de processen te versnellen en hulp te bieden bij repetitieve taken en beoordelingen.
Kunstmatige intelligentie RPA-technologieën zijn gebouwd om optimaal te werken met gestructureerde data, maar veel van je meest waardevolle inzichten en intel worden bewaard binnen semi-gestructureerde en ongestructureerde data (in gescande afbeeldingen, webpagina's, PDF-documenten en nog veel meer). AI-technologieën kunnen die data verwerken en omzetten in een gestructureerd formaat dat de RPA kan begrijpen en gebruiken.
Natural Language Processing (NLP) De beste door NLP aangedreven chatbots leren van de informatieve inhoud van menselijke spraak, maar ze leren ook context en toon te interpreteren. In procesautomatisering kunnen NLP-tools helpen om interacties beter te begeleiden en standaardvragen te beantwoorden, zowel intern als vanuit klanten.
Machine learning Big Data biedt de grote datavolumes waarvan technologieën voor machine learning afhankelijk zijn, zodat ze beslissingen kunnen nemen. Wanneer machine learning (en de algoritmen die dit mogelijk maken) is geïntegreerd met RPA, AI en andere tools zoals NLP, brengt het de mogelijkheid om trends en patronen te herkennen, plus leren van zowel data als menselijke gebruikers. Dit maakt procesautomatisering nog nauwkeuriger en nuttiger.
Intelligente ERP-systemen Bedrijven vertrouwen al jaren op ERP-systemen om hun dagelijkse en financiële taken te beheren en te coördineren. Maar de ERP's van vandaag zijn in capaciteit gegroeid (met technologieën voor AI en machine learning) om intelligentie en ondersteuning te bieden aan bijna elk gebied van het bedrijf en zijn activiteiten. Veel automatiseringsfuncties maken al deel uit van moderne ERP-systemen.
Voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen
De grootste drijfveren voor procesautomatisering hebben te maken met de voor de hand liggende voordelen van een hogere snelheid en efficiëntie en meer mogelijkheden voor flexibiliteit en innovatie. Deze voordelen zijn onder meer:
Flexibelere en veerkrachtigere bedrijfsstructuren in het algemeen
Efficiëntere processen, met inbegrip van snellere cyclustijden en juiste aanlooptijden
Verbeterde compliance door zichtbaardere datapaden en monitoring
Minder last van trage, handmatige processen, waardoor er meer vrijheid ontstaat om te innoveren en te groeien
Realtime samenwerking binnen een organisatie, teamwork en werknemerssucces/tevredenheid opbouwen
Verbeterde klantenservicekwaliteit en responstijden
Procesautomatisering: volgende stappen op weg naar digitale transformatie
Het realiseren van end-to-end procesautomatisering is een essentiële pijler in elke succesvolle digitale transformatie. McKinsey heeft onlangs een enquête gehouden onder industrieleiders die hun doelstellingen voor automatisering van bedrijfsprocessen met succes hadden gehaald. Ze vonden dat in principe in elk geval, die successen drie strategische componenten gemeen hadden:
- Automatisering moet in de hele organisatie als een strategische prioriteit worden beschouwd, niet alleen in silo's als een manier om een paar geïsoleerde processen aan te pakken.
- Procesautomatisering moet gericht zijn op het laten werken van de technologie voor mensen, niet andersom
- De markt is op dit moment bijzonder onvoorspelbaar, dus een focus op schaalbaarheid is essentieel voor duurzaam succes van procesautomatisering
Zoals alle zakelijke transformatietrajecten hoeft het niet allemaal tegelijk te gebeuren. De belangrijkste eerste stap is om voorbereid te zijn op veranderingen en om duidelijk gedefinieerde doelen en mijlpalen te communiceren over je gehele personeelsbestand.
Begin aan je procesautomatiseringstraject
Lees meer over slimme technologieën voor end-to-end automatisering.
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.