Wat is procurement (inkoop)? Een uitgebreide gids
Procurement is het proces van sourcing, inkoop, ontvangst en inspectie van alle goederen en diensten die jouw bedrijf nodig heeft om te werken, van grondstoffen tot software tot kantoorbenodigdheden.
De inkoopfunctie wordt vaak als vanzelfsprekend beschouwd, totdat er iets in de weg staat. Procurement is verantwoordelijk voor het in beweging houden van de wielen van een bedrijf en zorgt ervoor dat de juiste materialen en benodigdheden bij de hand zijn wanneer dat nodig is. Operationeel in focus, procurement is tot nu toe doorgaans niet beschouwd als een strategische discipline.
Kostenbeheersing blijft een prioriteit, met name gezien de inflatie en de stijgende leveringskosten. Kostenbeheersing is echter slechts een van de druk die vandaag de dag op de inkoop wordt uitgeoefend. Door de druk tussen de dreiging van leveringstekorten en de kosten van het opslaan van extra voorraad, moet inkoop op de een of andere manier de veerkracht van de supply chain ondersteunen, zelfs wanneer klimaatgebeurtenissen of andere verstoringen de levering belemmeren. De noodzaak om duurzame goederen aan te schaffen en te voldoen aan de toenemende wettelijke vereisten betekent dat bedrijven een extra laag van gegevensverzameling en controle moeten toevoegen aan hun sourcingprocessen. Voeg geopolitieke druk en risico’s toe aan de vergelijking – met de daaruit voortvloeiende materiële schaarste – en inkoop staat plotseling in het oog van de storm.
Tegenwoordig is de rol van Chief Procurement Officer (CPO) niet langer een backofficefunctie die zich voornamelijk bezighoudt met kostenreductie en naleving.
Verwervingsdefinitie
Procurement is een essentiële bedrijfsfunctie, die verantwoordelijk is voor het beveiligen van alle goederen en services die een organisatie nodig heeft. Voor productiebedrijven is de beschikbaarheid van leveringen van cruciaal belang, omdat het onmogelijk is om eindproducten te creëren zonder de benodigde materialen. Inkoopafdelingen moeten contact opnemen met interne belanghebbenden om hun prognoses en behoeften te verzamelen en vervolgens de beste leveranciers tegen de beste kosten te werven.
Dankzij papyrusrollen die aanvoer- en transportdetails registreren, is de inkoopfunctie terug te voeren op de bouw van de piramides. Procurement heeft in de loop der tijd tal van transformaties ondergaan – van een eenvoudige taak voor het bijhouden van gegevens naar een discipline die strategisch denken en onderhandelen vereist.
Tijdens de industriële revolutie werd inkoop steeds belangrijker als opkomende productieactiviteiten die nodig waren voor de aanschaf, aanschaf en het transport van materialen. In het midden van de 20e eeuw, toen de economie bloeide, hielpen kansen en concurrerende biedingen de praktijk weer te herdefiniëren. Individuen werden opgeleid in verschillende aspecten van supply chain management, waardoor ze een professionele status kregen. Aanbestedingen werden eerder beschouwd als een managementfunctie dan als een administratieve functie.
Vandaag de dag ondergaan aanbestedingen opnieuw een dramatische transformatie, die aantoonbaar even belangrijk is als alle verschuivingen in het verleden.
Waarom is procurement (inkoop) zo belangrijk in het bedrijfsleven?
Wat een backofficemanagementfunctie is geweest, staat nu centraal – een strategische partner bij complexe C-suite strategiebeslissingen.
Aanbestedingen beheersen ook een groot deel van de kosten van een bedrijf – 40% tot 80% volgens sommige schattingen – dus het is essentieel voor budgettaire overwegingen. Maar effectieve inkoopmethoden verbeteren ook de risicobeoordeling, het leverancierstoezicht en het potentieel voor het creëren van waarde binnen de supply chain.
Hier volgen enkele belangrijke manieren waarop inkoop belangrijk is in het bedrijfsleven:
Kostenbesparingen: inkoop is de eerste verdedigingslinie voor het verlagen van de kosten en het stabiliseren van de cashflow in een bedrijf, wat van invloed is op de winstmarges en de omzet. Concurrerende productinkoop en contractonderhandelingen kunnen aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Daarnaast kan het stroomlijnen van inkoopprocessen een reële impact hebben op de financiële resultaten.
Kwaliteit: Het is van cruciaal belang om de juiste grondstoffen op het juiste moment aan te schaffen voor de productie van hoogwaardige producten. Kwaliteit omvat elk aspect van het inkoopproces, omdat de keuze van materialen en leveranciers direct van invloed is op de kwaliteit van producten en diensten. Het prioriteren van kwaliteit is essentieel om risico's in verband met reputatie, productie en juridische problemen te beperken.
Doelafstemming: Strategische sourcing stemt inkoopaankopen af op de doelstellingen van een bedrijf. Als het vergroten van flexibiliteit en veerkracht bijvoorbeeld een kernwaarde van je bedrijf is, moeten tools om deze doelen te behalen worden geïntegreerd in jouw inkoopproces. Een gedetailleerde analyse van de markt en jouw interne behoeften kunnen helpen bij het identificeren van leveranciers die het best zijn gepositioneerd om aan je behoeften te voldoen.
Risicovermindering: risico's kunnen zich voordoen bij elke stap van het inkoopproces, van onnauwkeurige behoefteanalyse tot leveringsproblemen van leveranciers. Extra risico's vloeien voort uit ineffectieve reacties op nalevingsverplichtingen, onduidelijke ethische normen, weergerelateerde incidenten, wereldwijde verstoringen en soortgelijke uitdagingen. De huidige op technologie gebaseerde inkoopprocessen kunnen de transparantie bieden die nodig is om risico's proactief te identificeren, te evalueren en te beperken.
Duurzaamheid en ethiek: het inkoopteam moet zich aanpassen aan de waarden van hun bedrijf op het gebied van milieu-impact, ethische sourcing, milieu-, sociale en governanceverplichtingen (ESG), en meer om naleving te waarborgen en te beschermen tegen risico's, reputatieschade en onnodige kosten. Het beheren van duurzame sourcing en compliance is een belangrijke verantwoordelijkheid van de inkoopfunctie.
Soorten procurement management
Er zijn vier belangrijke soorten aanbestedingen:
- Directe inkoop: dit omvat het inkopen van alles wat rechtstreeks de productie van de goederen ondersteunt die een bedrijf verkoopt, inclusief grondstoffen, componenten, onderdelen, services en groothandelsartikelen. Deze hebben allemaal een impact op omzet, groei en reputatie, dus leveranciersrelaties zijn cruciaal voor directe inkoop.
- Indirecte inkoop: alles wat niet rechtstreeks verband houdt met productie, met inbegrip van materialen, goederen en diensten voor intern gebruik en dagelijkse bedrijfsactiviteiten, valt onder indirecte inkoop. Dit omvat artikelen zoals kantoorartikelen, nutsvoorzieningen en reiskosten.
- Inkoop van goederen: zowel directe als indirecte inkoop kan onder de inkoop van goederen vallen, waaronder het inkopen van elk tastbaar voorwerp, hetzij afgewerkt of onafgewerkt – alles van apparatuur tot grondstoffen tot kantoorstoelen.
- Inkoop van diensten: Professionele, op mensen gebaseerde diensten zoals adviesbureaus, agentschappen, advocatenkantoren, uitbestede IT, beveiligingsdiensten, software-as-a-service (SaaS)-levering en faciliteitenreparatie vallen allemaal onder de inkoop van services. Deze zijn nodig voor een efficiënte workflow en het opvullen van personeelstekorten.
12 stappen in het aanbestedingsproces
Hoewel het verwervingsproces per bedrijf kan verschillen, omvat het over het algemeen de volgende 12 stappen:
1. Behoeften identificeren: de eerste stap van een inkoopproces is het identificeren van de specifieke materialen, producten, software of services die nodig zijn vanwege tekorten, nieuwe projecten of reguliere operationele vereisten. Deze fase omvat vraagplanning en -prognose.
2. Bronleveranciers: het onderzoeken en beoordelen van de beste potentiële leveranciers voor jouw bedrijfsbehoeften vindt vroeg in het verwervingsproces plaats. Het ontwikkelen van alternatieve leveranciers kan helpen bij risicobeheer door je opties te geven in geval van tekorten of verstoringen.
3. Een aanvraag tot bestellen verzenden: wanneer je een inkoopaanvraag indient met specificaties zoals prijs, tijdvak en hoeveelheid voor interne controle en goedkeuring, wordt het inkoopproces gestart.
4. Leveranciers evalueren en selecteren: het kiezen van de beste leverancier via een concurrerend biedproces, zoals het indienen van een offerteaanvraag (RFP), offerteaanvraag (RFQ), e-veilingen of "drie biedingen en een aankoop", omvat het beoordelen van leveranciers op kosten, kwaliteit, reputatie, betrouwbaarheid, snelheid en duurzaamheid.
5. Onderhandelen over prijs en voorwaarden: nadat een leverancier is geselecteerd, onderhandelt het inkoopteam over verschillende inkoopvoorwaarden, waaronder prijs, hoeveelheid, leveringstermijnen en betalingsvoorwaarden.
6. Een inkooporder (IO) maken: zodra een leverancier is gekozen en de voorwaarden zijn voltooid, geeft het bedrijf een formele inkooporder uit aan die leverancier met de exacte goederen, services en voorwaarden die in de order zijn opgenomen.
7. Goederen ontvangen en kwaliteit controleren: Wanneer de goederen zijn ontvangen, is de volgende stap om ervoor te zorgen dat hun kwaliteit en hoeveelheid overeenkomen met wat werd besteld door ze zorgvuldig te controleren op schade of fouten.
8. Factuur verwerken en voldoen aan betalingsvoorwaarden: Wanneer een levering van goederen is bevestigd dat de hoeveelheids- en kwaliteitscontrole is geslaagd, kan de factuur van de leverancier worden verwerkt via crediteuren (AP) om tijdige betaling te garanderen. Afhankelijk van de voorwaarden van het contract kunnen kortingen bij vroegtijdige betaling worden toegepast en kunnen verschillende betalingsmethoden worden gebruikt.
9. Goede leveranciersrelaties tot stand brengen en beheren: het is strategisch voor het inkoopteam om positieve doorlopende relaties met leveranciers op te bouwen. De voordelen zijn onder andere betere leveranciersprestaties, voorwaarden, kortingen, samenwerking en betrouwbaarheid.
10. Contracten beheren: het beheer van inkoopcontracten omvat het bewaken van contracten, het waarborgen van naleving en het opnieuw onderhandelen over voorwaarden waar nodig. Het is belangrijk om potentiële problemen te identificeren en aan te pakken, om ervoor te zorgen dat overeengekomen besparingen worden gerealiseerd – en om je bedrijfsresultaat te bereiken.
11. Risicomanagement: een deel van wat het inkoopteam zo integraal maakt in een organisatie, is hun rol in risicobeheer. Het is van essentieel belang om te anticiperen op potentiële problemen zoals tekorten, verstoringen van de toeleveringsketen en maatregelen te nemen om deze te beperken. Het naleven van wet- en regelgeving en vereisten – en het opsporen van elke dreiging van niet-naleving – is ook een essentieel onderdeel van risicobeheer.
12. Controleren en analyseren: deze laatste stap in het verwervingsproces is aan de gang. Het evalueren en analyseren van inkoop-KPI's om hiaten te identificeren en nieuwe kansen voor besparingen en risicovermindering aan het licht te brengen, speelt een belangrijke rol bij het succes van je bedrijf.
Deze 12 stappen worden vaak gezien als de inkooplevenscyclus, aangezien de taken elkaar overlappen en het proces doorlopend is. Een succesvolle inkooplevenscyclus vereist integratie met andere belangrijke bedrijfsgebieden, zoals budgettering, prognoses en supply chain management.
Verwerving versus inkoop en andere gerelateerde workflows
Veel organisaties gebruiken de termen "inkoop", "inkoop" en "supply chain management" door elkaar, maar dat is niet hetzelfde. Zo verschillen ze:
Verwerving versus inkoop Inkoop is het onderdeel van het verwervingsproces dat zich richt op transacties. Het omvat onderhandelen, producten bestellen, goederen en diensten ontvangen en betalingen indienen. Hoewel inkoop een cruciaal onderdeel van inkoop is, is het algemene inkoopproces veel breder.
Inkoop vs. sourcing Sourcing is een essentieel onderdeel van het algehele verwervingsproces, dat betrekking heeft op het identificeren van behoeften, het vinden van leveranciers, het uitgeven van inkoopaanvragen, het evalueren en selecteren van leveranciers en het onderhandelen over prijzen en voorwaarden. In de sourcingfase kunnen sterke leveranciersrelaties worden opgebouwd.
Inkoop versus beheer van de logistieke keten Inkoop is het onderdeel van het algehele proces voor het beheer van de logistieke keten dat zich richt op het verwerven van de goederen en services die nodig zijn om producten te produceren en interne activiteiten te onderhouden. Inkoop heeft een dynamische wisselwerking met andere supply chain-segmenten, zoals logistiek, voorraadbeheer en vraagplanning.
Duurzaam inkoopbeheer (sustainable procurement management)
Duurzame inkoop, die ESG-criteria integreert in inkooppraktijken en besluitvorming, is niet alleen een inkooptrend; het is een kritische overweging.
Duurzame inkoopuitdagingen omvatten complexiteit en transparantie van de supply chain, het meten van prestaties, het waarborgen van naleving van normen en het opbouwen van capaciteit. Het is al moeilijk om materialen met een lage emissie-intensiteit, zoals groen staal en gerecycled aluminium en plastic, te sourcen, en het zal alleen maar moeilijker worden. Bovendien willen klanten steeds vaker aankopen van merken die hun duurzame bona fides kunnen bewijzen, waardoor duurzame inkoop integraal is voor bedrijven.
Neem maar één aspect van duurzame inkoop: de uitstoot van de supply chain terugdringen. Het proces kan jaren duren, dus het starten van de transitie zal bedrijven oprichten om in de toekomst concurrerender en veerkrachtiger te zijn.
Hier volgen enkele voorbeelden van duurzame inkoop:
Groene sourcing of groene inkoop: Green sourcing omvat de strategische inkoop van producten en diensten met een kleinere impact op het milieu. Groene inkoop omvat het elimineren van kunststoffen voor eenmalig gebruik en andere wegwerpartikelen, het opnemen van gerecyclede of upcycled grondstoffen, en het gebruik van schone technologie of brandstof. Groene inkoop kan de productiekosten verlagen, bijdragen aan de initiatieven van je bedrijf op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen en zelfs de verkoop stimuleren door milieubewuste consumenten aan te spreken.
Ethisch verkregen materialen: Duurzame inkoop is afhankelijk van ethische sourcing. Dit betekent producten kopen bij bedrijven die een leefbaar loon garanderen, goede arbeidsomstandigheden bieden, geen kinderarbeid verrichten, positieve bijdragen leveren aan de gemeenschappen waar ze deel van uitmaken en voldoen aan andere ethische normen.
Verminderde CO2-voetafdruk en energieverbruik: het verlagen van de CO2-uitstoot en het energieverbruik van je bedrijf gaat niet alleen over het verminderen van de uitstoot die direct wordt veroorzaakt door je dagelijkse activiteiten van fabrieken en transport; het gaat ook om het verminderen van de uitstoot in de hele supply chain.
AI in inkoop: slimmere automatisering en inzichten
AI in inkoop kan complexe taken zoals uitgavenanalyse, contractbeheer, strategische sourcing en compliancebeheer automatiseren en stroomlijnen. Het kan ook slimmere analyses en besluitvorming ondersteunen, je helpen kansen, potentiële kostenbesparingen en afwijkingen te ontdekken, en het gemakkelijker maken om nieuwe leveranciers te identificeren, terwijl je tegelijkertijd inkoopfraude kunt elimineren en fouten kunt verminderen.
AI kan ook worden gebruikt om bedrijfswaarde te creëren door te deconstrueren wat het bedrijf echt nodig heeft, gevestigde processen uit te dagen, kennis van nieuwe referentiepunten te benutten en de supply chain op nieuwe en verschillende manieren te ontwerpen.
Generative AI heeft ook een enorm potentieel voor inkoop. Het vermogen om taken te automatiseren, inzichten te bieden en transparantie te verbeteren, ondersteunt efficiëntie, productiviteit en betere selectie en beheer van leveranciers. Generative AI kan ook helpen risico's te beperken en uitgaven te verminderen.
Het gebruik van AI om inkoop te ondersteunen bij het nemen van betere beslissingen, het identificeren van nieuwe kansen, het automatiseren van taken en het verbeteren van operationele efficiëntie betekent dat jouw inkoopteam zich kan richten op waar hun menselijke expertise het waardevolst is.
Waar moet je op letten bij procurement software?
Geef bij het selecteren van inkoopsoftware prioriteit aan tools die niet alleen jouw inkoopprocessen digitaliseren en stroomlijnen, maar ook je strategische besluitvorming verbeteren. Ideale software moet beschikken over een robuuste cloudinfrastructuur en mogelijkheden voor kunstmatige intelligentie, waardoor complexe inkooptaken worden vereenvoudigd. Essentiële functies zijn onder andere naadloze integratie met bestaande systemen voor financiën en supply chain, gebruikersvriendelijke interfaces en uitgebreide analyses voor diepgaande uitgavenanalyse.
Kies voor oplossingen die realtime inzichten en rapportage bieden, waardoor proactief beheer van verwervingsactiviteiten wordt vergemakkelijkt. Zorg ervoor dat de software schaalbaar is, in staat is om te evolueren met je bedrijf en draagt actief bij aan het groeitraject van jouw bedrijf.
Zet de volgende stap
Ontdek oplossingen om de digitale transformatie van je end-to-end inkoopprocessen te starten.
Uitgaven in alle categorieën strategisch beheren
Geef jouw transformatie een boost met een reeks oplossingen die meer inzicht bieden,
controle en besparingen.
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.