Wat is beheer van tijdelijk personeel? De ultieme gids
Beheer van tijdelijk personeel is het proces van het vinden, betrekken en beheren van tijdelijke werknemers en freelancers.
Na de pandemie is het beheer van het tijdelijke personeelsbestand snel geëvolueerd van een "stopgap"-maatregel naar een essentieel strategisch element. In een recent rapport van Economist Impact is 75% van de CPO's van mening dat hun aanpak van beheer van tijdelijk personeel en de bijbehorende uitgaven een topprioriteit is voor hun organisaties. Toch vindt slechts 35% van de organisaties dat ze voldoende inzicht hebben in deze activiteiten. Bedrijven – van startups tot wereldwijde conglomeraten – zijn nu op zoek naar manieren om deze nieuwe realiteiten te beheren en de flexibiliteit te krijgen die ze nodig hebben om te floreren in de huidige complexe en soepele werkwereld.
Wat is beheer van tijdelijk personeel?
Vijftig procent van de organisaties werft talent door meer gebruik te maken van extern personeel. De meeste van deze medewerkers zijn experts in hun vakgebied – zoals AI-specialisten, videoproducenten en app-goeroes – die organisaties op aanvraag waardevolle vaardigheden bieden.
Wat is een tijdelijke werknemer? Een tijdelijke werknemer is iemand die tijdelijk voor een organisatie werkt en niet als vaste werknemer.
Omdat tijdelijke werknemers geen vaste werknemers zijn, worden ze anders beheerd. Procurement en HR werken steeds meer samen om deze werknemers te managen met gespecialiseerde oplossingen voor tijdelijk personeel. De oplossingen maken meestal deel uit van een breder leveranciersbeheersysteem (VMS), dat vaak is geïntegreerd met HCM-oplossingen (Human Capital Management) en bieden tools voor alles, van eerste aanvragen tot onderhandelingen tot onboarding, betrokkenheid, facturering, betaling en offboarding. Zonder de juiste tools en technologie kan dit proces behoorlijk ingewikkeld worden en is het risico op niet-naleving van arbeidswetten, belastingen en andere voorschriften groot.
Het tijdelijke personeelsbestand kan onafhankelijke contractanten, freelancers en consultants omvatten en is slechts een deel van het externe personeelsbestand. Het andere deel bestaat uit dienstverleners die afkomstig zijn van bedrijven die op mensen gebaseerde diensten leveren, zoals marketingbureaus, advocatenkantoren en uitbestede IT. De inkoop van diensten is de activiteit van het inhuren en beheren van de dienstverleners die deze op mensen gebaseerde diensten aan een organisatie leveren. Omdat extern personeel wereldwijd een belangrijk deel van de personeelsstrategieën is geworden, moeten externe werknemers met evenveel zorg en aandacht worden geleid als traditionele, op werknemers gebaseerde werknemers.
Het belang van effectief beheer van tijdelijk personeel
Effectief beheer van tijdelijk personeel kan uw organisatie veel voordelen bieden, waaronder gespecialiseerde vaardigheden, meer flexibiliteit en responsiviteit. Vaak is er veel aandacht voor de voordelen en uitdagingen van tijdelijke werknemers zelf, maar het is ook belangrijk om te erkennen dat het essentieel is om dit groeiende gebied effectief te beheren en te beheren.
1. Economische flexibiliteit: succesvolle programma's voor tijdelijk personeel stellen organisaties in staat om een flexibel personeelsbestand in te zetten en te laten groeien, zodat ze concurrerender en veerkrachtiger kunnen zijn, vooral in tijden van verstoring of economische schommelingen.
2. Reactie op marktvolatiliteit: veel moderne organisaties zijn nu geïnteresseerd in het in evenwicht brengen en het recht geven aan extern personeel in de komende jaren. Om dit doel te bereiken, moeten deze bedrijven stimuleren en investeren in de beste teams en oplossingen voor tijdelijk personeel.
3. Kostenbesparingen: Bijna 40% van de bedrijven noemt kostenbesparende initiatieven als drijvende kracht achter het aannemen van tijdelijk werk. Succesvolle managementstrategieën zijn essentieel voor het bereiken van de gewenste resultaten van de indienstneming van tijdelijk personeel.
4. Flexibiliteit in personeelsplanning: dit is een belangrijke drijfveer voor de huidige bedrijven, omdat het zorgt voor slankere budgetten en flexibelere besluitvorming. Maar dit doel kan niet eenvoudig worden bereikt zonder sterke strategieën en middelen voor het beheer van het tijdelijke personeelsbestand.
5. Toegang tot gespecialiseerde vaardigheden: beheer van tijdelijk personeel helpt ervoor te zorgen dat uw bedrijf op aanvraag toegang heeft tot een pool van zeer gespecialiseerde beroepsbeoefenaren. De mogelijkheid om dit proces te versnellen helpt uw bedrijf om zo concurrerend en responsief mogelijk te zijn.
6. Schaalbaarheid en flexibiliteit: de mogelijkheid om de arbeidscapaciteit naar behoefte omhoog of omlaag te schalen vergroot de flexibiliteit van de organisatie, waardoor het eenvoudiger wordt om werkbelastingsschommelingen en projectspecifieke vereisten te beheren.
7. Verbeterde operationele efficiëntie: een goed beheer van tijdelijke werknemers zorgt voor naadloze integratie in organisatieprocessen, waardoor de algehele operationele efficiëntie en productiviteit worden verbeterd.
De uitdagingen van het managen van tijdelijke werknemers
Elke verandering en innovatie vereist enige aanpassing. Het goede nieuws is dat je niet alleen bent. De beste bedrijven van vandaag erkennen deze veelvoorkomende problemen met tijdelijk personeel en passen zich snel aan en evolueren met oplossingen en processen om deze nieuwe realiteit te optimaliseren.
1. Compliance en juridische kwesties: Elk jaar wordt het juridische landschap van arbeidswetten, belastingregels en werknemersclassificatie steeds complexer. Duidelijke protocollen en specifieke oplossingen kunnen helpen risico's en boetes te vermijden.
2. Kwaliteitscontrole en consistentie: het kan een uitdaging zijn om de consistentie tussen verschillende projecten en teams te handhaven, vooral wanneer tijdelijke werknemers betrokken zijn bij kritieke taken of projecten. Het voldoen aan officiële normen en criteria kan leiden tot betere resultaten voor zowel tijdelijke werknemers als hun werkgevers.
3. Zichtbaarheid en controle: het inkopen van externe medewerkers buiten HR-toezicht betekende vroeger dat ze niet waren geïntegreerd in gecentraliseerde systemen, waardoor het moeilijk was om roi te volgen, te bewaken en te koppelen aan hun werkresultaten. Met de huidige leveranciersbeheersystemen kunt u externe werknemers integreren in een uniform systeem.
4. Werving en behoud van talent: zowel HR- als procurementteams worstelen met de huidige concurrerende wervingsomgeving. De druk is om betrouwbare, realtime toegang te krijgen tot talentenpools en om een aantrekkelijke en gestroomlijnde ervaring te creëren voor alle betrokkenen.
5. Gegevensbeveiliging en intellectueel eigendom: dit is een uitdaging voor zowel werknemers als werkgevers. De beste cloudgebaseerde oplossingen voor tijdelijk personeel integreren met uw ERP- en centrale bedrijfssystemen om ervoor te zorgen dat er regelmatige beveiligingsupdates en centraal ondersteunde IT-protocollen beschikbaar zijn.
6. Regionalisering: zowel extern als extern personeel blijft groeien. Voor managers van tijdelijke werknemers betekent dit een overweldigend scala aan wereldwijde en regionale regels en papierwerk. Leveranciersbeheersystemen kunnen helpen door regelmatige updates van compliance en arbeidsvoorschriften te automatiseren.
Verschillende benaderingen van beheer van tijdelijk personeel
Er zijn zoveel variabelen van bedrijf tot bedrijf die van invloed kunnen zijn op het beheer van tijdelijk personeel, en moderne organisaties hanteren een steeds holistische aanpak van de praktijk. Dit omvat het samenvoegen van verschillende methoden en het verenigen van activiteiten binnen een zichtbaarder, cloudgebaseerd landschap.
1. Centralized management: dit omvat het beheer van alle activiteiten van tijdelijk personeel via één intern team of afdeling. Deze methode biedt meer controle en consistentie, maar kan niet flexibel zijn.
2. Gedecentraliseerd beheer: met een gedecentraliseerde aanpak kunnen individuele afdelingen of bedrijfseenheden hun tijdelijke werknemers rechtstreeks beheren. Hoewel dit beter aan specifieke behoeften kan worden aangepast, kan dit leiden tot inconsistenties en een gebrek aan algemene zichtbaarheid.
3. Hybride beheer: een hybride aanpak combineert elementen van zowel gecentraliseerd als gedecentraliseerd beheer en is een steeds populairdere aanpak, bedoeld om een balans te bereiken tussen controle en flexibiliteit.
4. Managed service outsourcing: grotere organisaties streven ernaar om hun interne programma's voor tijdelijk personeel te verbeteren en te ontwikkelen, maar veel bedrijven blijven managed service providers (MSP's) gebruiken die zich op dit gebied specialiseren. Moderne softwareoplossingen kunnen ervoor zorgen dat zowel interne als externe experts op het gebied van tijdelijk personeel kunnen samenwerken met zichtbaarheid en vlekkeloosheid.
5. Toegewijde cloudgebaseerde VMS-oplossingen: AI-gestuurde cloudgebaseerde oplossingen bieden realtime data-analyse en naadloze systeemintegratie. Dit kan het beheer van tijdelijke werknemers aanzienlijk verbeteren en inzicht bieden in kosten, productiviteit, voorspelling en compliance.
6. Strategische samenwerking: Het vormen van strategische partnerschappen met uitzendbureaus of professionele werkgeversorganisaties (PEO's) kan het proces van sourcing en beheer van tijdelijk werk stroomlijnen. Best practices op het gebied van tijdelijk personeel zijn het ontwikkelen van protocollen en het inzetten van de juiste technologieën en processen voor deze doeleinden.
7. Interne talentenpools: het ontwikkelen en onderhouden van een interne pool van vooraf gecontroleerde tijdelijke werknemers kan het wervingsproces versnellen en zorgen voor een consistente kwaliteit van talent. Managers van tijdelijke werknemers werken om veilige en robuuste toegang tot deze resources te faciliteren en te automatiseren.
Het belang van uitbreiding van DEI tot flexwerkers
In het huidige klimaat worden tijdelijke personeelsmanagers geconfronteerd met intense eisen van alle kanten. De verantwoordelijkheden op het gebied van overheidsopdrachten vragen om snelle aandacht voor dringende operationele behoeften. Personeelsbeheertaken vereisen service en persoonlijke belangenbehartiging voor zowel de indienstnemers als degenen die worden aangenomen. En met het aantal jaarlijks verrijkende rechtszaken op het gebied van diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI), staat de Druk van de C-suite op het minimaliseren van risico's en het handhaven van compliance bij elke beurt. Dit complexe landschap vereist dat tijdelijke personeelsmanagers hun strategieën niet alleen afstemmen op de bredere doelstellingen van dei, maar ook de menselijke betekenis en impact van dit beleid beter begrijpen.
Meer zichtbaarheid is essentieel om diversiteit effectief te beheren en mensenrechten binnen het externe personeelsbestand te beschermen. Dit vereist een volledig begrip van het personeel, inclusief inzicht in gewerkte uren, het garanderen van nauwkeurige facturering en het handhaven van eerlijke beloningspraktijken. Een dergelijke zichtbaarheid is een kwestie van naleving en een stap in de richting van een billijke behandeling van alle werknemers, ongeacht hun contractuele status.
Bovendien stemt de invoering van digitale processen voor ondertekening en documentbeheer, die leiden tot een papierloze aanpak, overeen met verantwoorde verbruiksdoelen. Deze verschuiving naar digitalisering stroomlijnt administratieve taken en weerspiegelt een engagement voor duurzame praktijken, wat bijdraagt aan bredere inspanningen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door deze elementen te integreren, kunnen tijdelijke personeelsmanagers een omgeving creëren die conform en efficiënt is en is afgestemd op veranderende maatschappelijke waarden en de ethische verwachtingen van het moderne personeelsbestand.
Hoe AI tijdelijk talentmanagement transformeert
AI biedt moderne oplossingen voor tijdelijk personeel om slimmere, snellere en inzichtelijkere en analyseresultaten te leveren. Dit omvat aanpasbare werkruimten, geïntegreerde workflows en verbeterde gebruikersinterfaces.
AI en haar subset, machine learning, geven systemen de kracht om onderweg te leren, waardoor geavanceerde vaardigheidsanalyses en talentinzicht mogelijk zijn. Zo kunnen functieomschrijvingen en wervingsprocessen op basis van AI stroomlijnen hoe u tijdelijke werknemers aanschaft en plaatst, waardoor u een snellere en meer ideale match biedt tussen wat u nodig hebt en wat de externe werknemer te bieden heeft. Door naadloos te integreren met HR en andere operationele gebieden, speelt AI ook een rol bij het analyseren van data over personeelsprestaties en compliance, waardoor toegang wordt geboden tot realtime data en de mogelijkheid om on-demand analyses uit te voeren op verschillende datasets.
De tijdelijke personeelsmanagers van de toekomst moeten de effectiviteit van deze tool in evenwicht brengen met de onvervangbare kwaliteiten van menselijke vindingrijkheid en inzicht, waardoor een toekomst van werk ontstaat dat net zo mensgericht als efficiënt is.
Totaal talentmanagement: waarom procurement en HR moeten samenwerken
Een succesvol bedrijf vereist een breed scala aan werknemers, zowel fulltime als parttime personeel, samen met dienstverleners en tijdelijk personeel. De uitdaging doet zich vaak voor wanneer deze personeelssegmenten via verschillende systemen worden afgehandeld of door afzonderlijke interne afdelingen worden beheerd. Deze gefragmenteerde aanpak kan leiden tot een gebrek aan volledig inzicht in uw gehele personeelsbestand en tot omslachtige, handmatige processen voor het ontwikkelen van een geïntegreerde personeelsstrategie. Dit is waar de behoefte aan volledig personeelsbeheer cruciaal wordt.
De beste oplossingen van vandaag bieden een uniforme aanpak van personeelsbeheer, wat zorgt voor een consistente strategie en ervaring in alle personeelssegmenten, inclusief plannings-, personeels-, onboarding- en betalingsprocessen. De sleutel ligt in het integreren van alle personeelsgegevens in één enkele, toegankelijke weergave, zodat u uw hele personeelsbestand op één plek kunt zien en beheren. Deze integratie zorgt ervoor dat u de juiste talentmix hebt om uw strategische personeelsdoelen te halen.
Maar de voordelen gaan verder dan alleen zichtbaarheid. Deze oplossingen voorzien u van de nodige tools om alles te verwerken, van training tot wereldwijde compliance voor uw hele team, waardoor een dynamisch en aanpasbaar personeelsbestand wordt bevorderd. Door een dergelijke alomvattende aanpak te implementeren, zorgt u ervoor dat uw bedrijf is uitgerust met de benodigde resources om vooruitgang te boeken en zich snel aan te passen aan veranderende behoeften.
Waar moet je op letten in oplossingen voor beheer van tijdelijk personeel?
Met de juiste tools kunt u cruciale vragen beantwoorden over uw tijdelijke personeel, zoals wie op elk gewenst moment voor u werkt, waar ze aan werken en welke resources ze nodig hebben om misbruik van IT-systemen te voorkomen. Deze tools kunnen u ook vertellen waar ze werken en hoeveel u ze betaalt, zodat u ervoor kunt zorgen dat u marktprijzen betaalt voor bepaalde vaardigheden. Tools voor beheer van tijdelijk personeel maken deel uit van een breder leveranciersbeheersysteem, waarvan de meest geavanceerde ook tools bieden voor de inkoop van diensten, zodat het volledige externe personeelsbestand vanaf één plek kan worden beheerd.
Hier volgen enkele belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een oplossing voor beheer van tijdelijk personeel:
Wereldwijde talentbetrokkenheid: met oplossingen voor beheer van tijdelijk personeel kunt u personeelsresources snel inkopen en inzetten en vertrouwen hebben in het ondersteunen van compliance en protocollen. U moet in staat zijn om uw activiteiten te centraliseren en snel te bewegen, waar ter wereld uw bedrijfsbehoeften zich ook voordoen.
Schaal en veelzijdigheid: om te kunnen concurreren, moet u uw personeelscapaciteit on-demand kunnen opschalen en herconfigureren. Dit betekent snelle toegang tot diverse datasets en de tools om snel te analyseren, samen te werken en nauwkeurige voorspellende beoordelingen te maken.
Uitgebreide zichtbaarheid en controle: zoek naar platforms die een volledig beeld bieden van het personeelsbestand gedurende de gehele levenscyclus van het project en in uw hele bedrijf, met details over werklocaties, tarieven, projectvoortgang, potentiële risico's, optimalisatiemogelijkheden en meer.
Naadloze integratie met HR, ERP en uitgavenbeheer: oplossingen moeten eenvoudig worden geïntegreerd met uw kernbedrijfssystemen om gegevensconsistentie te waarborgen, compliancerisico's te verminderen en de algehele personeelsresultaten en uitgavenbeheer te verbeteren.
Prestatie- en resultaatbeheer: u wilt belangrijke managementmeetwaarden volgen en bewaken om de prestaties nauwkeurig te meten en de productiviteit in de loop der tijd te verbeteren.
Analyse- en besluitvormingstools: zoek naar functies die het leven gemakkelijker maken, zoals diepgaande analyses voor geïnformeerde besluitvorming, ondersteuning voor mobiele apps en selfserviceconfiguraties voor snelle aanpassing.
Intelligente automatisering: op basis van AI en machine learning kunnen automatiseringsprotocollen u helpen klaar te zijn voor veranderende arbeids-, compliance- en beveiligingsvereisten. Zo krijgt u de mededeling die u nodig hebt om responsief te zijn in plaats van reactief.
Aanpasbare functionaliteit: de mogelijkheid om sjablonen en velden aan te passen om functionaliteit aan te passen op basis van organisatorische processen en prioriteiten.
Zet de volgende stap
Ontdek hoe u het beheer van tijdelijk personeel kunt optimaliseren voor meer efficiëntie en controle.
Bouw een sterk, schaalbaar personeelsbestand op
Beperk marktvolatiliteit en floreer door de zichtbaarheid en het beheer van uw externe medewerkers te centraliseren.
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.