Wat is een leveranciersbeheersysteem?
Een vendor management system (VMS-systeem) is een softwareoplossing waarmee organisaties hun relaties met externe leveranciers of leveranciers kunnen beheren.
Leveranciers – wie zijn ze?
Wat is er in een woord? De term verkoper kan verschillende dingen betekenen voor verschillende mensen en bedrijven, afhankelijk van de situatie.
In de wereld van vendor management en vendor management systemen, zijn er twee hoofdcategorieën van "leveranciers" en dus twee soorten software die de gerelateerde bedrijfsprocessen ondersteunen. Leveranciers kunnen zijn:
Ondersteund door software voor leveranciersbeheer
2. Tijdelijke werknemers, uitzendbureaus en dienstverleners
Ondersteund door een VMS of vendor management systeem
Laten we eens kijken naar de details van deze soorten leveranciers en de softwaresystemen die hen ondersteunen.
Leveranciers van goederen en diensten
Dit soort verkopers zijn leveranciers of aanbieders van goederen en diensten die een inkoopbedrijf (“de inkoper”) nodig heeft voor de dagelijkse activiteiten en de uitvoering van haar opdracht. Een bedrijf kan bijvoorbeeld staal nodig hebben om een fiets te maken, of onderdelen om een auto te maken.
In dit scenario wordt de term verkoper soms door elkaar gebruikt met de leverancier. Sommige soorten bedrijven zijn meer geschikt om de ene term te gebruiken dan de andere. Hoe ze ook worden genoemd, veel bedrijven werken met duizenden leveranciers die met elkaar verbonden zijn in supply chains die zich over de hele wereld uitstrekken.
Dit maakt het voor bedrijven moeilijk om alles te weten wat ze nodig hebben over hun leveranciers en hun prestaties te bewaken. Het is nog moeilijker om te weten met welke leveranciers hun leveranciers werken, met wie ze werken, enzovoort.
Bovendien worden leveranciersgegevens vaak lokaal, in spreadsheets of op individuele harde schijven bewaard, aangezien bedrijven wereldwijde activiteiten uitbreiden en met leveranciers over de hele wereld werken. Het wordt snel een verouderd en handmatig systeem voor leveranciersinformatiebeheer.
Het gebrek aan inzicht in leveranciersinformatie en leveranciersprestaties verhoogt het leveringsrisico van een bedrijf en belemmert de mogelijkheid om snel te handelen wanneer zich ernstige situaties voordoen, zoals een natuurramp, terugroepactie van producten of ethische schendingen. Het maakt het ook moeilijk voor werknemers om te weten van welke leveranciers ze moeten kopen.
Om deze problemen aan te pakken, vertrouwen bedrijven op software voor leveranciersrelaties of leveranciersrelatiebeheer.
Wat is leveranciersbeheer?
Vendor Management is het meerfasenproces van het initiëren en ontwikkelen van relaties met leveranciers van goederen en services die nodig zijn om uw bedrijf te runnen.
Vanuit het perspectief van de inkoper omvat het beheer van leveranciersrelaties de volgende primaire fasen:
Leverancier of verkoper selecteren: een actueel risicoprofiel gebruiken en kwalificeren en segmenteren op basis van categorie, locatie en bedrijfseenheid
Risicobeoordeling: uitvoeren van due diligence voor risico's op basis van de aard van uw leveranciersbetrokkenheid
Contractonderhandeling: voorwaarden en risico-KPI's vaststellen
Onboarding: met inzicht in risicobeoordeling en auditstatus
Prestaties beheren en risico's bewaken/beperken: een matrixgebaseerd, enkelvoudig overzicht van leveranciers en een datagedreven incidentmodel gebruiken
Tijdelijke werknemers, uitzendbureaus en dienstverleners
In de wereld van “vendor management systems” – of VMS – is de term “vendor” een beetje een misnomer, maar het verwijst naar de tijdelijke werknemers of de arbeidscontractan<bstyle=""> ten die op mensen gebaseerde diensten en talent leveren die deel uitmaken van het externe personeelsbestand van een bedrijf.
Met een steeds complexer en multichannel wereldwijd personeelsbestand moeten bedrijven duidelijk inzicht krijgen in wie voor hen werkt, waar, waarom, wanneer en tegen welke tarieven.
Met antwoorden op deze vragen zijn procurement- en HR-leiders beter in staat om bedrijfsdoelen te behalen en een concurrentievoordeel te behalen. Daarom wordt een VMS een waardevolle tool, omdat het een scherp inzicht geeft in het externe personeelsbestand.
Aan de slag met leveranciersbeheer
Selecteer en beheer al uw voorkeursleveranciers met levenscyclusoplossingen voor leveranciers.
Wat is een VMS-systeem?
Een VMS, of vendor management system, is een cloudgebaseerd softwareplatform dat een veelvoorkomend probleem oplost voor veel internationale ondernemingen. Het vinden, betrekken en beheren van extern personeel, zowel contract- als tijdelijke arbeidskrachten en dienstverleners.
Waarom is een VMS-systeem belangrijk?
Recent onderzoek meldt dat een op de twee leidinggevenden van plan is om hun gebruik van externe arbeid te vergroten, waardoor een VMS vandaag de dag meer nodig is dan ooit tevoren.
Toenemende globalisering, een meer concurrerende markt en de noodzaak om gespecialiseerde functies in te vullen zijn slechts een paar redenen waarom bedrijven steeds meer afhankelijk zijn van extern personeel – contractanten, tijdelijke en seizoensarbeiders en dienstverlenende bedrijven die worden beheerd onder werkomschrijvingen (SOW) – om hun totale talentbasis uit te breiden en aan te vullen.
Met het huidige digitale, externe en wereldwijde talent zijn de voordelen van een leveranciersbeheersysteem duidelijk: bedrijven kunnen mensen en diensten over de hele wereld in dienst nemen met flexibiliteit en flexibiliteit, vraagloos talent veiligstellen, opschalen of verlagen, sneller rendement genereren en uiteindelijk de minder wendbare concurrentie omzeilen.
Het vinden en beheren van de juiste mix van arbeid kan echter een uitdaging zijn. Er zijn financiële, juridische, compliance-, beveiligings- en kostenimplicaties, met name als het gaat om het inzetten van een flexibel, geografisch verdeeld personeelsbestand. Bedrijven die hun uitgebreide personeelsbestand intern zonder VMS zelf beheren, kunnen te maken krijgen met administratieve en managementproblemen. Werknemers en arbeidscontractanten kunnen verspreid zijn over landen of continenten met uiteenlopende naleving en arbeidswetgeving of verspreid over bedrijfsafdelingen met uiteenlopende interne processen en technologieën. Met veel partijen en regio's die betrokken zijn bij het proces voor talentsourcing, -werving en -onboarding/-offboarding, is er een enorm potentieel voor miscommunicatie, inefficiëntie, niet-getraceerde processen en weinig zichtbaarheid.
De opkomst van het externe personeel
Wat betekent een groter gebruik van externe arbeidskrachten voor inkoop?
Belangrijkste kenmerken van een robuust VMS
Niet alle leveranciersbeheeroplossingen op de Markt zijn gelijk gemaakt. Elk bedrijf moet op zoek gaan naar de functies en waardeproposities van een robuust VMS.
Hier zijn de zes belangrijkste kwaliteiten van top vendor management systemen:
- Volledige zichtbaarheid van het personeelsbestand Met software voor leveranciersbeheer kan een bedrijf zijn flexibele personeelsbestand op een meer georganiseerde en systematische manier beheren. Een VMS maakt het voor organisaties eenvoudig om volledig inzicht te krijgen in het personeelsbestand, kostenbesparingen te maximaliseren, de kwaliteit en efficiëntie van werknemers te verbeteren en compliance af te dwingen.
- Uitgebreide rapportagesoftware voor leveranciersbeheer stelt gebruikers in staat om tijd, kosten, compliance, kwaliteit en kwantiteit nauwkeurig te evalueren door gegevensgestuurde uitgebreide rapporten te genereren en vervolgens de evaluatie te vergelijken met de branche als geheel.
- Efficiënte processen en compliance Organisaties kunnen een VMS gebruiken om procedures te implementeren die consistent zijn in de hele organisatie, inclusief verschillende afdelingen, geografische locaties, merken of divisies, zelfs als de programma's onafhankelijk van elkaar worden beheerd. Dit draagt niet alleen bij aan de efficiëntie van de organisatie, maar ook aan de naleving van het lokale overheidsbeleid en het interne beleid.
- Sollicitantentracering Een VMS heeft een krachtige functionaliteit voor het volgen van sollicitanten die organisaties helpt het beste talent en de beste services te verwerven en tegelijkertijd een efficiënter wervingsproces te creëren. Vanaf het moment dat een resource wordt aangevraagd tot de tijd dat arbeidskrachten worden geonboard, neemt de applicatie geautomatiseerde acties die vervelende administratieve taken elimineren. Managers indienstname hebben overal toegang om items onmiddellijk goed te keuren of af te wijzen, zodat de respectieve workflow zonder vertraging kan worden voortgezet.
- Gegevensanalyse De data-analysefuncties van leveranciersbeheersoftware maken betere besluitvorming voor het hele bedrijf mogelijk. Een VMS biedt directe toegang tot het volledige programma voor tijdelijk personeel van een organisatie om successen te meten, noodzakelijke aanpassingen te doen en continu positieve resultaten te behalen.
Naast deze belangrijke functies zijn er ook veel uitstekende VMS-voordelen die bedrijven in staat stellen een concurrentievoordeel te behalen, van kostenbesparingen en compliance tot betere onboarding en procesverbeteringen.
Tien voordelen van een leveranciersbeheersysteem in de cloud
1. Procesautomatisering in de cloud met inbegrip van sourcing, doorlichting, opdrachtenbeheer, projectbeheer, onboarding, offboarding en facturering
2. Dagelijkse compliance en risicovermindering met gebeurtenisgestuurde herinneringen, controles en informatie die allemaal worden beheerd en gecontroleerd in één systeem
3. Snel afgestemde leveranciers op basis van vooraf gedefinieerde meetwaarden, geïntegreerde leveranciersinformatie en prestatiebewaking gedurende de hele levenscyclus van leveranciers
4. Volledige mobiele toegang voor tijdregistratie, betalingsverwerking en onkostenvergoeding, met integratie van bestaande tijdinvoer- en betalingssystemen
5. Lagere kosten met minder training, werving en administratieve kosten dankzij automatische, gedetailleerde en directe afstemming rapportage
6. Meer transparantie in uw personeelsbestand om alle soorten werknemers beter te kunnen bekijken, volgen en beheren, zelfs als ze door een derde worden betaald
7. Sneller invullen van maanden tot dagen met geautomatiseerde sourcing die snel het juiste talent aantrekt en een betere kandidaatervaring ondersteunt
8. Betere onboarding met een duidelijkere, snellere en tevredenere werknemerservaring en een soepeler pad naar productiviteit van werknemers en contractanten
9. Sterkere talentenpool door vooraf slimmere beslissingen te nemen over talentsourcing en volledig betrokken te zijn bij online talentmarktplaatsen en -services
10. Machine learning om prijzen voor talent te benchmarken met overeenkomende vaardigheden en ervaring, markttarieven te bewaken, kandidaten voor te stellen en indienstnemingsscenario's uit te voeren
Ontdek de oplossingen voor leveranciersbeheer van SAP
SAP Fieldglass oplossingen voor beheer van tijdelijk personeel en services procurement bestaan uit een toonaangevend leveranciersbeheersysteem.
Ontdek de tools voor extern personeel in VMS
Inkopen, betrekken en beheren van externe werknemers en dienstverleners.