Wat is category management? Een uitgebreide gids.
Category management is een benadering van inkoop waarbij soortgelijke producten en services in categorieën worden gegroepeerd om uitgaven te consolideren en besparingen te maximaliseren.
Met constante schommelingen in de wereldwijde toeleveringsmarkten en snel veranderende bedrijfsbehoeften is inkoop ongelooflijk complex geworden. Bedrijven hebben een betere manier nodig om hun leveranciersbasis proactief te beheren en hun inkoopuitgaven te optimaliseren. Dit is waar category management uitblinkt – en waarom het tegenwoordig is uitgegroeid tot een cruciale best practice voor zoveel bedrijven.
Definitie category management
Category Management is het proces van het inkopen van goederen en services door ze te groeperen in categorieën op basis van vergelijkbare kenmerken, zoals type, waarde, leverancier, risico, locatie of afdeling. Dit proces maakt het eenvoudiger om de totale eigendomskosten voor elke categorie te begrijpen en te beheren, en om besparingen en waarde voor elke aankoop te maximaliseren. Met categoriemanagement kunnen bedrijven ook het inkoopproces stroomlijnen, leveranciersrelaties versterken, uitgavenanalyse verbeteren, risico's beperken en meer.
"Bedrijven die category management volledig optimaliseren, kunnen mogelijk wel 114 miljoen dollar aan besparingen en meer dan 500% rendement op investeringen behalen, naast het verminderen van risico's." – Toekomstige inkoop
De ontwikkeling van category management
Category management werd ontwikkeld in de jaren tachtig en is van oudsher een handmatige onderneming, met losgekoppelde en tijdrovende stappen uitgevoerd in geïsoleerde spreadsheets, documenten en presentaties. De tijd die handmatig werd besteed aan het verzamelen van gegevens en het analyseren en rapporteren ervan, betekende dat inkoopteams minder tijd hadden om te besteden aan het realiseren van strategie en waarde.
Snel naar vandaag: software voor category management kan veel van de stappen in dit proces automatiseren en versnellen. Het helpt category managers grote hoeveelheden gegevens te analyseren en de ontwikkeling, uitvoering en bewaking van categoriestrategieën te stroomlijnen, zodat ze veel efficiënter en strategischer kunnen worden in hun dagelijkse taken. Moderne oplossingen bieden categorie-inzichten, procesbegeleiding, sjablonen, aanbevelingen op basis van AI en meer om managers te helpen hun doelen voor uitgavenbeheer te halen en vaak te overtreffen.
Category management versus strategische sourcing
De termen category management en strategische sourcing worden soms door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Strategische sourcing is een inkoopproces dat is gericht op het selecteren van de juiste leveranciers en het onderhandelen over de beste prijzen om de doelstellingen van de organisatie op korte termijn te halen. Het primaire doel van strategische sourcing is kostenreductie. Category management daarentegen segmenteert aankopen in categorieën om managers te helpen kansen te identificeren om geld te besparen en kwaliteit, leveranciersprestaties en efficiëntie te verbeteren. Category management is een continu proces dat op de lange termijn wordt uitgevoerd en vaak strategische sourcing als een vroege stap omvat.
Top 6 voordelen van category management
Mede dankzij minder ontslagen en eenvoudigere leveranciersonderhandelingen biedt categoriegestuurde inkoop een groot aantal duidelijke voordelen die inkoopteams kunnen helpen een strakker schip te runnen en nieuwe kansen te identificeren:
1. Verbeterde inzichten. Met gecategoriseerde uitgaven en één aanspreekpunt voor alle gerelateerde leveranciers krijgen bedrijven meer inzicht in kosten, leveranciersprestaties en potentiële problemen met de supply chain. Bovendien kan een diepe vertrouwdheid met contracten, prijzen en markttrends worden gebruikt om betere en rendabelere inkoopbeslissingen te nemen.
2. Meer besparingen. Op basis van hun categorie-expertise en inzichten die mogelijk worden gemaakt door categorisering, kunnen managers onderhandelen over betere prijzen en prestaties verbeteren om de kosten te verlagen. En aangezien managers kopen voor de lange termijn, kunnen ze profiteren van schaalvoordelen om nog meer geld te besparen.
3. Verminderde risicoblootstelling. Met een diepgaand inzicht in elke leverancier en effectieve werkrelaties op langere termijn kunnen categorieteams het leveranciersbeheer proactiever benaderen en het risico op het omgaan met onbekende of ‘fly-by-night’-leveranciers verminderen.
4. Efficiëntere aanbestedingen. Met beproefde, gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen kunnen teams sneller reageren op veranderingen in de markt en tijd vrijmaken voor activiteiten met toegevoegde waarde.
5. Betere naleving van de ESG- en SR-verplichtingen. Door afstemming, transparantie en monitoring van categoriedoelen kunnen bedrijven zich gemakkelijker houden aan verplichtingen op het gebied van milieu- en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
6. Verhoogde uitgaven in beheer. Door intelligente automatisering kan inkoop een groter aantal categorieën beheren en uiteindelijk de uitgaven onder beheer verhogen.
Soorten inkoopcategorieën
Categoriegroeperingen kunnen per bedrijf verschillen, afhankelijk van hun branche, uitgavenbeleid en specifieke markt. Over het algemeen bestaat elke inkoopcategorie uit een groep producten of services die vergelijkbare kenmerken hebben, zoals type, leverancier, waarde, locatie of afdeling. HR, technologie, onderhoud en reizen zijn bijvoorbeeld algemene categorieën.
Het is ook gebruikelijk om directe uitgaven (items die nodig zijn voor kernbedrijfsproducten en -services, zoals grondstoffen en verpakkingsbenodigdheden) en indirecte uitgaven (goederen en services die dagelijkse bedrijfsactiviteiten ondersteunen, zoals kantoorartikelen) in hun eigen categorieën op te splitsen. Het groeperen van indirecte uitgaven, die vaak in silo's in het hele bedrijf worden beheerd, kan helpen om de indirecte inkoopkosten te standaardiseren en te verlagen.
Sommige bedrijven gaan over op een wereldwijde standaard, zoals de UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), als richtlijn om hun categorieën te bepalen, maar de meesten zullen hun eigen interne uitgaventaxonomie maken. Ongeacht de exacte samenstelling van categorieën, omvat succesvol categoriebeheer het toepassen van een standaardframework voor het segmenteren van de goederen en diensten die nodig zijn om een bedrijf te runnen.
3 belangrijke stappen in het category management-proces
Hoewel het proces van organisatie tot organisatie kan verschillen, bestaat category management meestal uit drie stappen:
- Categorieprofielen definiëren. Om te beginnen analyseren teams de huidige uitgaven en wegen ze een reeks factoren af, van risico's en voorschriften tot directe bedrijfslogica, om categorieën te identificeren. Het resultaat is een geconsolideerde categorietaxonomie voor inkoop die in de hele organisatie kan worden gebruikt.
- Schets en plan strategie. In deze stap evalueren teams hun categorieën op basis van prijzen, leveranciersprestaties, vraag- en aanbodprognoses en andere factoren en identificeren ze kansen om uitgaven te optimaliseren en waarde te verhogen. Op basis van deze informatie maken ze een masterstrategie om de doelen van elke categorie te bereiken, opgesplitst in specifieke tactieken en fasen.
- Voer strategie uit en bewaak resultaten. Ten slotte wordt de strategie gelanceerd en worden de resultaten, leveranciers, bedrijfsbehoeften en markten voortdurend bewaakt, zodat teams snel kunnen reageren op veranderingen en categoriestrategieën naar behoefte kunnen optimaliseren.
Waar moet je op letten in category management-software?
Category management-software is ontworpen om processen voor alle categoriestrategieën te centraliseren, digitaliseren en te stroomlijnen, en om bruikbare inzichten te bieden om ze aan te scherpen en te verbeteren. Om dit te bereiken, bevatten de beste oplossingen minimaal de volgende mogelijkheden:
Automatisering. Intelligente geautomatiseerde processen voor het maken van categorie-uitgavenprofielen en het ontwikkelen en uitvoeren van strategieën.
Stapsgewijze begeleiding. Systeemgebaseerde aanbevelingen, begeleide processen en best-practicesjablonen, -tools en -frameworks.
Realtime monitoring en analytics. Mogelijkheid om marktinformatie, categorieën, prijzen, leveranciersprestaties, resultaten en meer in realtime te bewaken en analyseren.
Strategie-uitvoering. Tools om strategieën, plannen en initiatieven eenvoudig om te zetten in inkoopprojecten of -gebeurtenissen.
Integratie. Naadloze integratie met source-to-pay en andere oplossingen voor leveranciersbeheer.
AI. Ingebouwde, AI-gestuurde opportunity-analyse en aanbevelingen op basis van uitgavengegevens en andere factoren, evenals een plan om te integreren met grote taalmodellen zoals ChatGPT om te helpen bij het maken van strategieën.
Best practices voor een effectieve category management-strategie
Het ontwikkelen van een winnende categoriestrategie kan sneller worden bereikt met de volgende best practices:
Stel een toegewijde categoriemanager en team op. Omdat grote categorieën en strategische bestedingsgebieden tijd en specialisatie vereisen, zorgt een toegewijd team van deskundige belanghebbenden van relevante afdelingen voor een effectiever proces. De categoriemanager is verantwoordelijk voor het toezicht op en het begrijpen van de markt, voorschriften en prijstrends voor een hele categorie, en voor het ontwikkelen van korte-, midden- en langetermijnplannen.
Maak een consistente taxonomie in de hele organisatie. Dit is een cruciale stap om meer inzicht in en inzicht in uitgaven te krijgen. Sommige organisaties gebruiken universele standaarden zoals de UNSPC als leidraad, maar vaker creëren bedrijven hun eigen interne categorieën die beter zijn afgestemd op hun unieke doelen of branchebehoeften.
Gebruik geautomatiseerde oplossingen om uitgavengegevens te centraliseren. Met één plek om data te volgen en te bewaken, is het eenvoudiger om belangrijke inzichten te vinden en te rapporteren, en om governancepraktijken te versterken.
Maak gebruik van category management-technologie. Met behulp van technologie zoals AI kunnen teams gemakkelijker patronen herkennen, uitgaven automatisch categoriseren, leveranciers per categorie organiseren, benchmarks instellen, aanbevelingen doen, taken automatiseren en meer.
Houd stakeholders betrokken en geïnformeerd. Met analysetools en -software om winst en kansen te communiceren, is het eenvoudiger om belanghebbenden te betrekken en af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie.
Bouw dynamische leveranciersrelaties op. Richt je op de totale waarde in plaats van alleen op kosten en werk openlijk samen om goede werkrelaties tot stand te brengen.
Gegevens van derden opnemen. Ontwikkel een mechanisme voor het gebruik van relevante externe gegevenspunten van externe providers om je categoriestrategie aan te vullen.
Vervolg het levenscyclusproces van de categorie. Verbeter de interne en externe data-analyse door categoriespecifieke informatie te verzamelen, de strategie te verbeteren en periodieke beoordelingen uit te voeren.
Zet de volgende stap
Ontdek oplossingen om meerwaarde te genereren met slimmer categoriebeheer.
Vermijd veelvoorkomende fouten in categoriebeheer
In dit artikel worden drie fouten onderzocht die Procurement gemakkelijk kan maken als het gaat om categoriebeheer en hoe het corrigeren ervan aanzienlijke voordelen kan opleveren, vooral in onzekere tijden.