Voorraadoptimalisatie: beperk het risico en de verspilling
Voorraadoptimalisatie is het proces van strategisch beheer en voorraadbeheer om de efficiëntie te maximaliseren, de kosten te minimaliseren en aan de vraag van de klant te voldoen.
Overzicht voorraadoptimalisatie
Bij voorraadoptimalisatie draait het erom om genoeg voorraad te hebben om aan de vraag te voldoen en een buffer op te bouwen, terwijl tegelijkertijd verspilling wordt voorkomen. Idealiter is voorraadoptimalisatie een proces waarbij niet alleen snel wordt ingespeeld op risico's en kansen, maar deze ook kunnen worden voorspeld en er voorbereidingen kunnen worden getroffen.
Voorraadoptimalisatie is belangrijker dan ooit tevoren
Zoals elke bedrijfsleider je kan vertellen, is voorraadoptimalisatie een bijzonder moeilijk onderdeel van supply chain management omdat het kwetsbaar is voor zoveel factoren, waaronder sociale trends, natuurlijke gebeurtenissen, politiek, economie en concurrentie (om er maar een paar te noemen). Toen de pandemie aankwam, was het de moeder van alle wereldwijde verstoringen van de supply chain en scheen een helder en onweerstaanbaar licht op de volatiliteit van old-school supply chain praktijken.
Bovendien, wanneer de toleranties van de consument waren voor levertijden van een week of langer, konden bedrijven door met slechts een paar grote magazijnen. Terwijl het Amazon Effect vandaag de dag ziet dat de levering op dezelfde dag of de volgende dag een toenemende vraag van de consument wordt. Dit heeft een enorme impact gehad op voorraadoptimalisatie omdat bedrijven nu meerdere distributiecentra moeten hebben en multi-locationeel voorraadbeheer nodig hebben. Tot slot is online winkelen in een hoog tempo en neemt de loyaliteit van het consumentenmerk af in het licht van de toegenomen online keuze. Dit heeft geleid tot ongekende concurrentie voor veel bedrijven en een krimpende winst- en foutenmarge.
"De supply chain dingen zijn echt lastig."
Elon Musk
Het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie
Beide maken deel uit van dezelfde voorraadgerelateerde supply chain-activiteiten, maar als het gaat om het definiëren van de specifieke praktijken, is de algemene categorie ‘voorraadcontrole’, daaronder ligt voorraadbeheer en daarbinnen levenslange voorraadoptimalisatie.
Voorraadcontrole omvat alle voorraadbeheeractiviteiten, inclusief voorraadoptimalisatie.
Voorraadbeheer verwijst naar het doel om hoge productiviteits- en efficiëntiedoelen te stellen voor alle voorraadactiviteiten. Moderne technologieën voor bedrijfs- en supplychainplanning ondersteunen deze processen door supply chain managers meer inzicht te geven in alle schakels in de keten. Het Internet of Things (IoT) en met de cloud verbonden apparaten en assets kunnen worden geautomatiseerd voor meer efficiëntie in productie. Productie-, magazijn- en logistieke processen bereiken ook meer efficiëntie door de toepassing van intelligente technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning, robotica en robotische procesautomatisering.
Voorraadoptimalisatie is een onderdeel van voorraadbeheer dat specifiek verwijst naar winstmarges en het beperken van verliezen. Overtollige voorraden leiden tot verlies en verspilling. Het neemt ruimte in, raakt verouderd en verkoopt vaak niet, of moet tegen lagere prijzen worden verkocht. Tegelijkertijd hebben we tijdens de pandemie gezien dat er ook rekening moet worden gehouden met tekorten en onverwacht hoge vraag. Hierbij komen de kosten in de vorm van potentieel winstverlies en schade aan het merk. Het doel van voorraadoptimalisatie is dan ook om zo goed mogelijk de vraag te voorspellen en de financiële output van de voorraad voor het bedrijf te maximaliseren.
De verschillende soorten voorraad
Vanuit het oogpunt van de consument bestaat de voorraad voornamelijk uit eindproducten. Maar voor een bedrijf is voorraad alles wat ze op voorraad moeten houden, onderhouden en aanvullen. Als een bedrijf soep maakt, dan zou "inventaris" alles kunnen zijn, van de zaden die worden gebruikt om de tomaten te kweken, helemaal tot de brandstof in de leveringstransporten van het bedrijf die het naar de supermarkt brengen. Als je voorraadbeheer op deze meer holistische manier bekijkt, krijg je meer inzicht in de complexiteit ervan.
Er zijn over het algemeen vier soorten voorraad:
- Grondstoffen: alle voorraad die uiteindelijk in het eindproduct terechtkomt.
- Goederen in bewerking (WIP): zoals de naam al aangeeft, is dit alle voorraad die momenteel wordt voorbereid en verpakt. Dit is een dure en riskante fase, dus voorraadoptimalisatieoplossingen kunnen worden toegepast om de meest kosteneffectieve en tijd-effectieve processen te vinden.
- Gerede producten: De meest voorkomende betekenis van wat voorraad is, in de staat van verpakte kant-en-klare producten.
- Onderhouds-, reparatie- en operationele benodigdheden (MRO): Alle voorraad die nodig is voor de productie, productie en levering van de artikelen. Voorraadoptimalisatie wordt toegepast op het beste saldooverschot en tekort van deze niet-consumentartikelen.
De uitdagingen van traditionele voorraadoptimalisatie
Al sinds er supply chains en magazijnen zijn, vormt de evenwichtsoefening tussen 'net genoeg' en 'te weinig' een van de grootste uitdagingen voor de voorraadoptimalisatie. Bij het voorspellen van de vraag wordt er van oudsher naar het verleden gekeken. Hoewel experts op het gebied van voorraadoptimalisatie en vraagprognose erg kundig zijn, zit er een limiet aan menselijke analyse en voorspellingen. Lineaire supply chains die gebaseerd zijn op verouderde systemen zijn altijd kwetsbaar, ongeacht de omvang van de expertise. Een aantal van de meest veelvoorkomende uitdagingen:
Bestaande systemen die geen big data kunnen verzamelen of beheren: handmatige en niet-verbonden technologieën kunnen geen volumes ongelijksoortige en ongestructureerde data verwerken. Op basis van deze data, via de toepassing van slimme technologieën zoals AI, machine learning en geavanceerde analytics, wordt een deel van de grootste nauwkeurigheid bereikt, van risicovoorspelling tot vraagprognose.
Versnelde vraag van de klant: Elk jaar groeit de vraag van de consument naar snelle levering en maatwerk. Ook zijn de productlevenscycli korter dan ooit. Het is duur voor bedrijven om hun logistieke en supply chain-netwerken op te schalen om aan deze eisen te voldoen, dus er wordt om meer precisie gevraagd vanuit voorraadoptimalisatie.
Meer concurrentie: Een gevolg van Industry 4.0 en intelligente, verbonden supply chain-technologieën is dat bedrijven sneller dan ooit kunnen opstarten en groeien, allemaal beheerd vanuit een centrale hub. Dit heeft geleid tot een ongekende mate van concurrentie en keuzemogelijkheden voor de consument. Voorraadoptimalisatieoplossingen worden steeds meer gezocht om een concurrentievoordeel te bieden.
Weer gebeurtenissen en natuurrampen: Elk jaar zien we meer slopende stormen en destructieve bosbranden. Natuurlijk is er geen manier om dergelijke gebeurtenissen nauwkeurig te voorspellen, maar met het gebruik van geavanceerde analytics en cloudoplossingen kunnen voorraadbeheerders zichzelf een vechtkans geven tijdens de resulterende perioden van wankelende vraag.
Voortbouwen op fundamentele processen voor voorraadoptimalisatie
Er is een breed scala aan uitdagingen op het gebied van voorraadoptimalisatie, van bedrijf tot bedrijf. Voor bepaalde seizoensgebonden of B2B-producten kan het proces vrij eenvoudig zijn, terwijl grote detailhandelaren bijvoorbeeld honderd- of duizenden SKU's en een zeer kwikhoudende markt en klantenbestand kunnen hebben.
De fundamentele praktijken die ten grondslag liggen aan voorraadoptimalisatie zijn decennialang niet veranderd – zelfs niet eeuwenlang. Maar wat veranderd is, zijn softwareoplossingen die deze processen versterken en de specialisten die ze uitvoeren. Maar zelfs de meest geavanceerde digitale systemen zijn nog steeds gebaseerd op veel van de bekende en traditionele protocollen en formules voor voorraadoptimalisatie:
ABC-analyse: Het identificeren van de meest en minst populaire producten en de producten die het meest en het minst winstgevend zijn. Dit wordt van oudsher bereikt door de analyse van verkoopgegevens uit het verleden. Maar met geavanceerde analytics en slimme technologieën is het nu mogelijk om trends beter te voorspellen en te anticiperen op stijgende en dalende voorraadbehoeften voordat ze zich voordoen.
Vraagprognose: predictive analytics helpt te anticiperen op de vraag van klanten. Het wordt ook gebruikt om trends of risico's te voorspellen. Ook hier, waar dit van oudsher een meer backward-looping proces was, stelt software voor voorraadbeheer supplychainmanagers nu in staat om het risico op tekorten en verspilling te minimaliseren en de vraag nauwkeuriger te voorspellen.
Materiaalbehoefteplanning (MRP): Een systeem dat de planning, indeling en voorraadcontrole voor productie afhandelt. Bestaande MRP-systemen worden steeds vaker vervangen door geïntegreerde bedrijfsplanningssystemen en vraaggestuurde MRP-systemen (DDMRP) die meer nauwkeurigheid en veerkracht bieden.
Bestelpuntformule: Dit geeft de minimale hoeveelheid voorraad weer voordat je opnieuw moet bestellen. Dit is van oudsher een ingewikkeld proces, omdat het verschilt van product tot product – zelfs binnen zeer vergelijkbare producten. Zo kunnen bijvoorbeeld witte sokken en zwarte sokken een ander bestelpunt hebben. Voorraadoptimalisatietechnologieën kunnen zelfs de meest complexe multi-locationele voorraadniveaus nauwkeurig en zichtbaar houden – overal en in realtime.
Continu voorraadbeheer: Dit is met name relevant voor snel bewegende consumptiegoederen (FMCG) waarbij producten razendsnel bewegen. Met slimme technologieën kunnen processen voor continu voorraadbeheer volledig worden geautomatiseerd via omnichannel inkoopcontactpunten. En machine learning kan deze tools helpen slimmer en nauwkeuriger in de loop van de tijd te worden, zelfs als je nieuws, trends en weerberichten in de gaten houdt om live inzichten en voorraadstatusrapportage te leveren.
Veiligheidsvoorraad- en voorraadbuffers: Dit is het proces om ervoor te zorgen dat er realistische voorraadbuffers zijn in het geval van onverwachte gebeurtenissen. Sinds het begin van de toeleveringsketens is dit een fundamentele uitdaging omdat tekorten en verspilling beide leiden tot inkomensverlies. Moderne softwareoplossingen voor de supply chain brengen snelheid, connectiviteit en geavanceerde gegevensanalysefuncties in het voorraadbeheerproces. Hierdoor kunnen bedrijven hun buffermarges met indrukwekkende nauwkeurigheid optimaliseren.
Voorraadoptimalisatiesystemen: voordelen en resultaten
Historisch gezien konden de voordelen van zelfs kleine verbeteringen voor strategische voorraadoptimalisatie worden gerealiseerd in lagere kosten en betere winstmarges. Met de toepassing van geïntegreerde bedrijfsprocessen en voorraadbeheersoftware worden deze voordelen robuuster en meetbaar en verbeteren ze pas na verloop van tijd naarmate de software leert en zich aanpast.
Meer zichtbaarheid voor het hele bedrijf: De verbeterde transparantie dankzij de software voor voorraadoptimalisatie strekt zich uit van verkoop, marketing en boekhouding tot leveranciers van grondstoffen en zelfs wereldwijde partners, activa en uitgaven. Dankzij cloudconnectiviteit kunnen alle teams die betrokken zijn bij de supply chain in realtime samenwerken.
Verbeterde vraagprognoses en voorspellende mogelijkheden: Slimme technologieën kunnen complexe data uit bronnen binnen en buiten het bedrijf verwerken en accurate voorspellingen en inzichten leveren. Wanneer supply chain technologieën worden aangedreven door AI en machine learning, worden predictive analytics en vraagprognoses nauwkeuriger en inzichtelijker.
Geavanceerdere optimalisatieresultaten: Met slimme systemen die complexe en diverse datasets kunnen analyseren, kunnen voorraadbeheerders niet alleen zien welke producten het meest winstgevend zijn, maar dingen zoals welke locaties het beste zijn voor welke SKU en welke combinaties van producten het beste verkopen op verschillende tijdstippen van het jaar.
Schaalbaarheid: Bedrijven moeten snel opschalen om veel redenen, waaronder succes en algemene groei, onverwachte gebeurtenissen of seizoensgebondenheid. Slimme software en moderne databases zijn oneindig schaalbaar en kunnen wereldwijd activiteiten opvoeren en optimaliseren.
Ga nog een stap verder met voorraadoptimalisatie op meer niveaus (MEIO)
Complexe supply chains (vooral wereldwijde) profiteren van MEIO-oplossingen die voortbouwen op de basis van de traditionele voorraadoptimalisatie, maar ook moderne supplychain- en cloudtechnologieën inzetten voor een meer gecentraliseerd, realtime beeld van de wereldwijde bedrijfsactiviteiten. Een effectieve MEIO-oplossing geeft voor elke schakel (of 'echelon', d.w.z. niveau) in de supply chain een aanbeveling voor het optimale voorraadniveau door de voorraadbalans op meerdere locaties tegelijkertijd op elkaar af te stemmen.
Met een MEIO-aanpak kunnen fabrikanten vraagprognoses analyseren met een end-to-end-beeld van de supply chain. En terwijl bedrijven te maken krijgen met het Amazon-effect, helpen MEIO-oplossingen bij de omgang met de kleinere en geografisch meer verspreide voorraadniveaus van vandaag de dag.
Aan de slag met de best practices voor voorraadplanning
Moderne technologieën en slimme oplossingen kunnen enorme voordelen opleveren voor elk gebied van supply chain management, maar uiteindelijk zijn het praktijken en mensen die een bedrijf runnen. Cloudconnectiviteit helpt je verbinding te maken met jouw teams en supply chain partners over de hele wereld, zodat je die zichtbaarheid aan het werk kunt zetten door goede praktijken en efficiënte strategieën voor voorraadplanning te delen en te belonen.
- Gebruik robuuste vraagprognosetechnieken. Vraagprognose is een belangrijke factor in het informeren over de manier waarop bedrijven voorraadbeheer en andere processen, zoals resource-inkoop, inkomende logistiek, productie, financiële planning en risicobeoordeling, strategisch plannen.
- Maak van jouw voorraadbudget een prioriteit voor het eerste kwartaal. Elk bedrijf heeft cycli en verschuivingen gedurende het hele jaar. Door een kwartaalsgewijs voorraadbudget vast te stellen, kunnen supply chain planners realistischere en realistischere doelen en KPI's vaststellen.
- Implementeer standaard voorraadcontrolesystemen.
Beoordelingssystemen kunnen worden aangepast voor verschillende soorten voorraad en helpen de efficiëntie te verbeteren en workflows te stroomlijnen. Het is niet ongebruikelijk voor complexe organisaties om verschillende systemen binnen hun bedrijf te gebruiken. Het belangrijkste punt is consistentie en het opstellen van een plan. Er zijn twee hoofdtypen systemen voor voorraadcontrole:
Continu controlesysteem: In dit model worden in elke cyclus dezelfde hoeveelheden artikelen besteld en moeten voorraadbeheerders de voorraadniveaus continu bewaken en voorraden aanvullen wanneer de hoeveelheid van een artikel onder een bepaald niveau daalt.
Periodieke beoordeling: In dit model bestellen voorraadbeheerders producten tegelijkertijd binnen elke bedrijfscyclus. Aan het einde van de cyclus wordt de benodigde voorraad besteld op basis van de kwaliteitsniveaus op dat moment. Dit systeem maakt geen gebruik van vaste bestelniveaus en is efficiënter voor langzamer bewegende producten.
- Luister naar je klanten. Veel bedrijven luisteren alleen naar de wielen die het hardst piepen en nemen uiteindelijk beslissingen op basis van de luidste feedback. De beste software voor voorraadbeheer zal in staat zijn om regelmatig gegevens van al jouw klanten en inkopers te verzamelen en te analyseren en inzichten en aanbevelingen te bieden – in realtime – over die input. Dit helpt voorraadoptimalisatie door ervoor te zorgen dat voorraadbeheerbeslissingen geïnformeerd en datagedreven zijn.
- Gebruik just-in-time (JIT) en principes op aanvraag. Door de kortere dan ooit levenscycli van producten en de groeiende vraag van consumenten naar snelheid en personalisering moet voorraadoptimalisatie snel en flexibel zijn. Technologieën zoals 3D-printen en robotische automatisering stellen bedrijven in staat om virtuele voorraden te vervoeren. Supply chain manufacturing en logistiek opereren in toenemende mate met behulp van netwerken van on-demand leveranciers en leveranciers. Met intelligente software kunnen voorraadmanagers realtime beslissingen nemen over voorraadoptimalisatie, waarbij ze er zeker van kunnen zijn dat ze door de gegevens worden ondersteund.
Vervolgstappen voor betere voorraadplanning en -optimalisatie
Net als bij elke bedrijfsomzetting is een goede communicatie tussen de voorraadoptimalisatie- en supplychainteams van belang. Begin met het afbreken van silo's, het optuigen van een sterk veranderingsmanagement en goede communicatiestrategieën, en praat met de teamleiders. Binnen het personeelsbestand ligt een goudmijn aan informatie verstopt over huidige risico's en mogelijkheden. Deze kunnen worden ingezet om bruikbare strategieën voor voorraadplanning en -optimalisatie op te stellen. Softwareleveranciers kunnen je ook helpen een routekaart op te zetten om de voorraadoptimalisatie op gang te krijgen.
Ontdek oplossingen voor voorraadoptimalisatie
Behaal jouw voorraadoptimalisatiedoelen met SAP Integrated Business Planning.
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld je aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in jouw inbox wordt bezorgd.