Wat is personeelsplanning?
Personeelsplanning is het proces om ervoor te zorgen dat een organisatie de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats heeft.
Overzicht personeelsplanning
Personeelsplanning heeft zich ontwikkeld van een eenvoudige operationele functie naar een essentiële strategische opgave, die de hele organisatie bestrijkt en de verwezenlijking van bredere bedrijfsdoelen ondersteunt. Net als bij topsport, waar een fractie van een seconde tussen winst en verlies kan staan, komen en gaan kansen snel in het huidige volatiele bedrijfsklimaat. Krachtige en gestroomlijnde planningsoplossingen helpen je analyseren, begrijpen, voorbereiden en voorspellen. Wanneer je om de hoek kunt kijken, krijg je een concurrentievoordeel dat je helpt om één stap voor te blijven.
Definitie personeelsplanning
Bij een definitie van personeelsbeheer moet rekening worden gehouden met de veranderende arbeidswereld. Uit een recent gezamenlijk onderzoek van MIT en Deloitte blijkt dat werknemers op afstand en tijdelijke werknemers nu ongeveer 30% van veel bedrijven uitmaken, met een stijging van 50% in technologie en sommige andere sectoren. Verschuiving van sociale en culturele trends heeft ook een enorme impact op de definitie van modern personeelsbeheer. De kern van WFM is een uitgebreide en geïntegreerde set processen en tools die helpen bij het plannen, beheren en volgen van werknemerswerk, inclusief tijd en aanwezigheid, werknemersplanning en naleving van arbeidswetten. Maar vandaag de dag moeten WFM-praktijken en -oplossingen ook middelen bieden die helpen om je aan te passen aan veranderende levensstijlen, verwachtingen en het welzijn en de betrokkenheid van uw personeel.
Een strategische aanpak van personeelsplanning
In de afgelopen jaren zagen we sprongen in computer- en softwaretechnologie, van directe cloudconnectiviteit tot de opkomst van machine learning en AI-aangedreven oplossingen. We maakten een overweldigende verschuiving in werkplekpatronen mee, waarbij een recent academisch onderzoek voorspelde dat tegen 2025 tot 70% van de Amerikaanse kantoormedewerkers ten minste vijf dagen per maand op afstand werkt. Op maatschappelijk en milieugebied worden we geconfronteerd met toegenomen culturele polarisatie, volatiele economieën, snel veranderend consumentengedrag en een toename van grote weers- en klimaatgebeurtenissen.
Voor jouw bedrijf kan een van deze trends een reeks risico's en kansen inhouden. Als je ze allemaal bij elkaar optelt, kan het behoorlijk overweldigend worden. Het is niet meer genoeg om simpelweg te ‘rekruteren en te behouden’. De huidige organisaties moeten operationele personeelsplanningsprocessen uitbreiden met een meer strategische toekomstgerichte aanpak om deze vele moderne uitdagingen aan te gaan. Dit omvat het afstemmen van wervings- en talentmanagementstrategieën op bedrijfsdoelstellingen en -doelen. Strategische personeelsplanning is gebaseerd op gedefinieerde doelen, goede communicatie en toegewijde softwareoplossingen. Het werkt proactief in op talenthiaten, bevordert de gelijkheid, ondersteunt efficiëntie, beheert opvolgingsplanning en optimaliseert de personeelstoewijzing.
Praktische voordelen van personeelsplanning
Het succes van elke HR-organisatie wordt gemeten aan de hand van zowel operationele prestaties als de ontwikkeling van een steeds verbeterende werkomgeving. Oplossingen voor personeelsplanning kunnen je helpen deze dubbele doelen te bereiken door een aantal van je core HR-activiteiten te optimaliseren.
Talenthiaten dichten: door toekomstige talentbehoeften te beoordelen en de huidige capaciteiten te analyseren, kan je HR-team talenthiaten identificeren en aanpakken en relevante strategieën voor werving, training en ontwikkeling opstellen. Dit helpt ervoor te zorgen dat je het juiste talent hebt wanneer je dat nodig hebt.
Scenarioplanning voor toekomstige veerkracht: scenarioplanning biedt geen risico's om een verscheidenheid aan potentiële situaties virtueel te verkennen en zich voor te bereiden. Dit ondersteunt de paraatheid en veerkracht. Het stelt teams ook in staat om een levensvatbare set noodplannen te ontwikkelen voor snelle en effectieve reacties op een breed scala aan verstoringen en kansen.
Verbeterde productiviteit: door de toewijzing van personeel en talent te optimaliseren, zorgen personeelsplanningsprocessen ervoor dat je werknemers werken aan taken die hun vaardigheden en potentieel maximaliseren. Door personeelsfuncties af te stemmen op je langetermijn- en kortetermijndoelen, verbeter je de algehele productiviteit en prestaties.
Risicovermindering: bevoorradingsproblemen, tekorten aan talent en diverse andere verstoringen kunnen leiden tot risico's en verlies. Personeelsplanningsprocessen en -oplossingen helpen je deze bedreigingen te minimaliseren door ondersteuning te bieden voor scenarioplanning, voorspellende werving en de mogelijkheid om personeelsgerelateerde informatie in realtime te integreren in verschillende afdelingen. Dit betekent dat je bij risico’s kunt reageren en je kunt aanpassen, in plaats van te reageren en in paniek te raken.
Kostenbesparingen: personeelsplanning ondersteunt een efficiëntere personeelstoewijzing, zodat je niet te veel of te weinig in dienst neemt. Het helpt ook om de administratieve rompslomp voor werving en kostbare vertragingen bij de onboarding te minimaliseren. De productiviteit en efficiëntie kunnen worden vergroot door ervoor te zorgen dat de juiste vaardigheden op de juiste plaats zijn en door datagedreven begeleiding te bieden voor taken en repetitieve taken die kunnen worden geoptimaliseerd door automatisering.
Flexibiliteit van het personeel: marktverschuivingen die maanden of jaren duurden, kunnen nu in dagen plaatsvinden. Sommige vaardigheden raken bijna van de ene dag op de andere achterhaald, terwijl de behoefte aan andere even snel naar voren komt. Vandaag de dag moet je jouw mensen on-demand kunnen bijscholen en omscholen en ervoor zorgen dat uw HR-teams een bedrijfsoverkoepelend beeld hebben van al je veranderende personeelsbehoeften en bedrijfsmodellen.
De rol van tools voor personeelsplanning
De16e-eeuwse militaire strateeg Takeda Shingen zei ooit: “Kennis is geen macht, het is slechts potentieel. Die kennis toepassen is macht.” En dat sentiment geldt 500 jaar later, wanneer afdelingen in je hele bedrijf allerlei waardevolle kennis en data verzamelen en opslaan, laat het dan in afzondering zitten. Wanneer er bruikbare bedrijfsoverkoepelende gegevens worden geanalyseerd, toegepast en geïntegreerd, kan dit dan en alleen dan helpen je HR-activiteiten te versterken.
De beste personeelsplanningsoplossingen overbruggen silo's om een completer perspectief te bieden. De oplossingen profiteren van de kracht van AI en kunnen je helpen te anticiperen op toekomstige talentbehoeften, de personeelstoewijzing te optimaliseren en personeels- en bedrijfsdoelstellingen op elkaar af te stemmen. Met geïntegreerde informatie uit de hele organisatie kan je HR-team sneller inzichten leveren en beter onderbouwde beslissingen nemen.
Strategische personeelsplanning in actie
De huidige HR-teams hebben veel complexe verantwoordelijkheden. Strategische oplossingen voor personeelsplanning kunnen deze verantwoordelijkheden op verschillende manieren ondersteunen en optimaliseren:
- Snelle groei beheren: software voor personeelsplanning kan voorspellen hoeveel en soorten rollen moeten worden ingevuld. Door de talentbehoeften nauwkeurig te voorspellen, kun je een economische strategie voor werving en training ontwikkelen op basis van predictive analytics.
- Gelijke behandeling in het wervingsproces: in de afgelopen vijf jaar is het aantal rechtszaken op de werkplek drastisch gestegen, waarbij het grootste deel (en het duurste) van die zaken verband houdt met kwesties van gelijkheid en diversiteit. Oplossingen voor personeelsplanning hebben de capaciteit om personeelsgegevens te analyseren, potentiële risico's te rapporteren en aanbevelingen te doen voor compliance.
- Aanpak van een hoog personeelsverloop: tussen anekdotische input en social media hyperbole kan het moeilijk zijn om de bron van je omzetproblemen te begrijpen. Personeelsplanningstools kunnen gestructureerde en ongestructureerde datasets en werknemersfeedback samenvoegen en analyseren om inzichten en suggesties te leveren om het behoud van werknemers en de werknemerstevredenheid te verbeteren.
- Vereenvoudiging van opvolgingsplanning: wanneer gewaardeerde werknemers je bedrijf verlaten, kan het stressvol en politiek prikkelend zijn om hun schoenen te vullen. Personeelsplanningsoplossingen zijn ideaal om een objectieve en onbevooroordeelde meting van zowel interne als externe kandidaten te krijgen, zodat je een keuze kunt maken die billijk is voor je teams en gunstig is voor jouw bedrijfsdoelen.
- Seizoensgebonden personeelsbehoeften beheren: sommige tijdelijke personeelsbehoeften zijn seizoensgebonden en voorspelbaar, terwijl andere het gevolg kunnen zijn van een productlancering of een onverwachte trend. Hoe dan ook, door een nauwkeurige planning van seizoensgebonden variaties in de vraag, kun je de arbeidskosten minimaliseren en de operationele efficiëntie maximaliseren.
- Behoud van concurrerende salarissen: Met het geheimzinnige karakter van salarisgegevens, is het van oudsher moeilijk om een nauwkeurig gevoel van gelijke tarieven in verschillende sectoren en functies te krijgen. Oplossingen voor personeelsplanning zijn in staat om verschillende datasets uit zowel interne als externe bronnen te beheren en te analyseren om actuele en nauwkeurige salarisschattingen te geven.
- Compliance waarborgen: personeelsplanningstools kunnen allerlei gegevens over arbeidswetten, -voorschriften, -quota, -contracten en andere nalevingsvereisten openen, opslaan, bijwerken en vergelijken. Dit omvat geregionaliseerde instellingen om ervoor te zorgen dat je wereldwijde activiteiten op dezelfde manier worden beschermd.
- Effectieve trainingsprogramma’s ontwikkelen: om de meest nauwkeurig op maat gemaakte trainingsprogramma’s te ontwikkelen, is het noodzakelijk om te weten waar je mensen het meest dringend voor moet trainen. Door het identificeren van tekorten aan vaardigheden en kennis helpt personeelsplanning je HR-teams om on-demand trainingscurricula te ontwikkelen die het beste voldoen aan de realtime behoeften van je mensen en activiteiten.