Wat is een Human Resource Management System (HRMS)?
Een HRMS helpt bedrijven hun core HR processen te beheren en te automatiseren en biedt mogelijkheden voor talentmanagement.
Definitie van het Human Resource Management System (HRMS)
HRMS staat voor human resource management system – vaak HCM-software (Human Capital Management) genoemd. Bedrijven gebruiken een HRMS om core HR processen te digitaliseren, te automatiseren en te centraliseren, zoals opslag van werknemersgegevens, administratie van arbeidsvoorwaarden, tijd en aanwezigheid en salarisadministratie. Daarnaast biedt een HRMS mogelijkheden voor talentmanagement, zoals werving, onboarding, prestatiebeheer, doelenplanning, studie en training, beloning en opvolgingsplanning.
Een modern HRMS helpt traditionele arbeidsintensieve spreadsheet- en papieren processen te vervangen door repetitieve en tijdrovende handmatige processen te automatiseren. Dit stelt HR-teamleden in staat om menselijke fouten te verminderen en zich te richten op meer waarde en uiteindelijk meer lonend werk.
Geschiedenis van systemen voor personeelsbeheer
In de jaren zeventig digitaliseerden grotere bedrijven een aantal van hun basisprocessen, met name data-zware en foutgevoelige functies zoals salarisadministratie en boekhouding, maar deze vroege human resource management systemen waren beperkt in omvang. In de jaren negentig konden bedrijven dankzij de krachtigere mainframe computing en de opkomst van het internet een breder scala aan HR-kernfuncties zoals recordbeheer, benefitadministratie en wervingsworkflows digitaliseren en automatiseren.
Door de implementatie van slimme technologieën en de ontwikkeling van cloudconnectiviteit zijn HR-processen tegenwoordig niet langer beperkt tot transactionele data. Een modern HRMS kan data verzamelen en integreren om rapportagestructuren in realtime aan te passen op basis van regionale verschillen in infrastructuur, wetgeving en compliance. Met deze systemen kunnen ook workflows worden geautomatiseerd en in combinatie met artificial intelligence (AI) kunnen slimmere en meer gestroomlijnde processen worden gecreëerd.
HRMS, HRIS en HCM – betekenis geven aan de acroniemen
Human resource management system (HRMS), human resource information system (HRIS) en human capital management (HCM) zijn HR-termen die vaak door elkaar worden gebruikt, maar toch een paar belangrijke verschillen vertonen.
Een HRIS is meestal gebaseerd op een database met werknemersgegevens en wordt gebruikt om kern-HR-processen te ondersteunen die meer lineair en kwantitatief van opzet zijn, zoals salarisverwerking of tijd- en aanwezigheidsbeheer.
Ter vergelijking: een HRMS is een meer allesomvattend systeem dat alle datamanagementstructuren van een HRIS bevat, maar ook kwalitatieve en complexe functionaliteit en talentmanagement omvat. De beste HRMS-oplossingen maken gebruik van slimme technologieën, zoals AI, machine learning en cloudconnectiviteit, om functies te personaliseren en intelligent te automatiseren.
HCM is een overkoepelende term die wordt gebruikt om de brede reeks praktijken en software te beschrijven die een organisatie gebruikt om haar personeel te beheren, van werving tot pensionering. Een HCM-systeem wordt vaak een human resource management system (HRMS) genoemd en omvat HRIS-software. Dankzij technologische ontwikkelingen en connectiviteit kunnen bedrijven nu vanuit alle invalshoeken een duidelijk end-to-end beeld van het personeel krijgen. Dit heeft bedrijven geholpen om de meetbare waarde te realiseren van het prioriteren van de werknemerservaring en het gebruik van een mens-first benadering om de HR-administratieve functionaliteit te ondersteunen. Deze meer holistische aanpak betekent een verandering in de prioritering en het beheer van HR-processen.
Waarom is HRMS-software tegenwoordig zo belangrijk?
Bedrijven overwegen al vele jaren om nieuwe technologieën te implementeren om hun HR-processen beter te automatiseren. Toen de pandemie toesloeg, bracht dat enorme en ongekende veranderingen teweeg in de beroepsbevolking. HR-teams zagen zich genoodzaakt om plotseling nieuwe technologieën te gebruiken om een nieuw verspreid en telewerkend personeelsbestand te ondersteunen en te beheren.
Aanvankelijk waren veel van deze overgangen problematisch, maar nu, meer dan een jaar later, zijn HR-leiders creatiever en adaptiever geworden in hun praktijken. Een SHRM-artikel vertelt ons dat dit uiteindelijk een goede zaak is gebleken. Omdat hun hele personeelsbestand bijna van de ene op de andere dag is geworden, werden HR-teams de "first responders" van de bedrijfswereld, en vele andere afdelingen en teamleiders hebben het voortouw genomen. In de nasleep van de pandemie werden veel bedrijven zich plotseling bewust van wat een goudmijn van data en people analytics ze in hun HR-afdelingen hadden en hoe die informatie hen zou kunnen helpen om beslissingen en strategieën in het hele bedrijf te onderbouwen.
Tegenwoordig is HRMS-software van onschatbare waarde om bedrijven te helpen deze snel veranderende arbeidswereld te begrijpen, te organiseren en te stroomlijnen. Met HRMS-tools kunnen complexe HR-processen op één plaats worden samengebracht en bieden zo een gecentraliseerde opslag van medewerkersdata, automatiseringsmogelijkheden en geïntegreerde AI en geavanceerde analytics. Daarnaast kunnen bedrijven met geavanceerde en gebruiksvriendelijke functies voor talentmanagement het beste talent in hun branche aantrekken, ontwikkelen en behouden.
Wie gebruikt HRMS-software?
Veel van de hieronder genoemde werkgebieden zijn van oudsher vrij geïsoleerd. Feedback of nieuwe data in het ene werkgebied bereikte lang niet altijd een ander werkgebied. Met een modern HRMS worden niet alleen de processen voor elk van deze professionele gebieden geoptimaliseerd en verbeterd, maar de data die daar worden verzameld en de feedback die daar wordt gegeven, worden ook gedeeld. Daardoor zijn de people analytics op een veel grotere schaal beschikbaar.
HR-professionals: voor HR-teams is een HRMS bijzonder nuttig en omvangrijk, van eenvoudige bewerkingen en toegang tot data van medewerkers tot het leveren van complexe datagestuurde rapportages en het automatiseren van geavanceerde taken op het gebied van talentmanagement.
Recruiters: HRMS-tools bieden recruiters een gecentraliseerde portal van waaruit ze vacatures kunnen publiceren, sollicitanten kunnen coachen en plaatsen, en onboardingfuncties kunnen openen en aanpassen.
Managers: zelfs op hun mobiele apparaten kunnen managers HRMS-software gebruiken om toezicht te houden op de teamstructuur, werkuren en afwezigheden te volgen, vakantie- en verlofaanvragen goed te keuren en de prestaties van medewerkers bij te houden om te zien of ze ondersteuning of feedback nodig hebben om hun doelen te halen.
Medewerkers: via één gebruiksvriendelijke portal kunnen medewerkers hun persoonlijke gegevens bewerken, organisatieschema's bekijken, uren en vakantieaanvragen invoeren, trainingsopdrachten weergeven en zelfs hun persoonlijke carrièredoelen en ontwikkelingsplannen beheren.
Werkzoekenden: tegenwoordig zijn er speciale HRMS-portals voor werkzoekenden om hen te helpen bij het zoeken en solliciteren naar functies, het volgen van de status van hun sollicitaties en het aanvaarden van digitale aanbiedingen met elektronische handtekeningen.
De componenten van HRMS-software
HRMS-software kan duidelijkheid en vereenvoudiging bieden. Het samenbrengen van personeelsgegevens op één plek maakt het niet alleen makkelijker voor het bedrijf, maar biedt ook inzichten en analyses van verschillende bronnen en afdelingen om steeds nauwkeurigere en actiegerichte aanbevelingen en rapporten te leveren.
Hier zijn de verschillende elementen van een HRMS oplossing:
HRIS: Core HR en salarisadministratie
Employee Self-Service: HRIS-tools helpen zowel werknemers als teamleiders de rommel van oude en papieren HR-beheertaken weg te werken. Selfservice, mobielvriendelijke functies helpen de productiviteit en transparantie van het personeel op talloze gebieden te verhogen, zoals beheer van werknemersgegevens, rapportage en analyse, tijd en aanwezigheid en salarisadministratie.
Benefitmanagement: met een toename van hybride werkplekmodellen hebben bedrijven er meer dan ooit moeite mee om aan de vele voorwaarden in de Verenigde Staten te voldoen. Geautomatiseerde administratie van arbeidsvoorwaarden kan HR-teams onder deze berg papierwerk uitgraven en hen vrijmaken om deskundig advies en begeleiding te geven dat werknemers waarderen op deze cruciale gebieden van hun leven. Self-service, mobielvriendelijke werknemersportalen stellen werknemers verder in staat om op de hoogte te blijven van de voordelen voor zichzelf en hun gezinnen.
Tijdbeheer: lekkage in de salarisadministratie is het gevolg van onjuiste tijdregistratiepraktijken door werknemers en managers en kan bedrijven tot 2,5% van hun totale loonkosten kosten. Hoewel soms opzettelijk, is het vaak te wijten aan fouten van verouderde systemen en onnauwkeurige handmatige praktijken. Maar gelukkig is het een van de meest vermijdbare gebieden van operationeel verlies en kan het sterk worden beperkt met het gebruik van intelligente HR-softwareoplossingen. HRMS-tools zijn in hoge mate aanpasbaar en kunnen worden gesynchroniseerd met feestdagen, periodetoerekening en andere bedrijfsregels. Automatische berekeningen van tijd en loon zijn geïntegreerd met salarisadministratiefuncties en werknemers hebben selfservicetoegang om hen te helpen het volledige overzicht te krijgen van hun tijdregistratie.
Talentmanagement
Werving en onboarding: HRMS-oplossingen kunnen werkgevers helpen het wervingsproces te optimaliseren om ervoor te zorgen dat ze toptalent kunnen vinden en aantrekken. Dit omvat betere ondersteuning voor wereldwijde talentsourcing en kandidaatrelatiebeheer. Het ondersteunt ook uitgebreidere sollicitantentracering en gestroomlijnde processen om opvolgingsplanning te ondersteunen. En voor nieuwe werknemers kunnen HRMS-onboardingtools een portal bieden voor nieuwe werknemers, inclusief papierloze en geautomatiseerde workflows voor nieuwe werknemers en een boeiender en persoonlijker trainings- en onboardingproces.
Prestatie- en beloningsmanagement: prestatiebeheer kan een uitdaging zijn, waardoor bedrijven zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens met elkaar in evenwicht moeten brengen en tegelijkertijd een doelstelling moeten blijven. HRMS-tools kunnen helpen bij het beheren van werknemersdoelen en -beoordelingen, en bieden continu prestatiebeheer naast begeleide actieplanning. Het beheren van compensatie kan ook een lastig voorstel zijn dat de beoordeling van meerdere factoren zowel binnen als buiten het bedrijf vereist. HRMS-software kan helpen bij het effectief ondersteunen van beloningsplanning en -ontwerp.
Leren en professionele ontwikkeling: Groei en loopbaanontwikkeling zijn cruciale onderdelen van de werknemerservaring. HRMS-tools maken gebruik van slimme technologie om een meer gepersonaliseerde en boeiende leerervaring te bieden, waarbij mensen, informatie en experts in het hele bedrijf en daarbuiten met elkaar in contact komen. Voor werknemers helpt dit hen hun tijd- en carrièreplanningsdoelen beter te structureren. Verplichte leer- en compliancetraining kan eenvoudig worden gepland en meer langetermijndoelstellingen zoals leiderschapsontwikkeling en opvolgingsplanning kunnen in hun agenda's worden opgenomen op manieren die het beste aansluiten bij hun unieke behoeften en verplichtingen.
Verkoopprestatiebeheer: zoals elke bedrijfsleider je kan vertellen, zijn hun salesteams op hun best wanneer ze leads verkopen en koesteren. Een HRMS helpt bedrijven bij het stroomlijnen en centraal beheren van verkoopgerelateerde kwesties zoals provisies, gebieden en quota, en zelfs prestaties van agenten.
Analytics en personeelsplanning: datagedreven inzichten zijn essentieel om HR af te stemmen op de algehele bedrijfsstrategie. Met data en KPI's, rapportage, voorspellende personeelsmodellering en AI-gestuurde analytics kunnen HR-leiders strategische en operationele planning , budgettering en prestatiebeheer beter ondersteunen
Employee experience management: met een grotere focus op de werknemerservaring moeten bedrijven op zoek gaan naar innovatieve manieren om beter te begrijpen hoe werknemers zich voelen over hun ervaringen op werk, beginnend als kandidaat tot de dag dat ze vertrekken en alles daartussenin. Stem van de werknemers (VoE)-technologieën en -tools om deze informatie te verzamelen zijn onder andere 360-graden feedbackbeoordelingen, enquêtes, gedrags- en sentimentanalyses en meer. Met behulp van deze inzichten kunnen organisaties de ervaringen van elke werknemer personaliseren gedurende hun hele levenscyclus, waardoor de betrokkenheid en productiviteit toenemen.
HRM-systemen en de volgende stappen naar digitale transformatie in HR
Een digitale transformatie in HR zal net als elke andere belangrijke operationele verandering altijd eerst tegenwerking en tegenslagen ondervinden, en brengt ook onvermijdelijk risico's met zich mee. De beste manier om je voor te bereiden op een operationele verandering is de doelstellingen van het project delen en communiceren. Als er open communicatielijnen zijn tussen de teamleiders, de leidinggevenden en de HR-specialisten, kan er veel meer worden bereikt. Met effectief change management en planningsstrategieën kun je je teams beter voorbereiden en al in een vroeg stadium een draagvlak creëren.
Hieronder worden enkele belangrijke punten genoemd waar je rekening mee moet houden bij de start van de digitale transformatie van HR.
Gegevensintegriteit: Zorg er voordat je begint met de gegevensmigratie voor dat je over de juiste resources beschikt en je IT-talent bijschoolt of omschoolt om ervoor te zorgen dat je deze taak kunt uitvoeren en menselijke fouten kunt minimaliseren.
Kosten en inspanningen: Kwantificeer de projectvereisten in alle betrokken gebieden van het bedrijf, inclusief implementatie en integraties. Identificeer realistische budgetten en tijdlijnen om te zorgen voor succes van de implementatie.
Huidige en toekomstige behoeften: werk vanaf het begin nauw samen met jouw afdeling en teamleiders om ervoor te zorgen dat je hun specifieke doelen, vereisten en uitdagingen begrijpt. Zorg ervoor dat jouw HRMS kan worden opgeschaald om te voldoen aan de veranderende behoeften van alle belanghebbenden.
Compliance: definieer wettelijke, dienstverband- en andere wettelijke vereisten en bevestig dat jouw nieuwe systeem deze behoeften in alle regio's ondersteunt.
Gereedheid bij lancering: betrek jouw HR-team vroegtijdig om je te helpen trainingsschema's en -doelen te ontwikkelen. Stel maandelijkse mijlpalen in om ervoor te zorgen dat al jouw beheerders, managers en werknemers goed zijn getraind en klaar zijn om de volledige waarde van het nieuwe HRM-systeem te benutten.