Wat is HRIS?
HRIS staat voor human resources information system. Bedrijven gebruiken een HRIS om core HR-processen te beheren en te automatiseren, zoals salarisadministratie, tijdregistratie en het beheer van werknemersvergoedingen.
Overzicht HR-informatiesysteem
HRIS-systemen – of HR-informatiesystemen – waren een van de eerste commerciële softwareoplossingen die in de jaren tachtig werden ontwikkeld. Waarom? HR was – en blijft vandaag – een van de meest admin-zware afdelingen in elke organisatie. HR-personeel wordt niet alleen belast met enorme hoeveelheid papierwerk en administratie, maar is ook de beheerder van een aantal van de meest kostbare en kwetsbare informatie over hun personeel en sollicitanten.
Sindsdien is de technologie zeker sterk geëvolueerd. Moderne HRIS-oplossingen kunnen workflows automatiseren, feedback integreren en rapportagestructuren in realtime aanpassen op basis van wijzigingen in bedrijfsregels of compliance. En door consumentvolle gebruikerservaringen en flexibele functionaliteit te bieden, zijn moderne HRIS-systemen net zo efficiënt en gebruikersvriendelijk als krachtig en flexibel.
De beste HRIS-software wordt geleverd in de cloud, die een nog breder scala aan voordelen biedt, waaronder meer gegevensopslag, betere beveiliging en een vlottere integratie met aanvullende applicaties zoals salarisadministratie, het traceren van sollicitanten en andere HR-systemen.
Definitie van het Human Resources Information System (HRIS)
HRIS staat voor human resources information system, een softwareoplossing die bedrijven helpt bij het beheren en automatiseren van core HR-processen en het ondersteunen van administratie van arbeidsvoorwaarden, tijd en aanwezigheid, salarisadministratie en andere workflows, evenals de opslag van werknemersgegevens, zoals persoonlijke, demografische en beloningsgegevens.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM is een brede term die de praktijken, beleidsregels, processen en software omvat die een organisatie gebruikt om haar personeel te beheren, van indienstname tot pensionering. Een HCM-suite wordt vaak een Human Resources Management System (HRMS) genoemd en omvat HRIS-software.
Een Human Resource Information System (HRIS) gebruikt een werknemersdatabase om core HR-processen te ondersteunen die meer lineair en kwantitatief van aard zijn, zoals salarisverwerking of tijd- en aanwezigheidsbeheer. Ter vergelijking: HRMS verwijst naar een meer overkoepelende softwareoplossing die een HRIS bevat, maar ook een meer kwalitatieve en complexe functionaliteit integreert die betrokken is bij talentmanagement.
Een HRIS kan bijvoorbeeld helpen om processen zoals tijdregistratie van werknemers te automatiseren en te stroomlijnen, en wanneer deze gegevens in een HRMS-systeem zijn geïntegreerd – de tijdregistratiegegevens kunnen worden geanalyseerd om de productiviteit en planning te verbeteren – en op hun beurt – zelfs om taken binnen het HRIS efficiënter te automatiseren.
Weten welke van deze softwareoplossingen het beste voor je is, is eigenlijk niet zo verwarrend als het klinkt. Het is gewoon een kwestie van onverbiddelijk kijken naar waar jouw bedrijf zich nu bevindt en waar je op langere termijn wilt zijn. En vervolgens kiezen voor HR-oplossingen die je vandaag van dienst kunnen zijn en morgen met je meegroeien.
Wat doen HR-informatiesystemen?
De beste cloudgebaseerde HRIS-oplossingen ondersteunen een verscheidenheid aan HR-processen en -interacties. De technologie zorgt voor slimme automatisering van workflows in het hele bedrijf, waaronder:
Benefitbeheer
Geautomatiseerde administratie van uitkeringen
Selfservicefuncties waarmee werknemers voordelen kunnen bekijken, bewerken en leren kennen
Tijd en aanwezigheid
Nauwkeurig beheer van absentie
Vergroot de administratieve efficiëntie met tijdprofielen om de feestdagen, werkroosters en toeslagen van werknemers te bepalen.
Automatische berekening van tijd en salaris per werknemersprofiel
Door tijd- en aanwezigheidsprocessen te digitaliseren, kunnen organisaties wereldwijde tijdregistratie van werknemers automatiseren en vereenvoudigen en voldoen aan complianceregelgeving.
Geïntegreerde lokalisatie
Aanpassen aan landspecifieke bedrijfspraktijken en -wetten met automatische wijzigingen in wet- en regelgeving
Uitgebreide inventaris van globaliserings- en lokalisatievereisten voor afzonderlijke landen
Self-services voor werknemers
Selfservicefuncties die de productiviteit van het personeel verhogen
Geïntegreerde HR-data op één platform
Traceerbare belangrijke HR-informatie op basis van landspecifieke vereisten
Bied werknemers een gepersonaliseerde profielpagina waar ze benefits kunnen beheren en bekijken, vrije tijd kunnen aanvragen en meer
Organisatiestructuren
Analytics voor realtime inzicht in het gehele personeelsbestand
Identificeer kritieke posities en breng snel personeelsaanpassingen aan om hiaten aan te pakken
Organisatiestructuren visualiseren
Werknemershiërarchie en -gegevens zijn gemakkelijk te vinden in een HRIS-systeem.
Voordelen van een cloud-HRIS-systeem
Naast de basisfunctionaliteit van een modern HRIS worden cloudgebaseerde systemen eenvoudiger geïntegreerd met je bestaande systemen. Ze zijn schaalbaar en kunnen gemakkelijker worden aangevuld met nieuwe innovaties en beveiligingsfuncties.
Hieronder volgen enkele algemene voordelen van een geïntegreerd HRIS-cloudsysteem:
Maakt HR-beheer sneller en nauwkeuriger. Bij het omgaan met de bestaansmiddelen van mensen is er geen marge voor fouten. Met het vermogen om beheertaken te automatiseren en te stroomlijnen, kan HRIS-software HR-teams bevrijden van de vertragingen en onnauwkeurigheden die worden veroorzaakt door handmatige en op papier gebaseerde systemen.
Verbetert de werknemerservaring. Werkgevers vergeten soms hoe belangrijk het voor hun teams is om de status van hun uitkeringen, betalingen en vrije tijd te kunnen zien. Met HRIS-tools hebben werknemers rechtstreeks toegang tot hun persoonlijke informatie, kunnen ze rapporten opstellen en aanvragen indienen, zonder het ongemak en de tijd die het kost om via de HR-afdeling te gaan.
Verbetert de efficiëntie. HRIS-oplossingen bieden een breed scala aan selfservicetools die de behoefte aan e-mail- en papieren formulieren en goedkeuringsprocessen aanzienlijk beperken. Planningen, workflows, vrijetijdsaanvragen en meer – kunnen in realtime en direct worden geautomatiseerd en beheerd.
Ondersteunt nalevingsinspanningen. Met een toename van werken op afstand en een culturele verschuiving naar meer gevoeligheid en procesvoering, moeten bedrijven er zeker van zijn dat ze aan de juiste kant van de wereldwijde arbeids- en werkgelegenheidsregels staan. Cloud-HRIS helpt ervoor te zorgen dat alle HR-activiteiten binnen de grenzen van compliance vallen en helpen hun personeel te ondersteunen.
Houdt de dingen veilig. In HR-bestanden vindt u enkele van de meest gevoelige en kostbare gegevens in uw bedrijf, waaronder de medische en financiële dossiers en details van werknemers. In het verleden, toen deze gegevens op laptops of onbeveiligde databases werden opgeslagen, was er altijd een risico van compromissen. De huidige geïntegreerde HRIS-systemen hebben geavanceerde beveiligingsprotocollen ingebouwd om cyberbeveiligingsrisico's te minimaliseren.
Hoe HRIS-integratie in de cloud kern-HR-processen ondersteunt
Hoewel HRIS-systemen helpen HR-processen en -administratie te centraliseren en te stroomlijnen, zijn er veel andere kernfuncties die tegelijkertijd worden uitgevoerd, zoals werving, training en planning. En je hoeft geen HR-specialist te zijn om te zien hoe nuttig het kan zijn om al deze essentiële functies te verenigen en te centraliseren. Maar als organisaties werken met verouderde systemen en losgekoppelde HR-softwaretoepassingen, worden ze gedwongen om handmatige processen te gebruiken om te zoeken naar tools en informatie in organisatiesilo's.
De beste HRIS-cloudsystemen maken niet alleen integratie met je core-ERP mogelijk, ze zijn er ook voor gebouwd. Een cloud ERP-systeem beheert bijvoorbeeld een breed scala aan dagelijkse bedrijfsactiviteiten en is gebouwd om een groot aantal ongelijksoortige bedrijfsprocessen te integreren. Door bedrijfsoverkoepelende data te verenigen, bieden ERP-systemen één versie van de waarheid en zorgen ze voor betrouwbare gegevensintegriteit. Dus als je HR-kernprocessen en HRIS zijn geïntegreerd met de snelheid en analysecapaciteit van een moderne AI-aangedreven ERP, krijg je het beste van twee werelden.
HRIS-voorbeelden in actie
Nog maar een paar jaar geleden waren het vooral de grootste organisaties die gebruik maakten van HRIS-oplossingen. Maar naarmate geïntegreerde cloudsystemen steeds populairder worden, wordt het steeds haalbaarder voor kleinere en groeiende organisaties om de voordelen en efficiëntie van een HRIS te benutten.
Hier volgen enkele voorbeelden van bedrijven die erin geslaagd zijn HR-processen te stroomlijnen met SAP SuccessFactors.
Growmark bedient landbouwbedrijven in de Verenigde Staten en Canada al meer dan 20 jaar – met een divers en breed uitbetaald personeelsbestand. Ze hebben SAP SuccessFactors oplossingen gebruikt om processen gedurende de gehele levenscyclus van werknemers te integreren en te automatiseren. Hierdoor kan GROWMARK efficiënte HR-processen uitvoeren en het talent aantrekken en koesteren dat nodig is om zijn klanten te helpen succesvol te zijn.
Kmart Group heeft een revolutie teweeggebracht in het winkelen in Australië, Nieuw-Zeeland en Azië door uitgebreide productselecties aan te bieden tegen gereduceerde prijzen. Toen het bedrijf zijn HR-systeem opnieuw moest uitvinden, werd SAP SuccessFactors gebruikt om werknemerservaringen te transformeren en de toekomst van werk in meer dan 500 Kmart-, Target en Catch-winkels te transformeren.
Ontdek HRIS-software vandaag nog
Moderne bedrijven zijn op zoek naar een uniforme, wereldwijde kern-HR-oplossing, die een consumentgerichte gebruikerservaring biedt en realtime data-analyse en automatisering ondersteunt. Naarmate het personeel steeds meer wordt gedistribueerd, moet HRIS-software samen met hen globaliseren door diepgaande lokalisatie en compliance in meerdere landen te bieden. En naarmate bedrijfsmodellen veranderen en evolueren, vragen bedrijven de flexibiliteit en eenvoud die wordt geboden door een breed scala aan echt relevante en krachtige prebuilds, waardoor ze nieuwe processen en applicaties betrouwbaar en snel kunnen implementeren.