Wat is een verspreid personeelsbestand?
Een verspreid personeelsbestand bestaat uit medewerkers op afstand die verspreid zijn over locaties buiten een traditionele, gecentraliseerde werkplek. Verspreide teams hebben een zeer gevarieerde samenstelling. De teamleden kunnen permanent telewerken, of alleen af en toe. Ze kunnen in de buurt van het centrale kantoor wonen en daar nog steeds naartoe gaan voor vergaderingen, maar ze kunnen zich ook vele kilometers of zelfs tijdzones daar vandaan bevinden. Maar wat verspreide medewerkers met elkaar gemeen hebben, is dat ze realtime verbinding moeten hebben, met elkaar en met alle resources en tools van het bedrijf die beschikbaar zijn voor on-premise medewerkers.
Als gedistribueerde teams bestaan uit werknemers op afstand, wat onderscheidt een gedistribueerde onderneming dan van een bedrijf dat eenvoudigweg teams of arbeidskrachten op afstand heeft? Het antwoord ligt in de mate van betrokkenheid bij het realiseren van werkplektransformatie – zowel digitaal als manageriaal. 2020 bracht veel veranderingen met zich mee in de traditionele arbeidswereld. Echt gedistribueerde bedrijven reageren op die uitdaging door gebruik te maken van moderne werkplektechnologieën en veerkrachtigere en flexibelere bedrijfs- en HR-processen te ontwikkelen.
Wat gedistribueerde werknemers allemaal delen, is de noodzaak om in realtime verbonden te zijn met elkaar en met alle bedrijfsmiddelen en -tools die beschikbaar zijn voor on-premise werknemers.
Teams, telewerk en de veranderende arbeidswereld
Veel bedrijven die van plan waren om hun personeelsstructuren geleidelijk te moderniseren, maakten nog steeds gebruik van verouderde systemen en processen toen COVID-19 toesloeg. Toen COVID-19 toesloeg, werden ze de 2020s ingetrapt toen ze hun werkplekken en HR-activiteiten wilden transformeren.
Gartner voerde een enquête uit onder meer dan 200 senior HR-leiders voor en na de pandemie om de impact ervan op hun personeelsbestand te bepalen. Ze meldden dat vóór de pandemie gemiddeld 30% van hun werknemers ten minste een deel van de tijd op afstand werkte. In april 2020 was dat aantal gestegen tot 81 procent.
Traditioneel waren het werknemers die trends naar gedistribueerde teams stuurden, waarbij veel bedrijven aarzelden om werk op afstand te omarmen. Na enkele maanden van teams op afstand zich aan te passen en te leren om op deze nieuwe manier te werken, is het duidelijk geworden dat zelfs wanneer het weer normaal wordt, we kunnen verwachten dat deze recente verschuiving naar gedistribueerde arbeidskrachten blijft bestaan. Begin juni 2020 heeft Pricewaterhouse Coopers een uitgebreid werkonderzoek op afstand gehouden. Het daaropvolgende rapport laat zien “dat een permanente flexibele werkweek… brede steun heeft.” Daarin staat dat 85% van de kantoormedewerkers minstens één dag per week op afstand wil werken en dat 55% van de leidinggevenden verwacht dat dit het geval zal zijn, zelfs als COVID-19 geen probleem meer is.
Voordelen van telewerken
Lang voordat COVID-19 op ons afkwam, waren globalisering en verbeteringen in werkplektechnologieën begonnen om een gestage toename van het aantal externe arbeidskrachten te stimuleren. Volgens Tech Republic is het aantal werknemers op afstand tussen 2005 en 2017 met 159% gestegen en sindsdien exponentieel gegroeid.
Toch bleven sommige bedrijven sceptisch en waren ze terughoudend om hun gedistribueerde personeelsbestand verder uit te breiden dan het fysieke kantoor. Zij waren van mening dat zonder de traditionele werkplekstructuren en het één-op-één toezicht op een centrale werkplek, werknemers in inefficiëntie zouden glijden. Er was ook bezorgdheid dat HR-teams niet de systemen hadden die nodig waren om volledige ondersteuning te bieden, zoals training, welzijn en prestatiebeoordelingen aan externe werknemers. In een enquête van Gartner uit 2020 meldden HR-leiders dat hun "grootste uitdaging het gevolg is van het gebrek aan technologische infrastructuur en het gebrek aan comfort bij nieuwe manieren van werken".
Met de komst van de pandemie was er geen tijd meer om te debatteren over de voordelen of timing van de verdeling van het personeel – het was aan ons of we er wel of niet voor waren. Jarenlang waren er studies en rapporten die de voordelen van "overal werken"-flexibiliteit aantoonden, zowel voor werkgevers als voor werknemers. Maar na een paar maanden van het land thuis te hebben gewerkt, begon een hele nieuwe set robuuste statistieken over werken op afstand in te rollen. En wat die gegevens ons vertelden, was een herhaling van wat het allemaal gezegd had: wanneer werknemers flexibiliteit en onafhankelijkheid krijgen, staan ze voor de uitdaging. McKinsey rapporteert in een onderzoek halverwege 2020 tot 55% meer factoren op het gebied van werknemerservaring, waaronder het bereiken van doelen, erkenning voor werk, betrokkenheid en relatie met hun bedrijf, en werktevredenheid.
Wanneer werknemers flexibiliteit en onafhankelijkheid krijgen, gaan ze de uitdaging aan.
Enkele voordelen van teams op afstand zijn:
Verhoogde productiviteit: veel recente rapporten en statistieken laten sterke prestaties en efficiëntieresultaten van teams op afstand zien. Uit robuuste databronnen blijkt uit een artikel uit 2020 in het tijdschrift Forbes dat de productiviteit van thuiswerkers met 35% is gestegen.
Verbeterde wellness: In hun jaarlijkse enquête kwam FlexJobs tot de conclusie dat meer dan 85% van de respondenten vond dat hun welzijn werd verbeterd door thuis te werken en dat ze beter voor zichzelf konden zorgen. Van de ondervraagden meldde meer dan 50% ook minder ziektedagen en minder uitvaltijd bij het werken op afstand.
Minder verloop: onbeheersbare woon-werkverkeer en drukke, stressvolle werkomgevingen leiden vaak tot een hoog personeelsverloop, zelfs onder degenen die anders tevreden zijn met hun baan. Zoals het tijdschrift Forbes in juni 2020 opmerkte, hebben bedrijven met flexibiliteit op het gebied van werken op afstand een omzetdaling van 25%.
Meer toegang tot talent: werken op afstand biedt kansen voor mensen met een handicap of mobiliteitsproblemen. Het ondersteunt mensen die flexibelere werkregelingen nodig hebben, zoals ouders met jonge kinderen. Ook wordt de talentenpool uitgebreid met mensen die mogelijk niet binnen een redelijk woon-werkverkeer naar het kantoor kunnen wonen of verhuizen.
Verminderde overhead: een recent rapport dat statistieken over werken op afstand uit de VS heeft gecompileerd en geanalyseerd. Office of Management and Budget. De conclusie was dat bedrijven voor elke werknemer die op afstand werkt – zelfs slechts 50% van de tijd – gemiddeld $11.000 per jaar besparen op de bijbehorende overhead- en kantoorruimte. Bovendien toont datzelfde rapport aan dat telewerkers ook tot $7.000 per jaar besparen door thuis te werken.
Verspreide teams: hoe werkt dat?
Er zijn natuurlijk altijd bepaalde banen waarbij telewerk gewoon niet mogelijk is. Door de moderne technologieën neemt het aantal rollen dat door een verspreid personeelsbestand kan worden ingevuld, echter in een hoog tempo toe. Deze telewerkende teams kunnen alleen succesvol zijn als alle leden kunnen samenwerken en met elkaar (en met alle operationele systemen binnen hun bedrijf) kunnen communiceren op een manier die minstens zo effectief is als wanneer ze fysiek op een centrale werkplek zouden zijn. Om dit te kunnen bereiken, moet er een evenwicht worden gezocht tussen moderne technologieën voor de werkplek en een veerkrachtig, doeltreffend management.
Gedistribueerde teams vertrouwen op bedrijfssystemen en softwareoplossingen die krachtig en flexibel zijn. Kunstmatige intelligentie (AI) brengt de capaciteit voor gedistribueerde teams om niet alleen toegang te krijgen tot data en verbonden systemen, maar om die informatie in realtime en op beslissende manieren te gebruiken. Andere AI-gestuurde technologieën, zoals sensoren en chatbots, kunnen teamleiders en HR-specialisten helpen via de cloud in contact te blijven met medewerkers op afstand. Taken zoals training, prestatiebeoordelingen en wellnesscontroles kunnen worden gepersonaliseerd en naadloos worden beheerd binnen het gedistribueerde personeelsbestand.
Het staat buiten kijf dat werknemers op afstand krachtige technologie en sterke bedrijfssystemen nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Maar bovenal hangt hun succes af van responsieve en veerkrachtige managementstrategieën.
Strategieën voor het beheer van een gedistribueerd personeelsbestand
Beheer de verwachtingen. Veel gedistribueerde werknemers voelen zich op hun gemak met samenwerkingstechnologieën, maar anderen kunnen extra hulp nodig hebben. Het is belangrijk voor managers en HR-leiders om ervoor te zorgen dat ze duidelijk communiceren over de verwachtingen en gemakkelijke toegang bieden tot ondersteuning en technische training, wanneer dat nodig is.
Wees responsief. Het beheren van gedistribueerde teams vereist een toegewijde aanpak voor het leveren van feedback en mentorschap. In plaats van persoonlijke, formele prestatiebeoordelingen plannen veel succesvolle teammanagers op afstand bijvoorbeeld wekelijks online check-ins. Dit meer informele proces kan managers in staat stellen om op de hoogte te blijven van de workloads van teamleden zonder microbeheer.
Stimuleer vertrouwen en teamwork. Managers moeten innovatieve manieren vinden om medewerkers op afstand te motiveren en ervoor te zorgen dat iedereen zich in gelijke mate inzet. Moderne werkplektechnologieën werken door samenwerking, transparantie en verantwoordingsplicht te ondersteunen, niet door teams het gevoel te geven dat ze worden gecontroleerd.
Geef prioriteit aan welzijn van werknemers. Werken op afstand biedt een unieke reeks welzijnsuitdagingen. Om de overgang naar een nieuwe manier van werken te helpen, kunnen gedistribueerde teammanagers en HR-leiders gebruikmaken van verbonden werkplektechnologieën om welzijnsprogramma's te ontwikkelen die zijn toegespitst op de behoeften van thuiswerkers.
De toekomst van telewerk en verspreide medewerkers
In een tijd van wereldwijde onzekerheid kijken bedrijven vooruit en omarmen ze oplossingen die hun teams en bedrijven veerkrachtiger en concurrerender zullen maken. De pandemie heeft bedrijven veel verder op de weg van de transformatie van de werkplek gebracht dan anders het geval zou zijn geweest. Door het gebruik van moderne digitale technologieën en strategische personeelsplanning bereiden gedistribueerde bedrijven zich voor op de werkplek van de toekomst.
Ontdek onze oplossingen voor personeelsplanning
Profiteer van de tools die u nodig hebt voor de strategische en operationele planning van uw personeel.
Ontdek onze oplossingen voor personeelsplanning
Profiteer van de tools die u nodig hebt voor de strategische en operationele planning van uw personeel.
SAP Insights nieuwsbrief
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.