Wat is PSA automation software voor professionele diensten?
Professional Services Automation (PSA) biedt een uniform framework voor het runnen van een efficiënter en voorspelbaarder bedrijf.
Overzicht PSA-software
Waarom levert PSA-software de laatste tijd zoveel buzz en aandacht gegenereerd? Misschien komt het doordat bedrijven in de zakelijke dienstverlening in een complex landschap verkeren dat hen dwingt om nieuwe antwoorden en oplossingen te zoeken.
De vraag naar gespecialiseerde consultancy en expertise neemt toe. Dezelfde klantenkring die op zoek is naar deze knowhow wil echter ook kosteneffectieve diensten, snellere turnarounds en transparante facturering. En deze complexiteit wordt nog versterkt door de veranderende werkomgeving, waar toptalent alleen op hybride of externe basis toegankelijk kan zijn en de traditionele personeelsbronnen in bepaalde sectoren afnemen.
Daardoor bevinden veel bedrijven zich in een paradoxale situatie. Hun diensten zijn in hoge vraag, maar ze hebben moeite om efficiënt personeel en activiteiten te optimaliseren om te gedijen in deze steeds veranderende markt. Bovendien belemmeren hun bestaande handboeken en onsamenhangende bedrijfsmanagementpraktijken hun vermogen om traditionele bedrijfsmodellen onderweg aan te passen en opnieuw vorm te geven.
Gelukkig heeft cloudgebaseerde PSA-software zich ontwikkeld om deze uitdagingen aan te gaan. Het integreert soepel met bestaande kernmanagementsystemen zoals ERP. Belangrijker is dat het functies levert die meer zijn dan alleen geschikt voor zakelijke dienstverleners – ze zijn gebouwd met hun unieke behoeften en kansen in het achterhoofd.
PSA-software: definitie
PSA-softwaregebruikers zijn doorgaans gespecialiseerde professionele dienstverleners, waar factureerbare services hun primaire inkomstenbron vormen. Het is echter ook gunstig voor organisaties die complexe serviceafdelingen binnen hun activiteiten huisvesten.
Het belangrijkste doel van PSA-software is het opzetten van een uniform kader voor het runnen van een efficiënter en voorspelbaarder bedrijf. Het kan helpen bij het beheren van personeelsbezetting, financiën, omzet, facturatie, prestaties, facturatie en marketing, terwijl het soepel integreert met bestaande bedrijfssystemen en on-demand toegang biedt tot dashboards en multifunctionele rapportagefuncties.
Kerncomponenten van een PSA-softwaresysteem
Een PSA-systeem combineert een set essentiële functies in één geïntegreerde suite voor project- en servicegestuurde bedrijven. Enkele van de meest voorkomende PSA-componenten zijn:
Cloud ERP
De kern van PSA is een cloud-ERP-oplossing met ingebouwde bedrijfsprocessen. Dit helpt bij het beheren en automatiseren van belangrijke aspecten van het bedrijf, zoals projectbeheer, resourcetoewijzing, tijdregistratie, facturatie en financieel beheer.
Door gebruik te maken van cloudtechnologie stroomlijnt en optimaliseert cloud-ERP de activiteiten van een bedrijf in de zakelijke dienstverlening. Het maakt realtime samenwerking, gegevenstoegankelijkheid en schaalbaarheid mogelijk, wat leidt tot een effectief beheer van projecten, resources en financiën.
Verkoopondersteuning
PSA-tools helpen bij het ondersteunen van jouw marketingstrategieën en klant- en salesrelaties, van het eerste onderzoek tot de voltooiing van projecten en de voortdurende klantenbinding en -zorg. Wanneer je op de juiste leads kunt richten, betrokkenheid kunt meten en voorstellen kunt optimaliseren, helpt dit bedrijven ervoor te zorgen dat de beste resources worden ingezet en op een winstgevende en tijdige manier aan de verwachtingen van klanten te voldoen.
Hulpmiddelen voor resource- en talentmanagement
Terwijl riemen strakker worden in professionele dienstverleners, is het gebruikelijk dat zeer gespecialiseerde (en dure) consultants zich richten op administratief werk, simpelweg uit noodzaak. En zelfs van de beste planners en strategen kan niet worden verwacht dat ze de vele bewegende stukken en teams die in elk project terechtkomen, handmatig beoordelen. Helaas leiden beide scenario's tot een inefficiënt en ondoorzichtig gebruik van middelen. Een van de kerncomponenten van PSA-software is resourcemanagement. Niet alleen het vinden en snel onboarden van de juiste persoon met de juiste vaardigheden voor elke taak, maar het coördineren van die teams en planningen voor maximale waarde. PSA kijkt naar de vaardigheden binnen je teams, evenals je externe contractanten, je huidige en toekomstige projecten, tijdregistratie en beschikbare schema's en budgettoleranties – om winstgevend en op schema te blijven.
Projectprestaties en -beheer
Iedereen is aan het afkraken. Klanten zijn wispelturig en snel te springen; bedrijven voelen de stress van inflatie en complexe personeelsproblemen. Met andere woorden: foutenmarges behoren tot het verleden. Knelpunten en overschrijdingen kunnen niet meer worden getolereerd en dat betekent strakke, efficiënte projectplanning. De projectbeheercomponenten van PSA omvatten doorgaans end-to-end taak- en mijlpaaltracering en -beheer, realtime onkostenintentie, responsieve klantcommunicatie en -rapportage, tracering van resources en het voorspellen van tijd- of budgetrisico's. In wezen biedt PSA een brede en uitgebreide set live rapporten en operationele tools die door het hele bedrijf, project en teams heen kijken om ze samen te brengen onder een uniform en transparant planningssysteem.
Facturatie, facturatie en financieel kernbeheer
Bedrijven in de zakelijke dienstverlening hebben een aantal van de meest complexe facturering en financiën van elke sector. Klanten verwachten uren- en tijdverantwoording en willen in toenemende mate een uitsplitsing van tijdregistratie en diensten tegen een andere prijs (bijvoorbeeld gespecialiseerd advies- versus administratief werk). Om efficiënt en toch winstgevend te blijven, zijn strategie en precisie nodig. Gelukkig blinken PSA-systemen uit in financieel beheer, inclusief het volgen en voorspellen van de bestede tijd en uren – in totaal of in gespecificeerde uitsplitsingen. De kosten worden berekend zodra ze plaatsvinden en de facturatie wordt in realtime geautomatiseerd. Bovendien worden analytische functies zoals opbrengstrealisering en resultaatrekening door het PSA-systeem verwerkt en kunnen financiële records worden aangepast en geproduceerd in het moment, in elke fase van het project.
Dashboards, rapportage en business intelligence
Wat je niet weet kan je pijn doen. De huidige bedrijven moeten snel kunnen draaien – om kansen te benutten en risico's te vermijden. Dankzij snelle datagedreven inzichten en realtime, aanpasbare rapportage hoeven business leaders geen tijd in het donker door te brengen. Geïntegreerd met jouw ERP- en andere bedrijfssystemen kunnen PSA-tools gebruikers de parameters van hun rapport laten specificeren met behulp van meerdere gegevenspunten (bestede uren, openstaande facturen, specifieke interne of klantgestuurde KPI's, planningen) om live rapporten te produceren en nauwkeurige prognoses en aanbevelingen te initiëren.
De zeven belangrijkste voordelen van PSA voor zakelijke dienstverleners
Terwijl de huidige bedrijven efficiënter dan ooit werken, zijn leiders in de zakelijke dienstverlening op zoek naar oplossingen die hen helpen hun resourcegebruik te vergroten en snel het personeel te krijgen dat ze nodig hebben. Elk voordeel telt, vooral wanneer het leidt tot meer flexibiliteit en winstgevendheid.
- Minder administratie en meer factureerbare uren. Zorg ervoor dat de juiste mensen het juiste werk doen. Dankzij de verbeterde zichtbaarheid kun je de verspilling van tijd en resources verminderen. Je kunt ook eerdere projectsjablonen raadplegen en hergebruiken om de efficiëntie van de bezetting te verbeteren en leeractiviteiten uit het verleden toe te passen op huidige projecten.
- Verhoogde productiviteit en zichtbaarheid. Krijg een realtime overzicht van jouw bedrijfsactiviteiten op elk niveau, waarbij je kunt kijken naar marges, winstgevendheid en efficiëntie, van afzonderlijke verbintenissen tot een volledig bedrijfsoverkoepelend perspectief. Vooraankondiging van knelpunten, afval of vertragingen, in combinatie met datagedreven inzichten voor het oplossen ervan, leidt tot meer duidelijkheid en winstgevendheid.
- Verbeterd vermogen om te voorspellen. De mogelijkheid om toegang te krijgen tot aangepaste rapporten over financiën, tijdregistratie en andere belangrijke projectgerelateerde activiteiten helpt duidelijkheid en focus te bieden. En AI-aangedreven digitale oplossingen kunnen deze gevarieerde datasets gebruiken om niet alleen te rapporteren over de gisteren en vandaag, maar ook te voorspellen waar uitdagingen en kansen in de toekomst vandaan zullen komen.
- Naadloze virtuele/externe servicelevering. De vraag neemt toe, zowel van klanten als van personeel dat steeds minder op locatie werkt. Een uniforme PSA-oplossing zorgt voor geïntegreerde, nauwkeurige en consistente digitale ervaringen.
- Verbeterde klanttevredenheid. Met strakke, transparante facturatie- en prognosetools die je helpen te anticiperen op de behoeften van klanten, helpen PSA-oplossingen om een bevredigende klantervaring te bieden.
- Vermindering van omzetlekkage. Silo's en inefficiënties zijn ondeugdelijk voor dienstverlenende bedrijven. Wie doet wat? Wie geeft wat uit? Hoeveel en wanneer factureren we? De mogelijkheid om deze vragen in realtime te beantwoorden kan het verschil zijn tussen winst en verlies.
- Snellere betalingstransacties. Met geautomatiseerde en kristalheldere facturatie, facturatie en opvolging kunnen bedrijven hun aantal dagen-omzet (DSO) verlagen en projecten sneller in het zwart krijgen.
Wie gebruikt PSA-tools?
Misschien meer dan in welke andere sector dan ook, leveren professionele dienstverleners zeer gespecialiseerde en op maat gemaakte diensten en consultatie. In het verleden was het ontwikkelen van standalone automatiseringstools moeilijk en tijdrovend. Maar nu, met de mogelijkheid om een uniforme cloudoplossing aan te passen en te stroomlijnen, maken PSA-softwareoplossingen zichzelf onmisbaar in een breder scala aan praktijken, waaronder:
Advies op financieel, fiscaal, audit- en boekhoudkundig gebied Als je op uren rekent, bestaat het risico dat het budget van de klant wordt overschreden en dat het bedrijf verloren gaat. Als je een facturatiemodel met vaste prijs of houder hebt, is er de tegenovergestelde uitdaging van dingen die langer duren dan verwacht en dus onrendabel worden. Nu de marges strakker zijn dan ooit, hebben de bedrijven van vandaag geen ruimte voor inefficiëntie. PSA-software voor financiële diensten helpt bedrijven om hun activiteiten, tijd en output te volgen en te analyseren, en om soepelere processen en efficiëntere automatiseringen te implementeren. Het helpt hen om prioriteit te geven aan hun meest winstgevende diensten en ervoor te zorgen dat hun klanten snel diensten krijgen met toegevoegde waarde.
Managementconsultancybedrijven Net als bij vrijwel elk vakgebied van professionele dienstverlening bevinden bedrijfs- en managementconsultants zich in een tijd van intense concurrentie en snel veranderende eisen en attitudes. Om de zeer gespecialiseerde en effectieve consultancy te leveren die hun klanten nodig hebben – maar toch in staat zijn om te groeien en winstgevend te blijven – moeten bedrijven hun basisstructuren herzien. PSA-oplossingen helpen bedrijfsadviesbureaus hun tijd en diensten beter te beheren en te prioriteren. Minder resources en minder werknemers betekenen dat resourceplanning en tijdregistratie cruciaal zijn. En facturering en klantenbeheer moeten traceerbaar en transparant zijn. PSA-software helpt beheertaken te automatiseren en te coördineren, waardoor consultingprofessionals zich kunnen richten op waar ze het beste in zijn.
Advocatenkantoren In Amerikaanse bedrijven is het personeelsverloop gestegen van 16% in 2019 tot 27% in 2021, wat een onthutsende stijging van 61% is. Dergelijke cijfers worden waargenomen in bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, Canada en daarbuiten. Bedrijven hebben ook te maken met een grotere vraag naar goedkopere en efficiëntere diensten. Met efficiëntere activiteiten hebben moderne bedrijven oplossingen nodig die waarde kunnen toevoegen aan alle gebieden van hun bedrijf – zowel administratief als juridisch. Met PSA-oplossingen kunnen bedrijven werk- en facturatiepatronen herkennen en analyseren en taken automatiseren en vereenvoudigen. Andere PSA-functies kunnen helpen bij het beheren van offertes, contracten en klantlevenscycli.
Software-, hightech- en IT-servicebedrijven Zoals iedereen in de technische ruimte je kan vertellen, zijn softwareontwikkeling en IT-diensten in hoge mate afhankelijk van de vlotte coördinatie van zowel teams als resources. Klanten eisen snelle turnarounds en nauwkeurige, betrouwbare resultaten. PSA-oplossingen helpen om geavanceerd projectbeheer te ondersteunen, van tijdregistratie tot afhankelijkheden en logfiles. Klantverwachtingen worden beheerd en voldaan met tools die niet alleen rapporteren over live en huidige sprints, maar ook voorspellen en melden wanneer deliverables in gevaar zijn.
Bouw- en ingenieursbureaus In tijden van inflatie en budgetbezuinigingen zijn jouw klanten niet alleen op zoek naar goedkopere offertes, ze vernauwen ook hun tolerantie voor kosten- en tijdoverschrijdingen. Bedrijven moeten in staat zijn om nieuwe soorten projecten en bedrijfsmodellen te verkennen, en er alles aan doen om op de top te blijven in een markt die steeds concurrerender wordt. Voor bouw- en ingenieursbureaus voegt het een enorme waarde toe om zaken als facturatie, onkosten, salarisadministratie en materiaalkosten te kunnen automatiseren en volgen. Maar een bijzonder nuttige PSA-functie in deze sector is de mogelijkheid om biedingen en koersen te automatiseren. Een strak, gestroomlijnd en nauwkeurig voorstel – dat de vakjes aanvinkt en de klant weeft – is een krachtig hulpmiddel om voor de concurrentie te blijven.
Digitale marketing- en reclamebureaus De marketingbureaus van vandaag opereren in een omgeving van snel veranderende media, trends en technologieën. En hun klanten eisen steeds complexere en waardevollere campagnes die snelle resultaten opleveren. PSA-oplossingen helpen marketingbureaus om de levenscycli van klanten beter te beheren en te automatiseren, van sales en pitch tot offertes, projectmanagement en facturatie. Wanneer ze zijn geïntegreerd met andere tools zoals CRM-systemen en marketingautomatiseringstools, krijgen bureaus een uniforme, gecentraliseerde oplossing waarmee ze hun prestaties kunnen optimaliseren, hun output kunnen volgen en analyseren en nieuwe kansen kunnen ontsluiten.
PSA-integratie: cloud-ERP en meer
Van oudsher waren bedrijven in de zakelijke dienstverlening langzamer dan sommige sectoren om digitale transformatie door te voeren. De laatste jaren hebben we echter zo'n behoefte aan efficiëntie en concurrentievermogen aangewakkerd dat de meeste moderne bedrijven cloudgebaseerde ERP-systemen gebruiken om voorop te blijven lopen en te groeien en naar de toekomst toe te groeien.
Het mooie van moderne cloud-ERP-systemen is dat ze precies aansluiten bij jouw bedrijf. Er zijn verouderde ERP-systemen opgezet en geconfigureerd om op dat moment aan je operationele behoeften te voldoen. Maar als iets in jouw bedrijfsmodel of markt plotseling verschuift, ontbrak het je aan de veerkracht om jouw systemen aan te passen en snel te reageren. Cloud-ERP-systemen daarentegen ondersteunen het XaaS-model (alles-as-a-service). Dit betekent dat lokaal geïntegreerde PSA en projectoplossingen probleemloos en eenvoudig samenwerken met jouw cloud-ERP-systeem. En terwijl jouw bedrijfsmodellen wereldwijd veranderen, schalen of diversifiëren, beschik je over de beheertools die je nodig hebt binnen handbereik, zonder dat je hoeft te investeren in afzonderlijke, zelfstandige systemen voor elk van jouw operationele behoeften.
PSA-software in actie
Onderstaande voorbeelden laten zien hoe toonaangevende zakelijke dienstverleners SAP S/4HANA Cloud (ERP) gebruiken om voordelen en beloningen te behalen.
Agilita: Projectmanagement en licentiëring worden in het cloudtijdperk gebracht.
McGrathNicol: De productiviteit van werknemers is verbeterd dankzij gestroomlijnde workflows, flexibele en efficiënte touchpoints voor eindgebruikers en eenvoudigere toegang tot informatie.
De beste PSA-software? Waar moet je naar zoeken?
Als je klaar bent om over te stappen op een specifieke PSA-oplossing, zorg er dan voor dat je keuzes maakt die jouw bedrijfsmodellen vandaag en in de toekomst ondersteunen. Zoek naar cloudoplossingen die:
Integreer met jouw bestaande systemen en automatiseer taken van 'bid tot cash'
Zijn vooraf geconfigureerd met relevante best practices en procesmodellen
Bied realtime toegang tot data: financiën, omzet, marges, personeelsbezetting en meer
Zijn cloudgebaseerd om te evolueren en te schalen met jouw bedrijf en de snel veranderende behoeften
Bied een schone en geavanceerde gebruikerservaring om nauwkeurigheid en acceptatie tussen je teams te optimaliseren
Ontdek PSA-oplossingen
Ondersteun je bedrijfstransformatie en profiteer onderweg van de voordelen.
Ideeën die je nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.