Wat is ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwaresysteem dat organisaties helpt hun kernbedrijfsprocessen, waaronder finance, HR, productie, supply chain, verkoop en inkoop, te stroomlijnen met een uniform overzicht van activiteiten en één versie van de waarheid biedt.
Inleiding tot Enterprise Resource Planning
Een eenvoudige manier om ERP te begrijpen is om een bedrijf als een menselijk lichaam te zien. Net als een lichaam heeft het kernprocessen die essentieel zijn voor zijn gezondheid en functionaliteit - in plaats van slapen en spijsvertering, denk aan supply chain en verkoop. Hoewel veel van deze processen onafhankelijk plaatsvinden, zijn ze nog steeds gekoppeld aan hoe ze invloed hebben op het lichaam – of het bedrijf – als geheel. Dit betekent ook dat problemen met één proces de rest kunnen en vaak beïnvloeden.
Een ERP-softwaresysteem fungeert als het centrale zenuwstelsel van een onderneming en helpt al deze cruciale processen en operaties efficiënt te beheren door ze samen te voegen in een geïntegreerd systeem.
De geschiedenis en evolutie van ERP
Het bescheiden begin van ERP is meer dan een eeuw oud, in de vorm van een op papier gebaseerd productiesysteem voor productieplanning. In het begin van de jaren zestig begonnen productiebedrijven met de invoering van geautomatiseerde bedrijfsapplicaties. Ze waren sneller en nauwkeuriger dan handmatige processen, maar ook duur, beperkt in functionaliteit en nog steeds vrij traag.
Deze baanbrekende applicaties leidden tot de ontwikkeling van toegewijde, zelfstandige oplossingen zoals klantorderverwerking en materiaalbehoefteplanning (MRP), die uiteindelijk in staat waren om nieuwe software te integreren in één enkel systeem dat de operationele efficiëntie verhoogde. Tegen de jaren negentig had ERP de technologiesector getransformeerd door een breder scala aan bedrijfsactiviteiten in meerdere branches te bedienen.
Snellere internetsnelheden en nieuwe tools voor softwareontwikkeling hebben de ERP-suites verder ingrijpend veranderd. De introductie van browsergebaseerde software maakte de weg vrij voor cloud-ERP, waardoor de implementatie, scope en functionaliteit van ERP-oplossingen aanzienlijk werden uitgebreid.
De huidige ERP-systemen maken steeds meer gebruik van intelligente technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning, Natural Language Processing (NLP) en in-memory databases. Ze helpen bedrijven efficiëntere processen uit te voeren, actuele inzichten uit transactionele en ongestructureerde data te benutten en concurrerend te blijven in een snel veranderende omgeving.
Waarom is Enterprise Resource Planning belangrijk?
De meeste of alle gegevens van een organisatie moeten zich in het ERP-systeem bevinden om één versie van de waarheid in het hele bedrijf te bieden. Bijvoorbeeld:
Finance vereist ERP om de boeken snel af te sluiten
Sales heeft ERP nodig om alle klantorders te beheren
Logistiek is afhankelijk van goed functionerende ERP-software om de juiste producten en services aan klanten te leveren
Inkoop gebruikt ERP om goederen en services te sourcen en leveranciersrelaties te beheren
Crediteuren gebruikt ERP om leveranciers correct en op tijd te betalen
Het management heeft direct inzicht nodig in de prestaties van het bedrijf om tijdige beslissingen te kunnen nemen
Banken en aandeelhouders vragen om nauwkeurige financiële gegevens, dus ze rekenen op betrouwbare data en analyses die mogelijk worden gemaakt door een ERP-systeem
ERP-voorbeelden per branche
Hoe organisaties vertrouwen op hun ERP-software varieert aanzienlijk, afhankelijk van de branche. Toch hebben bedrijven in elke branche, van de automobielindustrie tot de groothandel, accurate, realtime informatie en effectieve bedrijfsprocessen nodig om te kunnen concurreren en floreren.
Hier volgen enkele voorbeelden van branchespecifieke use cases voor ERP:
Producenten
Discrete, batch- en continue procesproducenten vertrouwen op ERP om de productkwaliteitsdoelen te halen, assetgebruik te beheren, overwerkkosten te beheersen en meer. Producenten krijgen ook end-to-end voorraadcontrole door voorraadbewegingen te bewaken, top- en onderpresterende producten vast te stellen en inkoop efficiënter te beheren.
Retail
De detailhandel onderging een belangrijke transformatie toen fysieke winkels fuseerden met e-commerce en andere digitale verkoopkanalen. Consistente, geïntegreerde gegevens zijn cruciaal om selfserviceopties te bieden voor het identificeren, configureren, kopen en verzenden van producten. ERP helpt retailers ook bij het verminderen van het verlaten van winkelwagentjes, het verbeteren van websiteconversies en het verhogen van de gemiddelde orderwaarde.
Servicegerichte bedrijven
Professionele accounting-, belasting-, engineering- en juridische services vereisen krachtige, realtime mobiele ERP-technologie om de toezeggingen voor serviceverlening in evenwicht te brengen met de financiële gezondheid. De mogelijkheid om op schema te blijven terwijl projectwinstgevendheid, resourcegebruik en groeikansen worden beheerd, is essentieel voor professionele services.
Nutssector
Nutsbedrijven moeten hun kapitaalactiva voortdurend herzien, niet alleen om te voldoen aan de vraag naar toekomstige diensten, maar ook om verouderde activa te vervangen. Zonder ERP is het beheren van deze activa-investeringen een uitdagend, foutgevoelig proces.
ERP helpt ook een ander cruciaal probleem van het nutsbedrijf op te lossen: het voorspellen van reserveonderdelen. Het niet hebben van de juiste onderdelen tijdens een uitval zorgt voor een groot probleem met de klantenservice. Aan de andere kant betekent het hebben van te veel reserveonderdelen buitensporige kosten en verouderde voorraad.
Groothandelaren
Groothandelaren, importeurs, direct store delivery en 3PL/4PL-bedrijven willen distributiekosten verlagen, de omloopsnelheid van de voorraad verhogen en de orderafhandeling verkorten. Om deze doelen te bereiken, hebben ze geïntegreerd voorraadbeheer, logistieke functionaliteit en aangepaste geautomatiseerde processen nodig.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Een ERP-systeem bestaat uit geïntegreerde moduleoplossingen of bedrijfsapplicaties die een gemeenschappelijke database delen die hen verbindt en ze met elkaar laat praten. Elke ERP-module richt zich meestal op één bedrijfsgebied, maar ze werken samen met behulp van dezelfde gegevens om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.
Bedrijven kiezen de gewenste moduleoplossing, zoals financiering, logistiek, inkoop en HR, en kunnen deze waar nodig toevoegen en schalen. ERP-systemen kunnen ook branchespecifieke vereisten ondersteunen, als onderdeel van de kernfunctionaliteit van het systeem of via applicatie-uitbreidingen die integreren met de suite van modules.
Het ERP-softwaresysteem dat hier wordt weergegeven, illustreert use cases voor enterprise resource planning voor verkoop. Typische ERP-modules hebben onder andere betrekking op financiën, productie, inkoop en supply chain.
Terwijl moderne ERP-systemen een enorm scala aan bedrijfsfunctionaliteit bieden, moeten ze verbinding maken met en synchroniseren met andere applicaties en gegevensbronnen om effectief te zijn, waaronder CRM- en HCM-software, e-commerceplatforms, branchespecifieke oplossingen en zelfs andere ERP-systemen.
Deze integratie biedt bedrijven een uniform overzicht van informatie uit verschillende systemen, wat helpt om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te vergroten, klantervaringen te verbeteren en samenwerking tussen teams en zakenpartners te vergemakkelijken.
De flexibiliteit van een ERP-systeem maakt het mogelijk om te integreren met een breed scala aan softwareproducten met behulp van connectors of aangepaste adapters, zoals Application Programming Interfaces (API's). Andere methoden voor ERP-integratie zijn Enterprise Service Bus (ESB) en modern Integration Platform-as-a-Service (iPaaS).
Typen ERP-implementaties
Een ERP-systeem heeft vier veelvoorkomende implementatietypen: cloudgebaseerd, on-premise, two-tier en hybride. Elk type heeft zijn voor- en nadelen en bedrijven moeten bepalen welke ERP-implementatieoptie het beste aan hun behoeften voldoet.
Cloud ERP
Met cloud-ERP bevindt de software zich op een externe server van derden. Het is toegankelijk via het internet als een abonnementsservice (SaaS), waarbij de softwareprovider onderhoud, updates en beveiliging namens het bedrijf afhandelt. Vandaag de dag is cloud-ERP de populairste ERP-implementatiemethode, die lagere kosten vooraf, grotere schaalbaarheid, snellere innovatie en eenvoudigere integratie biedt.
On-premise ERP
On-premise is het traditionele model voor de implementatie van ERP-software, waardoor het hoogste niveau van controle mogelijk is. De software wordt doorgaans geïnstalleerd op locatie in het datacenter van een bedrijf. Hoewel totale controle zeker een voordeel is, komt het ook met de verantwoordelijkheden van installatie en doorlopend onderhoud.
ERP met twee niveaus
Bedrijven die grote operationele veranderingen ondergaan, zoals fusies, uitbreidingen of overnames, zullen vaak kiezen voor een two-tier model. De ERP van niveau 1 kan bijvoorbeeld een on-premise server zijn op het hoofdkantoor van de moederorganisatie, en de ERP van niveau 2 kan een cloudgebaseerd subsysteem zijn dat lokale of gespecialiseerde functies afhandelt. Een two-tier strategie stelt bedrijven in staat om een gecontroleerde overstap naar de cloud te starten, waarbij specifieke functies of bedrijfseenheden worden gemigreerd zonder de activiteiten te verstoren.
Hybride ERP
Een hybride model is een type two-tier ERP-systeem dat on-premise en cloudgebaseerde implementatie combineert om bedrijven de flexibiliteit te geven om de beste implementatie voor elke applicatie te kiezen. Hybride cloud-ERP kan een stap zijn in de richting van een cloudmodel met twee niveaus, terwijl je je nog steeds moet verantwoorden voor applicaties die mogelijk op locatie moeten zijn om te voldoen aan branchespecifieke regelgeving of beveiligingsvereisten.
Zes belangrijke voordelen van ERP
Zoals gezegd variëren de voordelen van de implementatie van een ERP-systeem afhankelijk van het implementatiemodel. Dat gezegd hebbende, zijn de volgende zes voordelen van toepassing op alle moderne ERP-oplossingen:
1. Hogere productiviteit
Stroomlijn en automatiseer kernbedrijfsprocessen zodat mensen in de hele organisatie meer kunnen doen met minder resources
2. Diepere inzichten
Elimineer informatiesilo's, krijg één versie van de waarheid en krijg snel antwoord op bedrijfskritische bedrijfsvragen
3. Versnelde rapportage
Versnel bedrijfs- en financiële rapportage en deel eenvoudig resultaten om te handelen op basis van inzichten en prestaties in realtime te verbeteren
4. Lager risico
Maximaliseer de zichtbaarheid en controle van je bedrijf, zorg ervoor dat je voldoet aan wettelijke vereisten en voorspel en voorkom risico's
5. Eenvoudigere IT
Gebruik geïntegreerde ERP-applicaties die een database delen om IT te vereenvoudigen en iedereen een eenvoudigere manier van werken te bieden
6. Verbeterde wendbaarheid
Identificeer nieuwe kansen en reageer erop met efficiënte processen en kant-en-klare toegang tot realtime data
Hoe weet ik of ik klaar ben voor een ERP-systeem?
Veel organisaties, vooral kleinere, gebruiken vaak eenvoudige, zelfstandige tools om hun bedrijfsprocessen te beheren, zoals QuickBooks of Excel-spreadsheets. Het invoeren van een ERP-systeem kan onnodig zijn, als een extra complicatie. Naarmate een bedrijf van elke omvang rijpt en uitbreidt, kunnen deze managementtools echter inefficiënt en onduurzaam worden, waardoor schaalbaarheid wordt tegengegaan en optimalisatie wordt belemmerd.
Hier volgen enkele veelvoorkomende tekenen dat een bedrijf zijn managementtools heeft ontgroeid en klaar is voor een modern ERP-systeem:
- Te veel tijd besteed aan dagelijkse taken
Als het beheren van dagelijkse activiteiten zoals het sluiten van de boeken langer duurt, kan de schuldige te veel verschillende toepassingen zijn. ERP-software integreert oplossingen en data in één systeem met een gemeenschappelijke interface, waardoor businessunits gemakkelijker kunnen communiceren en hun taken effectief kunnen uitvoeren. - Problemen met toegang tot kritieke bedrijfsgegevens
Kun je belangrijke vragen over je bedrijf eenvoudig beantwoorden, zoals omzet per productlijn of aantal retouren? Zo niet, dan kunnen gescheiden systemen en een gebrek aan toegang tot meetwaarden en KPI's je tegenhouden. - Bedrijfsprocessen uitvoeren
Zijn er gebieden waar jouw processen niet optimaal functioneren? Misschien is het moeilijker voor je om voorraad te beheren, klanten tevreden te stellen of kosten onder controle te houden. Als dat het geval is, moeten je bedrijfsprocessen mogelijk worden geherstructureerd om in te spelen op groei of veranderende prioriteiten. Dit is natuurlijk geschikt voor de integratie van nieuwe ERP-software. - Gebrek aan gestandaardiseerde processen en dubbele gegevenssets
Als verschillende afdelingen allemaal hun eigen applicaties en processen gebruiken om dingen gedaan te krijgen, besteed je waarschijnlijk te veel tijd aan dubbele gegevensinvoer. Wanneer informatie niet tussen systemen kan stromen, duurt de rapportage langer en zijn fouten waarschijnlijker, wat allemaal de besluitvorming belemmert. - Te veel gemiste kansen
Als bedrijfseenheden al hun tijd besteden aan het runnen van het bedrijf, is er geen bandbreedte om potentiële kansen of innovaties na te streven. Veel ERP-systemen bevatten intelligente mogelijkheden, zoals machine learning en predictive analytics, waardoor het gemakkelijker wordt om winstgevende nieuwe ondernemingen te identificeren en ervan te profiteren.
Tien dingen die u zoekt in een ERP-systeem
De mogelijkheden van een modern ERP-systeem variëren vaak op basis van de branche die ze bedienen en de modules die ze aanbieden. Hoe gespecialiseerd een ERP ook is, er zijn 10 kernfuncties die alle Enterprise Resource Management-systemen moeten hebben:
- Een gemeenschappelijke database: gecentraliseerde informatie en één versie van de waarheid voor consistente gedeelde gegevens en een functieoverschrijdend overzicht van het bedrijf
- Geïntegreerde analysefuncties: ingebouwde tools voor analytics, selfservice BI, rapportage en compliance die slimme inzichten bieden in het hele bedrijf
- Datavisualisatie: visuele presentatie van belangrijke informatie met dashboards, KPI's en point-and-click analytics om te helpen bij snelle en geïnformeerde besluitvorming
- Automatisering: de mogelijkheid om repetitieve taken te automatiseren met geavanceerde robotic process automation (RPA) op basis van AI en machine learning
- Consistente UI/UX: een gestandaardiseerde look en feel voor alle modules, met gebruiksvriendelijke configuratie- en personaliseringstools voor processen en gebruikers, waaronder klanten en leveranciers
- Integratie: soepele integratie van bedrijfsprocessen en workflows en open integratie met andere softwareoplossingen en gegevensbronnen van derden
- Nieuwe technologieën: ondersteuning voor generatieve AI en machine learning, digitale assistenten, Internet of Things (IoT), beveiliging en privacy, en mobiele technologie
- Technologieplatform: een snelle, stabiele technologiestack voor deze langetermijninvestering, waaronder een low-code/no-code platform, iPaaS, datamanagement en meer
- Multinationale ondersteuning: wereldwijde ondersteuning voor talen, valuta's en lokale bedrijfspraktijken en regelgeving, samen met technische ondersteuning voor cloudservices, training en implementatie
- Implementatiekeuze: opties voor implementatie in de cloud, on-premise, two-tier of hybride
ERP-software is niet one-size-fits-all
ERP voor kleine bedrijven
ERP-software kan een klein bedrijf helpen verder te gaan dan spreadsheets en efficiënt elk aspect van zijn groei te beheren, van verkoop en klantrelaties tot financiën en processen. ERP-tools voor kleine bedrijven bevinden zich meestal in de cloud, zijn snel te installeren en zijn ontworpen om met het bedrijf te schalen.
ERP in het middensegment
ERP-software die is ontworpen voor middelgrote bedrijven en dochterondernemingen, profiteert van ingebouwde analytics, snelle implementatie en best practices voor tientallen bedrijfsprocessen. Middelgrote ERP-tools helpen groeiende bedrijven te schalen en te concurreren, zelfs met beperkte resources. Modulaire, cloudgebaseerde ERP-systemen zijn ook goed voor middelgrote bedrijven met complexe processen of plannen voor snelle groei.
ERP voor grote bedrijven
Grote bedrijven met wereldwijde of dochterondernemingen hebben een robuust, toonaangevend ERP-systeem met geïntegreerde AI, machine learning, analytics en intelligente automatisering nodig om bedrijfsmodellen en processen te transformeren. Bedrijven kunnen ERP-systemen gebruiken in de cloud, op locatie of in een two-tier of hybride scenario, afhankelijk van hun behoefte.
ERP-trends om te bekijken
Digitale transformatie versnelt letterlijk. Terwijl bedrijven digitale technologieën in elk onderdeel van het bedrijf gebruiken, zijn ze grotendeels gericht op het elimineren van "drags", ook wel alles genoemd dat het bedrijf vertraagt, waaronder verouderde processen en systemen. Het is dus niet verwonderlijk dat bedrijven robuustere ERP-systemen nodig hebben om drags te elimineren en de flexibiliteit te vergroten.
Naarmate ERP-innovatie een impuls geeft, zijn er vier belangrijke trends om in de gaten te houden:
Generatieve AI
De integratie van ERP-software met generatieve AI-functies helpt bedrijven om handmatige taken te automatiseren en tegelijkertijd hun kernprocessen aan te passen, aan te passen en te optimaliseren om aan bedrijfsspecifieke behoeften te voldoen.
Naast het automatiseren van taken en het leveren van inzichten biedt generatieve AI niet-IT-gebruikers de mogelijkheid om eenvoudig met hun ERP-systeem te communiceren met behulp van opdrachten en query's in natuurlijke taal. Elke gebruiker kan een vraag stellen en een direct antwoord krijgen dat gebruikmaakt van alle beschikbare documentatie en gegevens.
Verticale integratie
Bedrijven zijn klaar om een einde te maken aan de oorlog tussen de beste oplossingen en geïntegreerde ERP. Nieuwe aanbiedingen beloven het beste van twee werelden: een volledig geïntegreerd ERP-systeem met verticale uitbreidingen waarmee bedrijven de specifieke functionaliteit krijgen die ze nodig hebben zonder pijnlijke integratieproblemen of datasilo's.
Cloud, cloud, cloud
De voorkeur voor cloud-ERP zal blijven toenemen naarmate meer bedrijven de voordelen ontdekken, waaronder "anywhere" toegang, lagere kosten voor hardware- en technische ondersteuning, meer beveiliging en integratie met andere systemen. Naarmate de snelheid van het bedrijf blijft versnellen, wordt het invoeren van een cloudmindset nog belangrijker.
Gebruikerspersonalisering
Personeel, klanten en leveranciers willen allemaal content en functionaliteit die aansluit bij hun specifieke behoeften of interesses en maakt ze productiever. Veranderende personeelsdemografie, met name in branches als de maakindustrie, wekt ook de belangstelling voor low-code en no-code platforms.
Deze platforms bieden gebruikers een eenvoudig aanpasbare ervaring in plaats van ze te dwingen zich aan te passen aan de software. Gebruikers kunnen ook aangepaste dashboards, AI-gestuurde zoekopdrachten, gepersonaliseerde chat en gepersonaliseerde workflows op verschillende apparaten verwachten.
Ontdek de mogelijkheden van een moderne ERP
Met een ERP-oplossing in de cloud kan je bedrijf veel meer dan alleen processen beheren. Ontdek het laatste nieuws over ERP, trends en best practices.