Wat is een financial management system (FMS)?

Een FMS is de software en processen die worden gebruikt om inkomsten, uitgaven en activa in een organisatie te beheren.

Overzicht van het systeem voor financieel beheer

De vroegste boekhoudkundige gegevens werden gevonden onder de 7.000 jaar oude ruïnes van het oude Mesopotamië. Dit dateert van vóór de uitvinding van het wiel met meer dan 3000 jaar en spreekt over het historische en culturele belang van handel en commercie in de evolutie van de menselijke samenleving. Maar pas in de late15e eeuw zagen we de ontstaansgeschiedenis van de moderne boekhouding met de popularisering van dubbele boekhouding door de Italiaanse wiskundige Luca Pacioli. Hiermee konden bedrijven zowel hun huidige (debet) als toekomstige (credit) situatie zien, en ontstond er een rudimentair financieel beheersysteem. Natuurlijk zouden moderne systemen voor financieel beheer onherkenbaar zijn om Pacioli te signaleren.

Definitie van een systeem voor financieel beheer

Een systeem voor financieel beheer is de software en processen die worden gebruikt om inkomsten, uitgaven en activa in een organisatie te beheren. Naast het ondersteunen van dagelijkse financiële operaties, is het doel van een financieel beheersysteem om de winst te maximaliseren en de duurzaamheid van de onderneming op lange termijn te waarborgen. Ze helpen financiële teams:

  • het factureren en het innen van facturen te stroomlijnen;

  • de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse cashflow te optimaliseren;

  • een audittrail bij te houden en boekhoudkundige regels na te leven;

  • financiële processen te automatiseren en boekhoudkundige fouten te verminderen;

  • te zorgen voor betere budgettering, prognoses en planning;

  • financiële afsluiting en rapportageactiviteiten te versnellen;

  • en veel meer.

Software voor financieel beheer kan deel uitmaken van het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) van een bedrijf, dat financiële en operationele gegevens consolideert en teams een uitgebreid overzicht van het bedrijf biedt. Zelfstandige financiële applicaties kunnen ook worden gecombineerd om een end-to-end systeem voor financieel beheer te creëren. CFO's kiezen steeds vaker voor cloudgebaseerde software voor ERP en financieel beheer die snel kan worden opgeschaald om met groei om te gaan en functionaliteit te bieden voor verschillende regio's, talen, valuta's en regelgeving.

placeholder

Screenshot van hoe je met systemen voor financieel beheer uitgavenafwijkingen kunt bewaken en beheren.

Essentiële onderdelen van een financial management system

Een efficiënt systeem voor financieel beheer biedt bedrijven een volledig pakket aan boekhoudsoftware in combinatie met één enkele bron van informatie. Het systeem bevat veel verschillende tools, die kunnen worden onderverdeeld in de volgende vier categorieën:

  • Algemene boekhouding en financiële afsluiting: tools voor boekhouding en financiële afsluiting ondersteunen essentiële boekhoudactiviteiten zoals grootboek, crediteuren (AP), debiteuren (AR) en salarisadministratie. Ze helpen teams rapporten te genereren, financiële verslagen voor inkomsten, uitgaven en saldi te creëren en de boeken snel en met minder moeite af te sluiten. Functies voor fiscaal beheer helpen ook om de nauwkeurigheid en naleving van belastingen te waarborgen.

placeholder

FMS waarin de status van de debiteuren is weergegeven.

  • Opbrengst-, kas- en treasurybeheer: met tools voor opbrengstboekhouding kunnen financiële teams facturatieprocessen automatiseren, actuele betalingen bekijken en voldoen aan wettelijke voorschriften voor opbrengstrealisering, zoals IFRS 15. Tools voor cash- en treasurybeheer helpen teams de cashflow te voorspellen, de liquiditeit te verbeteren en risico's proactief te beperken. Deze software integreert ook met banksystemen, zodat gebruikers realtime inzicht krijgen in banksaldi en de afstemming van rekeningen vereenvoudigen.

  • Financiële planning en analyse: deze set tools voor planning, prognoses, budgettering en analyse helpen CFO's en hun teams de algehele financiële gezondheid van het bedrijf te ondersteunen. FP&A-software is van cruciaal belang voor het analyseren van kosten en winstgevendheid, het verbeteren van de prestaties, het voorspellen en navigeren door toekomstige omstandigheden en het bieden van snelle en nauwkeurige ondersteuning bij het nemen van beslissingen voor de C-suite. Het ondersteunt ook planning met meerdere scenario's en samenwerking tussen finance en elke andere afdeling.

  • Governance, risico's en compliance: GRC-tools helpen teams organisatorische activiteiten af te stemmen op bedrijfsdoelen, verschillende soorten risico's te identificeren en te beperken en te zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, van GDPR en SOX tot internationale handelsovereenkomsten. Door gegevens te synchroniseren over alle activiteiten op het gebied van corporate governance, risicobeheer en compliance, kunnen bedrijven efficiënter werken, door onzekerheid navigeren en integer handelen.

placeholder

Met GRC-software kunnen bedrijven de beschikbaarheid van kapitaal en de bijbehorende risico's monitoren en beheren.

Overstap naar digitale financiën en nieuwe technologieën

De meeste bedrijven bevinden zich nog in de beginfase van het toepassen van digitale technologieën zoals cloud, augmented analytics, robotic process automation (RPA), kunstmatige intelligentie (AI) en blockchain om processen te financieren, maar ze staan op het randje van een grote verschuiving en de druk staat erop. Niet alleen worden CFO's en hun teams steeds vaker geacht snelle beslissingsondersteuning te bieden aan het bedrijf, maar harde lessen uit de COVID-19-pandemie dwingen leiders om de transformatie van finance en de invoering van nieuwe technologie te versnellen.

 

En het is niet moeilijk om te zien waarom. De voordelen van digitale financiële hervorming, zoals direct inzetbare informatie, zeer nauwkeurige voorspellende modellering en flexibelere en geautomatiseerde processen, zijn de ingrediënten die bedrijven nodig hebben om te kunnen omgaan met veranderingen en zich aan te passen aan de nieuwe norm. AI is een grote drijvende kracht achter de financiële hervorming, waardoor finance analytics, automatisering en alle processen, van financiële afsluitingsactiviteiten tot risicovermindering en compliance, volledig worden gerevolutioneerd.

In de komende 10 jaar zal AI bijna elke activiteit binnen finance transformeren.
Gartner

  • Financieel cloudbeheer: naast schaalbaarheid, kostenefficiëntie en de mogelijkheid om verbinding te maken met meer Big Data-bronnen, biedt cloudgebaseerd ERP-financieel beheer veilige toegang tot het systeem, waar dan ook, wat vooral belangrijk is nu zo veel werknemers op afstand werken. De cloud is ook de gateway – en voorwaarde – voor nieuwe en intelligente technologieën zoals AI, machine learning en blockchain.

  • Geavanceerde financiële analytics: financiële analytics op basis van AI en machine learning kunnen enorme sets gestructureerde en ongestructureerde data, van binnen en buiten de organisatie, in bijna realtime ontginnen. Met deze analyses kunnen finance professionals nauwkeurigere prognoses en plannen opstellen, toekomstscenario's modelleren, inzicht krijgen in de financiële impact van potentiële beslissingen, on-demand rapporten genereren en risico's en kansen voorspellen. Uiteindelijk kunnen geavanceerde financiële analyses worden gebruikt om het bedrijf in de juiste richting te sturen en duurzaamheid op lange termijn te waarborgen.

  • Financiële automatisering: Negentig procent van de bedrijfscontrollers zal binnenkort een combinatie van RPA en AI gebruiken om alles te automatiseren, van financiële rapporten en sluitingen tot belastingvoorbereiding en salarisadministratie. RPA-bots automatiseren niet alleen repetitieve taken en stellen werknemers in staat zich te richten op waardevollere werkzaamheden. Ze kunnen meer werk sneller uitvoeren, kosten en fouten minimaliseren, workflows optimaliseren en activiteiten in mens-botteams organiseren.

  • Blockchain: in finance biedt blockchaintechnologie nieuwe niveaus van transparantie, efficiëntie en beveiliging. Financiële teams kunnen bijvoorbeeld blockchain gebruiken om één enkel, onveranderbaar grootboek te maken dat altijd up-to-date is en geen afstemmingen vereist. Op blockchain gebaseerde slimme contracten – contracten die automatisch worden uitgevoerd als aan vooraf bepaalde voorwaarden is voldaan – kunnen ook worden gebruikt om activiteiten zoals betalingsverwerking en compliance te automatiseren en te versnellen.

Nr. 1

geavanceerde finance analytics was in 2020 een topprioriteit voor financiële leiders

Gartner 

80

%

van de financiële leiders heeft RPA geïmplementeerd, of is van plan dit te doen

Gartner 

De beste cloudgebaseerde systemen voor financieel beheer hebben slimme technologieën zoals geavanceerde analytics, AI, machine learning en blockchain in hun tools geïntegreerd. Hierdoor neemt de snelheid van de financiële hervorming enorm toe en worden een snelle terugverdientijd en rendement geboden.

Veelgestelde vragen over financieel beheer

Boekhouden is één onderdeel van een systeem voor financieel beheer. Een accountingsysteem dient als ondersteuning voor de boekhoudvereisten van het grootboek (GB) van het bedrijf, de apps de rechtstreeks zijn gekoppeld aan het GB, inclusief de crediteuren, debiteuren en salarisadministratie. Een systeem voor financieel beheer bevat tools voor het beheer van alle financiële aspecten van de organisatie, inclusief treasury- en cashmanagement, kostenadministratie, strategische planning, analytics en financiële prognoses, governance en meer.

Enterprise resource planning (ERP) is een geïntegreerde suite van bedrijfssoftware die is ontworpen om het brede scala aan functionaliteit aan te pakken dat een bedrijf nodig heeft. Financiële applicaties, zoals boekhouding, rapportage en treasurybeheer, zijn een belangrijk onderdeel van een ERP-suite en een goede plek om te beginnen als je jouw financiële processen beter wilt beheren.

Met debiteuren bedoelen we de bedrijfsfunctie waarmee de inkomende omzet wordt beheerd. Dit zijn vaak geldbedragen die klanten verschuldigd zijn voor aankopen en leningen aan klanten in de vorm van betalingstermijnen. Debiteuren beginnen met facturering, beheren de inning, en houden de hoeveelheid verschuldigd geld, veroudering van vorderingen en betalingshistorie bij.

Met crediteuren bedoelen we de bedrijfsfunctie waarmee de bedragen die verschuldigd zijn aan leveranciers, onderaannemers, geldverstrekkers en andere externe partijen worden bijgehouden en beheerd. Crediteuren beginnen meestal met de erkenning van een inkoopfactuur en eindigen met de betaling. Met de crediteuren wordt bijgehouden welke bedragen aan wie verschuldigd zijn en worden veroudering en cashvereisten bewaakt.

Opbrengstbeheer probeert de omzet te verhogen door het gedrag van vraag en consument nauwkeurig te voorspellen en vervolgens producten, prijzen, promotie en plaatsing (distributie) te optimaliseren om de best mogelijke financiële resultaten te behalen.

Dit is een onderdeel van het debiteurenproces. Het debiteurenbeheer verwijst voornamelijk naar het incassoproces, namelijk de communicatie met degenen die het bedrijf geld verschuldigd zijn, en incassoactiviteiten die zijn uitgevoerd om de betaling te innen.

Reconciliatie verwijst naar het proces van het afstemmen van records in twee of meer bronnen, zodat eventuele verschillen kunnen worden vastgesteld, er kan worden bepaald welk record juist is en de records te synchroniseren. Voorbeelden hiervan zijn het vergelijken van boekingen in het grootboek met brondocumenten en het afstemmen van bankafschriften met ontvangen en uitgevoerde betalingen.

In het algemeen is een boekhoudsysteem het mechanisme dat wordt gebruikt om de geldstromen in en uit een bedrijf bij te houden. Vaak verwijst de term naar een set softwaretoepassingen die financiële activiteiten volgen. Basisfuncties van het boekhoudsysteem of ERP-financiële softwaremodules omvatten grootboek, crediteuren en debiteuren. Optionele functies zijn onder andere salarisadministratie, cashmanagement, crediteringen en incasso's.

Financiële planning en analyse is een set plannings-, prognose-, budgetterings- en analyseactiviteiten die de algehele financiële gezondheid van een bedrijf ondersteunen. FP&A tools helpen financiële teams snelle beslissingsondersteuning te bieden aan de C-suite, gedetailleerde financiële modellen en prognoses op te bouwen, meerdere scenario's te plannen, nieuwe omzetkansen te identificeren en te beoordelen, en meer.

Cashflow is de beweging van contanten in en uit het bedrijf. Kasinstroom van verkoop wordt gehouden op bankrekeningen en andere liquide investeringen totdat deze worden besteed voor artikelen, salarisadministratie, leningbetalingen en andere onkosten. Het kasstroomoverzicht, een van de drie financiële basisverslagen (Inkomsten, Balans, Cashflow), traceert wijzigingen in de kas van een organisatie tijdens een boekingsperiode: beginsaldo, kasontvangsten, uitgaande betalingen, eindsaldo.

Met cashmanagement wordt het proces bedoeld waarbij de cashflow wordt beheerd en verzameld. Het is gericht op de contanten die aanwezig zijn op de bank- en investeringsrekeningen. Met het cashmanagement wordt bepaald waar de inkomende contanten worden geplaatst en hoe deze worden toegewezen aan bedrijfskapitaal, investeringen, geldreserves of andere beschikkingen.

Net als bij cash management is treasury management het beheer van fondsen binnen de organisatie, gericht op werkkapitaal, met als doel liquiditeit te behouden en optimaal gebruik te maken van fondsen om de bedrijfsprestaties te optimaliseren.

Een onkostendeclaratie is een formulier waarmee zakelijke uitgaven worden bijgehouden en verantwoord. Meestal zal van een werknemer die taken uitvoert buiten het bedrijf worden verwacht dat en verslag wordt gedaan van alle onkosten die tijdens de activiteit zijn gemaakt, zoals vervoer, accommodatie en maaltijden. Deze onkosten worden betaald door het bedrijf, of worden voorgeschoten door de persoon waarna deze een verzoek voor een onkostenvergoeding kan indienen.

Als een werknemer betaalt voor zakelijke kosten met eigen geld, kan hij of zij deze onkosten declareren bij het bedrijf, zodat het bedrijf deze kan terugbetalen. Dit is gebruikelijk voor kosten die worden gemaakt tijdens reizen voor verkoop, vergaderingen en conventies, installatie en onderhoud van apparatuur, enzovoort. Het kan ook van toepassing zijn op verbruiksartikelen of benodigdheden die nodig zijn om een project uit te voeren wanneer het sneller is om ze gewoon te kopen in de winkel in plaats van via de normale aankoopkanalen.

T&E staat voor travel en expense, wat reizen en onkosten betekent. Een werknemer die voor zakelijke doeleinden reist, kan die gemaakte kosten voor vervoer, accommodatie, maaltijden en andere uitgaven declareren door middel van een T&E-rapport (op papier of elektronisch). Onkosten kunnen direct door het bedrijf worden betaald (rekening bij reisbureau of bedrijfscreditcard), of worden voorgeschoten door de persoon waarna deze een verzoek voor een onkostenvergoeding kan indienen.

placeholder

Voer de financiële processen uit met een ERP

Zet de AI en geavanceerde analytics aan het werk en optimaliseer de mogelijkheden voor finance.

Meer informatie 
placeholder

Ideeën die je nergens anders zult vinden

Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.

Meer informatie en abonneren 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel