Wat is masterdatamanagement (MDM)?
MDM is het proces van het creëren en onderhouden van één stamrecord voor elke persoon, plaats en ding in een bedrijf.
Overzicht stamgegevensbeheer
De meeste bedrijven gebruiken tegenwoordig honderden verschillende applicaties en systemen, zoals ERP, HCM en CRM, die verschillende afdelingen doorkruisen. Omdat zoveel mensen de data in deze systemen aanraken, is het makkelijk om geïsoleerd, dubbel, verouderd of zelfs tegenstrijdig te worden. En zoals iedereen weet, leiden slechte gegevens tot slechte besluitvorming. Om te voldoen aan de behoefte aan tijdige, accurate informatie, zelfs als de gegevensbronnen toenemen, stappen bedrijven over op master data management (MDM).
Definitie master data management
Master data management is het proces van het creëren en onderhouden van één stamrecord – of één versie van de waarheid – voor elke persoon, plaats en ding in een bedrijf. Via MDM krijgen organisaties een betrouwbare, actuele weergave van belangrijke data die in het hele bedrijf kunnen worden gedeeld en worden gebruikt voor betere rapportage, besluitvorming en procesefficiëntie.
Wat zijn stamgegevens, toch?
Master data of stamgegevens zijn alle gegevens die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering. Het beschrijft mensen (klanten, werknemers en leveranciers), plaatsen (kantoren en locaties) en dingen (producten en assets). Master data is doorgaans slechts een klein percentage van alle bedrijfsgegevens, maar het is een van de meest complexe en waardevolle gegevens in een organisatie.
Voorbeelden van stamgegevens zijn:
Klantstamgegevens: zoals de naam al doet vermoeden, bevatten klantstamgegevens alle kerngegevens die nodig zijn om zaken te doen met je klanten, van contactgegevens tot inkoophistorie en betalingsvoorwaarden. Het beheren van stamgegevens voor dit domein omvat het opschonen en standaardiseren van gegevens in ERP, CRM en andere systemen. De naam en het adres van dezelfde klant kunnen bijvoorbeeld in zowel een ERP- als een CRM-systeem bestaan, maar op twee verschillende manieren worden ingevoerd, zoals 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. of 1030 Sandy Ct. MDM stemt deze verschillen met elkaar af en biedt één overzicht van elke klant, waarmee marketingcampagnes kunnen worden gepersonaliseerd, betere ervaringen kunnen worden geboden en nog veel meer. In sommige organisaties omvatten klantstamgegevens ook gegevens voor werknemers, patiënten in de gezondheidszorg en leveranciers.
Leveranciers master data: leverancierstamgegevens omvatten gegevens voor leveranciersaccounts, contracten, beleidsregels, prijzen en meer. Het ligt in het middelpunt van alle belangrijke verwervingsactiviteiten, van planning en sourcing tot contractering en inkoop. Opgeschoonde en betrouwbare stamgegevens van leveranciers zijn essentieel voor het beantwoorden van vragen over uitgaven, prijzen of prestaties van leveranciers, bijvoorbeeld:
Locatie master data: sleutelattributen die gerelateerd zijn aan fysieke locaties van bureaus, kantoren, distributiecentra en winkels, bevinden zich in de locatiegegevens van een organisatie.Zodra deze informatie is gekoppeld aan andere gegevensdomeinen, kan deze helpen om op locatie gebaseerde besluitvorming te stimuleren, zoals het bepalen van het juiste productassortiment voor een bepaalde winkel.
Product master data: product master data management omvat attributen zoals productnummer, categorie, prijs, functies, stuklijsten en alle andere benodigde gegevenspunten.Door gebruik van verschillende processen voor verkoop, marketing, supply chain en de levenscyclus van productontwikkeling, moeten deze gegevens betrouwbaar en nauwkeurig zijn.
Asset master data: stamgegevens voor vaste en immateriële activa van een bedrijf, zoals voorraad, equipment en handelsmerken.Het omvat meestal attributen zoals afschrijvingsparameters en -waarden, vasteactivaklassen, leasinginformatie en meer.Onnauwkeurige stamgegevens van vaste activa kunnen leiden tot subpar activagebruik en -beheer. Equipment master data worden bijvoorbeeld gebruikt in voorspellende onderhoudsprocessen, dus als deze onjuist zijn, zijn de voorspellingen ook.
Waarom is master data management zo belangrijk?
Master data management helpt een organisatie niet alleen om goede beslissingen te nemen en belangrijke vragen te beantwoorden, maar biedt ook tal van andere voordelen. Dit zijn er slechts een paar:
Minder fouten en redundanties in data in meerdere applicaties. Als dezelfde informatie, bijvoorbeeld een klantrecord, op een inconsistente manier door verschillende teams wordt ingevoerd, voegt MDM de duplicatie samen en stemt deze af.
Betere inzichten in analytics en datagedreven beslissingen. Het gezegde “vuilnis in, vuilnis uit” geldt hier. Als de gegevens die worden geanalyseerd niet nauwkeurig zijn, zijn de resultaten ook niet.
Gestroomlijnde bedrijfsprocessen en meer efficiëntie. Hoogwaardige, consistente stamgegevens kunnen worden gebruikt om end-to-end bedrijfsscenario's te versnellen en te automatiseren, zoals leiden tot cash, source to pay en design to operating.
Verbeterde transparantie en naleving van dataprivacy en andere regelgeving. De AVG geeft mensen bijvoorbeeld meer controle over hoe hun informatie wordt verzameld, beheerd en gedeeld. Zonder MDM kunnen records worden gefragmenteerd over meerdere afdelingssilo's, waardoor compliance wordt bemoeilijkt.
Ondersteuning voor fusies en overnames met een gestroomlijnd proces voor het samenvoegen en afstemmen van meerdere data-assets.
Data is cruciaal voor digitale bedrijfsprocessen en stamgegevens vormen de basis waar alle andere data van afhankelijk zijn. Organisaties die accurate en consistente master data hebben, bevinden zich in een betere positie om te slagen.
Met software voor master data management kun je records consolideren en beheren.
Hoe het werkt: MDM-framework en -processen
Een framework voor master data management zorgt ervoor dat alle informatie accuraat en semantisch consistent is. Het bestaat uit twee delen: een initiële master data record creëren en vervolgens onderhouden.
Stamgegevensrecord creëren: dit proces begint met het identificeren van de databases en applicaties die gegevens bevatten die in de stamrecord moeten worden opgenomen. Vervolgens worden alle attributen of kenmerken gedefinieerd, zoals productkleur, grootte en materialen. Ten slotte worden gegevens afgestemd, afgestemd waar inconsistent en samengevoegd als er meerdere records bestaan.
Stamgegevens onderhouden: bij dit proces worden nieuwe gegevens opgeschoond, getransformeerd en geïntegreerd terwijl deze aan de stamlijst worden toegevoegd om de consistentie en kwaliteit van records te waarborgen. Sommige oplossingen voor master data management kunnen veel aspecten van dit proces automatiseren en versnellen.
Houd er rekening mee dat processen voor het beheer van stamgegevens moeten worden uitgevoerd volgens de beginselen en het beleid van een organisatie op het gebied van data governance. Ze geven aan hoe alle bedrijfsgegevens moeten worden opgeslagen, beheerd en beveiligd, en door wie – en dat omvat master data.
Best practices voor een winnende strategie voor master data management
Een moderne strategie voor master data management omvat tools, technologieën en best practices om ervoor te zorgen dat alle stakeholders vertrouwen hebben in de kwaliteit van datagedreven inzichten en in de snelheid waarmee er op deze inzichten kan worden gereageerd.
Hier zijn enkele manieren om een winnende strategie te creëren:
Creëer een framework voor data governance als u dat nog niet hebt gedaan.Zoals eerder vermeld, moeten MDM-activiteiten worden uitgevoerd en toegepast overeenkomstig de richtlijnen voor data governance, om ervoor te zorgen dat data stewardship en compliance gewaarborgd zijn.
Maak gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Sommige leveranciers bieden MDM-software en -tools die deze mogelijkheden gebruiken om het proces van het controleren van nieuwe gegevens op nauwkeurigheid te automatiseren, te matchen met actuele records en deze samen te voegen.
Meerdere domeinen in één instantie beheren. U kunt oplossingen vinden die gericht zijn op het beheren van slechts één domein, zoals klant master data of product master data. De beste software is echter in staat om alle domeinen van een bedrijf in één systeem te integreren en te beheren, vaak in de cloud. Dit helpt om de kosten te verlagen, het personeel productiever te maken en flexibele use cases te ondersteunen.
Master data in de cloud beheren. Cloudplatforms kunnen de productiviteit en efficiëntie helpen verhogen doordat data uit verschillende applicaties snel, eenvoudig en op schaal kunnen worden samengevoegd, vergeleken, samengevoegd en opgeschoond. Ze bevatten ook robuuste beveiliging en geautomatiseerde updates.
Integreer master data management en data governance. Door één bron van masterdata te combineren met gecentraliseerde datagovernance in één oplossing, is het eenvoudiger om beleid en compliance af te dwingen en bedrijfsregels en stamgegevensattributen te definiëren, valideren en bewaken.
Master data management is een doorlopende onderneming en geen eenmalig project. Naarmate uw organisatie groeit, zal ook het gegevensvolume toenemen. Maar met cloudgebaseerde, intelligente technologie, tools en workflows worden deze MDM-processen veel efficiënter.
Master data management - Veelgestelde vragen
Beheer gegevens op de juiste manier
Vereenvoudig masterdatamanagement en -governance met één krachtige oplossing.
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.