Wat is robotic process automation (RPA)?
Het is verbazingwekkend om te zien hoeveel tijd we besteden aan repetitief werk; handmatige computertaken en data-invoer nemen nog altijd een groot deel van de werkdag van kantoormedewerkers in beslag. Vraag het maar aan de werknemers. Uit een recent onderzoek blijkt dat mensen naar schatting vijf uur per week verspillen aan taken die eigenlijk geautomatiseerd zouden moeten zijn. Volgens McKinsey is het aantal zelfs nog hoger: minstens een derde van de activiteiten in ongeveer 60% van de beroepen wordt als automatiseerbaar beschouwd.
Of het nu gaat om dataverzamelingen, goedkeuringen of updates: voor veel taken is geen creativiteit of intuïtie nodig, terwijl dit essentiële attributen zijn die de werktevredenheid vergroten. In plaats daarvan vermindert de monotonie van het werk de tevredenheid, wat leidt tot een lagere productiviteit en andere inefficiënties.
Organisaties schakelen technologie in, met name robotic process automation (RPA), om repetitieve taken te automatiseren. Daardoor kunnen werknemers rijker en waardevoller werk verrichten. Werknemers kunnen hun tijd nu besteden aan het verbeteren van de klantenservice, het oplossen van complexe problemen en het ontwikkelen van bedrijfsinzichten die het bedrijf succesvol maken.
Betekenis van RPA
RPA is een automatiseringstechnologie voor bedrijfsprocessen die virtuele softwarerobots gebruikt, ook wel digitale robots of bots genoemd, om handmatige of tijdrovende taken uit te voeren.
Wat is een softwarebot?
Een softwarebot is een computerprogramma dat is ontworpen om specifieke acties uit te voeren. Bots zijn gebouwd voor het uitvoeren van eenvoudige of complexe activiteiten en automatiseren processen waarbij sprake is van repetitieve taken. Uitgebreidere versies van softwarerobots simuleren of communiceren met mensen. Voorbeelden hiervan zijn virtuele assistenten zoals Alexa van Amazon, Cortana van Microsoft en Siri van Apple.
Wat doet RPA?
Robotic process automation verwerkt verschillende activiteiten, waaronder:
- Handmatige en repetitieve taken: interacties met data uit meerdere bronnen, zoals Microsoft Excel, leveranciersportalen en andere bronnen
- Taken met grote volumes: processtappen die keer op keer moeten worden voltooid, bijvoorbeeld datamigraties en goedkeuringsworkflows
- Meerdere systeemtaken: toegang tot verschillende applicaties, zoals webapps, RP-oplossingen en software van derden
Het gebruik van RPA groeit met dubbele cijfers. Als het snelst groeiende segment van de wereldwijde markt voor bedrijfssoftware werd de omzet voor RPA geraamd op 1,89 miljard USD in 2021, een stijging van 19,5% ten opzichte van 2020.
Waarom is robotic process automation belangrijk?
RPA kan worden gebruikt met elke applicatie in uw technologiestack. Denk bijvoorbeeld aan niet-gemodelleerde, "natuurlijk gegroeide" processen met UI-gebaseerde automatisering. Dit is met name belangrijk als er oude systemen moeten worden geïntegreerd waar geen API's bestaan en er geen directe toegang tot de gegevens beschikbaar is. RPA kan dus een essentiële rol spelen in de digitale transformatie van een bedrijf.
RBA is vaak een vervanger voor handmatige processen en minimaliseert tikfouten, versnelt het werk en verlaagt de kosten. Werknemers hoeven niet langer tijd te besteden aan alledaagse, repetitieve taken en hun menselijke vaardigheden worden meer benut. Door laagdrempeliger werk aan RPA-softwarerobots toe te wijzen, worden bedrijven efficiënter. Ze kunnen:
- Productiviteit verhogen
- Workflows automatiseren
- Menselijke fouten elimineren
- Arbeidskosten verlagen
- Compliancerisico's beheren
- De organisatie flexibeler maken
- Procestransparantie vergroten
Al deze resultaten dragen bij tot het succes van het bedrijf en helpen de prestaties te verbeteren en de kosten te verlagen. Nog meer handige voordelen:
Verbeterde klantervaring
RPA beschermt de klantervaring en verbetert deze zelfs. Met zo'n verbazingwekkende schaalbaarheid (een RPA-softwarerobot kan 24×7, 365 dagen per jaar werken) blijven serviceniveaus constant, zelfs in tijden van uitzonderlijke vraag en piekvolumes. Hierdoor kunnen medewerkers zich concentreren op taken waarvoor hoogwaardige klantinteracties nodig zijn die niet kunnen worden geautomatiseerd.
IT-efficiëntie
RPA ondersteunt de automatisering van processen met oude systemen. De technologie werkt met deze systemen samen via bestaande grafische gebruikersinterfaces (GUI's) versus API-integratie, waardoor er zinvolle kostenbesparingen voor IT ontstaan en er geen noodzaak is om de onderliggende architectuur en systemen te moderniseren.
Gezien de low-code/no-code eigenschappen die door sommige RPA-tools worden aangeboden, kunnen gebruikers de processen zelf automatiseren zonder afhankelijk te zijn van IT. RPA vereenvoudigt ook de training van werknemers, waarbij de meeste op rollen gebaseerde handmatige workflows door softwarerobots worden verwerkt.
Operationele efficiënties
Aangezien RPA niet afhankelijk is van software op maat of diepgaande integraties, is de technologie eenvoudiger en sneller te implementeren, en dus betaalbaarder. Zo hebben de autoriteiten in de kantons Aargau en Zurich in Zwitserland in 14 dagen tijd RPA geïmplementeerd, waarbij handmatige processen werden vervangen en er geen achterstand optrad in compensatiebetalingen voor arbeidstijdverkorting tijdens de pandemie.
Hoe werkt RPA?
RPA draait op een pc, desktop of servers zoals andere softwareprogramma's. De technologie bouwt, implementeert en beheert softwarerobots die werken met interne applicaties, websites, gebruikersportalen en andere apps, waarbij acties van mensen worden gesimuleerd terwijl ze dezelfde taak uitvoeren.
In wezen registreert de (menselijke) gebruiker met RPA de volgorde van acties en interacties met applicaties om de workflow te bouwen. De actielijst wordt ontwikkeld door te kijken naar de persoon terwijl die de taak uitvoert. Vervolgens wordt een softwarebot gebouwd die de taak binnen de GUI van de applicatie uitvoert.
De softwarerobots zijn geprogrammeerd om te begrijpen wat er op een scherm staat, om de juiste toetsaanslagen in te voeren, om in verschillende systemen te navigeren, om gegevens te identificeren en te extraheren en om andere gedefinieerde acties uit te voeren. RPA-bots doen dit alles nauwkeuriger en sneller dan mensen.
Er zijn twee verschillende typen RPA-modellen:
- Onbeheerde (unattended) RPA: softwarerobots doen het werk zonder menselijke betrokkenheid. Ze communiceren rechtstreeks met computersystemen, waarbij ze een proces of taak van begin tot eind doorlopen. De RPA-bot draait doorgaans op een externe service en wordt geactiveerd op basis van een planning of een activeringsvoorwaarde.
- Beheerde (attended) RPA: deze softwarerobots worden ook wel robotic desktop automation genoemd en werken met mensen, waarbij ze zich richten op taken binnen complexere werklasten of processen die niet volledig kunnen worden geautomatiseerd. De RPA-bot wordt geïmplementeerd op het werkstation van de gebruiker en geactiveerd door gebruikersinteractie.
RPA fungeert als tijdelijke oplossing voor de integratie van oude systemen. Omdat RPA via de GUI werkt, is het niet nodig dat ontwikkelaars API's bouwen om systemen met elkaar te verbinden. In plaats daarvan springt de softwarebot van applicatie naar applicatie zoals een menselijke gebruiker dat zou doen.
Een uniek kenmerk van bepaalde RPA-tools is de toegankelijkheid ervan voor niet-programmeurs, waardoor domeinexperts zonder programmeervaardigheden RPA-workflows kunnen bouwen en implementeren. Deze persoon is een citizen developer en heeft geen programmeerervaring, maar is wel de domeinexpert voor de activiteit die wordt geautomatiseerd.
Hoewel dit attribuut RPA democratiseert, is voor meer geavanceerde scenario's nog steeds goede programmeerkennis nodig - met name met betrekking tot beveiliging en doorlopend onderhoud van het systeem. Idealiter is het proces een goed huwelijk tussen niet-professionele en softwareontwikkelaars, waarbij domeinexperts de RPA-workflow bouwen en deze vervolgens aan de softwareontwikkelaar overhandigen om ervoor te zorgen dat best practices en veiligheidseisen erin worden opgenomen.
Robotic process automation, de stand van zaken
Sinds de start is RPA veel meer geworden dan simpele taakautomatisering. Intelligente RPA breidt bestaande mogelijkheden uit met technologieën voor kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Deze verbeteringen stellen RPA in staat om werkactiviteiten te automatiseren die cognitiever zijn (op basis van kennis en inschatting).
Door AI-tools zoals modellen voor machine learning en Natural Language Processing (NLP) toe te passen, zorgt intelligente RPA voor hyperautomatisering, de mogelijkheid om bedrijfs- en IT-processen zo snel mogelijk te identificeren, te controleren en te automatiseren. Intelligente RPA kan semi- en ongestructureerde data onderzoeken en verwerken, schermen (virtuele desktops) visualiseren, spraak begrijpen en gesprekken voeren met gebruikers en klanten.
Intelligente RPA maakt hyperautomatisering mogelijk, de mogelijkheid om bedrijfs- en IT-processen zo snel mogelijk te identificeren, te controleren en te automatiseren.
Intelligente RPA verbetert de botontwerpervaring voor alle werknemers, waardoor niet-programmeurs bots kunnen bouwen en uitvoeren voor hun processen. De technologie ondersteunt een cloudgebaseerde studio met low-code tools in de browser die het bouwen van automatisering vereenvoudigen, inclusief visuele programmeermogelijkheden om bedrijfsworkflows te creëren. Vandaag de dag democratiseren deze moderne RPA-tools de automatisering en maken ze automatisering toegankelijk voor iedereen.
Wie gebruikt RPA?
RPA biedt meerwaarde voor alle branches en functies. Binnen een organisatie profiteren alle bedrijfsgroepen van RPA. Hier volgen enkele specifieke voorbeelden voor afdelingen:
Finance
Een van de grootste mediabedrijven in Finland, Alma Media, wilde de productiviteit verhogen door financiële processen zoals het invoeren van klantorders te automatiseren. RPA zorgde voor efficiëntie binnen het financiële team, waaronder een automatiseringspercentage van 60% in de klantorderverwerking.
Human Resources
Lucy is een RPA-tool die door SAP wordt gebruikt (zie onderstaande video) om contractvoorstellen sneller te genereren. De bot produceert brieven 15 keer sneller dan de gemiddelde persoon. Nieuwe werknemers ontvangen hun voorstel snel en recruiters hebben meer tijd om mensen in dienst te nemen.
Operations
Villeroy & Boch Group, een keramiekproducent en een van de oudste Europese merken, optimaliseerde de productiviteit door processen zo efficiënt mogelijk te maken, waardoor er minder tijd nodig is voor repetitieve taken. Door RPA en AI-technologieën te implementeren kon de fabrikant digitale assistenten creëren om eenvoudige geautomatiseerde taken in accounts, inkoop en klantenservice uit te voeren.
Klantenservice
Met een uitgebreid netwerk van klanten en cliënten wilde Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. betere ondersteuning bieden met een geavanceerd bestelproces. Dankzij de implementatie van RPA verwerkt het bedrijf orders 24×7, conform de vraag, en wordt een achterstand weggewerkt van meer dan 10.000 IT- en systeemgerelateerde cases waarvoor het equivalent van drie fulltime medewerkers nodig zou zijn geweest.
Een strategie voor robotic process automation implementeren
Een goed gepland automatiseringsinitiatief begint met een top-downbeoordeling van bestaande workflows. Met Intelligente RPA in combinatie met tools voor Business Process Intelligence kunnen snel de bedrijfsprocessen worden geïdentificeerd die het meest zouden profiteren van automatisering.
Zodra de beste kandidaten zijn geïdentificeerd, biedt RPA vooraf geconfigureerde bots om het proces te versnellen. Als cloudgebaseerd platform ondersteunt RPA ook doorlopende prestaties en schaalbaarheid van bots.
Het initiatief vereist een technologieplatform dat verder reikt dan de automatisering van één proces. Het systeem moet in staat zijn het proces end-to-end te ondersteunen, automatiseringsmogelijkheden te identificeren, de benodigde softwarebots te bouwen en honderden – zo niet duizenden – geautomatiseerde workflows te beheren.
Aan de slag met RPA
Ontdek intelligente RPA-tools om de productiviteit te vergroten.
Veelgestelde vragen over RPA
Tools voor workflowbeheer en RPA zijn aanvullende technologieën die samen worden gebruikt. Workflowautomatisering zorgt voor de sequentiële stroom van activiteiten met gedefinieerde business rules om processen te orkestreren, uit te breiden of te optimaliseren. RPA automatiseert daarentegen de uitvoering van individuele taken. Over het algemeen presteert RPA het beste met activiteiten die duidelijke regels en procedures hebben. Intelligente RPA werkt echter grondiger, waardoor werkactiviteiten worden geautomatiseerd die ook gebaseerd zijn op kennis en inschattingen met behulp van de mogelijkheden van AI en machine learning.
Hyperautomatisering breidt de mogelijkheden van RPA uit naast de automatisering van vooraf gedefinieerde en repetitieve taken. Met hyperautomatisering gebruikt RPA intelligence om de beste strategie te bepalen voor het uitvoeren van deze activiteiten. Dit stelt organisaties in staat om bedrijfs- en IT-processen snel te identificeren, te controleren en te automatiseren door het gebruik van verschillende technologieën, platforms en tools te coördineren.
SAP Insights nieuwsbrief
Meld je vandaag nog aan
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.