Naar inhoud gaan
Werknemers die naar de voorraad kijken

Voorraadoptimalisatie: beperk het risico en de verspilling

Bij voorraadoptimalisatie draait het erom om genoeg voorraad te hebben om aan de vraag te voldoen en een buffer op te bouwen, terwijl tegelijkertijd verspilling wordt voorkomen. Idealiter is voorraadoptimalisatie een proces waarbij niet alleen snel wordt ingespeeld op risico's en kansen, maar deze ook kunnen worden voorspeld en er voorbereidingen kunnen worden getroffen.

Voorraadoptimalisatie is belangrijker dan ooit tevoren

Zoals elk toonaangevend bedrijf weet, is voorraadoptimalisatie een vrij lastig onderdeel van het supply chain management. Het is immers afhankelijk van veel factoren. Denk aan maatschappelijke trends, natuurrampen, politieke en economische ontwikkelingen, en de concurrentie. Toen de pandemie uitbrak, bleek dit al snel de allergrootste wereldwijde verstoring van de supply chain ooit te zijn. Het maakte voor velen duidelijk hoe kwetsbaar de ouderwetse supplychainpraktijken waren.

 

Bovendien hadden bedrijven voorheen genoeg aan een paar grote magazijnen, want voor de consument was een levertijd van een week of langer nog wel acceptabel. Vandaag de dag heeft het Amazon-effect er echter voor gezorgd dat levering binnen één dag, of nog op dezelfde dag, steeds vaker door consumenten verwacht wordt. Dit heeft een enorme impact op voorraadoptimalisatie, want het betekent dat bedrijven nu meerdere distributiecentra en voorraadbeheer op meerdere locaties nodig hebben. Het online shoppen is populairder dan ooit en consumenten zijn steeds minder loyaal aan merken geworden nu er online meer keuze is. Dit heeft geleid tot ongekende concurrentie voor veel bedrijven, een krimpende winstmarge en minder ruimte voor fouten.

Dat gedoe met de supply chain is echt lastig.

Elon Musk

Het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie

Beide begrippen maken deel uit van dezelfde supplychainhandelingen, maar als het gaat om het definiëren van de specifieke praktijken, is 'voorraadcontrole' de hoofdcategorie, met daaronder voorraadbeheer, en daar weer onder voorraadoptimalisatie.

 Voorraadoptimalisatie is een belangrijk onderdeel van voorraadcontrole

Met voorraadcontrole wordt al het voorraadbeheer bedoeld, inclusief voorraadoptimalisatie.

  • Voorraadbeheer heeft als doel om hoge productiviteits- en efficiëntiedoelstellingen te bepalen voor alle handelingen met de voorraad. Moderne bedrijfstechnologieën en technologieën voor supplychainplanning ondersteunen deze processen door supply chain managers meer zicht te geven op alle schakels in de keten. Het Internet of Things (IoT) en apparaten en middelen die met de cloud zijn verbonden, kunnen geautomatiseerd worden voor efficiëntere productie. De processen omtrent de productie, het magazijn en de logistiek worden ook efficiënter door de inzet van intelligente technologie, zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning, robotica en robotautomatisering.
  • Voorraadoptimalisatie is een onderdeel van voorraadbeheer dat specifiek verwijst naar winstmarges en het beperken van verliezen. Overtollige voorraden leiden tot verlies en verspilling. Het neemt ruimte in, raakt verouderd en verkoopt vaak niet, of moet tegen lagere prijzen worden verkocht. Tegelijkertijd hebben we tijdens de pandemie gezien dat er ook rekening moet worden gehouden met tekorten en onverwacht hoge vraag. Hierbij komen de kosten in de vorm van potentieel winstverlies en schade aan het merk. Het doel van voorraadoptimalisatie is dan ook om zo goed mogelijk de vraag te voorspellen en de financiële output van de voorraad voor het bedrijf te maximaliseren.

De verschillende soorten voorraad

Vanuit het oogpunt van de consument bestaat de voorraad voornamelijk uit eindproducten. Maar voor bedrijven is de voorraad alles wat ze op voorraad moeten houden, moeten onderhouden en moeten aanvullen. Als een bedrijf soep maakt, kan de 'voorraad' van alles zijn: van de zaadjes waarmee de tomaten worden geteeld, tot de brandstof in de vrachtwagens die ze naar de supermarkt brengen. Als we op een meer holistische wijze naar voorraadbeheer kijken, krijgen we ook meer inzicht in de complexiteit ervan. 

 

Er zijn over het algemeen vier soorten voorraad:

  1. Grondstoffen: alle voorraad die uiteindelijk in het eindproduct belandt.
  2. Goederen in bewerking: zoals de naam al doet vermoeden, gaat het hier om alle voorraad die momenteel wordt bewerkt en verpakt. Dit is een dure en riskante fase, en dus kan er voorraadoptimalisatie worden toegepast om te helpen bij het vinden van de snelste en goedkoopste processen.
  3. Eindproducten: wat er meestal onder voorraad wordt verstaan: het product in verpakte en kant-en-klare staat.
  4. Voorraad voor onderhoud, reparatie en bewerking (MRO): alle voorraden die nodig zijn voor de fabricage, productie en levering van de artikelen. Er wordt voorraadoptimalisatie toegepast om het overschot van en tekort aan deze artikelen, die niet voor consumptie bestemd zijn, zo goed mogelijk in evenwicht te krijgen.

De uitdagingen van traditionele voorraadoptimalisatie

Al sinds er supply chains en magazijnen zijn, vormt de evenwichtsoefening tussen 'net genoeg' en 'te weinig' een van de grootste uitdagingen voor de voorraadoptimalisatie. Bij het voorspellen van de vraag wordt er van oudsher naar het verleden gekeken. Hoewel experts op het gebied van voorraadoptimalisatie en vraagprognose erg kundig zijn, zit er een limiet aan menselijke analyse en voorspellingen. Lineaire supply chains die gebaseerd zijn op verouderde systemen zijn altijd kwetsbaar, ongeacht de omvang van de expertise. Een aantal van de meest veelvoorkomende uitdagingen:

  • Verouderde systemen die geen big data kunnen verzamelen of beheren: handmatige en niet aan elkaar gekoppelde technologieën kunnen geen grote hoeveelheden ongestructureerde data verwerken. Door slimme technologieën zoals AI, machine learning en geavanceerde analytics toe te passen, levert data vaak de grootste nauwkeurigheid qua risicovoorspelling en vraagprognose.
  • Snel veranderde vraag vanuit de klant: elk jaar groeit de vraag van consumenten naar snelle leveringen en producten op maat. De levenscycli van producten zijn nu ook korter dan ooit. Het is een behoorlijke kostenpost voor bedrijven om hun logistieke en supplychainnetwerken aan te passen om te voldoen aan deze vraag. Voorraadoptimalisatie vraagt dus om meer precisie.  
  • Meer concurrentie: een van de gevolgen van Industry 4.0 en slimme, verbonden supplychaintechnologieën, is dat bedrijven sneller dan ooit kunnen worden opgezet en kunnen groeien, en dat alles vanuit een centrale hub. Dit heeft geleid tot ongekende concurrentiedruk en ongekend veel keuzemogelijkheden voor de consument. Voorraadoptimalisatie is dus steeds meer in trek om de concurrentie voor te blijven.
  • Weersomstandigheden en natuurrampen: elk jaar zien we weer meer verwoestende stormen en bosbranden. Vanzelfsprekend is er geen manier om dergelijke gebeurtenissen nauwkeurig te voorspellen, maar door de inzet van geavanceerde analytics en cloudoplossingen kunnen voorraadbeheerders zichzelf wel de kans geven om de hieruit ontstane periodes aan wankelende vraag op te vangen.

Voortbouwen op fundamentele processen voor voorraadoptimalisatie

Er komen veel uitdagingen kijken bij de voorraadoptimalisatie van B2B. Voor bepaalde seizoensgebonden of B2B-producten kan dit proces vrij eenvoudig zijn, maar bij bijvoorbeeld grote detailhandelaren kan het wel om honderden of duizenden SKU's gaan, met een zeer volatiele markt en klantenbestand. 

 

De fundamentele praktijken die ten grondslag liggen aan voorraadoptimalisatie zijn decennialang (of zelfs eeuwenlang) niet veranderd. Wat wel is veranderd, zijn de softwareoplossingen die deze processen in goede banen leiden en de specialisten die ze uitvoeren. Maar zelfs de meest geavanceerde digitale systemen zijn nog altijd gebaseerd op veel van de vertrouwde en traditionele protocollen en formules voor voorraadoptimalisatie:

  • ABC-analyse: het vaststellen van de populairste en minst populaire producten, alsook van de producten die het meest en het minst winstgevend zijn. Dit wordt van oudsher gedaan door de analyse van verkoopgegevens uit het verleden. Maar met geavanceerde analytics en slimme technologieën is het nu mogelijk geworden om te anticiperen op trends en stijgende en dalende voorraadbehoeften, voordat ze zich voordoen.
  • Vraagprognose: voorspellende analytics helpen te anticiperen op de vraag van klanten. Het helpt ook bij het voorspellen van trends of risico's. Waarbij hierbij van oudsher achterom werd gekeken, geldt ook hier nu dat supplychainmanagers voorraadbeheersoftware kunnen gebruiken om de risico's van tekorten en verspilling te beperken en de vraagprognose nauwkeuriger te bepalen. 
  • Material requirements planning (MRP): een systeem voor de afhandeling van de planning, indeling en voorraadcontrole van de productie. Bestaande MRP-systemen worden steeds vaker vervangen door geïntegreerde bedrijfsplanningsystemen en vraaggedreven MRP-systemen (DDMRP), aangezien die meer nauwkeurigheid en veerkracht bieden. 
  • Bestelpuntformule: dit geeft de minimumvoorraad aan voordat er opnieuw moet worden besteld. Dit is van oudsher al een ingewikkeld proces, want dit verschilt van product tot product, zelfs binnen zeer gelijksoortige producten. Zo kunnen bijvoorbeeld witte en zwarte sokken een heel ander bestelpunt hebben. Voorraadoptimalisatietechnologieën zorgen ervoor dat zelfs de meest complexe voorraadniveaus nauwkeurig en inzichtelijk blijven: overal en in realtime.
  • Continu voorraadbeheer: dit is vooral relevant voor snel bewegende consumptiegoederen (FMCG) die zich bliksemsnel verplaatsen. Met slimme technologieën kunnen continue voorraadbeheerprocessen volledig worden geautomatiseerd binnen omnichannel inkooppunten. En met machine learning kunnen deze tools in de loop der tijd slimmer en nauwkeuriger worden. Ze kunnen zelfs nieuws, trends en het weer in de gaten houden om live inzichten en rapporten over de voorraadstatus te leveren. 
  • Veilige voorraadbuffers: hierbij wordt ervoor gezorgd dat er realistische voorraadbuffers zijn, in geval van een onverwachte gebeurtenis. Dit is al een fundamentele uitdaging sinds de opkomst van supply chains, want zowel tekorten als verspilling leiden tot inkomstenverlies. Moderne supplychainsoftware brengt snelheid, connectiviteit en geavanceerde data-analyse in het voorraadbeheerproces. Hierdoor kunnen bedrijven hun buffermarges opvallend nauwkeurig afstellen.

Voorraadoptimalisatiesystemen: voordelen en resultaten

Historisch gezien kunnen zelfs kleine verbeteringen in de strategische voorraadoptimalisatie leiden tot lagere kosten en betere winstmarges. Met de opkomst van geïntegreerde bedrijfsprocessen en voorraadbeheersoftware worden deze voordelen duidelijker en meetbaarder. Naarmate de software meer leert en zich aanpast, komen er ook alleen nog maar meer voordelen bij. 

  • Meer inzicht in het hele bedrijf: de verbeterde transparantie die voorraadoptimalisatiesoftware met zich meebrengt, strekt zich uit van verkoop, marketing en boekhouding tot de leveranciers van grondstoffen, en zelfs wereldwijde partners, activa en onkosten. Dankzij de cloudconnectiviteit werken alle teams die betrokken zijn bij de supply chain in realtime samen.
  • Verbeterde vraagprognose en voorspellingen: slimme technologieën kunnen complexe data van zowel interne als externe bronnen verwerken, en daarmee nauwkeurige voorspellingen en inzichten leveren. Als er AI en machine learning schuil gaat achter supplychaintechnologieën, zullen de voorspellende analytics en de vraagprognose nauwkeuriger en inzichtelijker uitvallen.
  • Verfijndere optimalisatie: met slimme systemen die complexe en diverse datasets kunnen analyseren, kunnen voorraadbeheerders niet alleen inzien welke producten het winstgevendst zijn, maar ook andere zaken, zoals de beste locaties per SKU en welke productcombinaties het beste verkopen op welk moment in het jaar.
  • Schaalbaarheid: er zijn allerlei redenen denkbaar waarom bedrijven snel op moeten kunnen schalen. Denk aan behaalde successen, algemene groei, onverwachte gebeurtenissen of seizoensgebondenheid. Slimme software en moderne databases zijn oneindig schaalbaar en kunnen de activiteiten wereldwijd opvoeren en optimaliseren.
placeholder

Ga nog een stap verder met voorraadoptimalisatie op meer niveaus (MEIO)

Complexe supply chains (vooral wereldwijde) profiteren van MEIO-oplossingen die voortbouwen op de basis van de traditionele voorraadoptimalisatie, maar ook moderne supplychain- en cloudtechnologieën inzetten voor een meer gecentraliseerd, realtime beeld van de wereldwijde bedrijfsactiviteiten. Een effectieve MEIO-oplossing geeft voor elke schakel (of 'echelon', d.w.z. niveau) in de supply chain een aanbeveling voor het optimale voorraadniveau door de voorraadbalans op meerdere locaties tegelijkertijd op elkaar af te stemmen.

 

Met een MEIO-aanpak kunnen fabrikanten vraagprognoses analyseren met een end-to-end-beeld van de supply chain. En terwijl bedrijven te maken krijgen met het Amazon-effect, helpen MEIO-oplossingen bij de omgang met de kleinere en geografisch meer verspreide voorraadniveaus van vandaag de dag.

Aan de slag met de best practices voor voorraadplanning

Moderne technologieën en slimme oplossingen kunnen enorme voordelen opleveren binnen het gehele supply chain management, maar uiteindelijk zijn het praktijken en mensen die bedrijven leiden. Cloudconnectiviteit helpt bij de verbinding tussen teams en supplychainpartners over de hele wereld. Profiteer van al die transparantie door goede praktijken en efficiënte strategieën voor voorraadplanning te delen en te belonen.

  1. Gebruik beproefde technieken voor vraagprognose
    Vraagprognose is een essentiële factor om erachter te komen hoe bedrijven hun voorraadbeheer en andere processen strategisch inzetten. Denk aan processen zoals de inkoop van hulpmiddelen, inkomende logistiek, productie, financiële planning en risicobeoordeling.
  2. Maak het voorraadbudget tot een prioriteit voor het eerste kwartaal
    Elk bedrijf kent het hele jaar door cycli en verschuivingen. Door elk kwartaal een voorraadbudget op te stellen, kunnen supplychainplanners realistischere en haalbaardere doelstellingen en KPI's vaststellen.
  3. Voer standaard voorraadcontrolesystemen in
    Controlesystemen kunnen worden aangepast op het type voorraad en dragen bij aan efficiëntere en gestroomlijndere workflows. Het is niet ongebruikelijk voor complexe organisaties om binnen hun bedrijf verschillende systemen te gebruiken. Het belangrijkste punt is consistentie en dat er een plan is. Er zijn over het algemeen twee verschillende systemen voor voorraadcontrole:
    • Continu controlesysteem: bij dit model worden elke cyclus dezelfde hoeveelheden artikelen besteld en moeten voorraadbeheerders continu de voorraadniveaus bewaken en voorraden aanvullen wanneer er van een bepaald artikel te weinig is. 
    • Periodieke controle: bij dit model bestellen de voorraadbeheerders de producten elke bedrijfscyclus op hetzelfde moment. Aan het eind van de cyclus wordt de noodzakelijke voorraad besteld op basis van de kwaliteitsniveaus op dat moment. Het systeem hanteert geen vaste bestelniveaus en is efficiënter voor producten die langzamer door de keten bewegen.
  4. Luister naar de klant
    Veel bedrijven luisteren alleen naar hen die het luidst roepen en komen tot beslissingen op basis van de luidste feedback. De beste softwareproducten voor voorraadbeheer beschikken over de mogelijkheid om met regelmaat data van alle klanten en inkopers te verzamelen en te analyseren, om vervolgens in realtime inzichten en aanbevelingen te doen op basis van die input. Voorraadbeheerbesluiten die goed geïnformeerd zijn en gestoeld zijn op data dragen immers bij aan de voorraadoptimalisatie.
  5. Hanteer de principes van just-in-time (JIT) en on-demand
    Vanwege de kortere productlevenscycli dan ooit tevoren en de groeiende vraag van consumenten naar snelheid en personalisering moet de voorraadoptimalisatie snel en flexibel werken. Met technologieën zoals 3D-printing en robotautomatisering kunnen bedrijven virtuele voorraden aanhouden. Binnen de supply chain wordt er bij de productie en logistiek steeds meer gebruikgemaakt van netwerken van aanbieders en leveranciers die on-demand werken. Dankzij slimme software kunnen voorraadbeheerders in realtime tot beslissingen komen over voorraadoptimalisatie, waarbij ze kunnen vertrouwen op de onderliggende data.

Vervolgstappen voor betere voorraadplanning en -optimalisatie

Net als bij elke bedrijfsomzetting is een goede communicatie tussen de voorraadoptimalisatie- en supplychainteams van belang. Begin met het afbreken van silo's, het optuigen van een sterk veranderingsmanagement en goede communicatiestrategieën, en praat met de teamleiders. Binnen het personeelsbestand ligt een goudmijn aan informatie verstopt over huidige risico's en mogelijkheden. Deze kunnen worden ingezet om bruikbare strategieën voor voorraadplanning en -optimalisatie op te stellen. Softwareleveranciers kunnen je ook helpen een routekaart op te zetten om de voorraadoptimalisatie op gang te krijgen.

placeholder

Verken oplossingen voor voorraadoptimalisatie

Behaal je doelstellingen voor voorraadoptimalisatie met SAP Integrated Business Planning.

SAP Insights nieuwsbrief

placeholder
Meld je vandaag nog aan

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.

Meer lezen

Terug naar boven