Tips voor het evalueren van ERP-software
Deze webpagina is voor uw gemak door een machine vertaald. SAP geeft geen garantie met betrekking tot de juistheid of volledigheid van de machinevertaling. De originele Engelse webpagina kan worden gevonden met behulp van de wereldkaart in de rechterbovenhoek van deze pagina.
Er zijn letterlijk honderden ERP-systemen om uit te kiezen, met een breed scala aan mogelijkheden, sterke punten, zwakheden, toepasbaarheid en prijs. De keuze van systemen lijkt misschien moeilijk, maar een systematische vergelijking van het ERP-systeem kan uw team binnen een redelijke termijn tot een goede beslissing leiden.
Methodologie op vijf niveaus voor de evaluatie van ERP-systemen
Zodra een bedrijf heeft besloten om zijn bestaande ERP-systeem te vervangen, is de eerste stap het samenstellen van een projectteam om het proces van ERP-softwarevergelijking, -selectie en -implementatie te sturen. Het team begint zijn werkzaamheden met de ontwikkeling van een eerste plan, dat in dit stadium eigenlijk meer een algemene strategie is.
Het ERP-proces voor het selecteren van leveranciers kan in deze vijf stappen worden beschreven:
Diagram met de vijf belangrijkste stappen in het ERP-evaluatieproces
1. ERP-vereistendefinitie
U moet uw toekomstige ERP-providers informeren over uw organisatie en de behoeften die ze nodig hebben om de juiste oplossing te configureren, te verpakken en te prijzen. Begin met het identificeren van belangrijke online resources, zoals productdemonstraties en blogs, die het verhaal van uw bedrijf vertellen.
Beschrijf uw bedrijf en de bijbehorende processen op een algemene manier in plaats van lange lijsten met specifieke vereisten en processen te creëren. Vertel potentiële aanbieders over de omvang van uw bedrijf, de omvang van activiteiten en transacties, de complexiteit van verschillende processen en eventuele unieke kenmerken of factoren. Focus op de processen en vereisten die uw bedrijf zijn concurrentievoordeel geven. Dit zijn de dingen die de toekomstige systemen van elkaar zullen onderscheiden en waar je nauwkeurig gaat kijken hoe goed elk systeem kan worden geconfigureerd om die unieke processen en functies te ondersteunen.
Geef een overzicht van de zaken die u wilt over uw huidige systeem – u wilt dat uw nieuwe systeem deze ten minste ook verwerkt. Neem de dingen op die uw bestaande systeem niet doet (of niet goed doet). Benadruk alle maatwerkapplicaties, functies of wijzigingen die in het nieuwe systeem moeten worden aangepakt door middel van standaardfunctionaliteit of eenvoudige aanpassing (geen modificatie). Met andere woorden, focussen op de dingen die uniek zijn voor je bedrijf en ervan uitgaan dat de routine dingen voor zichzelf gaan zorgen. (U zult deze veronderstelling verifiëren in de demonstraties en eindevaluaties die dichter bij het beslissingspunt liggen).
Focus op de dingen die uniek zijn voor je bedrijf en ga ervan uit dat de routinezaken voor zichzelf gaan zorgen.
Belangrijkste tips voor het definiëren van uw ERP-vereisten
Vertrouw niet op checklists met ERP-systeemvereisten. Checklists, een oude standaard branchepraktijk, doen weinig om de oplossingen van elkaar te onderscheiden en helpen je niet echt bij het maken van een goede selectie. De meeste punten op deze lijsten zijn functies en kenmerken die elk systeem tot op zekere hoogte biedt, en concurrerende aanbieders zijn geschikt om “ja” te controleren in de meest liberale interpretatie van de functionaliteit van hun systeem.
Haal de juiste mensen op in uw projectteam. De specificatie van de eisen is hard werken. Het heeft teamleden nodig die zijn toegewijd aan de organisatie, het bedrijf goed kennen en de tijd hebben om zich aan het project te wijden. Vermijd de verleiding om het team met enthousiaste maar onervaren mensen te verpakken.
Zorg ervoor dat uw RFP de volgende informatie bevat:
- De omschrijving van uw bedrijf en haar processen
- Wat uw huidige systeem goed doet
- Wat het niet zo goed doet als je zou willen
- Wat u nog meer wilt dat het nieuwe systeem doet (gerangschikt op belangrijkheid)
2. De ERP RFP
De volgende stap bestaat uit het versturen van uitnodigingen voor reacties aan een bepaalde groep leveranciers. Het aantal uitnodigingen dat u wilt verzenden, varieert, maar vergeet niet dat u een gedetailleerde beoordeling moet uitvoeren voor elke uitnodiging die u distribueert. De ervaring heeft geleerd dat hoe kleiner het aantal potentiële aanbieders en hoe gedetailleerder informatie zij krijgen, des te beter de reacties zijn. U kunt het beste een tiental (of minder) van de beste kandidaten voor uw shortlist identificeren.
De ervaring heeft geleerd dat hoe kleiner het aantal potentiële aanbieders en hoe gedetailleerder informatie zij krijgen, des te beter de reacties zijn.
Als reactie daarop moeten de ERP-leveranciers een systeem voorstellen dat de benodigde functionaliteit en functies levert om te voldoen aan de vereisten die u hebt aangegeven. De voorstellen bevatten ook informatie over hun bedrijven, producten, ervaring in het bedrijf, resources die ze zullen inzetten voor uw implementatie en andere informatie die bedoeld is om uw vertrouwen te winnen (en daarmee uw bedrijf).
Dus op welke manier identificeert u de dozijn (of minder) kandidaten waarop u uw selectie-inspanningen kunt richten? Hoe kunt u de lijst van honderden ERP-leveranciers onderverdelen in slechts een paar? Begin met branchepublicaties met "ERP-succesverhalen". (Merk op dat deze publicaties u waarschijnlijk niet zullen vertellen over problemen of mislukkingen, dus zet deze informatie in perspectief). Gebruik uw branchecontacten (bijvoorbeeld verenigingen en bedrijfsgroepen) om andere professionals te identificeren die recent ervaring hebben met het selecteren en implementeren van ERP.
Er zijn ook veel online directory's, selectietools en systeemselectieservices die u kunnen helpen software te identificeren die de functionaliteit heeft die u nodig hebt en/of die ervaring heeft in uw branche.
Voor gepersonaliseerd advies kunt u een contract afsluiten met de consultancyafdeling van uw accountantskantoor of een onafhankelijke consultingresource vinden in uw lokale omgeving en/of in uw branche. Controleer hun achtergrond en connecties om er zeker van te zijn dat ze echt onafhankelijk zijn en niet zijn gekoppeld aan een of meer ERP-providers.
U kunt ervoor kiezen om bepaalde ERP-systeemleveranciers op te nemen die om andere redenen interessant zijn. Misschien maakt een of meer van uw grotere en belangrijkere klanten gebruik van een ERP-systeem en heeft u aangemoedigd om hetzelfde systeem te gebruiken. Of misschien maakt uw bedrijf deel uit van een grotere onderneming of branchegroep die "gestandaardiseerd" is op een bepaald ERP-platform. Krijg een voorstel van de aanbevolen aanbieder en geef alle voorstellen een eerlijke en onpartijdige evaluatie bij het nemen van uw beslissing.
Belangrijkste tips voor uw ERP-RFP
Zorg ervoor dat alle belanghebbenden hun behoeften identificeren. Uw RFP moet input van alle stakeholders bevatten. Anders bestaat het risico dat u een ERP-systeem kiest dat slechts enkele van uw bedrijfsfuncties bedient, waardoor andere gebieden moeten investeren in standalone systemen. Evalueer systemen die voor het hele bedrijf werken en gebruik het implementatieschema om eerst prioriteitsmodules te leveren.
Let op behoefterangschikking. Vaak wordt de RFP onderverdeeld in functiegebieden met secties die elke afdeling moet invullen. Elk gebied, of het nu HR of operationele activiteiten zijn, voert meestal een geweldige functierangschikkingsfunctionaliteit voor hun bedrijfseenheid uit, maar hun prioriteiten zijn mogelijk niet afgestemd op de algemene bedrijfsdoelen. Het is aan uw projectevaluatieteam om prioriteiten vanuit een breder perspectief aan te passen. Welke eisen zijn van vitaal belang, belangrijk of gewoon leuk om te hebben?
Controleer de werkelijke beschikbaarheid van functies. Softwarebedrijven hebben grote marketingafdelingen; sommige verkopen producten die niet volledig zijn ontwikkeld en getest. Doe het onderzoek naar functies "die in een toekomstige release komen" versus functies die vandaag door verwijzingen worden gebruikt. Het is perfect om rekening te houden met functies in ontwikkeling, maar pas uw project af op toekomstige functies als deze essentieel zijn voor een succesvol project.
Evalueer uw processen. Processen die zijn ingebouwd in verpakte ERP-software worden beschouwd als "best practices". Ervaren ERP-consultants en -implementators zullen u vertellen dat het bijna altijd beter is om de procedure aan te passen aan de software (met erkenning van het aspect "best practices") dan om de software aan te passen aan de bestaande procedure. Deze beslissing is echter van u. Maar vergeet niet dat nieuwe processen de verbeteringen en voordelen van een nieuw systeem kunnen stimuleren. Onthoud ook dat alle moderne ERP-software aanpasbaar is, zodat u een grote flexibiliteit hebt om schermopmaak en -flow, procedures, gegevenskenmerken en -behandeling te wijzigen, en meer, zonder de code aan te passen.
Bekijk uw ERP-rendement. De meeste bedrijven hebben een ERP-rendementsanalyse nodig als voorwaarde voor goedkeuring en financiering van grote projecten. Zoals de naam al aangeeft, is dit een optelling van de kosten in verband met de aankoop en implementatie van het nieuwe systeem plus verschillen in operationele kosten ten opzichte van die van het bestaande systeem. ROI houdt ook rekening met voordelen naast directe kostenbesparingen, waaronder verbeterde prestaties, betere klantenservice en productiviteit op de werkplek.
Ontdek de ERP-cloudsoftware
SAP S/4HANA is een modern ERP-systeem met geïntegreerde AI en machine learning.
3. Eerste ERP-evaluatie
De evaluatie vindt plaats in twee fasen. In deze eerste fase worden alle voorstellen geëvalueerd om te zien hoe goed ze aansluiten op uw omgeving en vereisten zoals beschreven in uw RFP. (Deze fase omvat geen leveranciersvergelijking – die stap valt in de tweede evaluatiefase).
Het doel is op dit moment degenen weg te nemen die niet aan uw criteria voldoen en de criteria te rangschikken die wel aan de rekening lijken te voldoen. Het resultaat is een korte opsomming van de beste voorstellen. Deze, en alleen deze, zullen worden onderworpen aan een gedetailleerde evaluatie voorafgaand aan de definitieve selectie.
Als u veel te beoordelen antwoorden hebt, zullen de details meestal vervagen, waardoor het moeilijk is om te onthouden welke RFP-reacties bijzonder sterk (of zwak) zijn en op welke gebieden. Met behulp van een numerieke waarderingsschaal kunt u alles recht houden en uw besluitvormingsproces documenteren.
Hier volgen nog enkele tips om u te helpen tijdens deze documentatiestap:
- Stel een formulier of spreadsheet zo in dat beoordelaars elk voorstel kunnen beoordelen op basis van de hoofdcriteria die u hebt opgegeven in uw RFP. Laat elke beoordelaar aan elk evaluatiecriterium een numerieke score toewijzen (de schaal kan een tot tien zijn, een tot vijf, een tot drie, of welk granulariteitsniveau ook). U kunt zoveel of zo weinig beoordelaars hebben als u wilt.
- Laat ruimte voor opmerkingen en eventuele vragen over het antwoord voor follow-up. U kunt in dit stadium om opheldering vragen of wachten tot de gedetailleerde evaluatie van de voorstellen op de selectielijst. Wijs een gewicht toe aan elk criterium op basis van hoe kritiek de functie of het proces is voor uw bedrijf.
- Vermenigvuldig de score die door elke beoordelaar is gegeven met het gewicht voor elk criterium en bereken een totaalscore voor elke leverancier. Meestal zullen er meerdere zijn die in de buurt van de bovenkant van de schaal staan, een cluster van responsen wat verder in de rankings, en een paar die de cut niet maken. Je zou nu je korte lijst van finalisten – idealiter drie tot vijf kandidaten – moeten hebben voor de eindevaluatie.
- Het is goed dat u de beste kandidaten kunt identificeren, maar als het niet zo helder is, ga dan terug naar de individuele evaluaties en bespreek het met het team.
Belangrijkste tips voor uw voorlopige ERP-beoordelingen
Behandel elke potentiële aanbieder gelijk. Accepteer geen live demo's, speciale persoonlijke vergaderingen of bezoeken op locatie, tenzij u bereid bent om alle leveranciers dezelfde toegang te bieden. Het is belangrijk om een gelijk speelveld te behouden. Een veelgebruikte techniek is het organiseren van een “inschrijvingsconferentie” in uw omgeving om alle potentiële aanbieders rond te laten zien en hun vragen te beantwoorden (voor iedereen).
Let op: een voorstel is een verkoopdocument. De antwoorden zullen de door u gevraagde informatie en meer bevatten. Stel dat elke claim waarheidsgetrouw is; u kunt de meeste, zo niet alle claims verifiëren tijdens het evaluatieproces. Maar begrijp dat de voorstelschrijvers uw vragen zullen beantwoorden op een manier die hun producten in het gunstigste licht zet.
Zoek uitschieters. Let in het bijzonder op alle criteria waar de beoordelingen een grote variatie vertonen. Als de ene beoordelaar een voorstel zeer hoog beoordeelt voor het ene criterium en de andere beoordelaar het zeer laag beoordeelt, is het een discussie waard. Vragen stellen aan beide recensenten op een constructieve, niet-bedreigende manier om te achterhalen wat elk van hen dacht. Waarschijnlijk merkte een of beiden iets wat de andere recensenten misten of niet belangrijk vonden. Als gevolg van deze discussies wilt u mogelijk de waarderingen aanpassen voor een specifiek criterium – en dat kan de algehele rangschikking wijzigen.
4. ERP-vergelijking en gedetailleerde evaluatie
Zodra je drie tot vijf finalisten hebt geïdentificeerd, is het tijd om te gaan werken aan het verifiëren van hun claims en het valideren van referenties.
Uw ERP-evaluaties starten
- Neem contact op met elk van de potentiële aanbieders en geef ze het goede nieuws: ze maakten de korte lijst! (Het is goed om ze te vertellen tegen hoeveel andere finalisten er zijn en ze zelfs te laten weten tegen welke bedrijven ze concurreren, als u dat prettig vindt.)
- In sommige gevallen kunt u hen ook vragen hun voorstellen te verfijnen.
- Praat met (of bezoek) bestaande gebruikers van het systeem, bij voorkeur in uw branche (of in een vergelijkbare markt) en in de buurt van uw bedrijfsomvang.
- Veilige referenties als de leveranciers deze nog niet hebben verstrekt. (Leveranciers aarzelen om referenties te verstrekken vanwege mededingingsbezwaren. Maar u moet erop staan. Stel hen gerust dat u geheimhoudingsovereenkomsten zult ondertekenen en naleven).
ERP-systeemdemonstraties beheren
Dit is ook het moment om de kandidaten op de kandidatenlijst uit te nodigen voor gedetailleerde demonstraties van hun systemen, maar u moet deze demo's controleren.
- Geef elke kandidaat ruim vóór de geplande demonstratie een script of lijst met functies die u wilt zien. Alle potentiële aanbieders moeten dezelfde lijst krijgen.
- Sta toe dat ze alle speciale functies weergeven die ze alleen willen markeren nadat ze u de functies en processen hebben getoond die in de RFP zijn beschreven.
- Zorg ervoor dat uw script of lijst de unieke vereisten bevat die in stap één zijn geïdentificeerd. ERP-systemen verwerken normale processen grotendeels op dezelfde manier; het zijn de uitzonderingen op normale processen die de uitdaging vormen. (Bijvoorbeeld: de mogelijkheid om orders in te voeren voor artikelen die niet in de voorraad zijn, de vereiste om groepen of artikelen in pakketten, kits of sets te verkopen of ondersteuning voor een uniek factuurcontroleproces).
- Tijdens de demo wilt u zien hoe de software kan worden ingesteld en op maat gemaakt kan worden om uw unieke processen en procedures te ondersteunen. Blijf echter onbevooroordeeld over de mate waarin u bepaalde best practices kunt ontdekken in de standaardfuncties die de activiteiten en resultaten in uw bedrijf zouden verbeteren.
- Idealiter kan de demonstrator de systeemfunctie weergeven met behulp van uw eigen gegevens. Dit is niet altijd mogelijk, maar als dat wel het geval is, geeft het u een veel beter voorbeeld van hoe het systeem in uw omgeving zou werken.
Belangrijkste tips voor uw gedetailleerde ERP-beoordeling
Wees niet verbijsterd door de demonstraties. De professionals die software demonstreren zijn doorgaans zeer ervaren en hebben geweldige persoonlijkheden. Hun doel is om je te winnen en hun software te verkopen. Zorg dat u niet wordt afgeleid door de persoon of de verkooppitch, ongeacht hoe vermakelijk. Focus op hoe de bedrijfsprocessen voldoen aan uw behoeften.
Maak optimaal gebruik van referentiebezoeken ter plaatse. Selecteer voorzichtig wie u van plan bent te bezoeken. Maak een kort gesprek met uw host om ervoor te zorgen dat ze de software hebben geïmplementeerd en de beloofde voordelen hebben gerealiseerd. Afspreken wat ze u en de mensen die u tijdens het bezoek zult ontmoeten, zullen laten zien. Eenmaal op locatie zorgvuldig beoordelen of hun succes repliceerbaar is in je omgeving. Stel ook de harde vragen: “Wat waren je grootste verrassingen?” en “Als je het opnieuw moest doen, wat zou je dan anders doen?”
Ga door met het stellen van vragen. Moedig uw selectieteam aan om vragen te stellen, al was het maar om antwoorden te verduidelijken. Doe dit zowel in de RFP-review als tijdens de demonstraties; dit zal de kans op toekomstige verrassingen aanzienlijk verkleinen. Het is nu tijd om antwoorden te vinden die u niet leuk vindt, voordat de onderhandelingen beginnen. Houd er ook rekening mee dat je in dit stadium gratis je antwoorden krijgt, zo veel mogelijk leren. Zodra u het product gaat implementeren, moet u mogelijk wachten op ondersteuning of zelfs betalen voor antwoorden op uw vragen.
5. ERP-selectie en -contract
Als u de gedetailleerde evaluaties hebt voltooid, ziet u waarschijnlijk dat u twee of drie leveranciers hebt die aan uw criteria voldoen. Selecteer degene die volgens u het beste voldoet aan uw huidige en toekomstige behoeften, maar negeer de andere niet. Laat hen in plaats daarvan weten dat ze wel geschikt zijn, maar niet uw eerste keuze; dit laat de deur open voor het geval dat uw onderhandelingen met de hoogste kandidaat niet volgens plan verlopen.
U kunt nu gaan onderhandelen over contractdetails met de hoogste kandidaat. De meeste bedrijven weten hoe deze stap moet werken. Maar net als bij elke andere stap in het evaluatie- en selectieproces van ERP kunt u hier enkele verrassingen tegenkomen.
De macht staat aan uw kant in de onderhandelingen. Het is echter het beste om de aanbieder te beschouwen als een partner voor het toekomstige succes van uw bedrijf en niet als tegenstander in de onderhandelingen. Doel van een eerlijke overeenkomst die beide partijen stimuleert om het systeem efficiënt en efficiënt te laten functioneren.
Elk aspect van de implementatie van het systeem en de doorlopende ondersteuning moeten worden besproken en gedocumenteerd, waarbij de prijs, de verantwoordelijke persoon en in sommige gevallen de benodigde tijd worden gespecificeerd. Er zijn veel aspecten van het contract, waaronder (maar niet beperkt tot):
- Initiële aanschaf, lease of licentie van hardware en software
- Tenuitvoerlegging van de hardware en software (specificatie van wat "implementeren" is)
- Kosten en timing van de piloot van de conferentieruimte (vóór of na betaling van de software)
- Initiële en voortgezette opleidingskosten
- Ondersteuning voor doorlopend onderhoud van hardware en software (en op welk niveau)
- Gegevensconversie en integratie met andere systemen
- Netwerken en beveiliging
- Aanpassingen (initieel en in toekomstige releases)
Belangrijkste tips voor uw definitieve selectie van ERP-software
Maak uw definitieve selectie niet bekend vóór de onderhandelingen. Aan het einde van de gedetailleerde evaluatiefase kan het zijn dat het team een “winnaar” wil aangeven. Het is echter niet in het belang van de onderneming om de leidende kandidaat te informeren dat hij de "gekozen kandidaat" is. Het is niet ongebruikelijk dat er verrassingen zijn in het onderhandelingsproces en dat u misschien uw keuze moet herzien.
Plannen voor de lange termijn. Controleer in de haast om aan de slag te gaan zorgvuldig de kosten op de lange termijn, zodat uw schattingen correct zijn en u de ERP-ROI-nummers niet ziet. Sommige aanbieders leveren meer gratis diensten voor een langere periode en sommige kunnen hun langetermijnsteun uitbesteden aan een ‘pay-by-support-call’-onderneming. Sommige aanbieders hebben een limiet op hoeveel ze de jaarlijkse onderhouds- of abonnementstarieven gaan verhogen, en velen niet. Anderen verkopen een abonnement op een lage software-as-a-service (SaaS) en verhogen het na een paar jaar aanzienlijk. Sommige aanbieders bieden een jaarlijkse update, maar geen significante ondersteuning in het updateproces. Stel vragen en ontvang de antwoorden schriftelijk om ervoor te zorgen dat u uw langetermijnkosten volledig begrijpt.
Het heeft een dorp nodig (of ten minste een team)
De belangrijkste factor voor het succes van het ERP-systeemevaluatieproces is het projectteam. Dit team moet al in een vroeg stadium worden opgericht en moet de drijvende kracht zijn bij de ontwikkeling, distributie en evaluatie van de RFP en de selectie van het nieuwe ERP-systeem.
In onze ervaring, wanneer teams midden in gedetailleerd onderzoek en evaluatie zitten, worden vaak snelkoppelingen genomen. Maar als uw projectteam deze vijf stappen volgt en aandacht besteedt aan de geleerde lessen, kunnen ze de optimale oplossing vinden om te voldoen aan de vereisten van uw bedrijf, nu en voor de toekomst.
Best practices voor ERP-implementatie
Leer hoe u de risico's en kosten van uw ERP-implementatie verlaagt.
Meer in deze reeks
SAP Insights nieuwsbrief
Meld je vandaag nog aan
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.