Tijd voor ERP-upgrade? Een handleiding voor het vervangen van uw oude ERP-systeem
Deze webpagina is voor uw gemak door een machine vertaald. SAP geeft geen garantie met betrekking tot de juistheid of volledigheid van de machinevertaling. De originele Engelse webpagina kan worden gevonden met behulp van de wereldkaart in de rechterbovenhoek van deze pagina.
Hoe werkt uw ERP-systeem voor u?Is het tijd voor een ERP-upgrade?U hebt die vragen waarschijnlijk niet direct gesteld (tenzij u met verkoopmedewerkers hebt gepraat), maar u hebt die vraag misschien zelf gesteld, zo niet expliciet.Is er een kleine mate van twijfel dat uw systeem op een of andere manier beter is?Mogelijk hebt u enkele moderne succesverhalen over ERP gehoord.Of misschien is het meer voor de hand liggend. Misschien hebt u nieuwe dingen voor uw klanten nodig of kunt u de concurrentie het hoofd bieden die uw oude systeem niet aankan zonder veel tijd en geld voor upgrades of aanpassingen.Hoe het ook zij, het is een goede praktijk om de systeemprestaties voortdurend te beoordelen en vast te stellen op welke gebieden verbeteringen mogelijk zijn of nieuwe problemen kunnen ontstaan die in de nabije toekomst problemen kunnen worden.
Is er een perfect ERP-systeem?
Het korte antwoord is “nee”. En zelfs als het perfecte systeem bestond voor uw specifieke behoeften op een bepaald moment, veranderen die behoeften voortdurend. Het is dus goed om op de hoogte te blijven, te weten hoe goed uw ERP uw huidige behoeften ondersteunt en trends te identificeren die tot problemen kunnen leiden.
Het is in de mode om te verwijzen naar geïnstalleerde systemen als "oude ERP", wat oude technologie en verouderde systemen impliceert. Dat is onrechtvaardig omdat veel geïnstalleerde systemen regelmatig worden onderhouden, voortdurend worden verbeterd en volledig in staat zijn te groeien en zich aan veranderende behoeften en eisen aan te passen. Dit gezegd hebbende, zijn ERP-upgrades optioneel, zij het sterk aangemoedigd door softwareleveranciers. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de oplossingen en uitbreidingen die door uw oplossingsaanbieder worden geleverd. Als u problemen of ongunstige trends ontdekt, moet u er eerst voor zorgen dat uw systeem alle updates en releases bevat en of uw leverancier aanvullende add-ons of uitbreidingen beschikbaar heeft die eventuele tekortkomingen die u hebt gevonden, kunnen verhelpen. Bepaal wat het zou kosten om deze fixes te implementeren in termen van geld en inspanningen, en gebruik die informatie om de kosten van het doorgaan met uw huidige oplossing te beoordelen (zie “Hoeveel spendeert u aan ERP?” onder).
Probeer een moderne cloud-ERP-oplossing
Test SAP S/4HANA Cloud en bekijk de voordelen van een intelligent ERP-systeem.
Staat uw huidige ERP-software u in de steek?
Houd uw bestaande ERP-systeem op de hoogte. Maar houd ook de systeemprestaties goed in de gaten. De behoeften en behoeften zullen veranderen en u moet er zeker van zijn dat uw systeem uw bedrijfs- en klantbehoeften volledig ondersteunt.
De hierboven genoemde zelfbeoordeling kan helpen om tekortkomingen en probleemgebieden te identificeren, waaronder:
- Uw systeem kan niet voldoen aan nieuwe vereisten of grenzen stellen aan nieuwe initiatieven.
- Het ondersteunt geen nieuwe technologieën of eisen, of alleen met moeite, hoge kosten en vertragingen. De leverancier is traag in staat om nieuwe kenmerken en functies te integreren.
- De functies zijn moeilijk te leren en te gebruiken en remmen de efficiëntie in plaats van ze te ondersteunen.
- De responstijd is aggravatair langzaam. Het opslaan en opvragen van informatie is ontoereikend, omslachtig of niet in overeenstemming met de almaar groeiende behoeften van vandaag.
- Het systeem is duur en moeilijk te onderhouden en te ondersteunen en wordt onvoldoende ondersteund door uw leverancier.
- Als uw systeem echt een oud ERP-systeem is met minder ondersteuning van de leverancier of een krimpende pool van technische ondersteuning, zullen deskundige programmeurs en analisten ongetwijfeld duurder en moeilijker te vinden worden naarmate het systeem achterhaald en onbetrouwbaar wordt.
Dit zijn de soorten problemen die zich langzaam kunnen ontwikkelen en lange tijd niet herkend worden. Dan wordt plotseling duidelijk dat de tekortkomingen van het systeem ernstige bedrijfsproblemen veroorzaken – en er moet iets gebeuren.
Hoeveel spendeert u aan ERP?
Veel bedrijven zijn verbaasd als ze de analyse uitvoeren en weten wat het echt kost om hun bestaande ERP-systeem operationeel te houden. Dat klinkt misschien vreemd als middelgrote bedrijven uitgaven doorgaans zeer nauwlettend in de gaten houden als onderdeel van hun reguliere managementverantwoordelijkheden. Maar het is niet altijd gemakkelijk om de directe en indirecte kosten van ERP te scheiden.
Naast de maandelijkse en jaarlijkse vergoedingen voor de softwareleverancier(s) en hardwareleverancier(s) zijn er doorlopende kosten voor service en support van uw diverse dienstverleners (bijvoorbeeld hardwareservice, consulting of netwerken). Zorg ervoor dat u de kosten voor het bijwerken opneemt als u hebt ontdekt (of verdacht) dat updates of uitbreidingen nodig kunnen zijn om bestaande of verwachte problemen op te lossen, zoals hierboven vermeld.
Houd ook rekening met de directe kosten van de interne IT-afdeling, inclusief salarissen en voordelen, ruimte, voorzieningen en benodigdheden. Probeer de onderdelen die uw ERP direct ondersteunen, uit elkaar te houden. Houd er rekening mee dat ten minste een deel van deze kosten blijft bestaan nadat u een upgrade uitvoert en een nieuw systeem implementeert, vooral als u een traditioneel On-Premise systeem vervangt door een ander On-Premise systeem. De kostenstructuur voor software-as-a-service (SaaS) in de cloud is anders, maar u hebt nog steeds een vergelijkingspunt nodig om een verdedigbare beslissing te nemen of u bij uw bestaande systeem wilt blijven, een ERP-upgrade wilt starten of een vervanging van een bestaand systeem wilt nastreven.
De ROI in ERP berekenen
Krijg stapsgewijze begeleiding voor het beoordelen van de kosten en baten van een nieuw ERP.
Wat zou een nieuw systeem kosten?
Hebt u zorgen over de potentiële kosten van het overstappen op een nieuw ERP-systeem? Dat is begrijpelijk. Een nieuw ERP-systeem is waarschijnlijk een van de grotere uitgaven voor niet-productieapparatuur die een bedrijf in een bepaald jaar zal doen. In de context van de beschikbare voordelen en in vergelijking met het bedrag dat momenteel wordt uitgegeven om het huidige systeem te handhaven, zijn de meeste ondernemingen echter van mening dat de kosten volledig redelijk en gerechtvaardigd zijn. Denk eraan om te denken in termen van levenscycluskosten – de totale kosten over een periode, zoals vijf tot zeven jaar.
Wanneer u kijkt naar de kosten voor het aanschaffen en implementeren van een vervangend systeem, moet u zich ervan bewust zijn dat de licentiekosten voor hardware en software slechts een deel van de vergelijking vormen. U dient ook het volgende op te nemen in uw beoordeling:
- Netwerk- en randapparaten zoals barcodescanners, externe ingangstations, mobiele apparaten en clientsoftware plus ondersteuning.
- Gegevensconversie en gegevensinvoer in het nieuwe systeem en voorziening voor archivering en toegang tot historische records.
- Rampenparaatheid, inclusief back-up- of failoversystemen, resources voor gegevensherstel, overbodige connectiviteit en communicatie.
- Opleiding en training voor het ERP-implementatieteam en alle toekomstige gebruikers.(Dit is van cruciaal belang.Bezuinig hier niet op.)
- Nieuwe workflow-ontwikkeling en -documentatie.
- Hulp bij de implementatie. Waarschijnlijk wordt een bepaald niveau van ondersteuning door de primaire systeemleverancier in het pakket opgenomen, maar mogelijk wilt u aanvullende hulp vragen van de leverancier(s), externe consultants, uw accountantskantoor of andere voor sommige of alle hierboven vermelde artikelen.
- Extra lasten voor uw werknemers tijdens de implementatie in de vorm van overwerk, indienstneming van temps om hen te helpen met reguliere taken, zodat ze tijd hebben om aan de implementatie te werken, of bonussen en andere prikkels om werknemers gemotiveerd te houden.
Houd er rekening mee dat de kostenstructuur voor cloudgebaseerde SaaS-systemen heel anders is dan de traditionele, on-premise inkoop- en implementatiemethodologie. Bij SaaS zijn er weinig of geen aanloopkosten voor hardware omdat het in wezen om een abonnementssituatie gaat. Maar een SaaS-contract omvat meestal ook een groot deel van de onderhouds- en ondersteuningskosten, zodat uw lopende, interne IT kosten fors omlaag zullen gaan. De meeste bedrijven zijn van mening dat de totale kosten in vijf tot zeven jaar met SaaS waarschijnlijk lager zullen zijn dan de totale kosten om intern te kopen en te ondersteunen.
Wanneer u de beslissing afweegt om uw bestaande systeem te behouden of naar een vervanging te kijken, houdt u rekening met de afwegingen. Met een nieuwe ERP-oplossing krijgt u een moderne gebruikersinterface, aanvullende functies en vergroot u uw concurrentievoordeel. Als u echter uw oude systeem behoudt, beperkt u uw vermogen om flexibel, productief en concurrerend te blijven. Hoewel u niet primair op zoek bent naar kostenbesparingen, laten moderne ERP-succesverhalen zien dat de voordelen van het overstappen op een nieuw systeem vaak minder kosten en opwegen tegen de kosten van het implementeren van een upgrade.
Hoe rechtvaardigt u financieel een nieuw ERP-systeem?
Bij het nemen van een beslissing van deze omvang hebben de meeste bedrijven een kosten-batenanalyse nodig in de vorm van een rendementsverklaring (ROI).De kostenkant is eenvoudig – voeg de verwachte kosten bij, zoals hierboven beschreven.Aan de uitkeringszijde kan het zijn dat IT-kosten direct worden bespaard, maar om de belangrijkste voordelen op te sommen, moet de onderneming zien hoe het systeem de werkplek zal veranderen en betere prestaties, een hogere productiviteit en een betere klantenservice mogelijk zal maken.
- Verbeterde prestaties: veel ERP-systeemprojecten zijn in grote mate gerechtvaardigd op het gebied van verwachte verbeteringen in efficiëntie (directe vermindering van arbeid) en kostenbesparingen (inclusief, maar niet beperkt tot voorraadverminderingen), en terecht omdat dit enorme terugverdienvoordelen zijn in veel succesvolle ERP-implementaties.Houd er echter rekening mee dat het systeem deze voordelen niet creëert door het louter bestaan ervan in uw bedrijf.Het systeem organiseert, analyseert en presenteert gegevens zodanig dat managers beter gebruik kunnen maken van mensen en betere beslissingen kunnen nemen, wat de grote voordelen oplevert.Houd hier rekening mee als u budgetteert voor gebruikerstraining en implementatie van verbeterde procedures.
- Betere klantenservice: deze voordelen zijn minder direct maar nog waardevoller.Door klanten beter van dienst te zijn, kunt u theoretisch de verkoop en winst verhogen, het marktaandeel vergroten en misschien zelfs de marges verhogen omdat een goede klantenservice waarde toevoegt voor de klant zonder kosten toe te voegen aan het product zelf.In sommige gevallen worden verbeteringen van de klantenservice overlevingsvereisten, omdat wanneer een nieuwe of goede klant mogelijkheden verwacht zoals elektronische bestellingen of verbeterde elektronische rapportage, uw ERP-systeem moet leveren.
- Wijzigingen op de werkplek: de huidige systemen zijn ontworpen voor bruikbaarheid (UX of gebruikerservaring is het huidige buzzword) voor snelle en eenvoudige toegang tot informatie.Omdat de functie en workflow van elke gebruiker uniek zijn, zijn de huidige systemen sterk toegesneden op de meest efficiënte en comfortabele werkschermen en processen voor elke gebruiker.Denk aan kostenvermijding in plaats van kostenverlaging voor dit voordeel.Deze verhoogde efficiëntie helpt huidige werknemers meer te doen en een groter volume zaken te doen zonder nieuwe aanstellingen.Het is niet raadzaam om het systeem te rechtvaardigen op basis van een verminderd personeelsbestand – het zal waarschijnlijk niet gebeuren en het vooruitzicht op banenverlies zal werknemers niet motiveren om het systeem te omarmen en het te doen slagen.
ERP-selectie is slechts het begin
Houd er rekening mee dat vervanging van bestaande systemen geen eenvoudig of snel proces is, maar het is wel de moeite waard om te investeren, omdat het aanzienlijke voordelen kan opleveren wanneer het op de juiste manier wordt geselecteerd en geïmplementeerd.
Een vraag die de meeste bedrijven op dit moment in het proces bovenaan hun lijst hebben staan, is "Hoe lang duurt het om een vervanging van een bestaand systeem te selecteren en te implementeren?" Er is geen enkel antwoord op die vraag – het hangt af van de omvang en complexiteit van de organisatie, of beide systemen (oud en nieuw) cloud-based zijn, de dynamiek van het bedrijf en het implementatieteam, de mate van betrokkenheid van het management bij het project en de mate van samenwerking of weerstand tussen de gebruikersgemeenschap … om slechts enkele variabelen te noemen. Sommige implementaties kunnen in een paar maanden worden voltooid, andere nemen een jaar of meer in beslag. Een ervaren implementatiepartner kan u helpen een haalbare tijdlijn te ontwikkelen wanneer u uw projectplan in de eerste fasen van de implementatieplanning opstelt.
We hoeven u niet te vertellen dat de vervanging van de strategische informatiemanagementruggengraat van uw bedrijf onvermijdelijk verstorend is. Dat kan niet helemaal worden vermeden, maar verstoringen kunnen worden geminimaliseerd met een goed geplande en beheerde implementatieinspanning.
Tips voor het evalueren van ERP-software
De beste keuze voor uw bedrijf is nul met 5 stappen voor de evaluatie van ERP.
Meer in deze reeks
SAP Insights nieuwsbrief
Meld je vandaag nog aan
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.