ERP-ROI berekenen: een oud of een nieuw ERP-systeem?
Het proces voor de berekening van de ROI (return on investment) van een ERP-systeem (enterprise resource planning) lijkt eenvoudig genoeg: tel de kosten op, tel de voordelen op en vergelijk de twee getallen. Er zijn echter enkele factoren waar je rekening mee moet houden om ervoor te zorgen dat je resultaten geldig en bruikbaar zijn. Het is belangrijk dat je een volledig beeld hebt van de kosten en baten, nu en in de toekomst, voor zowel het bestaande systeem als het nieuwe systeem dat je voor ogen hebt. Hierna volgen enkele tips van experts op basis van tientallen ERP-implementaties.
De ERP-ROI-analyse voorbereiden
Hanteer een redelijk tijdsbestek voor de ROI-analyse. Een tijdsbestek van minimaal vijf jaar is alleszins redelijk om er zeker van te zijn dat de ROI-analyse de volledige levenscyclus van zowel de kosten als de voordelen omvat.
Kijk naar kostenverschillen tussen het bestaande systeem en het vervangende ERP-systeem. Hiervoor tel je de lopende kosten voor het onderhoud van het oude systeem en de toekomstige kosten voor ERP-upgrades bij elkaar op. Het is belangrijk focus te houden op een van de belangrijkste redenen waarom je van systeem wilt veranderen: het toevoegen van nieuwe functionaliteit om concurrerend te blijven. Wees dus realistisch in de schatting van de upgradekosten voor het bestaande systeem.
Wees grondig. Om een eerlijke uitkomst te garanderen, zorg je ervoor dat je alle geschatte kosten hebt verzameld: voor de aanschaf van het nieuwe systeem, de implementatie en een effectieve werking. In veel gevallen zullen de exploitatiekosten voor het nieuwe systeem lager zijn dan voor het bestaande systeem. Houd ook rekening met de verwachte voordelen als je het ERP-rendement berekent en besef dat deze voordelen in de loop van de tijd zullen worden gerealiseerd.
Denk positief maar realistisch. Als je een productgebaseerd bedrijf hebt (bijvoorbeeld een distributie- of productiebedrijf), kun je wellicht een aanzienlijke voorraadvermindering voor ogen hebben. Doe je huiswerk echter goed zodat je weet wat een realistisch resultaat is. Het is verstandig om in gedachten te houden dat besparingen niet automatisch en ook niet meteen plaatsvinden.
Waarom al dit gedetailleerde werk? Voor financiële planningsdoeleinden is vaak een rendementsberekening nodig. Je wilt ook inzicht krijgen in de totale kosten en baten van het project om de ERP-investering te rechtvaardigen en om na implementatie de systeemprestaties te vergelijken met de verwachtingen. Het volgende werkblad met een ERP-ROI-calculator kan je helpen om nauwkeurig je kosten te bepalen en geeft tips en advies om het proces soepeler te laten verlopen.
Dit werkblad gebruiken
Deze pagina leidt je door een reeks tabellen die je moet invullen. In elke stap wordt informatie gegeven om je hierbij te helpen.
Tijdens het proces kun je op basis van deze tabellen je eigen aangepaste spreadsheets maken. Om het makkelijker voor je te maken, hebben we ook een sjabloon voor een ERP-ROI-werkblad gemaakt dat je kunt downloaden.
De berekening van het rendement van een ERP-upgrade omvat drie belangrijke stappen:
Download het ERP-ROI-werkblad
We hebben een downloadbare ERP-ROI-sjabloon gemaakt om je te helpen bij de berekeningen.
1. De ERP-kosten berekenen
Hoe wordt het ERP-systeem geïmplementeerd?
De manier waarop het ERP-systeem wordt geïmplementeerd, heeft aanzienlijke gevolgen voor de kostenramingen. Er zijn verschillende opties:
- On-premise (lokaal): lokaal geïnstalleerde automatiseringssoftware is de traditionele manier waarop oude ERP-systemen al decennialang worden geïmplementeerd. De hard- en software wordt aangeschaft en geïnstalleerd op de eigen servers en het bedrijf draagt zelf de zorg voor onderhoud en upgrade van de software.
- Cloud: in een cloudimplementatie draait het systeem op het internet met hard- en software die gewoonlijk eigendom is van en wordt ondersteund door een externe provider. Bedrijven abonneren zich op de service: een licentiemodel dat Software-as-a-Service (SaaS) ERP wordt genoemd.
- Hybride: in dit model kunnen elementen van on-premise implementatie en cloudimplementatie worden gecombineerd tot een hybride cloud. Dit geeft het bedrijf de ultieme flexibiliteit, maar vereist aanzienlijk meer betrokkenheid van IT-personeel.
Welke implementatieopties wil je vergelijken?
Tabel 1: Opties voor ERP-implementatie
De ERP-kosten van beide systemen berekenen
In deze sectie van het ERP-werkblad worden de totale exploitatiekosten (TCO) berekend voor zowel het oude, bestaande ERP-systeem als het nieuwe vervangende systeem. Er zijn doorgaans vier investeringsgebieden:
Om met een open vizier het project te beoordelen, moet je een inschatting maken van deze kosten en eigenlijk doe je dat al voordat je offertes aanvraagt. De meeste elementen die hier worden genoemd, vallen mogelijk onder een pakketofferte. Het is daarbij redelijk om te verwachten dat je moet betalen voor aanvullende services, training, hardware en software als je het helemaal goed wilt doen.
De kosten voor uitbreiding en ondersteuning zullen aanzienlijk hoger zijn als het bestaande systeem oud is en niet goed wordt ondersteund door de ontwikkelaar. Dat geldt ook voor een gedateerd systeem dat 'down-level' wordt genoemd, wanneer niet alle fixes en releases van de ontwikkelaars zijn geïnstalleerd.
Maak naast de initiële kosten een inschatting van de kosten van upgrades en uitbreiding na de eerste aankoop. Dit is een tijdafhankelijke schatting. Omdat de upgrade- en uitbreidingskosten zich zullen herhalen en zelfs hoger zullen worden in de (minimaal beoogde) vijf jaar van de levenscyclus, plaats je deze in latere jaren. Het is immers onwaarschijnlijk dat je al in het eerste moet upgraden of uitbreiden.
- Initiële hardware: kosten voor aankoop of lease van bijvoorbeeld computers, servers en printers. In de vergelijkingstabel hadden deze uitgaven al moeten zijn opgenomen ten behoeve van het bestaande systeem.
- Doorlopende upgrades en onderhoud: terugkerende kosten voor bovengenoemde infrastructuur. Met SaaS zullen er geen of slechts lage kosten zijn voor het onderhoud van de infrastructuur.
- Licentie voor de systeemsoftware: deze omvat bijvoorbeeld het besturingssysteem, de database en hulpprogramma's.
- Upgrades en onderhoud van de systeemsoftware: lopende kosten voor bovengenoemde systeemsoftware. Met SaaS kun je ervan uitgaan dat er geen of slechts lage kosten zijn voor het onderhoud van de infrastructuur.
- Netwerkapparatuur en -kosten: initiële begroting voor netwerkapparatuur en -diensten.
- Gebruikersapparaten: kosten voor aankoop, vervanging en onderhoud van de verschillende pc's, tablets, scanners, enzovoort.
- Vergoedingen voor infrastructuurvoorzieningen: berekende kosten voor bijvoorbeeld de benodigde ruimte en nutsvoorzieningen voor het systeem.
Tabel 2: Kosten voor ERP-infrastructuur
Hier moet je een begroting maken van de kosten van upgrades en uitbreidingen na de initiële aankoop. De jaarlijkse kosten kunnen in de loop der tijd oplopen als er meer gebruikers of applicaties worden toegevoegd, afhankelijk van de prijsstrategie van een leverancier.
- Initiële kosten van de eeuwigdurende licentie: de aanschafkosten vooraf, met name voor on-premise licenties plus enkele gehoste en hybride licentieopties. Deze kosten zijn al gemaakt voor het bestaande systeem.
- Jaarlijkse vergoeding voor eeuwigdurende licenties: hieronder vallen de kosten voor updates en bepaalde supportniveaus. Voor een ERP-systeem is dit doorgaans 16 tot 20% van de catalogusprijs per jaar. Bij 20% per jaar wordt de licentie om de vijf jaar "opnieuw gekocht".
- Jaarabonnement (SaaS): gebruik de geoffreerde of geschatte jaarlijkse abonnementskosten voor cloudapplicaties.
- Jaarlijkse onderhoudskosten (SaaS): kosten voor aanvullende support die nodig is voor de software die niet elders zijn inbegrepen. De meeste onderhoudskosten voor SaaS-software zijn inbegrepen in het abonnement.
Tabel 3: Softwarekosten
Maak nu eens een inschatting van de kosten van de implementatie van zowel het initiële systeem als de geplande upgrades over een periode van vijf jaar. De meeste softwareleveranciers publiceren één of twee belangrijke releases per jaar. Elke release is in feite een mini-implementatie. Eerst moet het projectteam de release controleren om de algehele impact op het huidige bedrijfsproces te bepalen. Vervolgens wordt de release geladen en getest. Voordat de release live gaat, moeten de gebruikers voldoende worden getraind in de nieuwe software. Je moet hierbij aan de volgende mogelijke kosten denken:
- Personeel projectteam: tel de begrote tijd (inclusief overuren) voor IT-personeel en gebruikers mee.
- Consultancykosten: bepaal welke assistentie je in eerste instantie nodig hebt naast de hulp die de leverancier biedt.
- Dataconversie, data-invoer en het testen daarvan: hoeveel vast of tijdelijk personeel is nodig om deze of andere basistaken uit te voeren? (Dit wordt vaak te laag begroot, waardoor problemen met datakwaliteit kunnen ontstaan.)
- Scholing en training van gebruikers: de leverancier zal wat basistraining voor eindgebruikers meeleveren, maar om optimaal gebruik te maken van het systeem wordt verdere scholing ten zeerste aanbevolen.
Tabel 4: Kosten voor ERP-implementatie
Maak een inschatting van de 'normale' operationele kosten om je nieuwe ERP-bedrijfssysteem operationeel te houden. Wees bij de bepaling van lopende (terugkerende) kosten zo realistisch mogelijk, met inbegrip van een redelijke verwachting voor escalatie of inflatie van jaar tot jaar. De belangrijkste posten zijn een combinatie van de tijd en kosten van interne IT-medewerkers en consultants, zoals:
- Kosten voor ondersteuning bij infrastructuur: hieronder valt de tijd die is begroot voor ondersteuning die verder gaat dan wat de leverancier aanbeveelt. Met SaaS zijn er geen of minimale kosten voor het onderhoud van de infrastructuur.
- Back-up en noodherstel: neem uitbestede of interne praktijken op.
- Ondersteuning voor netwerk en apparaten: de geschatte benodigde ondersteuning voor bijvoorbeeld het netwerk, pc's en mobiele apparaten.
- Periodieke bugfixes: dit is voor IT-medewerkers die de opeenvolgende bugfixes moeten toepassen.
- Software-integraties: verwacht regelmatig onderhoud, omdat softwareproducten moeten worden bijgewerkt.
- Softwareaanpassingen: bijgewerkt of opnieuw toegepast in de levenscycli van je software.
- Ondersteuning van mobiele apparaten van gebruikers: benodigde tijd en moeite voor de ontwikkeling en ondersteuning van apps.
Tabel 5: Lopende personeelskosten ERP
De totale kosten van het oude en het nieuwe ERP-systeem bepalen
Neem voor elk investeringsgebied het totaal en de subtotalen van de kosten voor het nieuwe systeem uit de vier bovenstaande tabellen over in de onderstaande tabel. Je kunt nu zien wat de totale besparingen of de extra kosten zijn als je naar een nieuw systeem gaat. In de kolom "Verschil over 5 jaar" zul je waarschijnlijk een mix van negatieve en positieve subtotalen zien.
Tabel 6: Overzicht van de ERP-kosten
Wat kun je met deze informatie?
- Als het totale bedrag in de kolom "Verschil over 5 jaar" positief is, is het duurder om je bestaande systeem te handhaven dan het te vervangen. Dit bedrag is een direct voordeel en moet worden overgenomen in Tabel 8: Overzicht van ERP-voordelen (hieronder).
- Als het totale bedrag in de kolom "Verschil over 5 jaar" negatief is, betekent dit dat het duurder is om het nieuwe systeem te implementeren dan het bestaande systeem te onderhouden. De andere voordelen komen in de volgende sectie aan bod.
- Het totaal van de Kosten van nieuw systeem over 5 jaar wordt hieronder in de berekening van het ERP-rendement gebruikt als "de investering"
2. Een schatting maken van de voordelen
Wanneer de implementatie van een nieuw systeem over vijf jaar genomen meer kost dan de handhaving van het oude, zul je extra voordelen moeten vinden die een verandering rechtvaardigen. Waarom zou je anders de overstap maken?
Wanneer je bijvoorbeeld verwacht dat een nieuw ERP-systeem je meer omzet en hogere marges oplevert, is dat een goed argument om voor de upgrade te kiezen. Meer waarde en een hoger niveau van je klantenondersteuning leggen ook beslist gewicht in de schaal.
Sommige voordelen van het nieuwe systeem zijn door hun aard iets moeilijker boven tafel te krijgen en toe te wijzen aan het nieuwe systeem. Het is de moeite waard om dit wel te proberen. In de meeste gevallen zul je meer dan genoeg directe voordelen kunnen benoemen. Door echter ook de indirecte voordelen in kaart te brengen, word je geholpen om het project te plannen, prioriteiten te stellen en de resultaten van de ERP-implementatie in de organisatie te meten. Ook als je geen financiële waarde kunt toekennen aan deze voordelen, verdienen ze een plek in het ROI-werkblad en het projectplan.
Voorbeelden van ERP-voordelen
Voor dit werkblad zijn voorbeelden van ERP-voordelen geordend in vijf gebieden waarop verbetering kan worden verwacht:
De onderstaande lijsten bevatten voorbeelden van de voordelen. Ongetwijfeld zul je nog veel meer voordelen zien wanneer je succesverhalen van klanten, rapporten van analisten, zakelijke vereisten, softwareopties en nieuwe technologie bekijkt. Maak een overzicht van de mogelijke voordelen en noteer de eerste inschattingen voor procesverbeteringen en de financiële waarde ervan.
- Ondersteuning voor mobiele apparaten zodat personeel altijd en overal kan werken.
- Verbetering van de efficiëntie en nauwkeurigheid van data-invoer vergeleken met de onhandige procedures en trage systeemrespons van oudere, minder gebruiksvriendelijke ERP-systemen.
- Snellere productiviteit met een rolgebaseerde, moderne gebruikersinterface (UI), waardoor gebruikers minder tijd en training nodig hebben om aan de slag te gaan.
- Hulp bij de inrichting van een gecontroleerde, beheerde omgeving om variabiliteit te verminderen met standaardprocessen.
- Consolidatie van systemen om onnauwkeurigheden in data te verminderen en overbodige data te elimineren.
- Centralisatie en beheer van informatie (single source of truth) om communicatie binnen de onderneming effectiever te maken en hiermee misverstanden en verwarring te voorkomen.
- Toegang tot big data met moderne analysetools die een betere besluitvorming bevorderen.
- Gebruiksvriendelijke tools, zoals waarschuwingen en dashboards, om snelle en nauwkeurige selfservicequery's mogelijk te maken.
- Stroomlijning van financiële en boekhoudprocessen in het hele bedrijf.
- Snellere maandafsluitingen en nauwkeurigere financiële rapportages.
- Beter debiteurenbeheer door een vermindering van het aantal days sales outstanding (DSO).
- Minder stress over audits omdat de data niet alleen goed geordend en direct beschikbaar, maar ook nauwkeurig en volledig zijn.
- Meer naleving van regelgeving.
- Betere bedrijfsbrede zakelijke activiteiten en modernisering van verouderde processen.
- Integratie van e-commerce in klant- en orderbeheer.
- Lagere operationele arbeidskosten door betere planningssystemen.
- Een hogere klanttevredenheid omdat een vaste productie- of leveringsdatum op het moment van offerte wordt afgegeven.
- Hulp bij inkoop zodat deze proactief en gecontroleerd plaatsvindt, in plaats van chaotisch doordat de afhandeling versneld moet plaatsvinden.
- Minder vaste voorraad dankzij betere voorraadplanning en -controle, zonder dat de tekorten, nabestellingen of teleurgestelde klanten toenemen.
- Vervanging van verouderde infrastructuur die de bedrijfsvoering belemmert.
- Betere interactie tussen de verschillende bedrijfssystemen van de afdeling.
- Versterking van bestaande zelfstandige applicaties en minder gebruik van Excel-spreadsheets en handmatige noodoplossingen.
- Toegang tot nieuwe technologie zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning en het Internet of Things (IoT).
- De mogelijkheid om op te schalen naar moderne systemen die zijn ontworpen om met een bedrijf mee te groeien.
- Een databeveiliging die wordt afgedwongen met bijgewerkte systemen en controles.
- Minder problemen met het vinden van ondersteuning voor bestaande systemen die niet meer door de leverancier worden ondersteund.
De ERP-verbeteringen vastleggen
Het onderstaande ROI-werkblad is een voorbeeldspreadsheet waarin je je observaties en schattingen voor procesverbeteringen en de financiële waarde ervan kunt vastleggen. Vul elke kolom in je eigen spreadsheet in.
- Maak een werkblad voor elk van de vijf gebieden voor verbetering die hierboven worden genoemd.
- Noteer onder elk gebied de processen die worden verbeterd.
- Maak een inschatting van de jaarlijkse directe en indirecte kosten.
- Bereken de totale waarde over vijf jaar.
- Geef het voordeel op, zelfs als je niet een bedrag in euro's kunt bepalen.
Identificeer de directe en indirecte voordelen voor elke afdeling in je organisatie. Hierna volgt een voorbeeld van voordelen op het gebied van financiën en boekhouding. Maak een tabel als deze voor elke afdeling in je organisatie.
Tabel 7: Voorbeeld van ERP-voordelen voor finance en boekhouding
Een samenvatting maken van alle voordelen van ERP
Wanneer je alle verbeterterreinen hebt bekeken, tel je de totalen over vijf jaar van elke afdeling op om het totale voordeel voor het bedrijf te bepalen.
Als het totale bedrag in de kolom "Verschil over 5 jaar" uit Tabel 6: Overzicht van ERP-kosten positief is, is het duidelijk duurder om je bestaande systeem te handhaven dan het te vervangen. Het bedrag dat je bespaart, is een direct financieel voordeel en moet worden ingevuld op regel 6 van onderstaande tabel. Als het getal negatief is omdat het nieuwe systeem meer kost dan het bestaande systeem, noteer je een nul (0) op regel 6.
Tabel 8: Overzicht van ERP-voordelen
3. De ERP-ROI berekenen
Je hebt hier geen spreadsheet voor nodig.
Dit is het punt waarop je eigenlijk alle nodige informatie zou moeten hebben om het rendement op je ERP-investering te berekenen. Gebruik de volgende formule:
ROI = (voordelen – investering)/investering
De informatie vind je hier:
- De post 'investering' bestaat uit de totale kosten over vijf jaar van het nieuwe systeem: het totaalbedrag van Tabel 6: Overzicht van ERP-kosten
- De post 'voordelen' is het totaal van de begrote ERP-voordelen uit Tabel 8: Overzicht van ERP-voordelen
In de meeste gevallen zal het voordeel groter zijn dan de ERP-investering en kom je uit op een resultaat groter dan 1.
Als het voordeel over vijf jaar bijvoorbeeld € 2.000.000 is en de investering over vijf jaar € 575.000, is het resultaat (€ 2.000.000 – € 575.000) / € 575.000 = 2,479 en dat is afgerond 2,5.
Vermenigvuldig dit met 100 om het ROI-percentage te krijgen dat de upgrade van het ERP-systeem oplevert. In ons voorbeeld vertegenwoordigt het resultaat 2,5 een rendement van 250%.
De volgende stap
Zien de voordelen en het ERP-rendement er goed uit? De volgende stap is dan de afstemming op het plannings- en begrotingsproces van je bedrijf. Aangezien software gevolgen heeft voor zowel operationele als kapitaalbudgetten, is het verstandig meer stakeholders erbij te betrekken.
- Ga in overleg met de sponsoren in de directie en de teamleden die de ramingen hebben gedaan.
- Verstrek ondersteunende documentatie over verkoop, kosten en andere factoren.
- Creëer specifieke verkoop- en kostenprognoses per jaar.
- Bereid financiële analysegegevens voor zodat je de totale exploitatiekosten (TCO), terugverdienperiode en andere waarden kunt berekenen.
Upgrade vandaag nog je bestaande ERP
Stap over op een ERP-systeem met een razendsnelle database, ingebouwde AI en een klantgerichte gebruikerservaring.
SAP Insights nieuwsbrief
Meld je vandaag nog aan
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.