Best practices voor ERP-implementatie om risico's en kosten
te verlagen
Deze webpagina is voor uw gemak door een machine vertaald. SAP geeft geen garantie met betrekking tot de juistheid of volledigheid van de machinevertaling. De originele Engelse webpagina kan worden gevonden met behulp van de wereldkaart in de rechterbovenhoek van deze pagina.
Het implementeren van een nieuw ERP-systeem biedt een grote kans om uw bedrijf digitaal te transformeren. U kunt niet alleen de beperkte functionaliteit of verouderde technologie van uw bestaande systeem achter zich laten, maar u kunt ook gebruikmaken van moderne ERP-systeemmogelijkheden om nieuwe zakelijke kansen te grijpen.
Niet alle implementaties verlopen echter soepel. Hoe stelt u uw bedrijf in voor een succesvolle ERP-implementatie? Hoe vermijd u onnodige kosten en risico's? Met deze best practices voor ERP-implementatie voorkomt u veel voorkomende valkuilen en profiteert u sneller van de voordelen van uw nieuwe ERP-systeem.
Waar moet u uw ERP-project starten?
Als mensen nadenken over systeemimplementaties, beginnen ze vaak door de gewenste functies in overweging te nemen. Maar nieuwe functies of technologieën zijn niet het kernprobleem; wat een bedrijf nodig heeft voor groei zijn moderne bedrijfsprocessen. Alleen met effectieve processen die u flexibel en responsief maken, kunt u uw concurrentievermogen vergroten en internationale klanten beter van dienst zijn.
Vaak zijn bestaande processen inflexibel en voldoen ze niet aan de behoeften van het bedrijf. Zelfs wanneer bewezen en kosteneffectieve processen voorhanden zijn, moeten ze vaak worden bijgewerkt om aan veranderende behoeften te voldoen of moeten ze worden uitgebreid met nieuwe mogelijkheden, zoals mobiele toegang, waarschuwingen en business intelligence. Het is dus belangrijk om deze processen altijd centraal te houden in uw implementatieplan.
Wat is de grootste succesfactor? Uw projectteam.
Case study na case study’s van ERP-implementaties vertellen hetzelfde verhaal: de make-or-break factor is het implementatieteam.Geweldige software is alleen geweldig als ze door een sterk team wordt geïmplementeerd. Als mensen niet de tijd, ondersteuning of vaardigheden hebben om het werk effectief te doen, zullen ze niet succesvol zijn en zal het project waarschijnlijk te lijden hebben onder vertragingen, extra kosten en/of software die niet aan de behoeften van het bedrijf voldoet.
Case study na case study’s van ERP-implementaties vertellen hetzelfde verhaal: de make-or-break factor is het implementatieteam.
Bedrijven die ERP-tegenslagen of -fouten hebben ondervonden, hebben vaak personeel toegewezen dat "de tijd had" om aan het project te werken. Maar om succesvol te zijn, moet u de mensen rekruteren die “u niet kunt missen.” Dit zijn de drukke mensen die de bedrijfsprocessen kennen, goed samenwerken met andere leden van de organisatie en respect hebben voor de directie. Dediceer deze mensen fulltime aan het project (40 beschikbare uren), of zo veel mogelijk uren per week.
Voeg niemand toe aan het belangrijkste projectteam die niet elke week ten minste 25% van zijn/haar tijd (minimaal 10 uur) aan het project kan besteden. Teamleden die minder dan een kwart van hun tijd besteden, zullen alleen de projectactiviteiten kunnen inhalen, maar zullen geen waarde toevoegen aan het project.
Ook de ondersteuning van uw team door leidinggevenden is van cruciaal belang. Bij elke belangrijke uitvoering moeten besluiten worden genomen over prioriteiten en het vinden van middelen voor afwegingen. Zonder de juiste steun en inzet komen zelfs gekwalificeerde teams in de problemen.
Het snel implementeren van een modern ERP-systeem is een van de belangrijkste dingen die een bedrijf kan bereiken.Het is de moeite waard om uw beste mensen te wijden en vooraf de basis te leggen voor succes.
Hoe plant u uw ERP-implementatie?
Plan de implementatievolgorde realistisch in. Houd rekening met de beschikbaarheid van uw leidinggevenden, managers en interne experts die bijdragen aan het proces.
Geef prioriteit aan uw behoeften, zodat u zich kunt richten op de grote successen terwijl u een kernsoftware- en technologiebasis opbouwt die kan worden uitgebreid met jouw zakelijke behoeften.
Uw gedetailleerde plan en KPI's worden aangepast aan jouw specifieke vereisten. De volgende belangrijke activiteiten zijn echter algemene stappen in alle geslaagde implementaties:
De belangrijkste stappen van ERP-implementatieplanning
- Selecteer een software- en servicepartner voor hulp bij de implementatie.
Uw software- en servicepartners moeten personeel hebben getraind in uw branche en beschikbaar zijn voor uw locaties. Als u internationale klanten en leveranciers hebt, moeten uw partners beschikken over internationale bedrijfs-, taal- en valutavaardigheden om uw implementatie te stroomlijnen.
Ten slotte controleert u de projectmanagementsoftware die een onderneming gebruikt om ervoor te zorgen dat deze compatibel is met uw interne plannings-, plannings- en traceringssysteem.
2. Geef een overzicht van alle projecttaken.
Uw implementatiepartner helpt u een gedetailleerd taakschema te ontwikkelen van alles wat moet worden gedaan. Deze lijst zal uitgebreid zijn. Opleiding alleen omvat bijvoorbeeld veel taken:
- Training van projectteams: uw team moet meer te weten komen over de software, zodat ze kunnen beslissen hoe ze uw bedrijfsprocessen kunnen aanpassen.
- IT-teamtraining: het IT-team moet opgeleid zijn zodat ze begrijpen hoe ze het systeem optimaal kunnen installeren en onderhouden.
- Training van zakelijke gebruikers: iedereen van wie wordt verwacht dat hij/zij de software gaat gebruiken, moet leren hoe de software werkt.
- Doorlopende training: nieuwe gebruikers hebben training nodig als ze bij uw bedrijf komen, dus u hebt een plan voor de langere termijn nodig.
De lijst met taken moet worden onderverdeeld in fasen. Er moet tijd worden toegewezen aan de piloot van de conferentieruimte, het aanpassen van de applicatie, de integratie met andere applicaties en gegevensbronnen, infrastructuurimplementatie, opschoning van gegevens, gebruikersacceptatie, enzovoort.
Uw implementatiepartner moet een gedetailleerde lijst van alle vereiste fasen en stappen kunnen leveren.
3. Werkuren berekenen.
Maak een zorgvuldige schatting van de tijd die het kost voor elke taak. Doe dit door de taak en het werk te begrijpen en wijs vervolgens het vereiste aantal “werkuren” toe. Het kan een reeks uren zijn, maar het moet nauwkeurig zijn. Voeg de werkuren bij elkaar op voor elke fase van het project en wijs de persoon toe die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.
Dit kan een zware taak zijn; daarom is het belangrijk om een implementatiepartner te betrekken die vertrouwd is met de softwareoplossing. Als u deze stap goed doet, kunt u uw tijdlijn nauwkeurig berekenen, bepalen of u hulp nodig hebt buiten uw huidige team en de omvang beperken.
4. Maak uw realistische planning.
Nu u de beschikbare en vereiste werkuren hebt getabelleerd, kan een beheerbare planning worden gemaakt. In veel gevallen blijkt uit de eerste pas dat er een capaciteitsprobleem is ten opzichte van de implementatieperiode die oorspronkelijk aan leidinggevenden werd gepresenteerd.
Hier volgt een voorbeeldberekening die de mogelijke afwijkingen illustreert:
- Beoogd go-live tijdvak = 12 maanden of 1 jaar
- Totaal aantal beschikbare werkuren in een periode van 12 maanden = 540/week of 28.080 uur/jaar
- Totaal aantal arbeidsuren dat nodig is om te implementeren = 42.000 uren in totaal
- Vereiste uren gedeeld door beschikbaar aantal uren per jaar = 1,496 jaar
Het resultaat? De go-live datum wordt gemist voordat het project begint. Hier zijn enkele mogelijke oplossingen:
- De scope verkleinen, ook al is het team het erover eens dat dit essentiële taken zijn.
- Verleng de datum tot een realistische datum
- Meer interne en externe resources toevoegen (werkuren beschikbaar)
- Het project opsplitsen in fasen
Hier is het directiemanagementteam verplicht om de beslissing te nemen. Het is slechts een voorbeeld van waarom ze moeten worden betrokken bij het softwareselectie- en implementatieproces.
5. Een piloot van de conferentieruimte houden.
Zodra het project is gestart en voordat u live gaat, voert u een testrun of piloot (in een conferentieruimte) uit voordat u volledig uitrolt. Deze congresroom pilot zorgt ervoor dat u de juiste bedrijfsprocessen hebt voor de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf. Wanneer u uw nieuwe processen ontwerpt, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de beschikbare opties in uw ERP-systeem en om uw processen te valideren bij het projectteam en stakeholders uit de gebruikerscommunity.
In deze fase van meerdere weken installeert uw implementatiepartner pilotsoftware waarmee u al uw processen kunt testen en ervoor kunt zorgen dat deze werken zoals verwacht, zonder verrassingen. Vaak kunt u best practices toepassen om tijd te besparen, vooral als u over de configuratietools beschikt om kosteneffectieve aanpassingen door te voeren terwijl u uw activiteiten verfijnt.
6. Schoon uw gegevens op.
Het klinkt simpel, maar het opschonen van data is een zeer tijdrovende activiteit. U kunt het beste zo snel mogelijk beginnen met het beoordelen van uw gegevensnauwkeurigheid, omdat het veel moeite kost om deze stap correct uit te voeren. Tijdens het project vinden er bedrijfsproceswijzigingen plaats, dus worden voorbereid op aanvullende gegevensbeheerstappen tijdens de implementatie.
7. Houd iedereen op de hoogte.
Een personeelslid moet wekelijks contact opnemen met alle belangrijke belanghebbenden, zodat hij de positieve en "niet zo positieve" van de voortgang van het uitvoeringsproject kent. Het ergste scenario is dat mensen niet op de hoogte worden gehouden en verrast worden.
De meeste goede projectmanagementsystemen geven de voortgang van het project visueel weer.
Begin met de processen die het belangrijkst zijn
Niet alle bedrijven hebben dezelfde problemen, dus het is het beste om uw bedrijfsprocessen te bekijken en te prioriteren welke ze het eerst moeten aanpakken. Hier volgt een lijst met gebieden met een hoge waarde die in aanmerking moeten worden genomen:
- Business Intelligence, inclusief managementwaarschuwingen en dashboards: uw team heeft snelle updates nodig over bedrijfskwesties en de mogelijkheid om eenvoudig in te zoomen op details om zaken snel op te lossen: op kantoor, thuis of onderweg. U hebt ingebouwde Business Intelligence en data nodig die in één enkele database werken.
- Customer Relationship Management (CRM): vandaag de dag raken CRM-processen meestal elk onderdeel van een bedrijf.Directe verkoop, distributeurs, detailhandelshowrooms, e-commerce en klant- en buitendienst delen klantinformatie met orderbeheer, processen, inkoop, engineering, debiteuren en verzending.
- Finance en accounting: accurate, realtime financiële transacties, KPI's en analyses zijn essentieel voor elk bedrijf en moeten alle locaties en afdelingen omvatten.Naast financiële administratie moeten ze worden geïntegreerd met kostencalculatie, budgettering, prognose, projecten, activabeheer, compliance en cash management.
- Supply chain management (SCM) en productie: een strakke planning, lage marges en verstoringen van de supply chain vormen een uitdaging voor elke onderneming.Voor het beheer van deze taken is een teaminspanning nodig – samenwerking met leveranciers, expediteurs, import-/exportbedrijven, banken en andere partners – vaak op mobiele apparaten op veel locaties.
- Human Resources (HR): het beheren van een divers personeelsbestand is vandaag de dag een grotere uitdaging dan ooit en uw team heeft onmiddellijke en veilige toegang tot werknemersinformatie nodig voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, budgettering, planning en compliancebehoeften. Bovendien zijn werving, ontwikkeling en behoud van werknemers een belangrijk onderdeel van de evaluatie van huidige en voorgestelde bedrijfsplannen.
- Multinationale talen, valuta's en locaties: als u uw bedrijf uitbreidt, met name als u overstapt naar nieuwe regio's of landen, hebt u de mogelijkheid nodig om nieuwe activiteiten consistent en snel te openen en uit te breiden. Dit vereist brede en geavanceerde softwarefuncties en consistente services van uw softwareaanbieder op elke locatie.
- Mobiliteit: Zoals de COVID-19-pandemie heeft aangetoond, is het nu van vitaal belang om toegang te krijgen tot informatie en op afstand te werken. Bedrijven met de tools om zich snel aan te passen, kunnen een voorsprong krijgen in ontwrichtende tijden.
ERP-systemen
evalueren
Een nieuwe ERP-software selecteren? Tips voor het evalueren van uw volgende systeem.
Tips om implementatierisico's te beperken
Alle projecten hebben een risico-element, maar hieronder staan vijf waardevolle tips voor het verbeteren van uw kansen op tijdige voltooiing van projecten binnen het budget.
- Selecteer software-, bedrijfsproces- en implementatiepartners met branche- en lokale knowhow. Controleer altijd referenties in soortgelijke bedrijven.
- Vergroot de grenzen van verouderde technologie niet. Maak een einde aan oude, verouderde, standalone systemen en consolideer uw gegevens zoveel mogelijk in één enkele database (één versie van de waarheid) met ingebouwde business intelligence voor multinationale prestaties.
- In de digitale economie moeten bedrijven vaak systemen integreren tussen bedrijfseenheden en met klanten en leveranciers. Bevestig dat u beschikt over cloud integratiemogelijkheden en -expertise met leveranciersnetwerken.
- Voorkom dat de projectscope blijft groeien. Het is gebruikelijk om behoeften en kansen te ontdekken tijdens een ERP-implementatie, dus het is belangrijk om wijzigingsorders te beheren om vertragingen en kostenoverschrijdingen te voorkomen.
- Bevestig dat u op al uw locaties over consistente expertise beschikt. U hebt training, implementatie en ondersteuning nodig, vaak van een combinatie van lokaal management, softwaredistributeurs, consultancybedrijven en uw softwarepartner.
Tips om extra ERP-implementatiekosten te vermijden
Een nieuwe investering in ERP-systemen omvat de inzet van uw bedrijf op het gebied van tijd, bedrijfsproces- en implementatieadvies, software- en cloudservices en computer-, tablet- en telefoonapparatuur. Daarom is het belangrijk om het project en de kosten te beheersen.
Hier volgen enkele belangrijke gebieden:
- Houd de focus op de totale exploitatiekosten (TCO). Beheer uw totale kosten en voordelen in de loop van de tijd om onkosten te minimaliseren en het rendement te maximaliseren. Bedenk dat ERP-systeemimplementaties een grote impact hebben op uw bedrijf.
- Voldoe aan de zakelijke richting en forceer geen onnodige proceswijzigingen. In veel gevallen worden bedrijven onder druk gezet om hun werking aan te passen aan hun software, waardoor zowel de uitvoeringskosten als de exploitatiekosten stijgen.
- Focus op de routinematige bedrijfsprocessen die aanzienlijke waarde opleveren voor het bedrijf. Het beheren van klantorders, het bijwerken van prijzen, het toevoegen van nieuwe producten en services, het wijzigen van productiedetails en het inwerken van nieuwe werknemers zijn voorbeelden van dergelijke routineprocessen.
- Vermijd aanpassingen en profiteer van een configureerbare gebruikersinterface, dashboards, waarschuwingen, workflows, business intelligence en mobiele functies. Met deze mogelijkheden kunt u het werk voor al uw afdelingen stroomlijnen en indien nodig snelle, kosteneffectieve aanpassingen doorvoeren.
- System hacks en data breaches zijn duur. Als u internet gebruikt, moet u waar nodig een veilige ERP-cloudoplossing gebruiken. Bevestig dat uw software- en serviceleveranciers een reeks veilige software-implementatieopties ondersteunen.
Wanneer is uw implementatie voltooid?
Zodra uw initiële implementatie live is, hebt u nog steeds de flexibiliteit nodig om extra mogelijkheden voor uw bedrijf toe te voegen. Veel wijzigingen kunnen deze kansen stimuleren, zoals nieuwe locaties, product- en servicelijnen en acquisities.
Digitale transformatie biedt u ook extra kansen om klanten en leveranciers te helpen bij het herdefiniëren van de manier waarop zaken worden gedaan in uw branche. Vaak omvatten deze projecten nieuwe technologieën, zoals machine learning en kunstmatige intelligentie (AI), evenals integratie met apparatuur en voertuigen die gebruikmaken van IoT-technologie (Internet of Things) om de snelheid en efficiëntie te verbeteren.
Klaar om de volgende stap te zetten?
In elk ERP-project zullen er onverwachte problemen zijn, dus verwacht u ze in uw project. Maar door best practices voor een succesvolle ERP-implementatie te volgen, kunt u deze identificeren en aanpakken zodra ze ontstaan om uw risico's en kosten effectief te beheren.
Ga vandaag nog aan de slag met cloud ERP
Krijg een razendsnelle database, ingebouwde AI en een consumentengerichte UX.
Meer in deze reeks
SAP Insights nieuwsbrief
Meld je vandaag nog aan
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.