Uw ERP-implementatie plannen
Deze webpagina is voor uw gemak door een machine vertaald. SAP geeft geen garantie met betrekking tot de juistheid of volledigheid van de machinevertaling. De originele Engelse webpagina kan worden gevonden met behulp van de wereldkaart in de rechterbovenhoek van deze pagina.
Uw volgende grote beslissing als u een nieuw ERP-systeem overweegt? Hoe het wordt geïmplementeerd. Er zijn verschillende manieren om uit te kiezen, waaronder traditionele on-premise, cloudimplementatie of een hybride combinatie van beide. U wilt rekening houden met financiële verschillen en kijken naar de sterke en aantrekkelijke eigenschappen van elke ERP-implementatiestrategie, evenals naar eventuele unieke beperkingen en uitdagingen.
Voordat u ERP-implementatieopties overweegt, moet u zien hoe en waarom de cloud een vitale omgeving is geworden voor zakelijk succes in de digitale economie.
Waarom alle belangstelling voor cloudimplementatie?
We kijken allemaal met grote belangstelling toe hoe de computertechnologie zich in een steeds hoger tempo blijft ontwikkelen. De vroegste bedrijfssystemen en de eerste ERP-systemen werden gehost op grote mainframecomputers en computers met "dumb"-terminals voor gebruikersinvoer – nadat ze punchkaarten en key-to-disk input hadden vervangen, dat wil zeggen! De volgende “stand of the art”-technologie was de client-/serverarchitectuur waarbij de dumbterminals werden vervangen door pc's (nu clients genoemd) die een deel van de werklast konden verwerken. Dit verminderde de hoeveelheid gegevens die met de servercomputer heen en weer moesten worden afgesloten.
Rond het millennium veranderden twee belangrijke ontwikkelingen de wereld van computing en ERP: het internet en de cloud. Het was niet meer nodig om hardware en software te kopen en te ondersteunen om uw bedrijf te runnen. Alle of grote onderdelen van de technologie konden nu worden "gehuurd" of uitbesteed in een bundel die alle onderhoud en een groot deel van de technische werkzaamheden omvatte. Het alomtegenwoordige internet bood de communicatie-infrastructuur die nodig was om de cloud overal ter wereld praktisch en beschikbaar te maken.
Maar bedrijven hebben hun ERP-systemen niet onmiddellijk gemigreerd naar een cloudimplementatie. Het heeft enige tijd geduurd voordat de technologie en applicaties volwassen werden en bedrijven zich realiseren dat de computer niet op locatie hoeft te zijn om betrouwbare toegang en beveiliging te krijgen voor bedrijfskritische toepassingen. Bij een deel van die evolutie leerden ontwikkelaars hoe ze:
- Profiteer maximaal van de cloudimplementatie
- Applicaties correct schrijven of herschrijven
- Herbouw van hun infrastructuur, zowel technologie als human resources, om cloudsystemen te ondersteunen
Belangrijk is ook dat cloud-ERP-systemen nu geavanceerde technologieën leveren, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om de productiviteit en service te verbeteren; op maat gemaakte gebruikerservaringen om adoptie te stimuleren; en brede functionaliteit en geïntegreerde analytics om een volledig beeld van het bedrijf te bieden en zo uiteindelijk bedrijfsinnovatie en groei te ondersteunen.
Het SaaS-prijsmodel
In het verleden werd de meeste software op bedrijfslocatie geïnstalleerd en was de enige licentieoptie de aanschaf van een permanente licentie, waarbij de applicatie is gelicentieerd voor een vooraf te betalen bedrag plus een jaarlijks onderhoudscontract voor upgrades en bugfixes. Softwarelicenties worden meestal per gebruiker geprijsd. Jaarlijks onderhoud wordt doorgaans in rekening gebracht bij 18% tot 20% van de op dat moment geldende softwarelijstprijs. Dit betekent dat de softwarelicentie in essentie elke vijf tot zes jaar wordt "teruggekocht".
Met on-premise ERP wordt alle hardware en software aangeschaft of verhuurd en geïnstalleerd op de locatie(s) van een bedrijf. Het bedrijf is verantwoordelijk voor onderhoud, ondersteuning en mogelijke upgrades of uitbreidingen van de hardware, systemen en applicatiesoftware, evenals de faciliteiten, hulpprogramma's, verzekeringen, failoverresources en externe back-upopslag.
Cloudgebaseerde ERP-systemen worden daarentegen meestal niet op locatie geïnstalleerd en worden door de leverancier ondersteund als onderdeel van een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding. Ze worden gelicentieerd op basis van wat software-as-a-service (SaaS) wordt genoemd. SaaS-licenties kunnen per gebruiker, per applicatie of per applicatieset (bijvoorbeeld alle ERP) worden geprijsd op basis van de grootte van uw bedrijf of andere variaties.
Een interessant aspect van licentiëring van cloudimplementaties is de schaalbaarheid ervan. Als de gebruiker een licentie heeft voor een "stoel", kunt u gebruikers toevoegen of verlagen en daarna een hogere of lagere prijs betalen op basis van het aantal nieuwe gebruikers. Als uw transactievolume, opslagcapaciteit of computervermogensvereisten veranderen, is de leverancier verantwoordelijk voor het upgraden van de faciliteiten om de wijziging aan te kunnen. Dit betekent dat u niet meer servers of schijfopslag hoeft te kopen en te installeren.
De dichtstbijzijnde analogie kan kabeltelevisie zijn. U betaalt wat u nodig hebt en die prijs omvat het gebruik en de exploitatie van alle fysieke voorzieningen, personeel, onderhoud en andere kosten in verband met de kabeldienst op uw locatie. Als u meer kanalen nodig hebt en toevoegt, betaalt u gewoon wat u hebt aangevraagd en maakt u zich geen zorgen over de manier waarop ze de extra kanalen kunnen aanbieden.
Opties voor ERP-implementatie
Er zijn verschillende manieren om een ERP-systeem te implementeren:
Typen ERP-implementatie
1. Cloud ERP, ook bekend als SaaS ERP
In cloud ERP is het primaire licentiemodel software-as-a-service (SaaS). De systeemprovider heeft een eigen datacenter, of huurt ruimte op een openbare cloud om zijn applicaties en systemen te hosten. Alle hardware, systemen en ondersteunende diensten worden geleverd via internet. Hierdoor wordt de implementatie voor het inlenende bedrijf sneller en eenvoudiger omdat ze met alle hardware en software stukken die al aanwezig zijn direct in kunnen starten op het gebied van gegevensoverdracht en gebruikerstraining.
Met deze cloud-ERP-implementatieoptie zorgt uw softwareprovider ook voor alle installatie, onderhoud en ondersteuning, inclusief alle software-updates en upgrades, zoals het toevoegen van rekenvermogen of opslag. Systemen, applicaties en resources kunnen ook automatisch worden "aangepast" of verhoogd of verlaagd om te voldoen aan veranderende kortetermijnbehoeften. Hierdoor hoeft u niet meer te betalen voor computerresources die het grootste deel van de tijd ongebruikt kunnen blijven, zoals bij on-premise ERP-systemen het geval is.
Cloudgebaseerde SaaS ERP heeft weinig of geen aanloopkosten (een “kapitaaluitgave”) maar heeft een iets hogere maandelijkse kosten (een “exploitatiekosten”), vergeleken met een typische on-premise installatie. Tijdens de normale levenscycluskostenperiode van vijf tot zeven jaar zijn de totale exploitatiekosten (TCO) vergelijkbaar met, zo niet lager dan, een on-premise installatie en bieden ze mogelijk betere service, ondersteuning en beveiliging.
Cloud ERP biedt ook het snelste pad naar innovatie, waardoor het ideaal is voor bedrijven die hun strategie voor digitale transformatie agressief willen uitvoeren. Met deze implementatieoptie kunnen bedrijven hun bedrijfsprocessen waar nodig eenvoudig vernieuwen, optimaliseren en aanpassen, en profiteren van gestandaardiseerde best practices die moderne ERP-leveranciers moeten ondersteunen.
2. On-premise ERP-systemen
On-premise is hoe de meeste bedrijven hun ERP-systemen historisch hebben geïmplementeerd. In dit implementatiemodel wordt ERP-software op de door u gewenste locatie geïnstalleerd in uw datacenter. De installatie en het onderhoud van de hardware en software valt onder de verantwoordelijkheid van uw personeel.
Bedrijven omarmen vandaag de dag de cloud voor hun flexibiliteit, schaalbaarheid en gemak van innovatie. Voor sommige bedrijven, met name in sterk gecontroleerde branches, is on-premise nog steeds een voorkeursaanpak vanwege wettelijke of organisatorische beperkingen.
Elementen van een cloud-en on-prem ERP-implementatie kunnen worden gecombineerd om een hybride cloud te creëren, die de flexibiliteit biedt om de optimale implementatie voor elke applicatie te kiezen. Hybride cloud ERP kan worden gebruikt als een opstapsteen naar de cloud of om te voldoen aan branchespecifieke regelgevingskwesties en speciale beveiligingsvereisten die in bepaalde situaties de behoefte aan on-premise applicaties kunnen bepalen. Er kunnen ook andere beperkingen of voorkeuren zijn die on-prem wenselijk maken voor bepaalde toepassingen. De complexiteit van een bedrijf en de huidige omgeving en het streven naar een langzamere veranderingsfactor in de beslissing om in een hybride scenario in te zetten.
Een hybride implementatie stelt applicaties en data in staat om te schakelen tussen de opties op basis van wijzigingen in de werkbelasting. Het biedt cloudvoordelen van het deel van het systeem dat in de cloud is. Het vereist echter meer lokale IT-betrokkenheid om de on-prem-stukken te ondersteunen, evenals de coördinatie tussen de twee – of meer – ERP-systeemomgevingen.
Een variatie van de hybride aanpak die om dezelfde redenen wordt toegepast, tweeledige ERP-implementatie – soms ook wel hub-and-praal-implementatie genoemd – maakt gebruik van een centraal systeem met kleinere satellietsystemen ter ondersteuning van afgelegen faciliteiten. Denk aan bedrijfs-ERP als de hub, met afzonderlijke ERP-systemen bij vestigingen, magazijnen of kantoren van dochtermaatschappijen die alle data terugsturen naar de hub. Dit is geen nieuw idee; het is in de gedistribueerde verwerkingsfase van de jaren negentig naar voren gekomen, waarbij bedrijven ervoor kiezen kleinere, eenvoudigere en goedkopere systemen op afgelegen locaties in te voeren, terwijl het grotere, beter bekwame, bedrijfssysteem op het hoofdkantoor van het bedrijf wordt gehandhaafd. Alle of alle systemen in een tweeledig netwerk kunnen on-prem of cloud-based, aangeschaft of SaaS-gelicentieerd zijn.
De totale kosten van een tweeledige ERP-implementatie – met goedkopere systemen bij de knooppunten in plaats van hetzelfde bedrijfssysteem overal – zullen lagere kosten met zich meebrengen voor de eerste aankoop. Integratie en ondersteuning kunnen echter leiden tot hogere totale, doorlopende kosten omdat de interfaces moeten worden gebouwd en onderhouden. En jaar na jaar zal er meer IT-ondersteuning nodig zijn om te coördineren met meerdere leveranciers en om ongecoördineerde upgradeplanningen en interfacewijzigingen te beheren.
Uw ERP-project plannen
Start uw planning met deze best practices voor ERP-implementatie.
Tips voor het selectieproces
Kies eerst uw software via een zorgvuldig ERP-evaluatieproces en bekijk vervolgens de implementatieopties op basis van de implementatiemogelijkheden van de software en de behoeften van uw bedrijf en het potentiële rendement van ERP op investering. Sommige ERP-software is alleen in de cloud of SaaS, terwijl andere leveranciers de cloud, on-prem en hybride aanbieden. De beschikbare implementatieopties kunnen een criterium zijn om op de shortlist te worden opgenomen, maar mogen niet de enige bepalende factor zijn voor de selectie van het systeem.
Snel groeiende bedrijven en bedrijven die aanstaande veranderingen verwachten in het aantal gebruikers (omhoog of omlaag) moeten zich waarschijnlijk richten op cloud-ERP-systemen voor hun schaalbaarheid en de prijs voor betaling voor wat u gebruikt. Zorg er ook voor dat alle leden van het selectieteam de functies en voordelen van de verschillende ERP-implementatieopties begrijpen.
Overzicht
Ondernemingen kunnen in eerste instantie om financiële redenen – zoals weinig of geen kapitaaluitgaven en lagere totale levenscycluskosten – worden aangetrokken tot een cloud-ERP-implementatie, maar zijn enthousiast over de technische en operationele voordelen die de cloud te bieden heeft, zoals:
- ERP dat altijd up-to-date is met de nieuwste upgrades (zonder extra kosten of moeite)
- Vrijwel onbeperkte schaalbaarheid
- Betaalbaar voor wat u nodig heeft/op basis van gebruik
- Snellere implementatie
- Betere veiligheid en toegangscontroles, en meer
Volledige cloudimplementatie is niet de enige optie. Soms is het zinvoller om sommige applicaties on-premise te houden en de cloud voor de rest te gebruiken. Gelukkig zijn er diverse configuratie- en implementatiekeuzes beschikbaar, zodat u de implementatie kunt kiezen die financieel en operationeel het meest zinvol is.
Overstappen op een nieuw ERP-systeem is een belangrijke wijziging voor systeemgebruikers, IT en de hele organisatie. Het is zinvol om alle opties te verkennen en de systeemconfiguratie te kiezen die de beste prestaties biedt tegen de beste kosten. Plan vervolgens hoe uw interne resources en structuur moeten veranderen om optimaal van uw investering te kunnen profiteren, ongeacht de configuratie en implementatie.
Ga vandaag nog aan de slag met cloud ERP
Krijg een lichtsnelle database, ingebouwde AI en een consumentengerichte UX.
Meer in deze reeks
SAP Insights nieuwsbrief
Meld je vandaag nog aan
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.