NUMEN: internationale groei waarmaken met een toekomstgerichte ERP-oplossing
De transformerende kracht van technologie
SAP partner NUMEN gelooft dat technologie er is om mensen te versterken, niet om hun leven ingewikkelder te maken. Met de snelle implementatie van SAP S/4HANA Cloud Public Edition heeft NUMEN zijn ERP-landschap volledig vernieuwd: minder handmatig werk, lagere kosten, betere rapportages en volledige compliance. Zo kunnen financiële teams focussen op meerwaarde, terwijl het bedrijf zich richt op groei.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Zakelijke dienstverlening | São Paulo, Brazilië | 1200 werknemers |
snellere financiële maandafsluiting.
minder handmatig werk bij de afsluiting
minder fte's nodig op de financiële backoffice.
CFO, NUMEN International LLC
ERP-transformatie geleid door finance, voorbereid op toekomstige groei
SAP partner NUMEN International LCC brengt mensen en technologie samen om klanten te helpen hun systemen en processen te moderniseren en betere resultaten te behalen. Met de ondersteuning van NUMEN benutten bedrijven het volledige potentieel van hun clouddata en optimaliseren ze hun processen om verspilling te beperken en hun concurrentiepositie te versterken.
NUMEN profileert zich als een jonge en gedurfde organisatie, die tegelijkertijd verantwoordelijk handelt. In lijn met deze waarden heeft het bedrijf, na jaren van stabiele en consistente groei, onlangs een volgende stap gezet naar verdere internationalisering door zijn activiteiten uit te breiden van Brazilië naar de Verenigde Staten en Portugal.
Toen duidelijk werd dat het huidige ERP-systeem niet robuust genoeg was om de groei te ondersteunen en te voldoen aan de vereisten van verschillende markten, besloot het bedrijf zijn IT-fundament opnieuw op te bouwen. Er was behoefte aan een oplossing die de verschillende bedrijfsprocessen kon optimaliseren, te beginnen met de financiële processen.
Met meer dan vijf miljoen uur ervaring met SAP softwareprojecten wist NUMEN precies welke stappen het moest zetten.
CFO, NUMEN International LLC
Standaarden, tools en verandermanagement als basis voor een soepel projectverloop
Omdat NUMEN al vaak had gezien welke aanzienlijke verbeteringen SAP S/4HANA Cloud voor zijn klanten oplevert, besloot het bedrijf dat de implementatie van SAP S/4HANA Cloud Public Edition de volgende juiste stap was. De oplossing biedt de flexibiliteit om internationale uitbreiding te ondersteunen en tegelijkertijd compliance te waarborgen. Bovendien bevat de oplossing voorgeconfigureerde processen die de implementatie zouden versnellen.
NUMEN besloot SAP Business Technology Platform te gebruiken om verschillende systemen soepel en efficiënt te integreren. Daarnaast implementeerde het bedrijf voor Brazilië de uitgaande facturatieoptie (nota fiscal eletronica) binnen de SAP Document and Reporting Compliance oplossing. Hiermee verhogen ze de automatisering en beperken ze het risico op non-compliance.
Het bedrijf stelde zichzelf een ambitieus doel: binnen 15 weken live gaan in Brazilië, Portugal en de Verenigde Staten. Op basis van eerdere ervaringen met dergelijke projecten wist NUMEN dat het essentieel zou zijn de best practices van de oplossing te volgen voor een succesvolle implementatie. Het benutten van de tools en accelerators van SAP, het waar mogelijk volgen van standaarden en het toepassen van robuuste change-managementpraktijken waren eveneens van cruciaal belang.
Zo maakte het bedrijf gebruik van de SAP Activate-methode en oplossingen, zoals de digital discovery assessment toolkit, de SAP Cloud ALM-oplossing en de SAP S/4HANA migratiecockpit. Daarnaast profiteerde het van SAP Learning Hub, "bootcamp"-trainingen voor partners over SAP S/4HANA Cloud en van de verschillende tools en scripts die beschikbaar zijn in SAP S/4HANA Cloud Public Edition zelf voor het testen van processen.
NUMEN zorgde ervoor dat de bedrijfsleiders de voordelen van SAP S/4HANA Cloud Public Edition volledig begrepen, variërend van minder onderhoudswerk en doorlopende updates met nieuwe functionaliteiten tot minder inspanningen voor regressietests. Wat standaardisatie betreft, beperkte het bedrijf uitbreidingen tot taken, zoals het bepalen van de belastingberekening op basis van de brutoprijs, het toevoegen van velden aan een factuur en het aanpassen van de lay-out van het betaalbestand.
Een uitgebreide change-managementstrategie, gericht op inclusiviteit en transparantie, was eveneens essentieel voor een soepel verloop van het project. Deze strategie omvatte onder meer voortdurende feedback, trainings- en enablementsessies, duidelijke communicatie, regelmatige vergaderingen, continue feedback van stakeholders en grondige ondersteuning en opvolging na de implementatie.
Bouwen aan een efficiënte, wendbare en schaalbare wereldwijde organisatie
Dankzij de snelle afronding van de ERP-transformatie beschikt NUMEN nu over een solide basis voor verdere operationele groei. Ook beschikt het bedrijf over de compliance-rapportages en tools die een wereldwijd opererend bedrijf nodig heeft.
Dankzij geautomatiseerde en geoptimaliseerde processen kan het bedrijf efficiënter opereren. Daarnaast heeft het aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd, doordat de overstap naar de cloud de on-premise infrastructuur, hardwareonderhoud en gerelateerde kosten heeft verlaagd.
Het bedrijf heeft waardevolle ervaring opgedaan met methodieken en producten, die het nu kan inzetten om klanten te helpen even succesvolle cloudprojecten te realiseren.
Aan de financiële kant zorgen een verbeterde gebruikersinterface en geautomatiseerde processen voor meer efficiëntie in de dagelijkse werkzaamheden. NUMEN heeft minder FTE's nodig voor backoffice-activiteiten, waardoor het team zich kan richten op analytisch werk. Het bedrijf kan sneller fiscale en managementrapportages opstellen, ook de financiële afsluiting verloopt vlotter. Geautomatiseerde en gecentraliseerde processen zorgen voor een sterke compliance in een wereldwijde markt. Verbeterde beveiligingsfuncties geven bovendien zekerheid dat gevoelige gegevens goed beschermd zijn.
Andere belangrijke voordelen zijn de schaalbaarheid en flexibiliteit van de oplossing. Naarmate NUMEN groeit, kan SAP S/4HANA Cloud Public Edition moeiteloos nieuwe bedrijven, extra gebruikers, hogere transactievolumes en aanvullende diensten ondersteunen. Ook het feit dat werknemers op afstand toegang hebben tot de systemen heeft een groot verschil gemaakt. Het heeft de samenwerking tussen afdelingen en locaties versterkt.
Toekomstbestendige interne processen en klantprocessen
NUMEN bouwt nu voort op zijn ERP-landschap om een ambitieus groeitraject te ondersteunen. De volgende stap is het implementeren van tools voor projectplanning, -controle en -beheer van professionele diensten in SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Ook wil het bedrijf op korte termijn de SAP Analytics Cloud-oplossing inzetten om zijn rapportagemogelijkheden te verbeteren.
Op middellange termijn wil het bedrijf onderzoeken hoe het kunstmatige intelligentie kan inzetten om taken te automatiseren met SAP Business AI. NUMEN ziet AI als een echte game changer. Deze verkenningen zullen niet alleen de eigen processen verbeteren, maar ook een basis vormen voor nieuwe, innovatieve diensten die klanten helpen de digitale uitdagingen van de toekomst aan te gaan