Western Sugar: factuurverwerking automatiseren met AI blijkt een goede oplossing voor zowel telers als leveranciers
AI rekent af met vertragingen in crediteurenprocessen
Landbouw is een hoeksteen van de Amerikaanse economie. De invloed hiervan reikt veel verder dan alleen akkers en boerderijen. Omdat marges ontzettend krap zijn, heeft de Western Sugar Cooperative met SAP Ariba Central Invoice Management en SAP S/4HANA Cloud Public Edition ingezet op het gebruik van AI om leveranciersfacturen sneller en efficiënter te verwerken.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Agribusiness | Denver, Colorado | >1.000 werknemers |
snellere maandelijkse factuurverwerking
leveranciersfacturen verwerkt zonder tussenkomst van een mens
Director of Corporate Controlling, Western Sugar Cooperative
Telers ondersteunen met snellere zakelijke transacties
Western Sugar Cooperative heeft een geschiedenis van meer dan een eeuw als binnenlandse suikerproducent in de Verenigde Staten, met 135.000 'base acres' verspreid over Colorado, Nebraska, Wyoming en Montana. De coöperatie bestaat uit meer dan 700 telers en aandeelhouders die zich laten voorstaan op een lange familiegeschiedenis in de bietensuiker. Sommige van deze telers zijn zelfs van de vierde of de vijfde generatie. Onder al deze telers, die geboren en getogen zijn rond suikerbieten, is de levensstijl van hard werken en lange dagen in de suikerbietenteelt door de generaties heen doorgegeven. Hetzelfde geldt voor de medewerkers van Western Sugar, van wie sommigen al meer dan 50 jaar bij de coöperatie werken.
Western Sugar produceert in vier staten, met vier verwerkings- en verpakkingsfaciliteiten, acht opslagplaatsen, 43 ontvangststations voor suikerbieten en 3,6 miljoen ton aan snijcapaciteit, uiteindelijk meer dan 454.000 ton suiker per jaar.
Voor de suikerbietentelers in de coöperatie zijn de marges zeer krap. Hun financiële stabiliteit, operationele efficiëntie en zakelijke relaties zijn afhankelijk van snelle en nauwkeurige betalingen van Western Sugar. Erik Frank, teler bij Western Sugar en Vice President van de Colorado Sugarbeet Growers Association, legt uit waarom het van fundamenteel belang is dat Western Sugar zijn rekeningen en inventaris op een efficiënte manier beheert.
“Telers krijgen één keer per jaar betaald, maar hebben inkoop en arbeidskosten die dagelijks de financiële middelen van de boerderij verbruiken. Het is moeilijk om die kasstroom het hele jaar door te beheren, vooral omdat we werknemers hebben die voor hun levensonderhoud afhankelijk zijn van onze boerderijen. Voor een teler kunnen late betalingen de mogelijkheden om kosten te dekken, zoals het betalen van werknemers of leveranciers, ernstig verstoren. Aangezien de meeste telers externe financiering en commerciële leningen hebben om hiaten te overbruggen, kunnen betalingsachterstanden voor ons betekenen dat we op deze leningen in gebreke blijven, met extra kosten als gevolg.”
Maar door leveranciers die vaak papieren facturen afleverden aan de lokale kantoren van de coöperatie, die dan handmatig werden verwerkt en uitbetaald, waren er vaak vertragingen en onjuiste betalingen, wat gevolgen had voor het vermogen van leveranciers om aan hun verplichtingen te voldoen.
Teler, Western Sugar Cooperative
Betere factuurverwerkingsworkflows met AI
Omdat Western Sugar jaarlijks ongeveer 40.000 facturen afhandelt in verschillende indelingen, zowel elektronisch als op papier, probeerde de organisatie de workflows voor de verwerking van leveranciersfacturen opnieuw vorm te geven om het inzicht en de controle te vergroten. Het doel was om het vastleggen van facturen, de data-extractie en de validatie te automatiseren. Daarnaast moesten verificatie, goedkeuringen en de afhandeling van uitzonderingen en fouten tijdens het digitaliseren van rapportage- en analysetaken worden gestroomlijnd. Om dit te bereiken heeft de coöperatie besloten om de SAP Ariba Central Invoice Management-oplossing bovenop hun instance van SAP S/4HANA Cloud Public Edition te implementeren om leveranciersfacturen te verwerken.
De oplossing is gebouwd op het SAP Business Technology Platform (SAP BTP) en maakt intelligente en consistente factuurverwerking mogelijk, waardoor financiële teams intuïtieve functionaliteit en automatiseringen hebben voor hun afrekeningsproces. Met deze oplossing kan Western Sugar ongeveer 40.000 leveranciersfacturen automatisch verwerken naar hun grootboek.
Richard Caluori, Director of Corporate Controlling bij Western Sugar, legt uit hoe de AI-functionaliteit dit proces automatiseert. “Als leveranciers een factuur als PDF-bestand verzenden, wordt dit binnen Western Sugar ontvangen door SAP Ariba Central Invoice Management, met ingangsverwerking voor SAP S/4HANA Cloud Public Edition op SAP BTP. Hiermee worden inkomende facturen automatisch verwerkt, inclusief het valideren van grootboekrekeningen en belastingposities. Tot aan de goedkeuring hoeft er niemand van ons financiële team iets te doen. En zodra een factuur is goedgekeurd, wordt deze automatisch geboekt.”
Western Sugar gebruikt ook de orderupload-functionaliteit in SAP S/4HANA Cloud Public Edition voor de andere 40.000 facturen die het ontvangt van spoorwegen en vrachtvervoerbedrijven.
Leveranciers op tijd betalen via efficiënte en geautomatiseerde goedkeuringsworkflows
SAP Ariba Central Invoice Management stelt Western Sugar in staat om facturen uit verschillende kanalen te bekijken, de automatisering van papieren en PDF-facturen te verbeteren via geïntegreerde optische tekenherkenning en factuurbeheer te centraliseren.
Sinds de implementatie van de oplossing heeft Western Sugar een 'sweet spot' in de factuurverwerking gevonden. Door de hele factuurcyclus van vastlegging tot betaling te automatiseren, heeft Western Sugar oude, onsamenhangende factuurverwerkingsworkflows kunnen afschaffen, handmatige inspanningen tot een minimum beperkt, de efficiëntie verbeterd en de verwerking van facturen versneld. Deze korteren cyclustijd vertaalt zich naar zinvolle besparingen in factuurverwerkingskosten, die nu op $6 per factuur staan, waar dit ooit $8 per factuur was.
Het verbeterde ook de naleving met vooraf gedefinieerde regels en nauwkeurigsheidscontroles, wat helpt te voldoen aan wettelijke vereisten.
Maar dat is niet alles: Western Sugar heeft door het automatiseren van de factuurtaak met AI de kosten en tijd kunnen terugdringen die gemoeid gaan handmatige data-invoer, de verwerking van papieren en foutcorrecties. Facturen worden nu 25% sneller verwerkt dan voorheen, dus kan het crediteurenteam van Western Sugar zich een week per maand richten op verdere verbeteringen die een positief effect hebben voor de telers.
Het belangrijkste is dat deze verbeteringen hebben bijgedragen aan het terugdringen van betalingsachterstanden, waardoor de bedrijfsstabiliteit voor de suikerbietleveranciers en de landbouwgemeenschappen is verbeterd.
AI op data toepassen voor betere besluitvorming
Nu Western Sugar een nieuw tijdperk van kostenoptimalisatie en efficiëntie omarmt door het gebruik van AI-mogelijkheden, ziet de coöperatie ook veel mogelijkheden om deze technologie te gebruiken om kwekers meer slagkracht te geven. In één use case is Western Sugar op zoek naar AI-functies om telers uitgebreidere informatie te geven over het rendement op hun investeringen. Het idee is om AI te gebruiken om algoritmen en berekeningen te verwerken om het suikergehalte en het verlies aan melasse nauwkeurig te beoordelen, zodat telers eerder en beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen om tijdig te oogsten.
Meer weten over Western Sugar?
Sweet Success Streamlining the Invoice Process (SAP Innovation Awards 2024)
Western Sugar: Reducing System Customization to Improve Efficiency (Online klantverhaal van SAP)