Stad Hamburg: met een AI-technologieplatform subsidies sneller toewijzen
Lees over de samenwerking tussen de stad Hamburg en SAP
Het ministerie van Financiën van de Vrije en Hanzestad Hamburg kreeg de opdracht om een platform voor steunaanvragen voor kunstenaars en culturele instellingen op te zetten. Met SAP Business Technology Platform, SAP AI Services en andere oplossingen konden bijna 100.000 steunaanvragen tijdens de energiecrisis efficiënt worden verwerkt. Het platform werd in slechts twee weken tijd gelanceerd.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte | Partners |
| Provinciale en lokale overheid | Hamburg, Duitsland | 70.000 werknemers | Dataport en D-LABS GmbH |
om het steunplatform voor het culturele energiefonds te lanceren.
documenten automatisch beoordeeld en geclassificeerd.
aanvragen voor het culturele energiefonds op het platform ingediend.
Budget Director, Free and Hanseatic City of Hamburg
Zo snel mogelijk een platform voor financiële steun aan de culturele sector ontwikkelen
Culturele en creatieve sectoren zijn belangrijk voor de economie en de werkgelegenheid. Dit komt doordat deze sectoren innovatie stimuleren en gemeenschappen ten goede komen door de positieve impact op welzijn, gezondheid, onderwijs, inclusie en stadsvernieuwing. Aangezien deze sectoren het zwaarste door de COVID-19-pandemie werden getroffen, wilde de Duitse landelijke overheid voor compensatie zorgen voor de negatieve gevolgen van de opgelegde beperkingen. De Vrije en Hanzestad Hamburg, die bekend staat om het moderne IT-landschap, werd gevraagd om de leiding te nemen in het bouwen van een schaalbaar platform. Ter compensatie van uitgestelde culturele evenementen in het hele land zouden kunstenaars hierop financiële steun voor de korte termijn kunnen aanvragen en ontvangen. Met 2,5 miljard euro is het speciale fonds voor culturele evenementen tot vandaag de dag het grootste culturele financieringsprogramma van Duitsland.
De sterke stijging van de energieprijzen (voor elektriciteit en gas) had vervolgens vooral gevolgen voor zowel openbare als particuliere culturele instellingen, zoals theaters, bibliotheken, musea en bioscopen. Daarom heeft de regering het landelijke culturele energiefonds (Kulturfonds Energie des Bundes) ingevoerd om de brede en diverse cultuur in Duitsland in stand te houden door 1 miljard euro aan de sector beschikbaar te stellen.
Voor de implementatie was het van essentieel belang dat de oplossing snel geleverd zou worden, om de mensen in nood zo spoedig mogelijk te kunnen helpen. Ook moest de tool het hele proces, van de eerste steunaanvraag tot de uitbetaling, bestrijken en digitaliseren. De oplossing moest ook in alle zestien deelstaten met verschillende regelgeving kunnen worden toegepast. Het was belangrijk dat de data en het proces transparant zouden zijn, om mogelijke fraude te voorkomen.
Budget Director, Free and Hanseatic City of Hamburg
Een alomvattend digitaal platform voor steun mogelijk maken
Het ministerie van Financiën van Hamburg, Kasse. Hamburg, en met name de digitale fabriek, een lab voor digitale innovatie, nam de verantwoordelijkheid op zich voor het opzetten van een aanvraagplatform voor COVID-19-steun voor de cultuursector. Zo kon namens de Duitse regering financiële steun worden verwerkt en uitbetaald. SAP Business Technology Platform (SAP BTP) vormde de basis voor dit project en werd gebruikt als een krachtige toolbox die vele diensten leverde voor het bouwen van een geïntegreerde cloudapplicatie.
Met SAP Business Application Studio kon er een flexibele applicatie worden ontwikkeld, waarbij rekening werd gehouden met de specifieke eisen van de zestien Duitse deelstaten. En dankzij de mogelijkheden in SAP AI Services, met name de services Document Information Extraction en Business Entity Recognition konden de autoriteiten vertrouwen op een AI-gebaseerd en zeer geautomatiseerd proces om steunaanvragen te beoordelen. Deze services controleerden of geüploade data, zoals bewijzen van kosten en omzet van een evenement, of identiteitsbewijzen, overeenkwamen met de informatie in de steunaanvraag.
SAP HANA Cloud en SAP Analytics Cloud boden kaartgebaseerde visualisaties van live data en een realtime rapportagefunctie. Om fraude te voorkomen werd de authenticatieservice van de Duitse landelijke belastingdienst, ELSTER, geïntegreerd met behulp van de functie API Management in SAP Integration Suite. En de steunbetalingen werden verwerkt met behulp van de bestaande core finance-software, SAP S/4HANA, die ook in het steunplatform werd geïntegreerd.
Met de technologie en ervaren medewerkers die het team van het ministerie van Financiën in Hamburg al had, kon het bij de oprichting van het culturele energiefonds direct van het steunplatform gebruikmaken. Het team kon het platform ook uitbreiden met generatieve AI-functies voor extra efficiëntieverbeteringen. Door de premiumversie van Document Information Extraction te implementeren, kon tijd worden bespaard bij het verwerken van de aanvragen en het uitvoeren van berekeningen. De AI-functies maakten data-afstemming en -validatie mogelijk met een plausibiliteitscontrole om fouten te voorkomen en zorgden voor een beter begrip van de kostenramingen. De functies voor het inchecken van documenten en de inbox voor aanvragen zorgden voor het lezen en voorbereiden van relevante informatie. Veel verwerkers waren niet erg bekend met de specifieke kenmerken van de energiemarkt, en deze functies hielpen hen om het opgegeven energieverbruik in de aanvragen sneller te beoordelen. De generatieve AI-hubfunctie in de infrastructuur van SAP AI Core zorgde voor het genereren van tekstsjablonen op basis van de aanvragen, zonder gevoelige data te delen met externe LLM-providers. De sjablonen konden vervolgens worden bewerkt en naar aanvragers verzonden.
Ondertussen werd SAP Preferred Success ingezet voor expertise op het gebied van architectuurontwerp, en projectimplementatie en -beheer. Als belangrijke partner coördineerde en stimuleerde deze ook de externe partners Dataport en D-LABS. Deze partners waren respectievelijk verantwoordelijk voor de backendintegratie, het uitvoeren van de oplossing, het bieden van technische ondersteuning en het opbouwen van de gebruikerservaring van het portaal.
Budget Director, Free and Hanseatic City of Hamburg
Hulp bij het snel verstrekken van financiële steun aan mensen in nood
Met SAP BTP en SAP Business AI heeft de stad Hamburg een platform ontwikkeld dat voortbouwt op de aanwezige geavanceerde infrastructuur om een gedigitaliseerd proces voor het aanvragen van steun te ondersteunen; van de eerste aanvraag en geldigheidscontroles tot bezwaarafhandeling en betaling. Door samenwerking met de zestien deelstaten zorgde het intuïtieve selfserviceplatform voor een efficiënte verwerking van aanvragen en uniforme betalingen. Hierbij leverde één stad de technologie voor alle deelstaten. Het hulpprogramma werd ontwikkeld in een hybride omgeving als een side-by-side-uitbreiding, waardoor het slechts drie weken duurde om het programma voor het culturele evenementenfonds te implementeren.
Dankzij de flexibiliteit en schaalbaarheid van het platform kon de technische voetafdruk worden uitgebreid naarmate de behoeften veranderden. Het duurde slechts twee weken om het platform aan te passen voor het beheer van het culturele energiefonds. Ongeveer 7.000 cultuurmakers dienden bijna 100.000 aanvragen in. Het gebruik van AI en generatieve AI was enorm nuttig om de verwerking van aanvragen te versnellen. Hierdoor kon er hulp worden geboden bij het verkrijgen van toegang tot data, het beoordelen van verzoeken, het doen van suggesties en het bewerken van tekstblokken. Dit zorgde voor een flinke vermindering van de benodigde arbeidsuren, verbeterde de communicatie met de culturele instellingen en maakte snellere uitbetalingen mogelijk. In totaal werden zes miljoen documenten beoordeeld. Dankzij AI-gebaseerde beslissingsondersteuning kon het proces door een beperkt aantal rijksambtenaren worden beheerd. De live rapportage leverde belangrijke informatie in realtime aan de deelstaatregeringen en de federale overheid, zoals aangevraagde budgetbedragen en de status van de aanvragen.
Al met al heeft het tweefondsproject ertoe bijgedragen dat het diverse culturele leven in Duitse steden en gemeenten ondanks de pandemie en de energiecrisis door kon gaan. Het succes van het project dient als een best-practicemodel om in mensen in nood in andere sectoren of in toekomstige situaties op een snelle en betrouwbare manier te helpen.
Budget Director, Free and Hanseatic City of Hamburg
Partners in de schijnwerpers
Dataport verleent IT-diensten aan verschillende Duitse deelstaten en is bovendien een IT-vereniging van lokale overheden. De missie van Dataport is om op een gebruikersgerichte en veilige manier digitale verandering te bevorderen.
D-LABS GmbH is een innovatief ontwerp- en consultancybedrijf voor de digitale industrie. Sinds 2006 creëert het team van deskundigen van D-LABS uitstekende digitale oplossingen door de principes van mensgericht ontwerpen te hanteren.