SAP gebruikt SAP: vergroot de slagkracht van werknemers met een moderne en digitale werkplek
Business as usual terwijl meer dan een half miljoen gebruikers migreert
SAP SE moest met zo min mogelijk verstoringen voor gebruikers de interne digitale werkplek van het bedrijf reviseren. Na een soepele overstap naar SAP Build Work Zone profiteren werknemers en externe gebruikers van een uitstekende ervaring die op een slimme manier gecentraliseerde toegang tot applicaties, processen, webcontent, kennis en informatie biedt, overal en op elk apparaat.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Hightech | Walldorf, Duitsland | 111.961 werknemers |
gebruikers gemigreerd.
groepen overgezet naar werkruimten op SAP Build Work Zone.
aan gegevens gemigreerd.
Senior Product Owner, SAP SE
Het antwoord op de behoefte van werknemers aan een moderne, gebruiksvriendelijke digitale werkplek
Technologie is in de afgelopen tien jaar drastisch veranderd. Gebruikers verwachten nu dezelfde strakke, intuïtieve en geïntegreerde consumentenervaring, of ze nu werken of spelen. Wanneer die gebruikers werknemers zijn van één van ’s werelds grootste leveranciers van software voor bedrijfsapplicaties, zijn de verwachtingen uiteraard nog hoger.
SAP SE vond echter dat de tien jaar oude interne implementatie van het SAP Jam Collaboration platform, dat niet meer te koop is en alleen nog wordt onderhouden, niet langer aan de verwachtingen voldeed. Uit enquêtes onder gebruikers bleek dat de interne tevredenheid en beoordelingen van de bruikbaarheid afnamen. Werknemers wilden een snellere en modernere interface die hen zou helpen productiever en verbonden te zijn, én waarmee ze makkelijker bedrijfssites zouden kunnen maken.
SAP wist dat het tijd was om de interne digitale werkplek naar een hoger niveau te tillen. Het plan was om gebruikers een tool aan te bieden waarmee ze op een intuïtieve manier bedrijfssites zouden kunnen bouwen om toegang te krijgen tot de content die ze nodig hebben, van forums en feeds tot documenten en applicaties, en waarmee zij gegevens en processen van applicaties van SAP en derden makkelijk zouden kunnen integreren.
Maar met meer dan 600.000 gebruikers, waaronder 111.000 werknemers en ongeveer 500.000 externe gebruikers, moest SAP ervoor zorgen dat de overstap zo soepel mogelijk zou verlopen.
Head of Employee Digital Experience, SAP SE
Een vrijwel naadloze transitie naar een intuïtieve no-code-paginabouwer
SAP heeft besloten om van SAP Jam over te stappen naar SAP Build Work Zone, onderdeel van de SAP Build portfolio, waarmee bedrijfsgebruikers apps kunnen creëren, processen kunnen automatiseren en bedrijfssites kunnen ontwerpen door simpelweg te slepen. De nieuwe oplossing, gecreëerd met SAP Build Work Zone en geïllustreerd in het onderstaande architectuurdiagram, biedt meerdere mogelijkheden en functies, waaronder:
een moderne no-code-paginabouwer met een intuïtieve werkruimte, een thema-editor, een header en menu, en toegankelijkheidsmogelijkheden;
de mogelijkheid om community’s op te zetten en effectieve groepsdiscussies en grote gebruikersgroepen te faciliteren met zowel interne als externe gebruikers, zoals klanten en partners, om best practices uit te wisselen, ideeën te verzamelen en op de hoogte te blijven;
ondersteuningshubs, die gebruikers in staat stellen om makkelijker informatie over oplossingen, instructiehandleidingen en releasenotes te raadplegen, dankzij integratie op maat met interne en externe systemen;
een expertisecentrum, dat de uitwisseling tussen collega’s over specifieke onderwerpen faciliteert door een centrale plek te bieden voor het delen van informatie en kennis.
Overstappen naar SAP Build Work Zone was ook een slimme keuze om de continuïteit van het bedrijf te behouden, en de belasting van een druk IT-team tot een minimum te beperken. Eduardo Antunes da Cunha, senior product owner, legt uit: “Het ging hier niet om een gewone migratie waarbij gegevens van de ene plek naar de andere worden verplaatst. Het was een in-place-overgang waarbij een instance van SAP Jam werd omgezet in een instance van SAP Build Work Zone door een paar scripts uit te voeren, de database bij te werken en dingen te doen die gebruikers eerlijk gezegd niet tot in detail hoeven te weten. De gebruikers en content worden behouden, en al het andere wordt omgezet. Groepen in SAP Jam worden werkruimten in SAP Build Work Zone, lay-outs en sjablonen worden bijgewerkt en de gebruikersbasis en logingegevens blijven hetzelfde.”
Dus om bijvoorbeeld de verbindingen tussen SAP Jam en andere systemen te bewaren, hoefde het IT-team alleen het eindpunt van de URL aan te passen om te zorgen dat alles soepel bleef werken.
Ondanks de sterke mate van personalisering van de oude SAP Jam website, van headers tot integraties en scripts, kon een heel klein IT-team het project uitvoeren. De omvang van de migratie maakte hem nog complexer. Hij bestond uit:
15 miljoen documenten;
>40 projectwerkstromen, van HR-cursussen tot klantbetrokkenheid en beveiligingscompliance;
~30 integraties met verschillende systemen.
Content en applicaties op een contextuele manier beschikbaar voor gebruikers
De overstap naar SAP Build Work Zone veroorzaakte opvallend weinig verstoringen. De meeste gebruikers hadden geen training nodig. Antunes da Cunha merkt op: “Op vrijdag hadden gebruikers nog SAP Jam. Op maandag meldden ze zich aan en hadden ze SAP Build Work Zone.”
Gebruikers stond een rijke nieuwe ervaring te wachten die toegankelijk is via meerderde apparaten en die een intuïtieve werkruimte biedt met een thema-editor, een moderne header en menu, een verbeterde no-code-paginabouwer met meer kolommen en betere lay-outs, en verbeteringen qua toegankelijkheid. Waar SAP Jam gericht was op webcontent, combineert SAP Build Work Zone zowel webcontent als bedrijfsapplicaties, of die nu van SAP of derden zijn: een enorme stap die de productiviteit aanzienlijk verhoogt.
Meteen na de migratie werkten enkele duizenden groepen probleemloos. Werknemers konden er taken in afronden en met klanten, partners en andere belanghebbenden communiceren. Met één centraal toegangspunt voor webcontent en bedrijfsapplicaties, hebben werknemers nu een meer holistische ervaring tot hun beschikking.
Een nieuwe tool die populair is gebleken, is de integratiekaart op basis van SAPUI5, die directe toegang tot externe applicaties zoals Twitter en Q&A-tools mogelijk maakt. Antunes da Cunha merkt op: “Eerst was het toevoegen van een gepersonaliseerde widget aan een pagina een onhandig proces met twee of drie stappen. Nu kunnen gebruikers in één stap een gepersonaliseerde widget toevoegen.” Integratiekaarten brengen allerlei content samen in SAP Build Work Zone, van Wiki’s tot Microsoft SharePoint-pagina’s en documentregisters. Die combineren ze met contextuele, betekenisvolle informatie, die ze aan verschillende locaties koppelen zodat gebruikers maar eenmaal hoeven te updaten.
SAP Build Work Zone draagt ook bij aan de flexibiliteit van het bedrijf, omdat gebruikers de website snel aan feedback en veranderende behoeften van het bedrijf kunnen aanpassen. Het bedrijf kan campagnes efficiënter uitrollen, effectiever en met een groter bereik communiceren en meer gebruikers stimuleren om in te stappen. Bovendien zorgen transparante communicatie en verbeterde samenwerking ervoor dat werknemers meer betrokken zijn bij de bedrijfsstrategie en verandering.
IT is blij dat het SAP Build Work Zone niet alleen met een klein team heeft gelanceerd, maar het ook met een klein team kan beheren. Aangezien gebruikers zelf toegang hebben tot kennis via content, forums en feeds, is het aantal supporttickets en de IT-belasting afgenomen. Tegelijkertijd profiteert niet alleen IT van snellere gebruikersactivering en -onboarding, maar het hele bedrijf. Zo kunnen consultants bijvoorbeeld hun uren sneller aan klanten factureren.
Meer functionaliteit voor een steeds rijkere ervaring
SAP Build Work Zone staat voor een cruciale stap om gebruikers een ervaring op ondernemingsniveau te bieden. Dankzij de voordelen van SAP Business Technology Platform op het gebied van integratie en uitbreiding, zoals verbeterde configuraties voor hoge beschikbaarheid en sterkere kaders voor connectiviteit en integratie, kan SAP dit strategisch belangrijke platform toekomstbestendig maken.
Een geplande verbetering is om SAP Fiori launchpad in SAP Build Work Zone te integreren. Daardoor krijgen gebruikers in hun nieuwe digitale werkplek toegang tot honderden SAP Fiori-apps, van lunchmenu’s tot vakantieaanvragen en loonstroken, waardoor hun productiviteit toeneemt en de ervaring meer holistisch zal zijn.
Op de agenda staat ook de integratie van SAP Build Work Zone met de SAP Build Process Automation oplossing en de SAP Build Apps ontwikkelingsomgeving. Dit geeft productgroepen de mogelijkheid om met behulp van low-code- en no-code-tools in SAP Build Work Zone processen te automatiseren en hun eigen apps te publiceren. Daarmee krijgen zij meer controle, terwijl IT gepast beheer in handen houdt.
Het bedrijf overweegt ook om oplossingen van SAP SuccessFactors verder in verschillende scenario’s te integreren, zoals onboarding, prestatiemanagement en het bijhouden van doelen, zodat werknemers deze HR-taken probleemloos in hun digitale werkplek kunnen uitvoeren.
Ondertussen stelt de integratie van SAP Build Work Zone met analyticssoftware gebruikers in staat om het gebruik van de werkruimte te monitoren, waardoor SAP de nieuwe en evoluerende digitale werkplek verder helpt te verbeteren.
Met de migratie naar SAP Build Work Zone heeft SAP de basis voor continue verbetering van de nieuwe digitale werkplek gelegd.