De Universiteit van Toronto: een verbeterde werknemerservaring en een divers personeelsbestand
Ontdek het SAP traject van de Universiteit van Toronto
De topprioriteit van de Universiteit van Toronto is een digitale personeelstransformatie. De transformatie moet de personeelservaring in een nieuw jasje steken, zodat deze aansluit bij de veranderende behoeften van de verscheidenheid aan talent. De roadmap van deze verandering speelt in op urgente behoeften, zoals de digitalisering van leermogelijkheden en de modernisering van wervingstools. Tegelijkertijd is er ook plaats voor een geleidelijke modernisatie van bestaande systemen en de implementatie van mogelijkheden voor cloud-HR. De universiteit gebruikte SAP SuccessFactors Human Capital Management Suite om processen op het gebied van leren, werven en performance te stroomlijnen.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte |
| Hoger onderwijs en onderzoek | Ontario, Canada | 12.000 fulltime en 14.000 parttime werknemers |
leerplatform voor alle universiteitsmedewerkers en tijdelijk personeel.
unieke aanmeldingen bij SAP SuccessFactors Learning.
platform voor talentenwerving en -management.
Assistent-vicepresident University Human Resources, Universiteit van Toronto
Persoonlijke werknemerservaringen ontwerpen
De Universiteit van Toronto is een van 's werelds belangrijkste onderzoeksuniversiteiten, waar vooraanstaande academici met alle denkbare achtergronden en disciplines samenkomen om de meest urgente internationale uitdagingen aan te pakken. De universiteit staat bekend om haar geweldige innovaties op de campus en in samenwerking met partners in de hele stad. Zo wordt gebruik gemaakt van geavanceerde artificial intelligence en boden innovaties van de instelling ondersteuning aan mensen die opnieuw moest leren lopen.
De Universiteit van Toronto was erg gedecentraliseerd en draaide daarom op verschillende losse systemen. HR-managementtaken verliepen handmatig en analoog. De aangepaste applicatie, die voorafgaand aan de COVID-19-pandemie ter ondersteuning van voornamelijk fysieke leermogelijkheden diende, was omslachtig voor de gebruikers en had beperkte mogelijkheden, onder meer voor analytics. Bovendien kon het een drastische toevlucht naar digitaal leren aan het begin van de pandemie niet ondersteunen. Er was een website, die uitsluitend diende als registratiesysteem voor cursussen. Dit systeem was niet gekoppeld aan andere systemen, en medewerkers hadden specifieke links nodig om zich in te schrijven voor cursussen. Daarnaast was het een uitdaging om het systeem te beheren en te onderhouden. Er werd niet voldoende verslag gelegd van de bijscholing en daarom was het moeilijk om bepaalde regelgeving die in Ontario geldt, na te leven.
De universiteit is voortdurend aan het werven voor de juiste prospects die buiten de gebaande paden denken. Maar het HR-systeem was traag, inefficiënt en hinderde wervingsmedewerkers in hun werk. Zo moesten wervingsmedewerkers alle cv's en bijlages handmatig openen en downloaden in het volgsysteem voor sollicitanten. Het gedateerde systeem had negatieve gevolgen voor de sollicitanten. Werving en bijscholing gebeurde op informele basis, voornamelijk door mond-tot-mondreclame en persoonlijke relaties. De geïsoleerde, verouderde puntoplossingen, die niet konden voldoen aan de behoeften van de universiteit, leidden tot inefficiënte leer- en wervingsprocessen.
De universiteit wilde haar medewerkers een uitgebreid systeem bieden om bijscholing in te managen. Het personeelsbestand bestaat uit medewerkers uit verschillende generaties en evolueert continu. Daarom wilde de Universiteit van Toronto de werknermerservaring compleet omgooien en werden leer- en wervingsmethodes herzien om te voldoen aan deze diversiteit aan verwachtingen. De universiteit moest in de hele instelling geïntegreerde technologie implementeren om consistente en inspirerende werknemerservaringen te creëren.
Executive Director HR Transformation and Analytics , Universiteit van Toronto
Cloudgebaseerde oplossingen om de betrokkenheid van werknemers te versterken
De Universiteit van Toronto implementeert stapsgewijs SAP SuccessFactors Human Capital Management (HCM) Suite om de werknemerservaring van de hele faculteit een consistente look en feel te geven, of ze nu bij een vakbond zijn aangesloten of niet. Tot nu toe zijn SAP SuccessFactors Learning, SAP SuccessFactors Recruiting en SAP SuccessFactors Performance & Goals oplossingen al gelanceerd.
De Universiteit van Toronto stimuleert digitaal leren en ondersteunt individuele ontwikkelingsplannen. Met SAP SuccessFactors Learning kunnen medewerkers digitale of fysieke cursussen uitkiezen die passen bij hun zakelijke doelen. Door het leeraanbod te koppelen aan competenties, hebben ze een duidelijk overzicht van hun individuele carrièrepad. De universiteit kan de oplossing gebruiken om cursusinschrijvingen te volgen en data op te vragen om de besluitvorming te onderbouwen.
Om de betrokkenheid te verhogen onderging de Universiteit van Toronto een actief veranderingsproces en betrok daar belangrijke belanghebbenden op het gebied van leerervaringen vanuit de hele organisatie bij. De universiteit is enthousiast over de mogelijkheid om de effectiviteit van haar aanbod te kunnen evalueren en kan allerlei soorten programma's aanbieden op basis van informatie uit de data, zodat de inhoud ervan beter opgepikt wordt. Om haar talenten nog beter te ondersteunen staat menselijke duurzaamheid centraal in de opnieuw ontwikkelde personeelsstrategie van de universiteit. Dit principe vereist dat mensen en hun potentieel worden behandeld als de meest waardevolle resource die een organisatie heeft om veerkracht, flexibiliteit en prestaties te waarborgen. Dat betekent dat een organisatie zorgvuldig met mensen moet omgaan. Alleen dan voelen ze zich ondersteund en gewaardeerd, in plaats van uitgebuit, opgebrand en uitgeput. SAP SuccessFactors oplossingen dragen bij aan duurzaam personeelsbeleid als het gaat om zaken als gezondheid en veiligheid, vertrouwen en transparantie, empowerment en groei, diversiteit, gelijkheid, inclusie, welzijn en balans, en organisatievisie en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Executive Director HR Transformation and Analytics , Universiteit van Toronto
Betere werknemerservaringen creëren
De Universiteit van Toronto heeft de manier van trainen gestroomlijnd. Hierdoor verloopt het leerproces efficiënter, en kunnen managers leermodules uitzoeken en aanbevelen aan hun personeel. De universiteit kan nu bijvoorbeeld proactief training over regionale regelgeving aanbevelen, bijhouden welke cursussen door werknemers worden gevolgd en vervolgacties ondernemen als medewerkers nog niet klaar zijn met hun cursus. En dat allemaal met één druk op de knop.
Met de SAP SuccessFactors Learning oplossing kan de universiteit de levering van fysieke trainingen vervangen door online moduleontwikkeling. Daarnaast kan de instelling bronnen voor online leren benutten. Hierdoor is er meer animo voor cursussen en worden richtlijnen beter nageleefd. Daarnaast biedt het onderbouwing voor beslissingen op het gebied van gelijkheid, diversiteit en inclusie. Het leerproces van werknemers draait nu om één referentiepunt, wat ervoor zorgt dat ze allerlei interessante modules kunnen ontdekken en zien welke cursussen door hun managers zijn aanbevolen. Eén van de belangrijkste voordelen van SAP SuccessFactors Learning is de focus op leren door ervaring, zowel voor de medewerkers, als de managers. Managers weten nu precies elke training hun werknemers hebben afgerond en welke vaardigheden ze hebben. Medewerkers weten waar er nog ruimte voor verbetering is en wat ze moeten doen om trainingen op aanbeveling van hun managers af te ronden.
Een waaier met cv's om snel honderden of zelfs duizenden sollicitaties te openen en sorteren heeft het wervingsproces van de universiteit geoptimaliseerd. Dit uniforme platform voor talentwerving en -management realiseert betere ervaringen voor kandidaten, werknemers en HR en zorgt daarnaast voor transparantie en een vlotte verbinding met interne leer- en doorgroeimogelijkheden. Dankzij de implementatie van SAP SuccessFactors Learning en SAP SuccessFactors Recruitment oplossingen kan de Universiteit van Toronto hiaten in vaardigheden en het personeelsbestand herkennen en de wervings- en trainingsinitiatieven hierop afstemmen teneinde het personeelsbestand op de toekomst voor te bereiden.
Assistent-vicepresident University Human Resources, Universiteit van Toronto
Overstappen op SAP SuccessFactors oplossingen in de cloud
De Universiteit van Toronto wil overstappen van on-premise naar cloudgebaseerde oplossingen om de werknemerservaring nog beter te maken, en maakt plannen om ook van andere SAP SuccessFactors oplossingen te profiteren. De universiteit zal migreren van de SAP ERP Human Capital Management oplossing naar de SAP SuccessFactors Employee Central oplossing om een revolutie te veroorzaken in de manier waarop managers omgaan met medewerkers en om de productiviteit van werknemers te verhogen met selfservice tools. Met deze digitale technologie kan de universiteit een nieuwe organisatorische structuur en functiekaders implementeren om geavanceerde workflows mogelijk te maken. Denk hierbij aan workflows waarin cursussen automatisch worden toegewezen aan een bepaalde groep medewerkers. De universiteit wil de SAP SuccessFactors Mobile app lanceren met SAP SuccessFactors Employee Central, zodat werknemers en managers overal en altijd toegang hebben tot informatie en direct met elkaar kunnen communiceren.
De komende jaren zal de Universiteit van Toronto het gebruik van de SAP SuccessFactors Compensation, SAP SuccessFactors Onboarding en SAP SuccessFactors Succession & Development oplossingen beoordelen.
Meer informatie over de Universiteit van Toronto?
University of Toronto: Developing a Diverse and Inclusive People Strategy (De Universiteit van Toronto: de ontwikkeling van een diverse en inclusieve personeelsstrategie) (video van SAP)