Was ist eine Leistungsbeschreibung?

Bedeutung der Leistungsbeschreibung im Unternehmen

Eine Leistungsbeschreibung ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien, die es Unternehmen ermöglicht, externe Arbeitskräfte mit spezifischem Fachwissen gezielt für definierte Aufgaben einzusetzen. Sie beschreibt Umfang, Zeitplan, Kosten und KPIs eines Projekts. Darüber hinaus kann sie weitere Aspekte eines Projekts wie den Zugang zu Ressourcen oder die Zusammenarbeit im Team regeln und ist häufig ein zentraler Bestandteil der Ausschreibung zwischen Auftraggebern und Anbietern.

Es gibt drei Hauptarten von Leistungsbeschreibungen:

1. Konstruktive Leistungsbeschreibung
   Diese Form der Leistungsbeschreibung beschreibt detailliert alle Aufgaben, Prozesse und Vorgaben, die für die Umsetzung eines Projekts oder die Entwicklung eines Produkts bzw. einer Dienstleistung einzuhalten sind. Da der Auftraggeber die Ausführung der Arbeit eng definiert, trägt er ein höheres Risiko, falls die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen. Diese Variante ist insbesondere im öffentlichen Sektor sowie in der Fertigungsindustrie und im Bauwesen verbreitet.
2. Aufwandsorientierte Leistungsbeschreibung
   Diese Variante definiert den erwarteten Aufwand in Form von Zeit oder Einheiten sowie die benötigten Materialien zur Umsetzung eines Projekts. Sie kommt vor allem bei kurzfristigen Projekten zum Einsatz und ist insbesondere bei Freiberuflern, Beratern und Auftragnehmern verbreitet.
3. Funktionale Leistungsbeschreibung
   Eine häufig eingesetzte Form der Leistungsbeschreibung, bei der der Fokus auf dem Ergebnis liegt. Sie definiert den Zweck eines Projekts, die bereitgestellten Ressourcen, die erwartete Qualität sowie die zu erbringenden Leistungen. Wie die Umsetzung im Detail erfolgt, bleibt dem Auftragnehmer überlassen, weshalb diese Variante für viele Unternehmen besonders attraktiv ist. Das damit verbundene Risiko wird bei dieser Leistungsbeschreibung in der Regel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer aufgeteilt.

Unabhängig davon, für welche Art von Leistungsbeschreibung Sie sich entscheiden, ist es wichtig, klare Erwartungen für alle Beteiligten zu definieren. Da an einer Leistungsbeschreibung häufig mehrere Parteien beteiligt sind – z. B. Projekt- und Vertragsverantwortliche, Auftragnehmer sowie Beschaffungsteams – müssen Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt werden. So lassen sich unnötige Missverständnisse, Diskussionen und Kosten vermeiden.

Die Vorteile von Leistungsbeschreibungen

Eine klar definierte Leistungsbeschreibung trägt dazu bei, Risiken zu reduzieren, eine schleichende Zunahme des Projektumfangs zu verhindern und alle Beteiligten von Anfang an in das Projekt einzubinden und zu informieren. Darüber hinaus schafft eine gut ausgearbeitete Leistungsbeschreibung das Vertrauen, dass ein Projekt termin‑ und budgetgerecht umgesetzt wird.

Im Folgenden finden Sie weitere Vorteile von Leistungsbeschreibungen für Unternehmen, die mit Dienstleistern und externen Arbeitskräften zusammenarbeiten:

• Projekttransparenz und -effizienz: Klare Definitionen von Leistungsumfang, Ergebnissen und Zeitplänen sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, was wann erwartet wird. Das schafft Orientierung, erleichtert die Zusammenarbeit, reduziert den Aufwand für Abstimmungen und spart Zeit und Kosten.
• Risikominimierung: Eine sorgfältig geplante Leistungsbeschreibung, die arbeitsrechtliche, steuerliche und gesetzliche Anforderungen berücksichtigt, schafft Klarheit im Vorfeld und reduziert das Risiko von Haftungsfragen und rechtlichen Auseinandersetzungen.
• Budgetflexibilität: Die Leistungen im Rahmen einer Leistungsbeschreibung werden häufig aus Projektbudgets finanziert statt aus Personalkosten. So lassen sich Projekte mit spezialisierten Leistungen realisieren, ohne dass bestehende Gehalts- oder Personalbudgets belastet werden.
• Bessere Zusammenarbeit: Klare Erwartungen schaffen eine verlässliche Grundlage für die Zusammenarbeit. Alle Beteiligten können sich darauf konzentrieren, die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Ziele zu erreichen.
• Vermeidung einer schleichenden Zunahme des Projektumfangs: Mit einem klar definierten und detaillierten Maßnahmenplan hilft eine Leistungsbeschreibung dabei, nachträgliche Änderungen am Projektumfang zu vermeiden.
• Transparenz bei ausgelagerten Projekten: Wenn Leistungsbeschreibungen zentral verwaltet werden, können Führungskräfte den Fortschritt im Blick behalten und kommunizieren und bei Bedarf und nach Absprache mit allen Beteiligten sogar Anpassungen vornehmen.

Checkliste für Leistungsbeschreibungen: wesentliche Bestandteile einer Leistungsbeschreibung

Eine effektive Leistungsbeschreibung legt klar fest, wie Erfolg definiert wird. Es werden eine präzise Sprache, messbare Kennzahlen und klare Definitionen für branchenspezifische Begriffe verwendet. Auch wenn sich Leistungsbeschreibungen im Detail unterscheiden, enthalten sie in der Regel bestimmte Kernelemente.

Wenn Sie also unsicher sind, was in eine Leistungsbeschreibung gehört, beginnen Sie mit der Definition von folgenden Elementen:

• Zweck des Projekts, einschließlich Hintergrund und erwarteter Ergebnisse
• Umfang der auszuführenden Arbeiten, einschließlich aller Leistungen und Aufgaben, die erfüllt werden müssen, bevor das Projekt als abgeschlossen gilt
• Arbeitsanforderungen, einschließlich der erforderlichen Werkzeuge, Fähigkeiten oder sonstigen Ressourcen und der Frage, wer diese bereitstellt, sowie des Zugangs zu Einrichtungen und Systemen
• erwartete Fristen und Ergebnisse für jede Phase des Arbeitsprojekts
• Abnahmekriterien, die die Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit ein Projekt, ein Produkt oder eine Dienstleistung abgenommen wird
• leistungsbasierte Standards, die im Projektverlauf erfüllt werden müssen
• Zahlungsbedingungen, die sicherstellen, dass alle an Ergebnisse gebundenen Zahlungen nach Abschluss der Aufgabe erfolgen und ausgehandelte wiederkehrende Zahlungen termingerecht geleistet werden

So unterstützt ein VMS Projekte mit Leistungsbeschreibungen

Es gibt vier zentrale Möglichkeiten, wie ein Vendor-Management-System (VMS) Sie dabei unterstützt, Projekte mit Leistungsbeschreibungen erfolgreich zu managen:

Bündelung von Auftragnehmern

Unternehmen arbeiten häufig mit einer Vielzahl externer Personaldienstleister zusammen, verwalten diese jedoch häufig nicht systematisch. Gleichzeitig kommt es nicht selten zu Fehleinstufungen im Kontext von Leistungsbeschreibungen. Die Folge sind Doppelarbeit, unterschiedliche Vergütungssätze für ähnliche Arbeiten und Rollen und letztendlich steigende Kosten und Risiken. Ein VMS bündelt alle Auftragnehmer zentral, stellt sicher, dass sie entsprechend qualifiziert und geprüft sind und dass sie entsprechend den Unternehmenszielen handeln. Zudem unterstützt es beim Erstellen und Verwalten von Verträgen, schafft Transparenz bei Zahlungen und hilft Organisationen dabei, fundierte Compliance-Entscheidungen für eine korrekte Einstufung von Arbeitskräften in Projekten zu treffen.

Ressourcenmanagement

Zu einem Best-Practice-Ansatz für Leistungsbeschreibungen gehört auch ein effektives Ressourcenmanagement, unterstützt durch ein VMS. Die Wahl des passenden VMS-Technologieanbieters und der richtigen Lösung ermöglicht ein strukturiertes Onboarding einschließlich Hintergrundprüfungen und korrekter Einstufung, die Verwaltung von Zugängen zu allen benötigten Systemen und Einrichtungen sowie ein geordnetes und Compliance-gerechtes Offboarding.

Projektüberwachung und Meilensteinmanagement

Die in der Leistungsbeschreibung enthaltenen Dokumente definieren Projektumfang, erwartete Ergebnisse, Meilensteine und Zeitpläne. VMS-Software unterstützt die Nachverfolgung des Projektfortschritts sowie die Überwachung und Freigabe von Meilensteinen und Ergebnissen. Gleichzeitig kann die Software die Abrechnung sowie das Vertragskostenmanagement vereinfachen und dafür sorgen, dass externe Arbeitskräfte für ihre erbrachten Leistungen im Rahmen des Projekts korrekt vergütet werden.

Berichte und Analysen

VMS-Tools schaffen Transparenz über Projektmeilensteine, erfüllte Aufgaben und erzielte Ergebnisse und ermöglichen ein transparentes Ausgaben- und Ressourcenmanagement, um das Projekt termin‑ und budgetgerecht abschließen zu können.

Tipps für die Verwaltung von Leistungsbeschreibungen und Prozessen

Eine effektive Verwaltung von Leistungsbeschreibungen hilft Organisationen dabei, fundierte Beschaffungsentscheidungen zu treffen, und ermöglicht eine transparente Nachverfolgung sowie Berichterstattung zu zentralen Projektdetails, z. B. einer schleichenden Zunahme des Projektumfangs, Änderungen nach Vertragsabschluss und Ergänzungen. Orientieren Sie sich an den folgenden Best Practices für das Erstellen von Leistungsbeschreibungen und einer anschließenden Organisation mit der passenden Technologie:

Erstellen Sie detaillierte Leistungsbeschreibungen, um Risiken zu minimieren

Gutes Management beginnt mit einer präzise formulierten Leistungsbeschreibung. Wichtig dabei ist, dass alle Beteiligten über die gleichen Informationen verfügen, Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sind und alle Informationen klar und konkret formuliert sind, einschließlich Details wie der Anzahl geplanter Überarbeitungen.

Nutzen Sie ein VMS und weitere praktische Tools

Technologien wie VMS-Software für die zentrale Verwaltung und Nachverfolgung von Leistungsbeschreibungen erleichtern Unternehmen die Steuerung von Auftragnehmern und ihren Dienstleistungen und schaffen so die Grundlage für nachhaltigen Erfolg für alle Beteiligten. Gleichzeitig unterstützt VMS-Software beim Onboarding und Offboarding, ermöglicht die Berichterstattung und Analysen, stellt eine leistungsbezogene Vergütung sicher und hilft bei der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze. Besonders für global agierende Organisationen mit Projekten in unterschiedlichen Regionen, Sprachen und Währungen ist das von entscheidender Bedeutung.

Unterstützen Sie eine Integration mit HR- und Anbietersystemen

In Verbindung mit der passenden Software sorgt eine Integration mit diesen Systemen für mehr Transparenz und legt die Basis für weiterführende Analyse‑ und Reporting-Funktionen. Gleichzeitig ermöglicht sie eine Automatisierung und lückenlose Nachverfolgung, wodurch die Compliance von Leistungsbeschreibungen verbessert wird – ein Aspekt, den viele Organisationen als entscheidend für die Steuerung ihrer Prozesse für die Beschaffung von Dienstleistungen bewerten.

Leistungsbeschreibung und Dienstleistungsbeschaffung im Vergleich

Die Dienstleistungsbeschaffung umfasst die Beauftragung und Steuerung externer Anbieter aus personengeführten Organisationen wie Anwaltskanzleien, Marketingagenturen oder Beratungsunternehmen. Leistungsbeschreibungen spielen dabei eine zentrale Rolle, weil sie Unternehmen dabei unterstützen, die Service-Level-Vereinbarungen für die Verträge mit den Auftragnehmern zu definieren und zu steuern.

In der Praxis kann es unzählige Leistungsbeschreibungen geben, die im Rahmen der Dienstleistungsbeschaffung eines Unternehmens verwaltet werden. Moderne Technologien helfen dabei, alle damit verbundenen dynamischen Elemente zu koordinieren. Ein VMS wird in der Regel eingesetzt, um die Dienstleistungsbeschaffung und die dazugehörigen Leistungsbeschreibungen zu steuern.

Verwandte Begriffe und Definitionen

Die folgenden Begriffe stehen in engem Zusammenhang mit Leistungsbeschreibungen:

Ausschreibung

Als erster Schritt im Auswahlprozess von Auftragnehmern dient die Ausschreibung dazu, potenzielle Auftragnehmern über die geschäftlichen Anforderungen transparent zu informieren und gleichzeitig Details zu Qualifikationen und Preisstrukturen der Anbieter einzuholen.

Rahmenleistungsvertrag

Hierbei handelt es sich um einen übergeordneten Vertrag, der die grundlegenden Bedingungen sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Parteien verbindlich festlegt.

Service-Level-Vereinbarung

Eine Service-Level-Vereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen Dienstleister und Auftraggeber, die das erwartete Service-Level definiert. Sie umfasst Kennzahlen zur Bewertung der Leistung und regelt, welche Maßnahmen greifen, wenn die vereinbarten Service-Level nicht erreicht werden.

Optimierte Erstellung und Transparenz von Leistungsbeschreibungen

Erfahren Sie, wie Sie alle Aufgaben, Kosten und Ergebnisse für Dienstleistungen zentral nachverfolgen und steuern können.

Demo ansehen

FAQ