Was kann die robotergesteuerte Prozessautomatisierung?

RPA verwendet Software-Bots, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die für Menschen in der Regel zeitaufwendig sind. Diese Aufgaben sind einfach und regelbasiert, d. h., sie folgen vordefinierten, strukturierten Anweisungen, um Aufgaben zu auszuführen.

Diese Bots interagieren mit Anwendungen auf dieselbe Weise wie Menschen – indem sie auf Schaltflächen klicken, Daten eingeben und Dateien verschieben –, sie führen diese Aktionen aber viel schneller und mit weniger Fehlern aus.

Häufige RPA-Aufgaben sind z. B.:

• Dateneingabe und -extraktion: Automatisiert die wiederholte Eingabe und den Abruf von Daten.
• Datei- und Dokumentenverwaltung: Verwaltet Dateien und verarbeitet Dokumente.
• Datenvalidierung und -vergleich: Stellt systemübergreifende Genauigkeit sicher.
• Berichterstellung: Sammelt und kompiliert Daten in Berichten.
• Transaktionsverarbeitung: Führt Routinevorgänge in Geschäftssystemen aus.

Entscheidend ist, dass die RPA auf der Ebene der Benutzeroberfläche arbeitet. Das bedeutet, dass sie die zugrunde liegenden Systeme nicht verändert und keine komplexen Integrationen erforderlich macht. Stattdessen funktioniert sie nahtlos mit bestehenden Anwendungen und kann so Workflows optimieren und die Effizienz steigern.

Warum die RPA wichtig ist

Büroangestellte verbringen jede Woche Stunden mit sich wiederholenden Aufgaben wie Dateneingabe und Genehmigungen, die wenig Kreativität oder kritisches Denken erfordern. Wenn diese Aufgaben automatisiert werden, können sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfende Aufgaben wie Kundenbetreuung, Problemlösung und Geschäftsanalysen konzentrieren.

RPA-Bots können auch eine wesentliche Rolle bei der digitalen Transformation eines Unternehmens spielen, da sie in jeder Anwendung eines Technologie-Stacks, einschließlich Altsystemen, eingesetzt werden können. Da sie menschliche Handlungen auf der Benutzeroberfläche nachahmen, benötigen Unternehmen keine umfangreichen IT-Ressourcen, maßgeschneiderte Software oder API-Zugriff, um Prozesse zu automatisieren.

Wie die RPA funktioniert

RPA funktioniert mithilfe von Software-Bots, also Programmen, die bestimmte Aktionen ohne menschliches Eingreifen ausführen. Auf Desktops oder Servern installierte RPA-Software erstellt, implementiert und verwaltet Bots, die über Anwendungen, Websites und interne Tools hinweg ausgeführt werden.

Um Aufgaben auszuführen, ahmen diese Bots menschliches Verhalten auf dem Bildschirm nach – sie klicken auf Schaltflächen, wählen Menüs aus und geben Text ein, genau wie ein Mensch dies tun würde. Citizen Developer können während der Ausführung einer Aufgabe eine Abfolge von Schritten aufzeichnen. Das System wandelt diese Aktionen in wiederholbare Workflows um, die von Bots effizient und präzise ausgeführt werden. Dieser Prozess wird Workflow-Aufzeichnung genannt.

Nach der Erstellung eines Workflows kann ein Citizen Developer mit der Softwareentwicklung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass der Workflow den Best Practices für die Programmierung und den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens entspricht.

Arten von RPA

Es gibt zwei Hauptarten der RPA:

• Unbeaufsichtigte RPA: Bots führen Prozesse selbstständig aus und interagieren direkt mit Computersystemen. Zeitpläne oder bestimmte Bedingungen lösen die Aktivierung von Workflows aus.
• Beaufsichtigte RPA: Bots arbeiten zusammen mit Menschen an komplexeren Prozessen, die nicht vollständig automatisiert werden können. Menschen initiieren die Workflows nach Bedarf.

Häufige RPA-Anwendungen: Beispiele und Anwendungsfälle

Eine Vielzahl von Branchen und Geschäftsfunktionen wenden RPA auf ihre Prozesse an. Die Aktualisierung von Kundendatensätzen ist ein häufiger Anwendungsfall für RPA. Hier sind einige Beispiele, bei denen sie einen erheblichen Mehrwert bietet:

Finanzwesen

Buchhaltungsteams verwenden unbeaufsichtigte Bots, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren und in ERP-Systeme einzugeben, Kontoauszüge mit internen Aufzeichnungen abzugleichen und Finanzberichte nach einem festgelegten Zeitplan zu generieren. Diese Bots werden im Hintergrund ohne menschliche Eingriffe ausgeführt, um große Mengen von Dokumenten zu verarbeiten.

Personalwesen

Recruiter arbeiten mit beaufsichtigten Bots, um Stellenangebote zu erstellen, die Einarbeitung zu verwalten und Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Dadurch wird die Bearbeitungszeit enorm verkürzt.

Operativer Betrieb

Hersteller und Lieferkettenteams verwenden sowohl unbeaufsichtigte als auch beaufsichtigte Bots. Unbeaufsichtigte Bots übernehmen Routineaufgaben wie die Aktualisierung des Bestands und die Bearbeitung von Bestellungen, während beaufsichtigte Bots bei komplexeren Workflows wie der Behandlung von Ausnahmen helfen.

Kundenbetreuung

Unternehmen mit großen Kundennetzwerken profitieren von unbeaufsichtigten Bots, die rund um die Uhr Bestellungen bearbeiten und Support-Tickets verwalten. Diese Verlagerung der Arbeitslast ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexere Kundeninteraktionen zu konzentrieren.

Von der gesteigerten Produktivität bis hin zu weniger Fehlern – diese RPA-Anwendungsfälle zeigen, wie Bots einen messbaren Mehrwert für Unternehmen bieten.

Intelligente RPA und KI-gestützte Automatisierung

Über herkömmliche Bots hinaus nutzen KI-gesteuerte Agenten jetzt generative KI, um unstrukturierte Daten zu analysieren (z. B. die Absicht einer E-Mail zu interpretieren), bevor sie einen RPA-Workflow auslösen. Dadurch können Unternehmen komplexere Workflows automatisieren, darunter die Verarbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten, das Extrahieren von Informationen aus Dokumenten und das Reagieren auf Sprach- oder Textbefehle.

Mit anderen Worten: Intelligente RPA erweitert die Automatisierung über strukturierte Workflows hinaus und ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben, die zuvor menschliches Urteilsvermögen erforderten. Hyperautomatisierung geht noch einen Schritt weiter und zielt darauf ab, ganze Geschäftsprozesse zu koordinieren. Sie kombiniert intelligente RPA mit Process Mining und Analysen, um ein vernetztes Automatisierungsökosystem zu schaffen.

Bei der Hyperautomatisierung wird kontinuierlich nach Automatisierungs- und Optimierungsmöglichkeiten gesucht. Durch diesen proaktiven Ansatz wird die Effizienz gesteigert und die digitale Transformation im gesamten Unternehmen beschleunigt.

Planen eines RPA-Ansatzes

Ein gut geplanter RPA-Ansatz beginnt mit einer strategischen Bewertung der bestehenden Workflows. Identifizieren Sie Prozesse und Anwendungsfälle, in denen Automatisierung nicht nur Zeit spart, sondern auch operative Engpässe beseitigt und die Customer Experience verbessert. Ziel ist es, sich wiederholende, regelbasierte Prozesse mit hohem Volumen zu identifizieren, um dort Prioritäten zu setzen, wo Automatisierung den größten Effekt auf Effizienz und Kosteneinsparungen erzielt.

Unternehmen können dann mithilfe moderner RPA-Plattformen mit Low-Code-Entwicklungstools Bots entwerfen und einsetzen, sodass auch Mitarbeitende ohne technische Kenntnisse Bots für ihre eigenen Aufgaben erstellen und ausführen können.

Die Planung hinsichtlich Leistung und Skalierbarkeit ist unerlässlich. Verantwortliche sollten davon ausgehen, dass sie im Laufe der Zeit Hunderte oder Tausende automatisierter Workflows verwalten müssen. Kontinuierliche Neubewertung und Optimierung stellen sicher, dass Automatisierungen mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt halten und langfristig Mehrwert schaffen.

Herausforderungen und Beschränkungen

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung bietet erhebliche Vorteile, aber Unternehmen sollten mit bestimmten Herausforderungen rechnen.

Die Wartung kann anspruchsvoll sein, da Bots auf Elemente der Benutzeroberfläche angewiesen sind. Das bedeutet, dass selbst kleinste Änderungen an der Anwendung die Automatisierung stören können. Um Zuverlässigkeit zu gewährleisten, sind regelmäßige Updates, eine kontinuierliche Überwachung und eine starke Governance unerlässlich.

Ausnahmen wie fehlende Daten, Regelverstöße oder Systemfehler stellen ebenfalls eine Herausforderung dar. Hier ist häufig noch menschliches Eingreifen erforderlich. Eine gute Steuerung von Ausnahmen ist nötig, damit Prozesse nicht verlangsamt werden.

Darüber hinaus kann eine Skalierung der RPA über mehrere Abteilungen oder komplexe Workflows hinweg schwierig sein. Unternehmen stehen häufig vor Integrationsproblemen und benötigen Governance-Frameworks, um große Bot-Bereitstellungen zu verwalten.

Um Skalierungsprobleme zu überwinden, setzen Führungskräfte auf Clean-Core-Automatisierungsstrategien und nutzen Plattformen wie SAP Build, um sicherzustellen, dass Bots auch bei größeren System-Upgrades stabil bleiben.

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