Überblick über die Prozessautomatisierung

Je größer Unternehmen werden, desto schwieriger wird es, die tägliche Arbeit zu koordinieren. Aufgaben erstrecken sich über Teams, Systeme und Datenquellen hinweg, und selbst einfache Prozesse beruhen auf einer Kombination aus manuellen Schritten und unzusammenhängenden Tools. Die Folge sind Verzögerungen, inkonsistente Ergebnisse und nur begrenzte Einblicke in die tatsächlichen Arbeitsabläufe.

Die Prozessautomatisierung begegnet diesen Herausforderungen, indem sie einen strukturierten Ansatz zur Koordination und Verwaltung wiederkehrender Aufgaben bietet, sodass Prozesse auch bei zunehmender Größe und Komplexität weiterhin zuverlässig ablaufen.

Definition von Prozessautomatisierung

Unter Prozessautomatisierung versteht man den Einsatz von Software zur Koordination von Aufgaben, Entscheidungen und Systeminteraktionen innerhalb definierter Workflows. Anstatt sich auf manuelle Übergaben zu verlassen, sorgt die Automatisierung mithilfe von Regeln und Logik dafür, dass die Arbeit von einem Schritt zum nächsten weitergeleitet wird. Durch die Verringerung der Abhängigkeit von manueller Koordination sorgt die Prozessautomatisierung für eine einheitlichere Ausführung und eine klarere Verantwortungszuweisung in allen Geschäftsbereichen.

Bei der Prozessautomatisierung kommt zunehmend künstliche Intelligenz zum Einsatz, um die Gestaltung, Überwachung und Ausführung von Prozessen zu unterstützen. In komplexeren Szenarien können KI-gestützte und agentenbasierte Ansätze dabei helfen, Maßnahmen einzuleiten, Aufgaben systemübergreifend zu koordinieren und auf geschäftliche Ereignisse zu reagieren, wobei sie sich an festgelegte Regeln halten und der menschlichen Kontrolle unterliegen.

Geschäftsprozessautomatisierung und digitale Transformation

Die Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) spielt eine wichtige Rolle bei der digitalen Transformation, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren – häufig unter Nutzung von Funktionen, die in modernen Geschäftsanwendungen bereits vorhanden sind.

Viele Unternehmen beginnen mit der Automatisierung von Prozessen mithilfe vorkonfigurierter Workflows, die in ihre Geschäftssysteme integriert sind. Diese Workflows basieren in der Regel auf Best Practices und sind so konzipiert, dass sie in gängigen Geschäftsszenarien eingesetzt werden können. Dadurch wird der Bedarf an kundenspezifischen Entwicklungen oder größeren organisatorischen Veränderungen verringert.

Insbesondere für mittelständische Unternehmen macht dieser Ansatz die Automatisierung leichter zugänglich. Spezielle Tools für Fachanwender ermöglichen es Teams, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, ohne dass dafür große Technikteams oder eine komplexe Infrastruktur erforderlich sind. Durch die Standardisierung der Arbeitsabläufe zwischen Mitarbeitenden und Systemen trägt die Geschäftsprozessautomatisierung zu einer höheren Resilienz und Skalierbarkeit des Betriebs bei. Gleichzeitig ermöglicht sie es Unternehmen, sich auf Wachstum, Compliance und die sich wandelnden Kundenerwartungen zu konzentrieren.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Geschäftsprozessautomatisierung stützt sich auf eine Kombination verschiedener Technologien, die unterschiedliche Aspekte der Prozessausführung und ‑koordination unterstützen.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung automatisiert bestimmte, regelbasierte Aufgaben, indem sie auf der Ebene der Benutzungsoberfläche mit Anwendungen interagiert. RPA wird häufig zur Bewältigung umfangreicher, sich wiederholender Aufgaben wie der Dateneingabe oder Systemaktualisierungen eingesetzt.

Workflow-Management

Workflow-Management konzentriert sich auf die Koordination von durchgängigen Prozessen. Es steuert den Ablauf von Aufgaben, Entscheidungen und Genehmigungen zwischen Personen und Systemen und sorgt so für Struktur und Transparenz während des gesamten Prozesszyklus.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligente Prozessautomatisierung verbindet Workflow-Automatisierung mit datengestützten Erkenntnissen. Sie unterstützt so Prozesse, die mit Schwankungen oder Ermessensentscheidungen verbunden sind. Im Gegensatz zur herkömmlichen Automatisierung, die sich in erster Linie auf vordefinierte Regeln stützt, kann die intelligente Prozessautomatisierung Techniken der künstlichen Intelligenz nutzen, um Teams dabei zu unterstützen, den Kontext zu bewerten, Ausnahmen zu behandeln und Workflows an veränderte Bedingungen anzupassen. Intelligente Prozessautomatisierung soll menschliche Entscheidungsprozesse unterstützen, nicht ersetzen.

Künstliche Intelligenz in der Prozessautomatisierung

Künstliche Intelligenz spielt eine immer wichtigere Rolle bei der Geschäftsprozessautomatisierung, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, Komplexität, Variabilität und Wandel zu bewältigen. In automatisierten Prozessen können KI-basierte Verfahren eingesetzt werden, um Zusammenhänge zu analysieren, Muster zu erkennen und Entscheidungen zu unterstützen, wenn vordefinierte Regeln allein nicht ausreichen.

In komplexeren Szenarien kann KI agentenbasierte und ereignisgesteuerte Automatisierung unterstützen. Software-Agenten können als Reaktion auf Geschäftsereignisse, Systemsignale oder sich ändernde Bedingungen Prozessschritte einleiten oder koordinieren, beispielsweise bei der Priorisierung von Aufgaben, der Weiterleitung von Ausnahmen oder der Auslösung systemübergreifender Folgeaktionen.

Diese Funktionen erweitern die herkömmliche Automatisierung, indem sie Prozesse anpassungsfähiger und reaktionsschneller machen, wobei sie weiterhin im Rahmen festgelegter Workflows, Unternehmensrichtlinien und unter menschlicher Aufsicht ablaufen. KI in der Prozessautomatisierung soll die Ausführung und Entscheidungsfindung unterstützen, nicht aber die Verantwortlichkeit ersetzen.

Techniken und Begriffe der Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung umfasst eine Reihe von Methoden, die Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitsabläufe über Systeme und Teams hinweg zu gestalten, auszuführen und zu verbessern. Diese Techniken befassen sich mit verschiedenen Aspekten der Automatisierung, von der Ausführung von Aufgaben bis hin zur Koordination, Überwachung und Optimierung.

Regelbasierte Automatisierung wird häufig eingesetzt, um wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren, die klaren Bedingungen oder Richtlinien folgen. Die Workflow-Automatisierung baut darauf auf, indem sie den Ablauf von Aufgaben, Genehmigungen und Entscheidungen zwischen Personen und Systemen koordiniert und so für Struktur und Transparenz während durchgängiger Prozesse sorgt.

Andere Methoden konzentrieren sich darauf, die Performance von Prozessen im Zeitverlauf zu verstehen und zu verbessern. Prozessanalyse und ‑überwachung helfen Unternehmen dabei, Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen zu erkennen, indem sie Ausführungsdaten systemübergreifend auswerten. Diese Erkenntnisse tragen zur kontinuierlichen Verbesserung und zu fundierteren Entscheidungen bei.

Die agentenbasierte Orchestrierung erweitert die herkömmliche Workflow-Automatisierung, indem sie es ermöglicht, Prozessschritte systemübergreifend als Reaktion auf Geschäftsereignisse und Richtlinien zu initiieren, zu koordinieren und anzupassen. Anstatt einer festgelegten Abfolge zu folgen, ermöglichen diese Ansätze eine dynamische Anpassung der Prozessabläufe, wobei diese weiterhin festgelegten Regeln und einer Aufsicht unterliegen.

In Verbindung mit der Prozessanalyse und ‑überwachung helfen diese Techniken Unternehmen dabei, über die isolierte Prozessautomatisierung einzelner Aufgaben hinauszugehen und zu koordinierteren, anpassungsfähigeren und transparenteren Prozessabläufen zu gelangen. Teams erhalten einen besseren Einblick in die Arbeitsabläufe, erkennen, wo Ausnahmen auftreten, und erfahren, wie die Ausführung im Laufe der Zeit optimiert werden kann.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Geschäftsprozessautomatisierung hilft Unternehmen dabei, die Arbeitsabläufe über Teams, Systeme und Funktionen hinweg zu optimieren. Anstatt sich auf vereinzelte Effizienzsteigerungen zu konzentrieren, bietet die Automatisierung eine konsistentere und besser kontrollierbare Möglichkeit, wiederholbare Prozesse in großem Maßstab auszuführen.

Einer der Hauptvorteile der Geschäftsprozessautomatisierung ist eine größere Konsistenz. Durch die Anwendung fester Regeln und Workflows können Unternehmen Abweichungen reduzieren, die durch manuelle Schritte und informelle Workarounds entstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass Prozesse jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt werden, unabhängig von Umfang oder Komplexität.

Die Automatisierung trägt zudem zu kürzeren Zykluszeiten bei Prozessen bei, die mehrere Schritte oder Genehmigungen umfassen. Wenn Arbeiten automatisch zugewiesen und nachverfolgt werden, lassen sich Verzögerungen durch manuelle Übergaben vermeiden. Dadurch können Teams schneller auf Kunden, Partner und interne Stakeholder reagieren.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Verringerung des operativen Risikos. Standardisierte Workflows und automatisierte Prüfungen helfen Unternehmen dabei, Richtlinien durchzusetzen, Compliance sicherzustellen und Fehler zu minimieren. Durch einen besseren Einblick in den Ablauf von Prozessen können Probleme früher erkannt und behoben werden.

Die Geschäftsprozessautomatisierung verbessert die Transparenz und Verantwortlichkeit, indem sie die Verfolgung des Prozessstatus und der Prozessleistung erleichtert. Teams erhalten einen besseren Überblick darüber, wo es zu Verzögerungen kommt, wie lange einzelne Schritte dauern und wo Engpässe auftreten. Diese Transparenz ermöglicht fundiertere Entscheidungen und eine kontinuierliche Verbesserung.

Schließlich ermöglicht die Automatisierung eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Indem sich der Bedarf an sich wiederholenden manuellen Aufgaben verringert, können sich die Teams auf Aufgaben konzentrieren, die Urteilsvermögen, Problemlösungskompetenz und Zusammenarbeit erfordern. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch zu einer besseren Employee Experience bei.

Zusammengenommen helfen diese Vorteile Unternehmen dabei, Wachstum, Komplexität und Wandel zu bewältigen, ohne den betrieblichen Aufwand zu erhöhen.

Prozessautomatisierung: Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation

Für den Einstieg in die Prozessautomatisierung ist keine vollständige Umstellung bestehender Systeme erforderlich. Die meisten mittelständischen Unternehmen können ihre Prozesse mithilfe moderner Geschäftsanwendungen optimieren, in denen Best Practices bereits integriert sind. Größere Unternehmen mit komplexeren Abläufen können zunächst den Fokus auf eine kleine Auswahl wiederholbarer Prozesse legen, bei denen eine Automatisierung die Konsistenz, Transparenz und Effizienz verbessern kann.

1. Wiederholbare Prozesse identifizieren: Suchen Sie nach Prozessen, die stark auf manuelle Übergaben angewiesen sind, häufig zu Verzögerungen führen oder fehleranfällig sind. Diese kommen oft als geeignete Kandidaten für die Automatisierung in Frage.
2. Aktuelle Workflows abbilden: Dokumentieren Sie, wie die Arbeit heute zwischen Mitarbeitenden und Systemen abläuft. Wenn Sie wissen, wo es zu Verzögerungen kommt, wo Entscheidungen getroffen werden und wo Daten doppelt vorhanden sind, lässt sich besser erkennen, was automatisiert werden sollte.
3. Automatisierungsmaßnahmen priorisieren: Bewerten Sie Automatisierungsmöglichkeiten anhand der geschäftlichen Auswirkungen, der Komplexität und der Reife. Wenn Sie mit einer kleinen Anzahl hochwertiger Prozesse beginnen, können Teams Erfahrungen sammeln und Ergebnisse vorweisen.
4. Automatisierung umsetzen und überwachen: Sobald die Automatisierung eingerichtet ist, sollten Sie die Prozessleistung und die Ergebnisse verfolgen. Durch die Überwachung können Teams Abweichungen erkennen, Workflows optimieren und die Umsetzung im Laufe der Zeit verbessern. In komplexeren Szenarien können Unternehmen eine ereignisgesteuerte oder agentenbasierte Automatisierung einführen, um bei sich ändernden Bedingungen proaktiv Maßnahmen einzuleiten und die Arbeit systemübergreifend zu koordinieren.

SAP unterstützt diese Schritte im Rahmen seiner Technologieplattform und hilft Unternehmen dabei, automatisierte Prozesse zu entwerfen, zu verwalten und weiterzuentwickeln, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern.

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