Bewerbermanagementsystem im Überblick

Ein Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS) ist eine Softwareanwendung für das Personalwesen (HR), die Unternehmen bei der digitalen Verwaltung der Aufgaben rund um die Beschaffung und Einstellung von Personal unterstützt. Es fungiert als zentrale Datenbank für Stellen- und Bewerberinformationen, in der Stellenprofile, Ausschreibungen und Bewerbungen verwaltet sowie Bewerber geprüft und ausgewählt werden.

Ein ATS hilft bei der Erledigung allgemeiner Aufgaben: Stellenbeschreibungen verfassen, Stellen in Karriereportalen und Jobbörsen ausschreiben, Bewerbungsschreiben scannen, Bewerbungsgespräche planen, Feedback einholen, Hintergrundprüfungen durchführen und Vertragsangebote mit elektronischen Signaturen generieren.

Zudem steuert das System das Erlebnis von Bewerbenden. Das schließt die Suche nach Stellen, die Online-Bewerbung und die Statusprüfung einer Bewerbung sowie das Erzeugen von Benachrichtigungen an Bewerbende ein.

Welche Aufgaben erfüllt ein ATS?

Ein ATS dient als Datenbank für Bewerbende und automatisiert und verwaltet die Workflows im Rahmen des Personalbeschaffungsprozesses. Es ermöglicht Führungskräften und Recruitern, die Menge der eingegangenen Bewerbungen effizient zu filtern, um ihre Zeit gezielt den am besten qualifizierten Bewerbenden zu widmen.

Durch die Möglichkeit, Geschäftsregeln im System zu hinterlegen, stellen Unternehmen sicher, dass bewährte Einstellungspraktiken eingehalten werden, während gleichzeitig die übermittelten persönlichen Daten der Bewerbenden geschützt bleiben.

Wer nutzt ein ATS?

Unternehmen jeder Größe und Branche nutzen ein ATS, um Bewerber zu organisieren, zu suchen, mit ihnen zu kommunizieren und die damit verbundenen Prozesse zu verwalten. Früher waren sie aufgrund der mit ihnen verbundenen Kosten und infrastrukturellen Anforderungen nur größeren Fortune-500-Unternehmen vorbehalten. Heute können kleinere Unternehmen von den Kosteneinsparungen der SaaS-Angebote (Software as a Service) in der Cloud profitieren.

Warum ist ein ATS wichtig?

Ein ATS beschleunigt den Einstellungsprozess. Durch die Umstellung von Offline- und papiergebundenen Prozessen auf einen automatisierten digitalen Prozess werden Personalbeschaffungs- und Einstellungsaufgaben optimiert. Das setzt Kapazitäten frei und sorgt für die Einhaltung fairer und optimaler Einstellungsverfahren.

Nachfolgend zeigen einige Beispiele, wie ein Unternehmen von einem ATS profitieren kann:

• Mehr Bewerber: Ein ATS erleichtert Bewerbenden die Suche nach Stellen und die Online-Bewerbung. Dadurch steigt die Gesamtzahl der Bewerbungen.
• Kürzere Einstellungszyklen: Personalreferenten können die gesamte Bewerber-Pipeline schnell durchsuchen und interessante Kandidaten auswählen. Die gesparte Zeit kann in höherwertige Aufgaben wie Auswahlgespräche, Referenzen und Angebote investiert werden.
• Engere Zusammenarbeit aller Beteiligten: In der Interviewphase prüfen die einstellenden Vorgesetzten die Kandidaten im ATS und geben Feedback. Geschäftsregeln können so konfiguriert werden, dass das Vorankommen von Kandidat:innen in den Phasen der Vorauswahl und Einstellung automatisiert wird.

Die Entwicklung von Bewerbermanagementsystemen

Bevor es das Internet gab, wurden Stellenangebote in Zeitungen mit Anzeigenteil und Branchenpublikationen ausgeschrieben. Der Prozess war papierbasiert, wodurch sich die Verwaltung zeitaufwendig und schwierig gestaltete. Bewerbende konnten den Status ihrer Bewerbung nicht ohne Weiteres ermitteln, während es für Führungskräfte und Recruiter aufgrund der schieren Masse an Papierbewerbungen unmöglich war, die qualifiziertesten Bewerbungen herauszufiltern.

Mit digitalen Technologien und Online-Verfahren wurde es erheblich einfacher, eine Bewerbung einzureichen. Globale Stellenbörsen machten Jobangebote für Menschen auf der ganzen Welt zugänglich. Plötzlich hatte sich die Personalbeschaffung zu einem Massengeschäft entwickelt.

Die ersten Bewerbermanagementsysteme wurden Ende der 1990er-Jahre entwickelt und on-premises gehostet. Der Schwerpunkt lag bei diesen Systemen auf der Verarbeitung und Speicherung der großen Zahl von Bewerbungsschreiben bei gleichzeitiger Gewährleistung der Compliance und Kohärenz der Einstellungsverfahren. Auch die einstellenden Vorgesetzten und Personalreferenten bekamen die Auswirkungen einer derart großen Anzahl von Bewerbungen zu spüren. Schon bald wurden diese Systeme weiterentwickelt und um Vorauswahlverfahren, das Scannen von Bewerbungen, das Einlesen, automatisierte Benachrichtigungen und Analysen ergänzt.

Heute werden ATS überwiegend in der Cloud bereitgestellt und als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) in Verbindung mit KI-Funktionen angeboten. Bei einem cloudbasierten ATS entfallen hohe Implementierungskosten und ineffiziente Prozesse; dies verringert die Abhängigkeit von der IT.

Die ATS-Technologie hat sich kontinuierlich weiterentwickelt, um den modernen Anforderungen im Recruiting gerecht zu werden. Dies umfasst unter anderem:

• KI-gestützte Arbeitsabläufe: Effizientere Abläufe durch KI-basierten Abgleich, automatisierte Vorauswahl, Terminierung von Vorstellungsgesprächen und digitales Vertragsmanagement. Diese Funktionen tragen dazu bei, Entscheidungen zu beschleunigen und die Personalplanung zu unterstützen.
• Virtuelle Personalbeschaffung: Umfassende Unterstützung für ortsunabhängiges Arbeiten und Fern-Recruiting, beispielsweise durch Karriereportale, die Kommunikation mit Bewerbern, Vertragsangebote und Online-Interviews.
• Massenrekrutierung: Schnelle Gewinnung, Prüfung und Einstellung einer hohen Anzahl an Bewerbern für spezifische Branchen wie das Gesundheitswesen, den Lebensmittelhandel, den Online-Handel oder den Technologiesektor.
• Hohes Bewerberaufkommen: Effiziente Sichtung einer großen Anzahl an Bewerbungen für gezielte Stellenausschreibungen.
• Interne Personalbeschaffung: Identifikation von Mitarbeitern, um die innerbetriebliche Weiterentwicklung gezielt zu fördern.
• Vielfalt und Inklusion: Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Einstellungsinitiativen eines Unternehmens sowie die Gewährleistung unvoreingenommener Auswahlverfahren.

Ein ATS begleitet den Personalbeschaffungsprozess von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Übersendung eines Vertragsangebots. Da es sich bei Personalbeschaffungsdaten um personenbezogene Daten handelt, helfen Bewerbermanagementsysteme Unternehmen auch bei der Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.

Anwendungsfälle für ein ATS

Die aktivsten Nutzer eines ATS sind die Personalreferenten (Recruiter). Sie setzen das System täglich ein, um Stellenprofile zu verwalten, offene Stellen auszuschreiben, Bewerber zu prüfen und den Fortschritt von Kandidaten in den einzelnen Phasen der Personalbeschaffung und Einstellung zu verwalten.

Einstellende Vorgesetzte bringen sich über ein ATS in den Personalbeschaffungsprozess ein. Das System bietet ihnen direkten Zugriff auf aktive Stellenprofile, um Stellenbeschreibungen, Bewerber und Lebensläufe zu prüfen und den Status der einzelnen Kandidaten einzusehen. Aus dem ATS werden Informationen zur Vorbereitung und Durchführung von Einstellungsgesprächen sowie zur Speicherung von quantitativem und qualitativem Feedback im Anschluss an ein Gespräch generiert.

Bewerber:innen suchen über das ATS nach Stellen und bewerben sich, prüfen den Status einer Bewerbung und nehmen Stellenangebote an.

Worauf bei der Auswahl eines ATS zu achten ist

Systeme zur Bewerberverwaltung werden als eigenständige Lösungen angeboten oder können Teil einer durchgängigen Softwareplattform für die Personalbeschaffung sein, die Funktionen für die Verwaltung von Kandidatenbeziehungen (CRM) umfasst.

Oft wird CRM-Software parallel zu einem ATS eingesetzt. Im Gegensatz zu einem ATS dienen diese Systeme jedoch dazu, Talente zu gewinnen und Beziehungen zu Bewerber:innen aufzubauen, die bereits den Status eines Kandidaten erreicht haben. Bei den CRM-Systemen liegt der Schwerpunkt auf der Bindung von Kandidat:innen und der Schaffung von positiven Recruiting-Erfahrungen.

Manche Unternehmen bevorzugen die Einfachheit einer eigenständigen ATS-Anwendung für die Verwaltung von Bewerberdaten. Diese Option bringt jedoch gewisse Einschränkungen mit sich. Diese Systeme reichen zwar für die Bearbeitung aktiver Kandidat:innen, bieten jedoch nicht die erforderlichen Funktionen, um passiv Suchende anzusprechen und langfristig an das Unternehmen zu binden.

Eine Recruiting-Software, welche die Funktionen der Bewerberverwaltung und der Verwaltung von Kandidatenbeziehungen vereint, bietet die größte Flexibilität und Effizienz über den gesamten Weg vom Bewerber zum Kandidaten. Zusammen bieten sie folgende Vorteile:

• Zugang zu fortschrittlichen Karriereportalen
• Maßgeschneiderte Zielseiten
• E-Mail-Marketing-Kampagnen
• Größere Talentpools
• Höheres Interesse und stärkere Bindung der Kandidaten in der engeren Auswahl
• Schnellere Einstellungszyklen
• Engere Zusammenarbeit mit internen Akteuren

Eine durchgängige Lösung für die Personalbeschaffung senkt die Kosten und vermeidet die Komplexität, die mit der parallelen Verwaltung mehrerer Systeme verbunden ist.

Weitere Überlegungen:

• Skalierbarkeit: Da der Bedarf an Neueinstellungen in einer Organisation schwankt, muss die Software agil und skalierbar sein.
• Integration: Es ist vorab zu prüfen, wie sich die Technologie in andere Recruiting-Software wie auch in die gesamte technologische Infrastruktur des Personalwesens integrieren lässt. Solche Integrationen tragen dazu bei, manuelle Datenprozesse zu eliminieren und Personalbeschaffungsdaten mit Mitarbeiterdaten zusammenzuführen.
• Nutzeranforderungen: Alle Anwendergruppen – Bewerber, Personalreferenten und Vorgesetzte – sollten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das ATS eine effiziente und positive Erfahrung für alle Beteiligten ermöglicht.

Welche Funktionen bietet eine durchgängige Recruiting-Plattform, die ATS und die Verwaltung von Kandidatenbeziehungen vereint?

Hier ist eine Übersicht der kombinierten Merkmale und Funktionen, die eine umfassende Lösung für die Personalbeschaffung bietet:

Ausschreibung einer Stelle

• Erstellen von Stellenbeschreibungen mit Fokus auf bevorzugte Kompetenzen
• Identifikation von geschlechtsspezifischen Formulierungen und Gehaltsvergleichen durch automatisierte Analysen
• Aufbau einer Karriere-Webseite im Erscheinungsbild des Arbeitgebers
• Erstellung und Verwaltung von Ausschreibungen auf Karriereportalen und Stellenbörsen
• Nutzung konfigurierbarer Anwendungen pro Stellenausschreibung (mobiles Bewerben, Kurzbewerbung, mehrstufige Verfahren)

Prüfung der Bewerbenden

• Suche in externen und internen Bewerbungen über eine einzige Datenbank
• Konfigurieren von Fragen vor der Bewerbungsauswahl für jede Ausschreibung
• Automatisierung der Speicherung und Analyse von Lebenslaufdaten, einschließlich Parsing
• Erhalt automatisierter Benachrichtigungen und Warnmeldungen, die individuell auf die jeweilige Rolle zugeschnitten sind
• Gewährleistung eines sicheren Zugangs für externe Personaldienstleister
• Erstellung von Echtzeitberichten und Analysen über den gesamten Rekrutierungsprozess hinweg

Führen von Vorstellungsgesprächen

• Terminierung von Gesprächen und Nachverfolgung des Fortschritts
• Einholen von Feedback und automatische Konsolidierung der Kandidatenbewertungen
• Bereitstellung eines sicheren Zugangs zu einem Kandidatenportal für aktuelle Informationen und den Bewerbungsstatus

Einstellung und Einarbeitung

• Zugriff auf Vorlagen und Formulare im Unternehmensdesign mit bereits vorausgefüllten Daten
• Erstellung und Übermittlung von Vertragsangeboten mit Funktionen für die elektronische Signatur, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen
• Automatisierung des Einarbeitungsprozesses

Wann sollte ein Unternehmen ein ATS einführen?

Die Einführung eines ATS sollte von Unternehmen in Betracht gezogen werden, die schnell wachsen und ehrgeizige Rekrutierungsziele verfolgen, die eng mit der allgemeinen Geschäftsstrategie verknüpft sind. Weitere Gründe können die gezielte Suche nach spezialisierten Fachkräften oder stark nachgefragten Rollen, die Unterstützung von Massenrekrutierungen oder die Behebung erheblicher Ineffizienzen in der Personalabteilung sein. In diesen Fällen helfen ein zentralisiertes Datenmodell und automatisierte Arbeitsabläufe dabei, Zeit und Kosten zu sparen. Solche Ineffizienzen können sich wie folgt äußern:

• Die Rekrutierungsbemühungen werden manuell in Tabellen erfasst.
• Dieselbe Stellenausschreibung muss einzeln an mehrere Stellenbörsen übermittelt werden.
• Es wird viel Zeit für die Prüfung einer großen Anzahl unpassender Bewerbungen aufgewendet.
• Rückmeldungen und Entscheidungen des beteiligten Auswahlteams lassen sich nur mühsam herbeiführen.
• Es fehlen interne Ressourcen, um ein bestehendes Karriereportal aufzubauen, zu pflegen oder zu verbessern.
• Die Erfolgsmessung der Personalbeschaffung gestaltet sich schwierig und uneinheitlich.

Wann ist ein Upgrade des ATS sinnvoll?

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein Upgrade des bestehenden ATS auf eine durchgängige Softwareplattform für die Personalbeschaffung, die zusätzlich Funktionen für die Bindung von Kandidaten in einer Lösung zur Verwaltung von Kandidatenbeziehungen bietet.

Ein veraltetes ATS kann zu folgenden Ineffizienzen in der Personalabteilung führen:

• Für jede Stellenausschreibung wird dasselbe Bewerbungsformular angezeigt.
• Im Einstellungsprozess ist die Abbruchquote hoch.
• Die gezielte Betreuung und Einbindung von Kandidat:innen gestaltet sich schwierig und wenig effektiv.
• Das Vorhandensein unbewusster Voreingenommenheit bleibt unerkannt.
• Spezifische Strategien, wie Massenrekrutierung, interne Weiterentwicklung oder virtuelle Personalbeschaffung, sind nur schwer oder gar nicht umsetzbar.

Systeme zum Bewerbermanagement bieten – insbesondere wenn sie in durchgängige Rekrutierungslösungen integriert sind – eine moderne und sichere Plattform, um die besten Kandidaten zu gewinnen, zu identifizieren, zu binden und einzustellen. Ein ATS eliminiert zeitintensive manuelle Prozesse, sodass die Rekrutierungsbemühungen perfekt mit dem prognostizierten Wachstum des Unternehmens synchronisiert werden können.