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Was ist Bestandsführung?

Bestandsführung ist der Prozess der Überwachung und Steuerung von Liefermengen, um sicherzustellen, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit verfügbar sind. Gut umgesetzt senkt sie Kosten, verhindert Lieferengpässe und erhöht die allgemeine Geschäftseffizienz.

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Definition von Bestandsführung

Bestandsführung ist der Prozess, mit dem Unternehmen alle Phasen des Produktlebenszyklus überwachen – von den Rohstoffen im Werk über die Fertigerzeugnisse im Lager bis hin zu den verpackten Produkten am Point of Sale. Ziele der Bestandsführung sind die Bewältigung von Schwankungen in der Lieferkette, die Erfüllung der gewünschten Kundenservicelevels zu möglichst geringen Kosten und die Bereitstellung genau der richtigen Bestandsmengen.

Was ist Bestand?

Um zu verstehen, was die Bestandsführung ist, muss man zunächst wissen, was Bestand ist. Verbraucher sehen im Bestand häufig nur die Fertigerzeugnisse. Für ein Unternehmen ist jedoch alles Bestand, was nachbestellt werden muss. Wenn ein Unternehmen Suppe herstellt, kann sein Bestand alles von Tomaten über die Suppendosen bis hin zum Kraftstoff für die Lkw umfassen, die die Suppe zum Lebensmittelgeschäft transportieren.

Im Allgemeinen gibt es vier Arten von Bestand:

  1. Rohstoffe und Komponenten: Alles, was im Fertigerzeugnis enthalten ist. Im Beispiel mit der Suppe wären dies alle Zutaten für jeden Teil des Rezepts, einschließlich des Mehls für die Nudeln und der Gewürze für die Brühe.

  2. Ware in Arbeit: Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um den gesamten Bestand, der gerade vorbereitet und verpackt wird. Die Anwendung der Bestandsoptimierung in dieser Phase hilft dabei, die kostengünstigsten und zeitsparendsten Prozesse zu ermitteln.

  3. Fertigerzeugnisse: Die Endprodukte des Produktionsprozesses, die zur Verteilung an Wiederverkäufer oder zur Lieferung an Kunden bereit sind. Diese Artikel sind vollständig zusammengestellt, verpackt, etikettiert und qualitätsgeprüft, sodass sie sofort einsatzbereit sind.

  4. Wartungs-, Reparatur- und Betriebszubehör: Alle Hilfsstoffe, die für die Herstellung und Lieferung von Artikeln benötigt werden, aber nicht Teil des Endprodukts selbst sind. In einer Fertigungsanlage wären dies beispielsweise Schmierstoffe, Werkzeuge, Ersatzteile oder Reinigungsmittel, die für die Wartung der Maschinen benötigt werden.

Dies sind zwar die gängigsten Arten von Beständen, doch manche Unternehmen verfügen je nach ihrer spezifischen Art der Geschäftstätigkeit über viele weitere Unterkategorien.

Warum ist Bestandsführung wichtig?

Einfach ausgedrückt besteht das Ziel der Bestandsführung darin, ein Gleichgewicht zwischen dem Bestand eines Unternehmens und der Nachfrage der Käufer nach diesem Bestand zu finden. Der Bestand kann zwar einer der größten Vermögenswerte eines Unternehmens sein, aber auch erhebliche Kosten verursachen. Denn Bestände kosten Geld, und ohne ordnungsgemäße Verwaltung können sie aus dem Gleichgewicht geraten, was die finanziellen Ressourcen eines Unternehmens in Überbeständen bindet oder durch Fehlbestände Umsatzverluste entstehen lässt.

Eine effektive Bestandsführung hilft, die vielen Kosten und potenziellen Risiken zu vermeiden, die mit Überbeständen verbunden sind, wie zum Beispiel:

Eine effiziente Bestandsführung hilft Unternehmen auch dabei, die Folgen des gegenteiligen Problems zu vermeiden – nämlich nicht genügend Bestände zu haben:

Aber die Entscheidung, was und wann bestellt werden soll, ist unabhängig von der Größe eines Unternehmens keine einfache Angelegenheit. Das liegt daran, dass die Bestandsführung ein komplexer Prozess ist, der Elemente aus den Bereichen Finanzen, Betrieb, Budgetierung und Planung, Lieferkette und Logistik miteinander verknüpft.

Schritte bei der Bestandsführung

Der Grad der Komplexität der Bestandsführung variiert stark je nach Größe und Art des Unternehmens. Beispielsweise hat ein kleines Unternehmen, das nur wenige Produkte herstellt oder Produkte herstellt, die nicht viele Komponenten oder Zutaten erfordern, schlankere Prozesse und eine weniger komplizierte Lieferkette zu verwalten. Ein großes Unternehmen hingegen, das viele verschiedene oder hochkomplexe Produkte herstellt, hat es mit mehreren ineinandergreifenden Prozessen sowie einer vielschichtigen Lieferkette zu tun.

Alle Prozesse der Bestandsführung haben jedoch einige grundlegende Schritte gemeinsam:

  1. Planung und Bestellung: Die Bestellung der richtigen Produkte, Rohstoffe oder Komponenten zum richtigen Zeitpunkt erfordert eine Vielzahl von Daten. Sie beginnt mit dem Verständnis der Produktnachfrage durch Marketing- und Vertriebsprognosen, der Berücksichtigung saisonaler Veränderungen und der Bewertung wirtschaftlicher Faktoren.

  2. Lieferung: Die Waren werden an einen Standort des Unternehmens geliefert. Für Hersteller bedeutet dies, dass sie Rohstoffe und Teilkomponenten empfangen. Für Großhändler und Einzelhändler bedeutet dies, dass sie Fertigerzeugnisse erhalten, die zum Verkauf an Kunden bereit sind.

  3. Überprüfung und Lagerung: Der Bestand wird in der Regel in einem Warehouse-Management-System katalogisiert, um mithilfe von Lagermengeneinheiten (LME) und Universal Product Codes (UPC) leicht nachverfolgt werden zu können. Durch eine logische Organisation der Lagerfläche, beispielsweise durch eine systematische Anordnung der Produkte und die Beschriftung der einzelnen Zonen und Regale, lassen sich Produkte leicht sortieren, finden und verwalten. Ein organisiertes System sorgt dafür, dass ältere Bestände zuerst verbraucht werden, um Verluste durch Überlagerung zu vermeiden. Moderne Lagerverwaltungslösungen können zudem den verfügbaren Platz und dessen optimale Ausnutzung ermitteln.

  4. Verkauf: Wenn ein Händler oder Endkunde eine Bestellung aufgibt, wird der Erfüllungsprozess gestartet, bei dem die Verfügbarkeit der Artikel überprüft, die Produkte anhand der LMEs kommissioniert und für den Versand vorbereitet werden. Workflows für Verpackung und Versand sind für eine pünktliche Lieferung unerlässlich. Die Verfolgung des Versandprozesses ermöglicht Aktualisierungen des Bestellstatus, was die Kundenzufriedenheit verbessert.

  5. Berichterstattung und Inventur: Eine genaue Dokumentation verfolgt den Bestand in jedem Schritt, von den Anlieferung über die Lagerung und Handhabung bis hin zur Auslieferung. Regelmäßige Inventuren, ob manuell oder mithilfe automatisierter Systeme wie Barcodescannern, stellen sicher, dass die physischen Bestände mit den Aufzeichnungen übereinstimmen, und helfen so, Unstimmigkeiten zu erkennen.

  6. Nachbestellung: Unternehmen können Meldebestände festlegen, um einen Nachschub auszulösen, wenn der Bestand bestimmte Kennzahlen erreicht, z. B. Lagerbestände, Umschlagshäufigkeit oder Zykluszeiten. Je nach Nachfrage oder Artikeltyp können sie periodische Nachschubpläne oder Nachschubstrategien zum Auffüllen verwenden, um die Lagerbestände an die Nachfrage anzupassen.

Arten der Bestandsführung

Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Produkttypen, Nachfragestufen und Komplexitäten in der Lieferkette. Es gibt keine einheitliche Bestandsführung, die sich für jedes Unternehmen oder sogar für jeden Artikel im Bestand eines Unternehmens am besten eignet. Tatsächlich gibt es mehr als ein Dutzend Ansätze, und oft werden mehrere Methoden kombiniert.

Die folgenden sind aber die sechs gängigsten Methoden zur Bestandsführung:

Acht geschäftliche Vorteile der Bestandsführung

Um mit den sich schnell ändernden Kundenanforderungen Schritt zu halten, müssen Unternehmen einen genauen Überblick über ihren Bestand haben. Auch wenn die Implementierung der Bestandsführung Zeit, Aufwand und finanzielle Investitionen in Prozesse und Infrastruktur erfordert, ist sie für den Geschäftserfolg unerlässlich.

Hier sind acht geschäftliche Vorteile einer priorisierten Bestandsführung:

  1. Höherer Umsatz: Wenn Sie sicherstellen, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind, um die Kundennachfrage schnell zu befriedigen, können Sie Ihren Umsatz und Gewinn steigern.

  2. Geringere Kosten: Durch die Minimierung von Überbeständen mittels genauer Nachverfolgung und Bedarfsprognosen sinken die mit Lagerung, Handling und Obsoleszenz verbundenen Lagerhaltungskosten.

  3. Verbesserter Kundenservice: Die Verfügbarkeit der richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt erhöht die Zufriedenheit und Treue der Kunden und stärkt den Ruf der Marke.

  4. Höhere Effizienz und Produktivität: Der Einsatz automatisierter Tools für die Nachverfolgung und Verwaltung verbessert die Effizienz erheblich, reduziert manuelle Fehler und steigert die Gesamtproduktivität im Unternehmen.

  5. Freierer Cashflow: Die Analyse der Bestandsmengen verbessert das Cashflow-Management, indem sichergestellt wird, dass Betriebskapital nicht in stagnierenden Beständen gebunden ist.

  6. Prognosegenauigkeit: Durch die Einhaltung effektiver Techniken zur Bestandsführung wird die Genauigkeit der Bedarfsprognosen verbessert, sodass Unternehmen Markttrends vorhersehen und Bestände effektiver planen können.

  7. Risikominderung: Durch die frühzeitige Bewältigung von Herausforderungen wie saisonalen Schwankungen, Unterbrechungen der Lieferkette und Marktfluktuationen werden Risiken gemindert und die Betriebsstabilität gewahrt.

  8. Weniger Abfall: Durch die Reduzierung der Anzahl von Produkten, die veralten, ablaufen oder beschädigt werden, wird Abfall vermieden, die Nachhaltigkeit verbessert und die Gesamtrentabilität gesteigert. Der Einsatz von Strategien wie FIFO hilft dabei, den Bestand zu optimieren.

Was ist ein Bestandsführungssystem?

Angesichts dieser Vielzahl von Faktoren kann die Bestandsführung ohne technologische Unterstützung zu einer schier unüberwindbaren Herausforderung werden. Glücklicherweise haben Bestandsführungssysteme seit ihren bescheidenen Anfängen als manuell geführte Tabellenkalkulationen zur Verfolgung von Waren in Lagern große Fortschritte gemacht.

Die heutigen Lösungen für die Bestandsführung reichen von eigenständigen Einzelprodukten für kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zu komplexen Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS), die sich in Systeme aus allen Bereichen des Unternehmens integrieren lassen:

Die meisten Technologien zur Bestandsführung können Liefer- und Lagerbestände, Standorte und Bewegungen innerhalb von Lagern überwachen sowie den Wareneingang, die Kommissionierung, die Verpackung und den Versand verfolgen. Hochwertige Bestandsführungssysteme bieten Automatisierung, Kostenkalkulationen und Szenarioplanung in Echtzeit.

Einige Anbieter bieten sogar Anpassungen an spezifische Geschäftsanforderungen an. Ein Food-Service-Unternehmen könnte beispielsweise die Verfolgung von Verfallsdaten und Warnmeldungen integrieren, um den Umschlag verderblicher Waren sicherzustellen und Lebensmittelabfälle zu minimieren. Ein Einzelhändler könnte Echtzeit-Bedarfsprognosen und automatisierte Meldebestände integrieren, um saisonale Produkte in Spitzen- und Nebensaison zu verwalten.

Beispiele für die Bestandsführung in verschiedenen Branchen

Bestandsführung ist keine Einheitslösung. Je nach den Besonderheiten der jeweiligen Branche und der Betriebsabläufe haben Unternehmen ihre eigenen Problemstellen und Best Practices, um diese zu beheben.

Hier finden Sie einige Anwendungsbeispiele für die Bestandsführung in verschiedenen Branchen:

Die Wahl eines Systems zur Bestandsführung

Nicht alle Bestandsführungssysteme verfügen über dieselben Funktionen, und nicht alle Unternehmen stehen vor denselben Herausforderungen im Bereich Bestandsführung. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, vor der Anschaffung einer Lösung die wichtigsten Probleme im Zusammenhang mit ihren Beständen zu identifizieren.

Hier sind einige Fragen, die Unternehmen ihren Anbietern stellen sollten, wenn sie Kandidaten für ihr Bestandsführungssystem in Betracht ziehen:

Die Bestandsführung hat sich seit den Zeiten, als Ladenbesitzer die handgezählten Bestände in staubige Warenbücher eintrugen, stark weiterentwickelt. Heutzutage verwalten Unternehmen ihre Bestände nicht nur digital – oft über mehrere geografisch verteilte Standorte hinweg –, sondern es wird erwartet, dass die Bestandsführung in Zukunft noch stärker auf transformative Technologien setzen wird.

Hier einige aktuelle Trends in der Bestandsführung:

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FAQs

Was ist Bestand?

Verbraucher sehen im Bestand häufig nur die Fertigerzeugnisse. Für ein Unternehmen ist jedoch alles Bestand, was nachbestellt werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen Bestand (Inventory) und Warenbestand (Stock)?

Die Begriffe Bestand und Warenbestand werden oft synonym verwendet, haben in der Bestandsführung jedoch eine leicht unterschiedliche Bedeutung. Während Warenbestände nur verkaufsfertige Fertigerzeugnisse bezeichnen, bezieht sich der Bestand auf die gesamte Warenpalette eines Unternehmens, einschließlich Rohstoffen, Waren in Arbeit und Fertigerzeugnissen. Ein Warenbestand ist Teil des Bestands, aber umgekehrt ist das nicht zwangsläufig so.

Was sind Vendor-Managed-Inventory (VMI) und Supplier-Managed-Inventory (SMI)?

Im Grunde dasselbe. Der Unterschied: Statt dass der Kunde Bestellungen aufgibt, überwacht der Anbieter (Lieferant) die Bestände und trifft anhand vereinbarter Kriterien Entscheidungen über die Nachlieferung an den Kunden. Dieser kooperative Ansatz trägt dazu bei, die Bestandsgenauigkeit zu verbessern, Fehlbestände zu reduzieren und die Effizienz der Lieferkette zu steigern.

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsführung und Bestandsoptimierung?

Bei der Bestandsführung geht es darum, hohe Produktivitäts- und Effizienzziele für alle Bestandsvorgänge festzulegen. Die Bestandsoptimierung ist eine Teilmenge der Bestandsführung mit speziellerer Ausrichtung auf Gewinnspannen und Verlustminimierung. Sie umfasst die strategische Verwaltung und Steuerung auf Artikelebene, um die Effizienz zu maximieren, Kosten zu senken und den Kundenbedarf zu decken.

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsführung und Bestandskontrolle?

Bestandsführung ist die umfassendere strategische Überwachung und Optimierung des Bestands, um den Kundenbedarf zu decken, Kosten zu minimieren und Überbestände oder Fehlbestände zu vermeiden. Die Bestandskontrolle befasst sich mit der genauen Verfolgung und Genauigkeit der Bestände, um Unstimmigkeiten, Verlust und Diebstahl zu verhindern.

Was ist der Unterschied zwischen LME (oder SKU) und UPC?

Eine Lagermengeneinheit (LME, auch SKU von Englisch Stock-Keeping Unit) ist ein alphanumerischer Code, der intern von Unternehmen zur Bestandsverfolgung verwendet wird. Jedes Unternehmen verwendet seine eigenen Codes. Sie helfen bei der Verwaltung und Identifizierung bestimmter Produkte innerhalb ihres Bestandsführungssystems. LME können Informationen zu Größe, Farbe und anderen Produktvarianten enthalten.

Ein Universal Product Code (UPC) ist ein standardisierter, 12-stelliger Barcode, der weltweit zur Verfolgung von Verkäufen und Beständen sowie zur Identifizierung von Produkten am Point of Sale verwendet wird. Er wird vom Hersteller erstellt, um sicherzustellen, dass ein Produkt anhand seines eindeutigen Barcodes an jedem Ort der Welt identifiziert werden kann.

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