Was ist ein Geschäftskontinuitätsplan? Die globale HR Value Advisor der SAP, Chiara Bersano, hat eine einzigartige Perspektive auf die Frage. 1999 arbeitete sie für ein globales Unternehmen, das eine Fabrik in Izmir (Türkei) betrieb, als ein verheerendes Erdbeben letztlich mehr als 17.000 Tote und 250.000 Obdachlose hinterließ. Den Mitarbeitern ihres Unternehmens erging es jedoch besser als den meisten anderen.

Das Unternehmen reagierte schnell und unterstützte und half Arbeitnehmern und ihren Familien unter schwierigen Bedingungen. Dies sicherte langfristiges Vertrauen und Loyalität zwischen dem Unternehmen und seinen Arbeitnehmern. Aber es weckte auch ein frühes Interesse an der Notfallplanung zu einer Zeit, als die Technologie zur Unterstützung solcher Bemühungen im Vergleich zu den heutigen Möglichkeiten noch sehr gering war. Trotzdem arbeiten noch zwei Jahrzehnte später viele dieser Mitarbeiter in diesem Unternehmen – nicht nur für die bessere Bezahlung oder das Versprechen des Karrierewachstums, sondern weil sie wissen, dass das Unternehmen in einer Zeit der Krise Rücken hat.

Was ist also Notfallplanung? Wenn Sie Bersano fragen, entsteht ein Emergency-Response-Framework, das dazu führt, dass eine gesunde, motivierte und engagierte Belegschaft während und nach Krisen erhalten bleibt.

«Die Kraft des Beziehungsaufbaus aus einer Krise ist extrem», sagt Bersano. „Es geht darum, eine vertrauensvolle Beziehung zu den Mitarbeitern aufzubauen.“

Einfach ausgedrückt: Investitionen in die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter durch sorgfältige Notfallplanung führen zunächst zu Resilienz, Agilität und Geschäftskontinuität – und später zu besseren Geschäftsergebnissen. Aber ganzheitlicher ist die Notfallplanung der Schlüssel zum kurz- und langfristigen Überleben aller Unternehmen, lokal oder global.

Wahrnehmung und Vorbereitung gleichermaßen

Neben Bersano gibt es noch unzählige andere Beispiele für Notfallpläne. Die vollständige Definition eines Business-Continuity-Plans in Bezug auf die Personalabteilung ist die Bereitschaft, Mitarbeiter und Ressourcen als Reaktion auf ein unglückliches Ereignis zu verlagern und auszurichten, damit das Unternehmen den Betrieb so schnell wie möglich teilweise oder vollständig wieder aufnehmen kann.

Das wirft die folgende Frage auf: Wie könnten Unternehmen und Länder in der Vergangenheit durch die COVID-19-Pandemie in Q4 des Jahres 2019 besser unterstützt werden, und wie können solche Pläne ihnen jetzt helfen? Um den zweiten Teil der Frage zu beantworten, müssen Unternehmen mehr gewinnen, je früher sie einen Notfallplan erstellen, der auf die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität ausgerichtet ist. Tatsächlich ist dies etwas, das Personalabteilungen als Teil ihrer Arbeit ständig tun sollten, unabhängig von den makroökonomischen oder unternehmensspezifischen Bedingungen.

Hindsight 2020: Wie Notfallpläne zu Beginn der COVID-19-Pandemie geholfen haben könnten

E-Commerce-Unternehmen, die eine schnelle Einstellung für Beschaffungs- und Erfüllungsrollen geplant hatten, waren gut vorbereitet. Und Serviceorganisationen, die bereits Mitarbeiter mit Laptops und aktueller Kollaborationssoftware bewaffnet hatten, konnten schnell und reibungslos auf eine Remote-Arbeitsweise umsteigen. Je zukunftsfähiger und technologischer das Unternehmen ist, desto besser ausgerüstet war es – absichtlich oder versehentlich –, um das Geschäft im Zuge der Pandemie stabil zu halten.

Bei der Notfallplanung geht es jedoch nicht nur darum, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter über einen Laptop und eine schnelle Internetverbindung verfügt. Es geht darum, Ressourcen oder sogar ganze Abteilungen zu verschieben, um sich auf unmittelbare Geschäftsanforderungen zu konzentrieren, die externe Wahrnehmung des Unternehmens zu steuern und wirklich darauf einzugehen, was die Mitarbeiter wollen und müssen, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie denken, dass die Klänge wie drei Dinge klingen, die in normalen Zeiten bewältigt werden müssen, dann sind Sie richtig. Wie gut sich die Personalabteilung vorbereitet hat, wird den Unterschied ausmachen, wie stark die Geschäftstätigkeit beeinträchtigt wird, wenn sie überhaupt beeinträchtigt wird.

Deshalb sollte auch nach dem Abklingen der COVID-19-Pandemie eine konstante und konsistente Notfallplanung die neue Norm für HR-Experten sein. Wenn die Notfallplanung ein ständiger Aspekt der HR-Funktion ist, hat sie die Möglichkeit, das Unternehmen zum Besseren voranzutreiben.

Walk the talk

So sehr es bei einem Notfallaktionsplan am Arbeitsplatz darum geht, auf großen und kleinen Skalen zu strategisieren, spiegelt die Tiefe und Wirksamkeit jedes Notfallplans im Kern die Werte des Unternehmens wider. Sicherlich hat jedes Unternehmen auf seiner Website in etwa die gleichen Ideale, die eine kundenorientierte Denkweise zum Ausdruck bringen und die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter über alles andere stellen. Aber Taten sprechen viel lauter als kopierte Worte.

An diesem Punkt stimmt die Notfallplanung mit den Unternehmenszielen überein. Personalverantwortliche müssen sowohl geschäftsspezifische Szenarien als auch makroökonomische Faktoren berücksichtigen, die sich auf alle Mitarbeiter des Unternehmens auswirken, und diese dann im Hinblick auf die verschiedenen Arten von Notfällen und Prioritäten, die auftreten können, angehen. Das wertvollste Gut eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, und die Betreuung ist eine moralische und rechtliche Verpflichtung. Wenn der CEO und der CHRO der Meinung sind, dass Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer in guten wie in schwierigen Zeiten von größter Bedeutung sind, werden Kundenzufriedenheit und finanzieller Erfolg mit Sicherheit folgen – selbst mitten in einer Krise, die alle Bereiche des Unternehmens zu erschüttern droht.

Notfallplanungsstrategien müssen umfassend sein und eine breite Palette von Maßnahmen berücksichtigen, die selbst unter normalen Umständen nur schwer auf einmal umgesetzt werden können. Aber auch deshalb sind Notfallvorsorge und Notfallplanung so wichtig – die Reaktionszeit ist das Wesentliche in jeder Krise. Der richtige Plan nützt nichts, wenn er zu spät kommt.

Angesichts dessen, was die Welt erlebt hat und wie viele Unternehmen und ganze Branchen betroffen sind, sollten sich HR-Professionals jetzt fragen: Wie können wir auf morgen, nächsten Monat und nächstes Jahr bestmöglich vorbereitet werden?

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