Was ist Ausgabenmanagement?

Unter Ausgabenmanagement versteht man die Verwaltung sämtlicher Lieferantenbeziehungen und Unternehmenseinkäufe, um alle Ausgaben im Blick zu haben und den größten Nutzen aus ihnen zu ziehen.

Überblick über das Ausgabenmanagement

Ein effektives Ausgabenmanagement integriert und automatisiert alle ausgabenbezogenen Aktivitäten von der Bezugsquellenfindung bis zur Abrechnung, damit der Einkauf wie geplant erfolgt und die Lieferanten vertragskonform bezahlt werden. Durch eine ganzheitliche Betrachtung der Ausgaben steigt der Anteil an kontrollierten Ausgaben im Ausgabenmanagement, wodurch sich der Mehrwert für das Unternehmen erhöht. Dies umfasst Folgendes:

 

  • Verbesserte Prozesseffizienz

  • Geringere Lieferkosten und ‑risiken

  • Bessere Zusammenarbeit zwischen Handelspartnern und funktionsübergreifenden Teams

  • Stärkere Konzentration auf strategischere Aktivitäten

Wie läuft das Ausgabenmanagement ab?

Das Ausgabenmanagement beginnt mit der digitalen Umgestaltung von Beschaffung, Vertragsabschluss und Einkauf sowie der Prozesse zur Verwaltung von Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen.

 

Source-to-Pay-Funktionen werden dann in einem einfachen, intelligenten Prozess zusammengefasst, der auf einer zentralen, cloudbasierten Plattform ausgeführt wird. Diese ist in ein globales Lieferantennetzwerk integriert. So können alle Ausgabendaten erfasst und analysiert werden, wodurch sich Erkenntnisse darüber gewinnen lassen, wie viel ein Unternehmen ausgibt, wie oft und wofür – und das im gesamten Unternehmen.

Was sind die Vorteile des Ausgabenmanagements?

Mithilfe moderner Software für das Ausgabenmanagement werden Erkenntnisse im Zuge eines vernetzten, durchgängigen Prozesses in Maßnahmen umgesetzt.

  • Die Position der Beschaffung wird gestärkt, sodass bessere Preise mit Lieferanten ausgehandelt werden können.

  • Verträge werden in Echtzeit erstellt und dann in einem zentralen Repository gespeichert, um Transparenz und Compliance zu gewährleisten.

  • Der Einkauf wird vereinfacht, indem Beschäftigte angeleitet werden, von bevorzugten Lieferanten zum ausgehandelten Preis einzukaufen.

  • Für die Verwaltung des Lieferantenlebenszyklus und der Lieferantenleistung stehen in einer Rundumsicht zuverlässige, aktuelle Daten zur Verfügung.

  • Detaillierte Informationen Lieferanten auf mehreren Ebenen mindern das Lieferantenrisiko und reduzieren potenzielle Bedrohungen für Betrieb, Image und Umsatz.

  • Rechnungserfassung, -Workflow und -genehmigung erfolgen automatisiert, um Ausnahmen zu vermeiden und die Einhaltung von Vertrags- und Bestellbedingungen sicherzustellen.

Die Zahlungsverwaltung erfolgt in Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um die liquiden Mittel zu erhöhen, das Umlaufvermögen zu steigern und Skonti optimal auszuschöpfen.

Der nächste Schritt

Lernen Sie Lösungen kennen, mit denen Sie die digitale Transformation Ihrer Ausgabenmanagementprozesse einleiten und mehr Kontrolle über Ihre Unternehmensausgaben erlangen können.

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Häufig gestellte Fragen

Das Lieferantenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung. Es umfasst die Überwachung und Koordination der Interaktionen mit allen Anbietern, die Waren und Dienstleistungen an ein Unternehmen liefern. Sein Ziel besteht darin, positive und produktive Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und sicherzustellen, dass diese die Standards und Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Qualität, Kosten und Lieferzeiten erfüllen. Im Rahmen des Warengruppenmanagements gewinnt das Lieferantenmanagement noch stärker an Bedeutung, weil es dazu beiträgt, gute Beziehungen zu Lieferanten innerhalb bestimmter Warengruppen aufzubauen, was zu einer höheren Effizienz, einem geringeren Risiko und potenziell besseren Preisen und Konditionen führt.

Ausgabenanalyse bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse von Ausgabendaten mit dem Ziel, die Beschaffungskosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und die Compliance zu überwachen. Sie hilft Unternehmen zu verstehen, wofür ihr Geld ausgegeben wird, und Möglichkeiten zur Kostensenkung und Prozessverbesserung zu ermitteln. Im Rahmen des Warengruppenmanagements ist die Ausgabenanalyse von entscheidender Bedeutung, weil sie Unternehmen dabei unterstützt, datengestützte Entscheidungen zu treffen, ihre Ausgaben über verschiedene Warengruppen hinweg zu optimieren und bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln.

Lieferantenrisiko bezeichnet die potenziellen negativen Folgen, die durch Handlungen oder Versäumnisse eines Lieferanten entstehen können. Dies kann Risiken in Bezug auf Qualität, Lieferung, finanzielle Stabilität, Compliance und Reputation umfassen. Das Management von Lieferantenrisiken ist im Beschaffungswesen von entscheidender Bedeutung, um die Kontinuität der Lieferungen zu gewährleisten, den Ruf des Unternehmens und der Marke zu schützen und mögliche rechtliche oder finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Im Rahmen des Warengruppenmanagements trägt das Verständnis und die Minderung von Lieferantenrisiken innerhalb bestimmter Warengruppen dazu bei, die Resilienz in der Lieferkette zu stärken, stabile und zuverlässige Lieferantenbeziehungen zu gewährleisten und das Unternehmen vor etwaigen Störungen oder Problemen zu schützen.

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