Was ist das Management von Zeitarbeitskräften? Der ultimative Leitfaden
Unter dem Management von Zeitarbeitskräften wird hier der Prozess der Suche, Einbindung und Verwaltung befristet Beschäftigter und von Freiberuflern verstanden.
Vor dem Hintergrund der Pandemie hat sich das Management externer Arbeitskräfte schnell von einer Notlösung zu einer wesentlichen strategischen Maßnahme entwickelt. In einer aktuellen Studie von Economist Impact sind 75 % der CPOs der Ansicht, dass das Management externer Arbeitskräfte und die damit verbundenen Aufwendungen oberste Priorität für ihr Unternehmen haben. Doch nur 35 % der Unternehmen sind der Meinung, dass sie ausreichend Einblick in diese Aktivitäten haben. Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konglomeraten – suchen nun nach Möglichkeiten, diese neuen Realitäten zu managen und die Agilität zu gewinnen, die sie benötigen, um in der komplexen und sich ständig verändernden Arbeitswelt von heute erfolgreich zu sein.
Was ist das Management von Zeitarbeitskräften?
50 Prozent der Unternehmen rekrutieren Talente durch den verstärkten Einsatz externer Arbeitskräfte. Die meisten dieser Arbeitskräfte sind Experten in ihren Bereichen – wie KI-Spezialisten, Videoproduzenten und App-Gurus –, die Unternehmen auf Abruf wertvolle Skills bieten.
Was ist eine Zeitarbeitskraft? Eine Zeitarbeitskraft ist eine Person, die statt als fest angestellte Arbeitskraft nur vorübergehend für ein Unternehmen arbeitet.
Da es sich bei Zeitarbeitskräften nicht um fest angestellte Mitarbeiter handelt, werden sie anders verwaltet. Beschaffung und Personalwesen arbeiten zunehmend zusammen, um diese Mitarbeitenden mit speziellen Lösungen für externe Arbeitskräfte zu verwalten. Die Lösungen sind in der Regel Teil eines umfassenderen Vendor-Management-Systems (VMS), das häufig in HCM-Lösungen (Human Capital Management) integriert ist, und bieten Tools für alles, von der ersten Anforderung und den Vertragsverhandlungen bis hin zu Onboarding, Engagement, Abrechnung, Zahlung und Offboarding. Ohne die richtigen Tools und Technologien kann dieser Prozess recht kompliziert werden – und das Risiko der Nichteinhaltung von Arbeits- und Steuergesetzen sowie anderen Vorschriften ist hoch.
Zeitarbeitskräfte können unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und Berater umfassen und ist nur ein Teil der externen Arbeitskräfte. Der andere Teil sind Dienstleister, die von Firmen entsendet werden, die personenbezogene Dienstleistungen anbieten, wie z. B. Marketingagenturen, Anwaltskanzleien und externe IT-Serviceanbieter. Die Dienstleistungsbeschaffung ist die Beauftragung (und Verwaltung) von Dienstleistern, die personenbezogene Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringen. Da externe Arbeitskräfte weltweit zu einem wichtigen Bestandteil der Belegschaftsstrategien geworden sind, müssen externe Arbeitskräfte mit ebenso viel Sorgfalt und Aufmerksamkeit gemanagt werden wie traditionelle, angestellte Arbeitskräfte.
Die Bedeutung einer effektiven Managements von Zeitarbeitskräften
Ein effektives Management von Zeitarbeitskräften kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen, darunter spezielle Skills, mehr Flexibilität und bessere Reaktionsfähigkeit. Häufig liegt das Hauptaugenmerk auf den Vorteilen und Herausforderungen der Zeitarbeitskräfte selbst, doch es ist auch wichtig, die grundlegende Notwendigkeit zu erkennen, diesen wachsenden Bereich effektiv zu verwalten und zu managen.
1. Wirtschaftliche Flexibilität: Erfolgreiche Programme für Zeitarbeitskräfte ermöglichen es Unternehmen, eine flexible Belegschaft zu nutzen und auszubauen, sodass sie wettbewerbsfähiger und resilienter sind – insbesondere in Zeiten von Umbrüchen oder wirtschaftlichen Schwankungen.
2. Reaktion auf Marktvolatilität: Viele moderne Unternehmen sind nun daran interessiert, die externe Belegschaft in den kommenden Jahren auszubalancieren und richtig zu dimensionieren. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen diese Unternehmen die besten Teams und Lösungen für Zeitarbeitskräfte fördern und investieren.
3. Kosteneinsparungen: Fast 40% der Unternehmen nennen Initiativen zur Kosteneinsparung als treibende Kraft bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften. Erfolgreiche Managementstrategien sind unerlässlich, um die gewünschten Ergebnisse bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften zu erzielen.
4. Flexibilität bei der Personalplanung: Dies ist ein wichtiger Faktor für heutige Unternehmen, da die Flexibilität schlankere Budgets und eine agilere Entscheidungsfindung ermöglicht. Dieses Ziel lässt sich jedoch ohne starke Strategien und Ressourcen für das Management von Zeitarbeitskräften nicht ohne weiteres erreichen.
5. Zugang zu speziellen Skills: Durch das Management von Zeitarbeitskräften kann sichergestellt werden, dass Ihr Unternehmen bei Bedarf auf einen Pool hochspezialisierter Fachkräfte zugreifen kann. Die Fähigkeit, diesen Prozess zu beschleunigen, hilft Ihrem Unternehmen, so wettbewerbsfähig und reaktionsschnell wie möglich zu sein.
6. Skalierbarkeit und Agilität: Die Möglichkeit, die Personalkapazität je nach Bedarf zu skalieren, erhöht die Agilität des Unternehmens und erleichtert das Management von Arbeitslastschwankungen und projektspezifischen Anforderungen.
7. Höhere betriebliche Effizienz: Ein gutes Management der Zeitarbeitskräfte ermöglicht eine nahtlose Integration in die Organisationsprozesse und verbessert so die betriebliche Effizienz und Produktivität insgesamt.
Die Herausforderungen beim Management von Zeitarbeitskräften
Jede Veränderung und Innovation erfordert eine gewisse Anpassung. Die gute Nachricht lautet: Sie sind nicht allein. Auch die besten Unternehmen erkennen diese häufigen Probleme im Zusammenhang mit Zeitarbeitskräften. Sie passen sich schnell an und entwickeln Lösungen und Prozesse, um diese neue Realität zu optimieren.
1. Compliance und rechtliche Fragen: Jedes Jahr wird die Rechtslandschaft in Bezug auf Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und die Klassifizierung von Arbeitnehmern komplexer. Klare Protokolle und dedizierte Lösungen können helfen, Risiken und Strafen zu vermeiden.
2. Qualitätskontrolle und -konsistenz: Die Aufrechterhaltung der Konsistenz über verschiedene Projekte und Teams hinweg kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Zeitarbeitskräfte an kritischen Aufgaben oder Projekten beteiligt sind. Die Einhaltung offizieller Standards und Kriterien kann sowohl für Zeitarbeitskräfte als auch für ihre Arbeitgeber zu besseren Ergebnissen führen.
3. Transparenz und Kontrolle: Die Beschaffung externer Arbeitskräfte außerhalb des Personalwesens bedeutete früher, dass sie nicht in zentralisierte Systeme integriert waren, was es schwierig machte, ihre Arbeitsergebnisse zu verfolgen, zu überwachen und einen ROI zu ermitteln. Mit den heutigen Vendor-Management-Systemen können Sie externe Arbeitskräfte in ein einheitliches System integrieren.
4. Talentgewinnung und -bindung: Sowohl die Personal- als auch die Beschaffungsteams haben mit dem heutigen wettbewerbsintensiven Umfeld bei der Personalbeschaffung zu kämpfen. Es besteht der Druck, einen zuverlässigen Echtzeit-Zugang zu Talentpools zu erlangen und eine attraktive und optimierte Erfahrung für alle Beteiligten zu schaffen.
5. Datensicherheit und geistiges Eigentum: Dies ist eine Herausforderung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die besten cloudbasierten Lösungen für Zeitarbeitskräfte lassen sich in Ihre ERP- und zentralen Geschäftssysteme integrieren, um sicherzustellen, dass regelmäßige Sicherheitsupdates und zentral unterstützte IT-Protokolle vorhanden sind.
6. Regionalisierung: Die Zahl der remote und extern arbeitenden Arbeitskräfte nimmt weiter zu. Für Manager von Zeitarbeitskräften bedeutet dies eine überwältigende Fülle an globalen und regionalen Vorschriften und Formalitäten. Vendor-Management-Systeme können dabei helfen, regelmäßige Aktualisierungen von Compliance- und Arbeitsvorschriften zu automatisieren.
Unterschiedliche Ansätze für das Management von Zeitarbeitskräften
Es gibt so viele Variablen von Unternehmen zu Unternehmen, die sich auf das Management von Zeitarbeitskräften auswirken können. Deshalb verfolgen moderne Organisationen einen zunehmend ganzheitlichen Ansatz in der Praxis. Dazu gehört die Zusammenführung verschiedener Methoden und die Vereinheitlichung von Aktivitäten innerhalb einer transparenteren, cloudbasierten Landschaft.
1. Zentrales Management: Dazu gehört das Management aller Aktivitäten für Zeitarbeitskräfte über ein einzelnes internes Team oder eine einzige interne Abteilung. Diese Methode bietet mehr Kontrolle und Konsistenz, ist aber möglicherweise nicht flexibel genug.
2. Dezentrales Management: Ein dezentraler Ansatz ermöglicht es einzelnen Abteilungen oder Geschäftsbereichen, die Zeitarbeitskräfte direkt zu verwalten. Dies kann zwar besser an bestimmte Anforderungen angepasst werden, hat aber möglicherweise Inkonsistenzen und eine mangelnde Gesamttransparenz zur Folge.
3. Hybridmanagement: Ein hybrider Ansatz kombiniert Elemente des zentralen und dezentralen Managements und ist ein zunehmend beliebter Ansatz, um ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Agilität zu erreichen.
4. Managed Service Outsourcing: Größere Unternehmen sind bestrebt, ihre internen Programme für Zeitarbeitskräfte zu verbessern und weiterzuentwickeln. Viele Unternehmen setzen dabei weiterhin Managed Service Provider (MSPs) ein, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben. Moderne Softwarelösungen können sicherstellen, dass interne und externe Experten für Zeitarbeitskräfte transparent und nahtlos zusammenarbeiten können.
5. Dedizierte cloudbasierte VMS-Lösungen: KI-gestützte, cloudbasierte Lösungen bieten Datenanalysen in Echtzeit und eine nahtlose Systemintegration. Dies kann das Management von Zeitarbeitskräften deutlich verbessern und Einblicke in Kosten, Produktivität, Prognosen und Compliance bieten.
6. Strategische Partnerschaften: Durch den Aufbau strategischer Partnerschaften mit Personalagenturen oder professionellen Arbeitgeberorganisationen (PEOs) kann der Prozess der Beschaffung und Verwaltung von Zeitarbeitskräften optimiert werden. Die besten Verfahren hierfür umfassen die Entwicklung von Protokollen und die Nutzung der richtigen Technologien und Prozesse für diese Zwecke.
7. Interne Talentpools: Die Entwicklung und Pflege eines internen Pools vorab geprüfter Zeitarbeitskräfte kann den Einstellungsprozess beschleunigen und eine konsistente Qualität der Talente sicherstellen. Personen, die für das Management von Zeitarbeitskräften verantwortlich sind, arbeiten daran, einen sicheren und zuverlässigen Zugriff auf diese Ressourcen zu erleichtern und zu automatisieren.
Die Bedeutung der Ausweitung von DEI auf Zeitarbeitskräfte
In der aktuellen Lage sehen sich Personen, die für das Management von Zeitarbeitskräften zuständig sind, von allen Seiten mit hohen Anforderungen konfrontiert. Die Verantwortlichkeiten im Bereich Beschaffung erfordern eine schnelle Reaktion auf dringende betriebliche Anforderungen. Die Aufgaben des Personalmanagements erfordern Service und persönliche Fürsprache sowohl gegenüber denjenigen, die einstellen, als auch gegenüber denjenigen, die eingestellt werden. Und da die Zahl der Klagen im Bereich Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion (DEI) jährlich steigt, steht die Führungsetage unter Druck, Risiken zu minimieren und die Compliance in jeder Hinsicht aufrechtzuerhalten. Diese komplexe Landschaft verlangt von den Managern, die für Zeitarbeitskräfte zuständig sind, dass sie nicht nur ihre Strategien an den umfassenderen DEI-Zielen des Unternehmens ausrichten, sondern auch immer einen Schritt voraus sind, wenn es darum geht, die Bedeutung für den einzelnen Menschen und die Auswirkungen der Richtlinien zu verstehen.
Mehr Transparenz ist für ein effektives Management von Vielfalt und den Schutz der Menschenrechte bei externen Arbeitskräften unerlässlich. Dies setzt ein umfassendes Informiertsein über die Belegschaft voraus, einschließlich Einblicken in die geleisteten Arbeitsstunden, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen und faire Vergütungspraktiken zu wahren. Diese Transparenz ist eine Frage der Compliance und ein Schritt hin zu einer gerechten Behandlung aller Beschäftigten, unabhängig von ihrem Vertragsstatus.
Darüber hinaus steht die Einführung digitaler Verfahren für Unterzeichnung und Dokumentenmanagement, die zu einem papierlosen Ansatz führen, im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen. Die Digitalisierung strafft administrative Aufgaben, spiegelt ein Engagement für nachhaltige Praktiken wider und trägt zu verstärkten Bemühungen um soziale Verantwortung von Unternehmen bei. Durch die Integration dieser Elemente können Manager von Zeitarbeitskräften ein Umfeld schaffen, das konform und effizient ist und sich an den sich wandelnden gesellschaftlichen Werten und den ethischen Erwartungen der modernen Belegschaft anpasst.
Wie KI das Management externer Talente transformiert
KI unterstützt moderne Lösungen für Zeitarbeitskräfte, um intelligentere, schnellere und aussagekräftigere Analyseergebnisse zu liefern. Dazu gehören anpassbare Arbeitsbereiche, integrierte Workflows und verbesserte Benutzungsoberflächen.
KI und ihr Teilbereich, das maschinelle Lernen, verleihen Systemen die Fähigkeit, im Laufe der Zeit dazuzulernen, und ermöglichen so eine ausgefeilte Kompetenzanalyse und Talenterkennung. Zum Beispiel können KI-gestützte Stellenbeschreibungen und Rekrutierungsprozesse die Art und Weise optimieren, wie Sie Zeitarbeitskräfte finden und einsetzen, und so eine schnellere und idealere Übereinstimmung zwischen dem, was Sie benötigen, und dem, was die externe Arbeitskraft zu bieten hat, ermöglichen. Bei nahtloser Integration mit dem Personalwesen und anderen operativen Bereichen spielt KI auch eine Rolle bei der Analyse von Daten zur Leistung und Compliance der Belegschaft. Sie ermöglicht den Zugriff auf Echtzeitdaten sowie On-Demand-Analysen für unterschiedliche Datensets.
Das Management von Zeitarbeitskräften der Zukunft muss die Effektivität dieses Instruments mit den unersetzlichen Qualitäten des menschlichen Einfallsreichtums und der menschlichen Einsicht in Einklang bringen und so eine Zukunft der Arbeit schaffen, die ebenso menschenzentriert wie effizient ist.
Umfassendes Talentmanagement: Warum Beschaffung und Personalwesen zusammenarbeiten müssen
Ein erfolgreiches Unternehmen benötigt eine Vielzahl von Mitarbeitenden, darunter Vollzeit- und Teilzeitkräfte sowie Dienstleister und Aushilfskräfte. Herausforderungen entstehen dann, wenn diese Personalsegmente über unterschiedliche Systeme abgewickelt oder von separaten internen Abteilungen verwaltet werden. Dieser fragmentierte Ansatz kann dazu führen, dass Sie keinen umfassenden Überblick über Ihre gesamte Belegschaft haben und dass die Entwicklung einer integrierten Strategie für die Belegschaft durch umständliche manuelle Prozesse erschwert wird. Hier kommt es entscheidend auf ein umfassendes Personalmanagement an.
Die besten Lösungen von heute bieten einen einheitlichen Ansatz für das Personalmanagement und stellen eine konsistente Strategie und Erfahrung in allen Personalbereichen sicher, einschließlich Planung, Personalbesetzung, Onboarding und Zahlungsprozesse. Der Schlüssel liegt darin, alle Personaldaten in eine einzige, zugängliche Sicht zu integrieren, sodass Sie Ihre gesamte Belegschaft an einem Ort anzeigen und verwalten können. Diese Integration stellt sicher, dass Sie über den passenden Talentmix verfügen, um Ihre strategischen Personalziele zu erreichen.
Aber die Vorteile reichen über bloße Transparenz hinaus. Mit diesen Lösungen verfügen Sie über die erforderlichen Tools, um alles abzuwickeln – von Schulungen bis hin zur globalen Compliance für Ihr gesamtes Team und zur Förderung einer dynamischen und anpassungsfähigen Belegschaft. Durch die Implementierung eines solchen umfassenden Ansatzes sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet ist, um Fortschritte zu machen und sich schnell an immer neue Anforderungen anzupassen.
Worauf sie bei Lösungen für das Management von Zeitarbeitskräften achten sollten
Mit den richtigen Tools können Sie wichtige Fragen zu Ihren Zeitarbeitskräften beantworten, z. B. wer aktuell für Sie arbeitet, woran diese Arbeitskräfte arbeiten und welche Ressourcen sie benötigen – mit dem Ziel, den Missbrauch von IT-Systemen zu vermeiden. Diese Tools können Ihnen auch Informationen darüber liefern, von wo aus die Zeitarbeitskräfte arbeiten, und wie viel Sie ihnen zahlen, um sicherzustellen, dass es marktübliche Vergütungen sind. Tools für das Management von Zeitarbeitskräften sind Teil eines umfassenderen Vendor-Management-Systems. Die fortschrittlichsten dieser Systeme bieten auch Tools für die Beschaffung von Dienstleistungen, sodass die gesamte externe Belegschaft von einem Ort aus verwaltet werden kann.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Faktoren, die bei der Auswahl einer Lösung für das Management von Zeitarbeitskräften zu berücksichtigen sind:
Globale Einbindung von Talenten: Lösungen für das Management von Zeitarbeitskräften sollten es Ihnen ermöglichen, Personalressourcen schnell zu beschaffen und einzusetzen und dabei die Einhaltung von Vorschriften und Protokollen sicherzustellen. Sie sollten in der Lage sein, Ihre Geschäftstätigkeit zu zentralisieren und schnell zu handeln, wo auch immer auf der Welt sich einer neuer geschäftlicher Bedarf ergibt.
Skalierung und Vielseitigkeit: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Personalkapazitäten nach Bedarf zu skalieren und neu zu konfigurieren. Dies bedeutet einen schnellen Zugriff auf verschiedene Datensets und auf die Tools für eine schnelle Analyse, Zusammenarbeit und genaue vorausschauende Bewertungen.
Umfassende Transparenz und Kontrolle: Suchen Sie nach Plattformen, die einen vollständigen Überblick über die Belegschaft während des gesamten Projektlebenszyklus und über Ihr Unternehmen bieten – mit Details zu Arbeitsstandorten, Preisen, Projektfortschritt, potenziellen Risiken, Optimierungsmöglichkeiten und vielem mehr.
Nahtlose Integration von HR, ERP und Ausgabenmanagement: Lösungen sollten einfach in Ihre zentralen Unternehmenssysteme integriert werden können, um die Datenkonsistenz sicherzustellen, Compliance-Risiken zu reduzieren und die Gesamtergebnisse der Belegschaft und das Ausgabenmanagement zu verbessern.
Leistungs- und Ergebnismanagement: Sie möchten wichtige Managementkennzahlen verfolgen und überwachen, um die Leistung genau zu messen und die Produktivität im Laufe der Zeit zu steigern.
Analyse- und Entscheidungstools: Suchen Sie nach Funktionen, die Ihnen das Leben leichter machen, z. B. detaillierte Analysen für fundierte Entscheidungen, Unterstützung mobiler Apps und Self-Service-Konfigurationen für schnelle Anpassungen.
Intelligente Automatisierung: Mit Automatisierungsprotokollen, die auf KI und maschinellem Lernen basieren, sind Sie bereit für sich ändernde Arbeits-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen. So erhalten Sie alles Nötige, um schnell zu reagieren, statt abzuwarten.
Anpassbare Funktionen: Die Möglichkeit, Vorlagen und Felder anzupassen, um die Funktionalität auf der Grundlage von Organisationsprozessen und -prioritäten zu individualisieren.
Der nächste Schritt
Erfahren Sie, wie Sie das Management von Zeitarbeitskräften für mehr Effizienz und Kontrolle optimieren können.
Aufbau einer starken, skalierbaren Belegschaft
Verringern Sie die Marktvolatilität und profitieren Sie von einer zentralisierten Transparenz und Verwaltung Ihrer externen Arbeitskräfte.
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