Was ist ein Vendor-Management-System?
Ein Vendor-Management-System (VMS-System) ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre Beziehungen zu externen Lieferanten oder Lieferanten verwalten können.
Lieferanten – wer sind sie?
Was ist in einem Wort? Der Begriff Lieferant kann je nach Situation unterschiedliche Dinge für verschiedene Personen und Unternehmen bedeuten.
In der Welt der Lieferantenmanagement- und Lieferantenmanagementsysteme gibt es zwei Hauptkategorien von „Lieferanten“ und folglich zwei Arten von Software, die die zugehörigen Geschäftsprozesse unterstützen. Lieferanten können sein:
Unterstützt von Software für das Lieferantenmanagement
2. Kontingentarbeiter, Vertragsagenturen und Dienstleister
Unterstützt von einem VMS – oder Vendor-Management-System
Sehen wir uns die Details dieser Arten von Anbietern und der Softwaresysteme an, die sie unterstützen.
Lieferanten von Waren und Dienstleistungen
Diese Arten von Lieferanten sind Lieferanten oder Anbieter von Waren und Dienstleistungen, die ein einkaufendes Unternehmen („Käufer“) für den täglichen Betrieb und die Erfüllung seines Auftrags benötigt. Beispielsweise kann ein Unternehmen Stahl für die Herstellung eines Fahrrads oder Komponenten für die Herstellung eines Autos benötigen.
In diesem Szenario wird manchmal der Begriff Lieferant austauschbar mit Lieferant verwendet. Einige Arten von Unternehmen sind eher geeignet, einen Begriff gegenüber dem anderen zu verwenden. Wie auch immer sie heißen, viele Unternehmen arbeiten mit Tausenden von Lieferanten zusammen, die in Lieferketten rund um den Globus miteinander verbunden sind.
Dies erschwert es Unternehmen, alles zu wissen, was sie über ihre Lieferanten benötigen, und ihre Leistung zu überwachen. Noch schwieriger ist es, die Lieferanten, mit denen ihre Lieferanten arbeiten, und die Lieferanten, mit denen sie arbeiten, usw. zu kennen.
Darüber hinaus werden Lieferantendaten oft lokal, in Tabellenkalkulationen oder auf einzelnen Festplatten gespeichert, wenn Unternehmen globale Abläufe ausbauen und mit Anbietern auf der ganzen Welt zusammenarbeiten. Es wird schnell zu einem veralteten und manuellen System für das Lieferanteninformationsmanagement.
Die mangelnde Transparenz der Lieferanteninformationen und der Lieferantenleistung erhöht das Lieferrisiko eines Unternehmens und erschwert die Fähigkeit, in schwierigen Situationen schnell zu handeln – z. B. bei Naturkatastrophen, Produktrückrufen oder ethischen Verstößen. Außerdem ist es für die Mitarbeiter schwierig zu wissen, von welchen Lieferanten sie kaufen sollen.
Um diese Probleme zu bewältigen, verlassen sich Unternehmen auf Software für die Lieferantenbeziehung oder das Lieferantenbeziehungsmanagement.
Was ist Lieferantenmanagement?
Das Lieferantenmanagement ist der mehrstufige Prozess der Initiierung und Entwicklung von Beziehungen zu Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, die für die Ausführung Ihres Unternehmens erforderlich sind.
Aus Sicht des Käufers umfassen die Hauptphasen des Lieferantenbeziehungsmanagements:
Lieferanten- oder Lieferantenauswahl: Verwendung eines aktuellen Risikoprofils und Qualifizierung und Segmentierung basierend auf Kategorie, Standort und Geschäftsbereich
Risikobeurteilung: Durchführung der Due-Diligence-Prüfung für Risiken basierend auf der Art Ihrer Lieferantenverpflichtung
Vertragsverhandlung: Festlegung von Bedingungen und Risiko-KPIs
Onboarding: Mit Verständnis der Risikobewertung und des Auditstatus
Steuerung der Performance und Überwachung/Minderung von Risiken: Nutzung einer matrixbasierten, einheitlichen Sicht auf den Lieferanten und eines datengesteuerten Vorfallsmodells
Kontingentarbeiter, Vertragsagenturen und Dienstleister
In der Welt der „Vendor-Management-Systeme“ – oder VMS – ist der Begriff „Anbieter“ ein bisschen falsch nominiert, bezieht sich jedoch auf die externen Arbeitskräfte oder die Vertragsag<bstyle=""> enturen, die personenbasierte Dienstleistungen und Talente erbringen, die Teil der externen Arbeitskräfte eines Unternehmens sind.
Mit einer zunehmend komplexen globalen Belegschaft müssen Unternehmen einen klaren Einblick erhalten, wer für sie arbeitet, wo, warum, wann und mit welchen Raten.
Mit Antworten auf diese Fragen sind Führungskräfte in der Beschaffung und im Personalwesen besser gerüstet, um Geschäftsziele zu erreichen und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Aus diesem Grund wird ein VMS zu einem wertvollen Werkzeug, da es einen akuten Einblick in die externen Arbeitskräfte bietet.
Was ist ein VMS-System?
Ein VMS- oder Vendor-Management-System ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die ein allgemeines Problem für viele globale Unternehmen löst – wie man externe Arbeitskräfte findet, einbindet und verwaltet – sowohl Vertrags- als auch Zeitarbeitskräfte und Dienstleister.
Warum ist ein VMS-System wichtig?
Jüngste Studien berichten, dass eine von zwei Führungskräften planen, ihren Einsatz externer Arbeitskräfte zu erhöhen und so ein VMS heute notwendiger als je zuvor zu machen.
Die zunehmende Globalisierung, ein wettbewerbsfähigerer Markt und die Notwendigkeit, spezialisierte Rollen zu besetzen, sind nur einige Gründe, warum Unternehmen zunehmend auf externe Arbeitskräfte angewiesen sind – Auftragnehmer, Zeitarbeiter, Saisonarbeiter und Dienstleistungsunternehmen, die im Rahmen von Leistungsbeschreibungen verwaltet werden –, um ihre gesamte Talentbasis zu erweitern und zu ergänzen.
Angesichts der digitalen, dezentralen und globalen Talente von heute sind die Vorteile eines Lieferantenmanagementsystems klar: Unternehmen können Mitarbeiter und Services auf der ganzen Welt flexibel und agil einstellen, nachgefragte Talente sichern, auf- oder abbauen, die Wertschöpfung beschleunigen und – letztendlich – den weniger flexiblen Wettbewerb ausbauen.
Den richtigen Mix an Arbeitskräften zu finden und zu verwalten, kann jedoch eine Herausforderung sein. Es gibt finanzielle, rechtliche, Compliance-, Sicherheits- und Kostenauswirkungen, insbesondere wenn es darum geht, eine flexible, geografisch verteilte Belegschaft zu beschäftigen. Unternehmen, die ihren erweiterten Mitarbeiterstamm intern ohne VMS verwalten, können auf administrative und verwaltungstechnische Herausforderungen stoßen. Arbeitskräfte und Auftragnehmer können über verschiedene Länder oder Kontinente mit unterschiedlichen Compliance-Vorschriften und Arbeitsgesetzen oder über verschiedene Unternehmensabteilungen mit unterschiedlichen internen Prozessen und Technologien verteilt sein. Da viele Akteure und Regionen an der Talentsuche, der Einstellung und dem Onboarding-/Offboarding-Prozess beteiligt sind, können sich Missverständnisse, Ineffizienz, unverfolgte Prozesse und mangelnde Transparenz einschleichen.
VMS-Technologie-Advisor-Bericht
Recherche von Analysten Ardent Partners, um Sie bei der Navigation in der VMS-Landschaft zu unterstützen.
Die zunehmende Bedeutung externer Arbeitskräfte
Was bedeutet der stärkere Einsatz externer Arbeitskräfte für die Beschaffung?
Hauptmerkmale eines robusten VMS
Nicht alle auf dem Markt erhältlichen Vendor-Management-Lösungen sind gleich. Jedes Unternehmen muss nach den Funktionen und Vorteilen eines robusten VMS suchen.
Hier sind die sechs wichtigsten Vorzüge der besten Vendor-Management-Systeme:
- Vollständige Transparenz der Belegschaft Mit Software für das Lieferantenmanagement kann ein Unternehmen bei der Verwaltung seiner flexiblen Belegschaft einen besser organisierten und systematischeren Ansatz verfolgen. Ein VMS macht es Unternehmen leicht, die Belegschaft voll transparent zu machen, Kosteneinsparungen zu maximieren, die Qualität und Effizienz der Arbeitskräfte zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen.
- Umfassende Berichterstellung Mit der Software für das Lieferantenmanagement können Benutzer Zeit, Kosten, Compliance, Qualität und Quantität genau bewerten, indem sie datengestützte umfassende Berichte erstellen und die Bewertung dann mit der gesamten Branche vergleichen.
- Effiziente Prozesse und Compliance Unternehmen können ein VMS nutzen, um unternehmensweit konsistente Verfahren zu implementieren, einschließlich verschiedener Abteilungen, geografischer Standorte, Marken oder Sparten – auch wenn die Programme unabhängig voneinander verwaltet werden. Dies trägt nicht nur zu Effizienzsteigerungen im Unternehmen bei, sondern auch zur Sicherstellung der Einhaltung lokaler Regierungs- und interner Richtlinien.
- Bewerberverfolgung Ein VMS verfügt über leistungsstarke Funktionen zur Nachverfolgung von Bewerbern, die Unternehmen dabei unterstützen, die besten Talente und Services zu erwerben und gleichzeitig einen effizienteren Einstellungsprozess zu schaffen. Von der Anforderung einer Ressource bis zum Onboarding der Arbeitskräfte führt die Anwendung automatisierte Aktionen durch, die lästige Verwaltungsaufgaben überflüssig machen. Die Personalleiter haben von jedem Ort aus Zugriff, um Positionen sofort zu genehmigen oder abzulehnen, sodass der jeweilige Workflow ohne Verzögerung fortgesetzt werden kann.
- Datenanalyse Die Datenanalysefunktionen der Vendor-Management-Software können eine bessere unternehmensweite Entscheidungsfindung ermöglichen. Ein VMS bietet direkten Zugriff auf das gesamte Programm für externe Arbeitskräfte eines Unternehmens, um Erfolge zu messen, notwendige Anpassungen vorzunehmen und kontinuierlich positive Ergebnisse zu erzielen.
Zusätzlich zu diesen Hauptfunktionen gibt es viele hervorragende VMS-Vorteile, die es Unternehmen ermöglichen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen – von Kosteneinsparungen und Compliance bis hin zu besserem Onboarding und Prozessverbesserungen.
Zehn Vorteile eines cloudbasierten Lieferantenmanagementsystems
1. Prozessautomatisierung in der Cloud einschließlich Beschaffung, Prüfung, Zuordnungsverwaltung, Projektmanagement, Onboarding, Offboarding und Rechnungsstellung
2. Tägliche Compliance- und Risikominderung mit ereignisgesteuerten Erinnerungen, Kontrollen und Informationen, die alle in einem System verwaltet und geprüft werden können
3. Schneller Abgleich von Lieferanten anhand vordefinierter Kennzahlen, integrierter Lieferanteninformationen und Leistungsüberwachung während des gesamten Lieferantenlebenszyklus
4. Vollständiger mobiler Zugriff für Zeiterfassung, Zahlungsabwicklung und Spesenerstattung mit Integration vorhandener Zeiterfassungs- und Zahlungssysteme
5. Geringere Kosten durch weniger Trainings-, Recruiting- und Verwaltungskosten durch automatische, detaillierte und sofortige Abstimmungsberichte
6. Mehr Transparenz in Ihrer Belegschaft, um alle Arten von Mitarbeitern besser anzeigen, verfolgen und verwalten zu können, auch wenn sie von einem Drittanbieter bezahlt werden
7. Schnellere Besetzung von Monaten bis Tagen mit automatisierter Beschaffung, die schnell die richtigen Talente nutzt und ein besseres Bewerbererlebnis unterstützt
8. Besseres Onboarding durch eine klarere, schnellere und zufriedenstellendere Arbeitserfahrung und einen reibungsloseren Weg zur Produktivität von Mitarbeitern und Auftragnehmern
9. Stärkerer Talentpool durch intelligentere Vorabentscheidungen bei der Talentbeschaffung und vollständige Interaktion mit Online-Talentmarktplätzen und -services
10. Maschinelles Lernen, um die Preise für Talente mit passenden Fähigkeiten und Erfahrungen zu vergleichen, Marktraten zu überwachen, Kandidaten vorzuschlagen und Einstellungsszenarien auszuführen
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