Was versteht man unter Beschaffung von Dienstleistungen?
Die externe Belegschaft, zu der auch Arbeitskräfte wie befristet Beschäftigte, die nicht auf der Gehaltsliste stehen, sowie Dienstleister gehören, sind für den Erfolg im digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung.
Wie viel wissen Sie über Ihre unsichtbaren Arbeitskräfte?
Die „unsichtbaren Arbeitskräfte“ sind für den Erfolg eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung, da jedes Jahr beträchtliche Investitionen in diese ausgelagerten Services getätigt werden. Beratungsunternehmen, IT-Outsourcing-Anbieter, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien, Facility-Management-Unternehmen, Callcenter-Betreiber und Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind nur einige Beispiele für externe Arbeitskräfte.
Das Management der Dienstleister geht jedoch häufig nicht weit genug – jedes vierte Projekt wird nicht frist- bzw. budgetgerecht abgeschlossen –, sodass Organisationen nicht den maximalen Geschäftswert erzielen und sich Risiken aussetzen.
Unternehmen müssen heute besser werden, um im digitalen Zeitalter zu bestehen.
Was versteht man unter Beschaffung von Dienstleistungen?
Dienstleistungsbeschaffung ist die Beauftragung (und Verwaltung) von Dienstleistern, die personenbezogene Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringen – beispielsweise technische Beratungsunternehmen, spezialisierte Serviceagenturen oder Wartungsunternehmen. Diese Unternehmen werden in der Regel über ein Leistungsverzeichnis mit projektbezogener Arbeit beauftragt.
Die Beschaffung von Dienstleistungen spielt eine immer größere Rolle, da Dienstleister heutzutage einen großen Teil der externen Belegschaften, Services und Arbeitskräfte ausmachen, die außerhalb der üblichen Vollzeitbeschäftigungsverhältnisse eingesetzt werden.
Wer sind diese Dienstleistungserbringer und welche Dienstleistungen bieten sie an?
Dienstleistungserbringer spielen eine zentrale Rolle bei der Erledigung von Aufgaben und agieren mitten im Unternehmen. So verlassen sich Unternehmen beispielsweise auf Beratungsfirmen, die ihnen helfen, im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähiger zu werden, auf IT-Dienstleister, die ihre IT-Operationen durchführen, auf Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die ihre Bücher führen, auf Anwaltskanzleien, die ihr geistiges Eigentum schützen, auf Marketingagenturen, die ihre Marken aufbauen, auf Callcenter-Betreiber, die ihre Kunden betreuen, und auf Facility-Management-Unternehmen, die ihre Gebäude und Anlagen instand halten. Dies sind nur einige Beispiele für die vielen wichtigen betrieblichen Aufgaben, die Dienstleister im Auftrag von Unternehmenskunden übernehmen.
Was ist Beschaffung? Die verschiedenen Arten der Beschaffung
Was ist der Unterschied zwischen „Beschaffung“, „Dienstleistungsbeschaffung“ und „direkter und indirekter Beschaffung“? Wir erklären Ihnen den Unterschied.
Beschaffung umfasst die Praxis des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen, die es einem Unternehmen ermöglichen, effizient und rentabel zu arbeiten. Die Beschaffung ist der Gesamtprozess, der zwei verschiedene Kategorien beinhaltet:
- Dienstleistungsbeschaffung Bei der Dienstleistungsbeschaffung geht es um Dienstleistungen, die von Personen erbracht werden. Diese Arbeitskräfte werden außerhalb der Stammbelegschaft eines Unternehmens von Firmen vermittelt, die sich auf die jeweilige Dienstleistung spezialisiert haben, z. B. Markenstrategieberater oder Wartungstechniker.
- Direkte und indirekte Beschaffung Direkte und indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Erwerb von Materialien und Waren, die für den Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind, und umfasst alle Stufen des durchgängigen Supply Chain Management von der Bezugsquellenfindung bis zur Bezahlung. Bei der direkten Beschaffung handelt es sich um die Beschaffung aller Materialien, die direkt zur Herstellung eines Endprodukts verwendet werden (z. B. Aluminium zur Herstellung eines Fahrrads). Im Gegensatz dazu werden bei der indirekten Beschaffung Waren eingekauft, die für die alltäglichen Abläufe in einem Unternehmen benötigt werden (z. B. Papier oder Tinte für den Bürobetrieb).
Beides sind wichtige Ausgabenkategorien in einem Unternehmen, die jedoch häufig aufgeteilt und von verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Technologien verwaltet werden. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, eine einheitliche Sicht auf die Ausgaben über alle Kategorien hinweg zu erhalten. Dazu werden die besten intelligenten Technologien und datengestützten Erkenntnisse genutzt, um die Gesamtausgaben strategisch zu verwalten.
Welchen Nutzen hat die Dienstleistungsbeschaffung für Unternehmen?
Unternehmen benötigen heutzutage verschiedenste Dinge, von bestimmten Fähigkeiten bis hin zu Kapazitäten. Sie sind auf externe Arbeitskräfte angewiesen, um Projekte schneller abzuwickeln und sich flexibel an veränderte Bedingungen und Anforderungen anzupassen.
SAP Fieldglass hat in Zusammenarbeit mit Oxford Economics eine weltweite Umfrage unter 1.050 Führungskräften in 24 Branchen durchgeführt, um die Bedeutung von Dienstleistern bei der Erledigung von Aufgaben und deren Einfluss auf die Unternehmensleistung zu ermitteln.
Die Ergebnisse unterstreichen, wie wichtig externe Arbeitskräfte für die Erledigung von Aufgaben im digitalen Zeitalter für Unternehmen aller Größen und Branchen geworden sind.
Warum werden Dienstleister manchmal auch als „unsichtbare Belegschaft“ bezeichnet?
Während viele Unternehmen die finanziellen Aspekte ihrer Vereinbarungen mit Dienstleistern hervorragend im Griff haben, hapert es bei der Verwaltung der „menschlichen“ Aspekte dieser Vereinbarungen, d. h. bei der Frage, wer die Arbeit verrichtet, wer zertifiziert und geschult ist, wer Zugang zu Systemen und Einrichtungen hat, inwieweit Fortschritte bei der Erreichung von Meilensteinen/Leistungen erzielt wurden und vieles mehr.
Die Umfrage von SAP Fieldglass und Oxford Economics brachte beispielsweise einige erstaunliche Zahlen ans Licht: Weniger als die Hälfte der Umfrageteilnehmer geben an, dass sie über grundlegende Aspekte von Dienstleistern wie Vertragsbedingungen (48 %), Standort (44 %) und Ausführende (44 %) bestens im Bilde sind. Nur ein Viertel ist gut informiert über den Fortschritt bei den Meilensteinen oder den zu erbringenden Leistungen (27 %), die Qualität der Arbeit auf Ebene des Lieferanten (25 %) und die Qualität der Arbeit der einzelnen Mitarbeitenden (18 %).
Dieses unzureichende Management oder die fehlende Transparenz bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern kann zu unbefriedigenden Projektergebnissen führen, Sicherheitsrisiken schaffen und Unternehmen daran hindern, maximal von den Services zu profitieren. Schließlich können sie nicht messen, was sie nicht sehen.
Was steht auf dem Spiel, wenn das Management von Dienstleistern zu kurz kommt?
Eine Menge verschwendeter Ausgaben. Auf Dienstleister entfällt etwa die Hälfte der Ausgaben für externe Arbeitskräfte bzw. fast ein Fünftel der Gesamtausgaben für Personal. Dennoch haben die Unternehmen oft nur begrenzte Transparenz über ihre Dienstleister. Dies führt dazu, dass jedes vierte Projekt, das mit Dienstleistern abgewickelt wird, nicht frist- oder budgetgerecht abgeschlossen wird.
Wenn nur ein Viertel der Projekte aus dem Ruder läuft, verliert ein Unternehmen wertvolle Zeit – und erhebliche Summen an Geld.
Wie können Unternehmen die Zusammenarbeit mit Dienstleistern verbessern? Was können sie gewinnen?
Mangelhafte Transparenz und fehlende Konsequenz im Management hindern Unternehmen daran, maximal von ihren Dienstleistern zu profitieren. Unsere Studie beleuchtet diese unsichtbaren Arbeitskräfte und untersucht, welche Möglichkeiten Unternehmen haben, die Vorteile ihrer Dienstleister voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Risiken zu reduzieren.
Wir empfehlen Unternehmen vier zentrale Maßnahmen, um Dienstleister zu verwalten, ihr Potenzial auf effektive Weise besser auszuschöpfen und die Investitionsrendite zu steigern. Insbesondere sollten Unternehmen die Dienstleister als eine Erweiterung ihrer Belegschaft betrachten und sie mit der gleichen Sorgfalt managen wie ihre Mitarbeitenden.
Eine wichtige Maßnahme zur besseren Verwaltung von Dienstleistern erfordert die Implementierung intelligenter Technologien mit erstklassigen Funktionen, z. B. eines Vendor-Management-Systems (VMS).
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