Was ist Warengruppenmanagement? Ein umfassender Leitfaden.
Das Warengruppenmanagement ist ein Beschaffungsansatz, bei dem ähnliche Produkte und Services in Warengruppen zusammengefasst werden, um Ausgaben zu konsolidieren und Einsparungen zu maximieren.
Durch die ständigen Schwankungen auf den globalen Beschaffungsmärkten und die sich schnell ändernden Geschäftsanforderungen ist die Beschaffung unglaublich komplex geworden. Unternehmen benötigen eine bessere Möglichkeit, ihre Lieferantenbasis proaktiv zu verwalten und ihre Einkaufsausgaben zu optimieren. Hier kommt das Warengruppenmanagement ins Spiel – und das ist der Grund, warum es heute für so viele Unternehmen zu einer wichtigen Best Practice geworden ist.
Definition von Warengruppenmanagement
Beim Warengruppenmanagement werden Waren und Services beschafft, indem sie nach ähnlichen Merkmalen – wie Art, Wert, Lieferant, Risiko, Standort oder Abteilung – in Warengruppen zusammengefasst werden. Dieser Prozess erleichtert das Verständnis und die Kontrolle der Gesamtbetriebskosten für jede Warengruppe und ermöglicht es, bei jedem Einkauf die Einsparungen und den Wert zu maximieren. Mithilfe des Warengruppenmanagements können Unternehmen außerdem den Beschaffungsprozess optimieren, die Beziehungen zu Lieferanten stärken, Ausgabenanalysen verbessern, Risiken mindern und vieles mehr.
„Unternehmen, die ihr Warengruppenmanagement vollständig optimieren, könnten potenziell Einsparungen von bis zu 114 Millionen Dollar und eine Kapitalrendite von mehr als 500 % erzielen, zusätzlich zur Reduzierung von Risiken.“ – Future Purchasing
Die Entwicklung des Warengruppenmanagements
Das Warengruppenmanagement wurde in den 1980er Jahren entwickelt und war in der Vergangenheit ein manuelles Verfahren, bei dem unzusammenhängende und zeitaufwändige Schritte in isolierten Tabellen, Dokumenten und Präsentationen ausgeführt wurden. Die Zeit, die für die manuelle Datenerfassung – und deren Analyse und Aufbereitung – aufgewendet wurde, bedeutete, dass die Beschaffungsteams weniger Zeit für die Strategie und Wertschöpfung hatten.
Und wie sieht es heute aus? Software für das Warengruppenmanagement kann viele der Schritte in diesem Prozess automatisieren und beschleunigen. Sie hilft Category Managern, große Datenmengen zu analysieren und die Entwicklung, Umsetzung und Überwachung von Warengruppenstrategien zu optimieren – sodass sie ihre täglichen Aufgaben weitaus effizienter und strategischer erledigen können. Moderne Lösungen bieten Warengruppeneinblicke, prozessorientierte Anleitungen, Vorlagen, KI-gestützte Empfehlungen und vieles mehr, um Führungskräfte dabei zu unterstützen, ihre Ziele im Ausgabenmanagement zu erreichen und oft sogar zu übertreffen.
Warengruppenmanagement und strategische Beschaffung
Die Begriffe Warengruppenmanagement und strategische Beschaffung werden manchmal synonym verwendet, bezeichnen aber nicht dasselbe. Strategische Beschaffung ist ein Beschaffungsprozess, in dessen Mittelpunkt die Auswahl der richtigen Lieferanten und die Aushandlung der besten Preise zum Erreichen kurzfristiger Unternehmensziele steht. Das primäre Ziel der strategischen Beschaffung ist die Kostensenkung. Beim Warengruppenmanagement hingegen werden Einkäufe in Warengruppen unterteilt, um Führungskräfte dabei zu unterstützen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und die Qualität, Lieferantenleistung und Effizienz zu verbessern. Das Warengruppenmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, der langfristig angelegt ist und dessen erster Schritt häufig die strategische Beschaffung ist.
Die sechs größten Vorteile des Warengruppenmanagements
Auch bedingt durch weniger Redundanzen und einfachere Verhandlungen mit Lieferanten bietet die warengruppenorientierte Beschaffung eine Reihe von Vorteilen, die Einkaufsteams dabei helfen können, die Abläufe zu straffen und neue Chancen zu identifizieren:
1. Verbesserte Einblicke. Durch kategorisierte Ausgaben und einen einzigen Ansprechpartner für alle zugehörigen Lieferanten erhalten Unternehmen einen besseren Einblick in Kosten, Lieferantenleistung und potenzielle Probleme in der Lieferkette. Außerdem können durch eine umfassende Kenntnis von Verträgen, Preisen und Markttrends bessere und profitablere Beschaffungsentscheidungen getroffen werden.
2. Höhere Einsparungen. Auf der Grundlage ihres Fachwissens in Bezug auf Warengruppen und der durch die Kategorisierung gewonnenen Erkenntnisse können Category Manager bessere Preise aushandeln und die Leistung steigern, um so die Kosten zu senken. Und da sie langfristig einkaufen, können sie Größenvorteile nutzen, um weitere Einsparungen zu erzielen.
3. Geringeres Risikopotenzial. Mit einem fundierten Verständnis für jeden einzelnen Anbieter und effektiven, längerfristigen Arbeitsbeziehungen können Warengruppenteams einen proaktiveren Ansatz für das Lieferantenmanagement verfolgen und das Risiko senken, mit unbekannten oder kurzlebigen Anbietern zusammenzuarbeiten.
4. Größere Beschaffungseffizienz. Mit bewährten, digitalisierten und automatisierten Prozessen können Teams schneller auf Marktveränderungen reagieren und Zeit für wertschöpfende Aktivitäten gewinnen.
5. Bessere Einhaltung von ESG- und SR-Verpflichtungen. Die Ausrichtung der Ziele auf Warengruppen sowie Transparenz und Überwachung erleichtern es Unternehmen, ihre Verpflichtungen im Bereich Umwelt und soziale Verantwortung (Social Responsibility) einzuhalten.
6. Höherer Anteil kontrollierter Ausgaben Durch intelligente Automatisierung kann die Beschaffung eine größere Anzahl von Warengruppen verwalten und letztlich den Anteil kontrollierter Ausgaben erhöhen.
Arten von Warengruppen
Die Gruppierung von Warengruppen kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, je nach Branche, Ausgabenrichtlinien und dem jeweiligen Markt. Im Allgemeinen besteht jede Warengruppe aus einer Gruppe von Produkten oder Services, die ähnliche Merkmale aufweisen, wie z. B. Art, Lieferant, Wert, Standort oder Abteilung. Personalwesen, Technologie, Instandhaltung und Reisen sind beispielsweise gängige Warengruppen.
Üblich ist auch, direkte Ausgaben (für Produkte und Services des Kerngeschäfts benötigte Artikel, wie Rohstoffe und Verpackungsmaterialien) und indirekte Ausgaben (Waren und Services zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs, wie Büromaterial) in eigene Warengruppen aufzuteilen. Die Zusammenfassung indirekter Ausgaben, die häufig in Silos im gesamten Unternehmen verwaltet werden, kann dazu beitragen, indirekte Einkaufskosten zu standardisieren und zu senken.
Manche Unternehmen orientieren sich bei der Festlegung ihrer Warengruppen an einem globalen Standard wie dem UNSPC (United Nations Standard Products and Services Code), die meisten erstellen jedoch ihre eigene interne Ausgabentaxonomie. Unabhängig von der genauen Zusammensetzung der Warengruppen umfasst ein erfolgreiches Warengruppenmanagement die Anwendung eines Standardrahmens für die Segmentierung der für den Betrieb eines Unternehmens erforderlichen Waren und Services.
Drei wichtige Schritte im Warengruppenmanagementprozess
Obwohl der Prozess je nach Unternehmen variieren kann, umfasst das Warengruppenmanagement in der Regel drei Schritte:
- Definieren von Warengruppenprofilen. Zu Beginn analysieren die Teams die aktuellen Ausgaben und wägen eine Reihe von Faktoren ab – von Risiken und Vorschriften bis hin zur direkten Geschäftslogik –, um Warengruppen zu identifizieren. Das Ergebnis dessen ist eine konsolidierte Warengruppentaxonomie für den Einkauf, die unternehmensweit eingesetzt werden kann.
- Skizzieren und planen einer Strategie. In diesem Schritt bewerten die Teams ihre Warengruppen auf der Grundlage von Preisen, der Lieferantenleistung, Bedarfsprognosen und anderen Faktoren und ermitteln Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung und Wertsteigerung. Auf der Grundlage dieser Informationen erstellen sie eine Gesamtstrategie, um die Ziele jeder Warengruppe zu erreichen, aufgeschlüsselt in spezifische Taktiken und Phasen.
- Umsetzen der Strategie und Überwachen der Ergebnisse. Schließlich wird die Strategie eingeführt und die Ergebnisse, Lieferanten, Geschäftsanforderungen und Märkte werden kontinuierlich überwacht, sodass die Teams schnell auf Veränderungen reagieren und die Strategien für die einzelnen Warengruppen bei Bedarf optimieren können.
Wichtige Kriterien für Software zum Warengruppenmanagement
Software für das Warengruppenmanagement dient dazu, Prozesse für alle Warengruppenstrategien zu zentralisieren, zu digitalisieren und zu optimieren – und handlungsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen, um die Strategien zu verfeinern und zu verbessern. Um dies zu erreichen, enthalten die besten Lösungen mindestens die folgenden Funktionen:
Automatisierung. Intelligent automatisierte Prozesse zur Erstellung von Ausgabenprofilen nach Warengruppen und zur Entwicklung und Umsetzung von Strategien.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Systembasierte Empfehlungen, geführte Prozesse und Vorlagen, Tools und Frameworks für Best Practices.
Echtzeitüberwachung und ‑analyse. Fähigkeit, Marktinformationen, Warengruppen, Preise, Lieferantenleistung, Ergebnisse und mehr in Echtzeit zu überwachen und zu analysieren.
Strategieumsetzung. Tools zur einfachen Umsetzung von Strategien, Plänen und Initiativen in Beschaffungsprojekte oder ‑ereignisse.
Integration. Nahtlose Integration mit Source-to-Pay- und anderen Lösungen für das Lieferantenmanagement.
KI. Integrierte, KI-gestützte Opportunity-Analyse und Empfehlungen auf der Grundlage von Ausgabendaten und anderen Faktoren – sowie ein Plan zur Integration mit großen Sprachmodellen (Large Language Models) wie ChatGPT zur Unterstützung bei der Strategieentwicklung.
Best Practices für eine effektive Strategie zum Warengruppenmanagement
Die Entwicklung einer erfolgreichen Warengruppenstrategie kann mit den folgenden Best Practices schneller erreicht werden:
Einsetzung eines speziellen Category Managers und eines versierten Teams. Da große Warengruppen und strategische Ausgabenbereiche Zeit und Spezialisierung erfordern, sorgt ein dediziertes Team aus sachkundigen Akteuren der relevanten Abteilungen für einen effektiveren Prozess. Der Category Manager ist dafür verantwortlich, den Markt, die Vorschriften und die Preistrends für eine gesamte Warengruppe zu überwachen und zu verstehen sowie kurz-, mittel- und langfristige Pläne zu entwickeln.
Entwicklung einer einheitlichen Taxonomie für das gesamte Unternehmen. Dies ist ein entscheidender Schritt, um bessere Einblicke und Transparenz in die Ausgaben zu erhalten. Einige Unternehmen orientieren sich an universellen Standards wie dem UNSPC, aber häufiger erstellen Unternehmen ihre eigenen internen Warengruppen, die besser auf ihre individuellen Ziele oder die Anforderungen ihrer Branche abgestimmt sind.
Einsatz automatisierter Lösungen zur Zentralisierung von Ausgabendaten. Mit einer zentralen Stelle zur Nachverfolgung und Überwachung von Daten ist es einfacher, wichtige Erkenntnisse zu finden und zu melden – und die Governance-Praktiken zu stärken.
Nutzung von Technologie für das Warengruppenmanagement. Durch den Einsatz von Technologien wie KI können Teams Muster leichter erkennen, Ausgaben automatisch kategorisieren, Lieferanten nach Warengruppen organisieren, Benchmarks festlegen, Empfehlungen aussprechen, Aufgaben automatisieren und vieles mehr.
Einbindung und Information der Beteiligten. Mit Tools und Software für Analysen, um Erfolge und Chancen zu kommunizieren, ist es einfacher, die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten und sich an den Zielen des Unternehmens auszurichten.
Aufbau dynamischer Beziehungen zu Lieferanten. Den Gesamtwert – und nicht nur die Kosten – in den Mittelpunkt stellen und offen zusammenarbeiten, um gute Arbeitsbeziehungen zu schaffen.
Einbinden von Drittanbieterdaten. Entwicklung eines Mechanismus zur Nutzung relevanter externer Datenpunkte von Drittanbietern zur Ergänzung Ihrer Warengruppenstrategie.
Kontinuierliche Verbesserung des Lebenszyklus von Warengruppen. Verbesserung der internen und externen Datenanalyse durch das Sammeln warengruppenspezifischer Informationen, die Verbesserung der Strategie und die Durchführung regelmäßiger Überprüfungen.
Der nächste Schritt
Lernen Sie Lösungen für ein intelligenteres Warengruppenmanagement kennen, die Ihnen helfen, einen größeren Mehrwert zu erzielen.
Häufige Fehler beim Warengruppenmanagement vermeiden
In diesem Whitepaper gehen wir auf drei Fehler ein, die der Beschaffung beim Warengruppenmanagement leicht unterlaufen können – und wie ihre Korrektur insbesondere in unsicheren Zeiten erhebliche Vorteile bringen kann.