Was ist Personalplanung?
Workforce Management umfasst alle Aktivitäten und Prozesse, die für die Verwaltung und Pflege einer produktiven Belegschaft erforderlich sind – von der Budgetierung, Terminierung und Prognose bis hin zur Verfolgung der Mitarbeiterzeit und zur Einhaltung von Vorschriften.
Die Entwicklung des Personalmanagements
In nur wenigen Jahren hat sich das Workforce Management (WFM) und die gesamte Arbeitswelt noch nie dagewesener verändert. Die Einstellungen und die Arbeitskultur verändern sich nicht nur enorm, sondern auch die Art und Weise, wie wir unsere Arbeitsplätze erledigen, entwickelt sich schnell. Glücklicherweise hat sich die Software für das Personalmanagement weiterentwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, diese sich schnell verändernde Landschaft besser zu meistern. Dazu gehören Werkzeuge, mit denen Arbeitszeiten und Arbeitslasten genau prognostiziert, verfolgt und terminiert werden können, sodass die richtigen Mitarbeiter und Qualifikationen zur Verfügung stehen, um den Bedarf zu decken. Durch die Bereitstellung datengestützter Erkenntnisse können Sie Ihre HR-Aktivitäten besser an Ihren Geschäftszielen ausrichten und schnell Chancen erkennen, um die Produktivität zu optimieren und zu steigern.
Definition von Workforce Management
Eine Definition des Personalmanagements muss die sich wandelnde Arbeitswelt berücksichtigen. Eine jüngste gemeinsame Studie von MIT und Deloitte zeigt, dass Remote-Mitarbeiter und externe Arbeitskräfte rund 30 % vieler Unternehmen ausmachen und in der Technologie und in einigen anderen Branchen bis zu 50 % ansteigen. Veränderte soziale und kulturelle Trends wirken sich auch enorm auf die Definition eines modernen Personalmanagements aus. Im Kern ist WFM ein umfassendes und integriertes Paket von Prozessen und Tools, die bei der Planung, Verwaltung und Verfolgung von Mitarbeiterarbeit helfen, einschließlich Zeit und Anwesenheit, Mitarbeiterplanung und Einhaltung von Arbeitsgesetzen. Heute müssen WFM-Verfahren und -Lösungen jedoch auch Ressourcen bereitstellen, die dazu beitragen, sich an veränderte Lebensweisen, Erwartungen und das Wohlbefinden und das Engagement Ihrer Mitarbeiter anzupassen.
Schlüsselkomponenten der Workforce-Management-Software
Die Funktionen der Workforce-Management-Software können von den Kernfunktionen für Zeitmanagement, Planung und Compliance bis hin zu fortschrittlicherer Integration und vorausschauenden Analysen reichen.
Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Die wichtigsten Lösungen für das Personalmanagement sollten die Zeiterfassung aus einer Vielzahl von Quellen wie mobilen Apps und Online-Arbeitszeiterfassungsbögen unterstützen. Self-Service-Funktionen zum Beantragen von Abwesenheiten und zum Erteilen von Genehmigungen erleichtern Mitarbeitern und Vorgesetzten das Leben, während Alerts für Mehrarbeit Unternehmen dabei helfen können, übermäßige Personalkosten zu vermeiden.
Prognosen, Terminierung und Budgetierung: Lösungen, die Vorhersagemodelle, KI-Analysen, In-Memory-Datenverarbeitung und andere fortschrittliche Technologien verwenden, können die genauesten Prognosen und Zeitpläne erstellen. Mit diesen Lösungen kann die Terminierung basierend auf der Arbeitslast sowie anderen Faktoren wie Qualifikationen, Präferenzen und Verfügbarkeit von Personen automatisiert werden.
Analyse-Dashboards und -Metriken: Basierend auf Personaldaten in Echtzeit bieten Analyse-Dashboards und -Metriken Einblicke in die Mitarbeiterleistung, Planungseffektivität und vieles mehr. Wenn WFM-Systeme mit anderen HR- und operativen Daten integriert werden können, können die Auswirkungen von Personalstrategien im gesamten Unternehmen gemessen und bei Bedarf angepasst werden.
Wohlbefinden, Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter: Eine gute Management- und Kommunikationsstruktur ist unerlässlich, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Die heutigen WMF-Lösungen können Ihnen auch helfen, Arbeitsplatzdaten in Echtzeit und personalisierte Berichte zu nutzen, um sicherzustellen, dass Sie über alle Risiken oder schwierigen Situationen, mit denen Ihre Teams konfrontiert sein könnten, reagieren.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Konfigurierbare Tools unterstützen Unternehmen bei der Verfolgung und Einhaltung lokaler und globaler Gesetze, Zertifizierungsanforderungen, Arbeitsstandards, Gewerkschaftsvereinbarungen usw. Bei Teams, die immer weiter entfernt und geografisch verteilt sind, ist es wichtig, eine zentrale Sicht auf die Vorschriften zu haben, da sie von Region zu Region sehr unterschiedlich sein können.
Mobile Personaleinsatzplanung: Ein sicherer und überall verfügbarer Zugriff auf Personalverwaltungsdaten und -prozesse hilft Außendienstteams, Remote-Mitarbeitern sowie Mitarbeitern und Managern vor Ort, vernetzt zu bleiben und effizienter zu arbeiten.
Integration: Die Integration mit HR-, Beschaffungs- und ERP-Systemen kann Ihnen helfen, beispiellose Einblicke zu gewinnen. Das bedeutet On-Demand-Berichte und -Analysen, vorausschauende Planung für Spitzen und Einstellungsrückgänge sowie die Möglichkeit, Ihren unternehmensübergreifenden Personalaktivitäten einen ROI zu verleihen.
Die fünf wichtigsten Vorteile von Workforce-Management-Lösungen
Indem Sie das Potenzial von Echtzeitdaten, KI und cloudbasierten Lösungen für das Personalmanagement nutzen, können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit starken Kommunikations- und Planungsstrategien können Sie diese Lösungen optimieren, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Managementprotokolle und -werte in Ihrem gesamten Unternehmen gleichmäßig angewendet werden. Eine engagierte, zufriedene und motivierte Belegschaft ist der Hauptvorteil, aus dem sich alle anderen WFM-Vorteile ergeben können, darunter:
Automatisierte Anwesenheitsüberwachung: Optimiert den Prozess der Überwachung der Mitarbeiterstunden, reduziert Fehler und den Verwaltungsaufwand.
Niedrigere Kosten: Optimiert den Personalbestand und die Einsatzpläne, minimiert Überbesetzungen und senkt die Personalkosten.
Höhere Mitarbeiterproduktivität: Stimmt die Fähigkeiten und Zeitpläne der Mitarbeiter mit den Geschäftsanforderungen ab und steigert die Effizienz der Belegschaft.
Compliance-Sicherheit: Hilft dabei, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften sicherzustellen und das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung zu reduzieren.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Bietet Tools für Self-Service und flexible Planung, die das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeiterbindung verbessern.
Was heißt Verwaltung externer Arbeitskräfte?
Die Pandemie beschleunigte viele Trends am Arbeitsplatz, einschließlich der zunehmenden Zahl von Telearbeit und einer stetig wachsenden Abhängigkeit von externen Mitarbeitern und der Beschaffung von Dienstleistungen. Laut einer aktuellen Economist-Impact-Studie wenden sich fast 30 % der heutigen Führungskräfte an externe Mitarbeiter und Dienstleistungen, da sie Kosteneinsparungen, Risikominderung und eine flexiblere Personalplanung ermöglichen. In der heutigen Arbeitswelt ist es entscheidend, sich auf die Verwaltung externer Arbeitskräfte zu konzentrieren, um Agilität und Resilienz in einem schnelllebigen Markt sicherzustellen. Durch den Einsatz moderner Vendor-Management-Systeme und integrierter Workforce-Management-Lösungen können Sie den gesamten Lebenszyklus externer Talente effizient verwalten und nahtlose, vorschriftenkonforme Interaktionen sicherstellen, die auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Diese Integration steigert die Flexibilität und Innovation, ermöglicht eine schnelle Integration neuer Fähigkeiten und Ideen und stellt gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher.
Was ist Total Workforce Management?
Total Workforce Management ist ein integrierter Ansatz für eine nahtlosere Verwaltung sowohl von Fest- als auch von externen Mitarbeitern, einschließlich Freiberuflern, Auftragnehmern und Gig-Workern. Er unterstreicht, wie wichtig die Integration von Human Capital Management (HCM) mit Vendor-Management-Systemen (VMS) ist, um eine zentrale Transparenz zu gewährleisten. Um Geschäftsanforderungen zu erfüllen und eine sich wandelnde Zukunft zu unterstützen, ist die Zusammenarbeit zwischen Personalwesen und Beschaffung für ein effektives Management der gesamten Belegschaft unerlässlich. Sie trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen unabhängig von der Art des Mitarbeiters oder der Art seines Beschäftigungsverhältnisses in der Lage ist, konsistente Erlebnisse zu bieten und sicher zu sein, dass Sie bei allen Einstellungs- und Teammanagementpraktiken vollständig konform und fair sind.
Auswahl von WFM-Software und -Systemen
Workforce-Management-Software kann als eigenständiges Programm oder als Teil eines umfassenderen HR-Systems bereitgestellt werden, z. B. als Personalinformationssystem (HRIS) mit Datenmanagementfunktionen. Oder es kann sich in ein komplettes Personalmanagementsystem (HRMS) einfügen, das alle Personalprozesse und -daten vereint – von der zentralen Personalwirtschaft über die Gehaltsabrechnung bis hin zum Talentmanagement. Die Funktionen von Workforce-Management-Lösungen werden durch die Integration in ERP- und Beschaffungssysteme weiter erweitert.
Die ideale WFM-Software sollte auch Cloud-Technologie nutzen, um die Barrierefreiheit und Skalierbarkeit zu verbessern. Erweiterte Analyse- und KI-Funktionen sind für vorausschauende Einblicke und eine intelligente Personalplanung von entscheidender Bedeutung. Eine einfache Integration in ein Vendor-Management-System (VMS) ist auch für ein effektives Total Talent Management unerlässlich und gewährleistet ein nahtloses Management der gesamten Belegschaft.
Stärken Sie Ihre Personalreferenten, Analysten und Geschäftspartner, damit diese Personalfragen schnell und präzise beantworten können.
Die Zukunft des Personalmanagements
Unternehmen sind heute mit sich wandelnden Kulturen, unsicheren wirtschaftlichen und politischen Prognosen und stark schwankenden Kundenanforderungen konfrontiert. Um in der Arbeitswelt von morgen erfolgreich zu sein, müssen sich Unternehmen immer stärker an ihre HR-Teams anpassen, um sie nicht nur durch eine komplexe gesellschaftspolitische Landschaft zu führen, sondern auch um effiziente und rentable Lösungen für die Herausforderungen einer modernen Belegschaft zu finden.
Und die HR-Technologie liefert sicherlich viele der Antworten, die moderne Personalverantwortliche benötigen, um diese Herausforderungen zu meistern. McKinsey schätzt sogar, dass künstliche Intelligenz und Automatisierung einen ebenso bedeutenden Einfluss auf das Personalwesen und die Arbeitswelt haben werden wie die Mechanisierung in der Landwirtschaft und Fertigung.
Auch die heutigen Unternehmen stehen in einer schnell digitalisierenden Welt vor wachsender Konkurrenz. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen in der Lage sein, sich schnell umzustellen – egal, ob es darum geht, ein bestehendes Geschäftsmodell zu ändern oder neue und spezialisierte Technologien einzuführen. Und das schafft natürlich die Notwendigkeit, diese Talente schnell zu fördern und weiterzuentwickeln – sei es durch die Beschaffung und Gewinnung neuer Mitarbeiter oder durch die Anerkennung und Entwicklung von Talenten aus dem Unternehmen heraus.
Und mit dem Wunsch nach Remote-Arbeit können auch Unternehmen, die offen sind, Mitarbeitende von anderen Standorten einzustellen, und die über die richtigen Technologien und HR-Prozesse verfügen, um sie zu unterstützen, die aktuelle Talent-Krise ausgleichen. Ebenso wichtig ist es jedoch, einen sinnvollen und zufriedenstellenden Arbeitsplatz für Mitarbeitende zu schaffen, die nicht im Homeoffice arbeiten können.
Zum Glück bieten integrierte und intelligente Workforce-Management-Systeme die Flexibilität und Einblicke, die erforderlich sind, um die Zukunft der Arbeit zu unterstützen, wenn sie sich weiterentwickelt, selbst in Zeiten beispiellosen Wandels.